Éléments de définition : facturation des attributions
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la facturation des attributions. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
La facturation des attributions vous permet de gérer les comptes clients et de facturer les coûts d'une attribution en fonction des exigences de l'organisme de financement. Vous pouvez créer des échéanciers de facturation distincts pour chaque ligne d'attribution afin d'indiquer les détails de la facturation, de la facture et de l'échéance. Workday utilise l'échéancier de facturation pour déterminer comment facturer les coûts aux organismes de financement sur vos lignes d'attribution.
Avantages pour l'entreprise
La facturation des attributions vous permet de suivre les revenus et les dépenses associés à une attribution et de facturer vos organismes de financement en fonction des échéanciers de facturation et des exigences propres à chaque organisme de financement.
Cas d'utilisation
Vous pouvez :
- Générer des factures aux organismes de financement pour les coûts d'une attribution en utilisant les types de facturation par échéance et par transaction.
- Utiliser les soldes des acomptes et spécifier une fréquence de facturation pour les échéances.
- Bloquer l'échéancier de facturation ou le statut de facturation de l'organisme de financement pour empêcher la facturation des attributions actives.
- Définir des limites de facturation pour contrôler le montant des dépenses que vous pouvez facturer à l'organisme de financement.
- Suivre le statut de facturation des factures facturées et non facturées à l'aide de rapports.
- Facturer les organismes de financement de manière récurrente.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quand devez-vous facturer l'organisme de financement ? | Vous pouvez facturer l'organisme de financement selon un calendrier prédéfini ou à mesure que vous engagez des dépenses.
Vous pouvez également facturer des échéances pour les acomptes, puis imputer les dépenses de type coûts remboursables aux soldes des acomptes au fur et à mesure que vous les engagez. |
Comment voulez-vous facturer les frais que vous engagez aux organismes de financement ? | Lorsque vous souhaitez :
|
Facturez-vous les organismes de financement dans des devises différentes de la devise de l'unité légale ? | Si vous facturez dans plusieurs devises, vous pouvez créer un contrat d'attribution et un échéancier de facturation dans la devise de l'organisme de financement à facturer. Lorsque vous créez :
|
À quel niveau voulez-vous contrôler les dépenses facturables pour vos attributions ? | Vous pouvez définir des limites de facturation pour les éléments suivants :
|
Voulez-vous séparer les coûts directs des charges indirectes sur la facture d'un organisme de financement ? | Workday affiche des lignes de facture de l'organisme de financement distinctes pour les coûts directs et les charges indirectes lorsque vous remplacez une classe d'objets. Vous pouvez indiquer une classe d'objets pour remplacer les transactions de charges indirectes dans vos règles de traitement des coûts d'une attribution. |
Quand devez-vous constater des revenus pour votre attribution ? | Vous pouvez constater des revenus attribués pour les éléments suivants :
|
Les organismes de financement vous envoient-ils des paiements sans facture ? | Vous pouvez enregistrer des revenus sans facture sur des lignes d'attribution à montant fixe sans produits constatés d'avance. Voir Enregistrer des ventes au comptant. |
Recommandations
Utilisez un type de ligne d'attribution de type coûts remboursables avec un type de facturation par échéance au lieu d'un type de ligne d'attribution constatée d'avance lorsque vous créez un échéancier de facturation payé d'avance. Cette opération vous permet de :
- Recevoir des paiements anticipés de la part de votre organisme de financement avant d'engager des coûts directs et des charges indirectes.
- Automatiser le suivi de votre solde d'acomptes.
Actions requises
Avant de générer la facture pour vos organismes de financement, vous devez :
- Créer et approuver une attribution.
- Créer ou affecter un échéancier de facturation à chaque ligne d'attribution.
- Générer les échéances éligibles à la facturation par échéance.
Limites
- Vous pouvez uniquement activer les produits constatés d'avance pour les types de ligne d'attribution à montant fixe lors de la création d'une attribution.
- Vous pouvez uniquement afficher les transactions sur la facture d'un organisme de financement après avoir généré la facture. Workday ne prend pas en charge les aperçus de factures.
- Vous ne pouvez pas modifier les montants sur les factures à coûts remboursables.
Définition de l'environnement client
Pour définir la facturation des charges indirectes, vous pouvez configurer les règles de traitement des coûts d'une attribution pour votre unité légale. Sélectionnez d'une attribution dans le menu des actions associées de l'unité légale et utilisez cette tâche pour déterminer si Workday :
- Génère les coûts d'une attribution au moment du règlement ou au terme du processus de gestion.
- Ignore les dates des lignes d'attribution pour les coûts de l'attribution.
- Remplace le worktag de classe d'objets dans les transactions de charges indirectes.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Award Billing dans le domaine fonctionnel Grants Management |
|
Process: Billing dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. |
|
Set Up: Customer Contracts dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing | Créez des types de calendrier à afficher comme options dans les échéanciers de facturation. |
Set Up: Grants Management dans le domaine fonctionnel Grants Management |
|
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement d'attribution
| Créez et approuvez une attribution avant la facturation. |
Événement d'échéancier de facturation
| Créez et approuvez un échéancier de facturation. |
Événement de l'échéancier de facturation d'une attribution
| Créez et approuvez un échéancier de facturation lors de la création de l'attribution. |
Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Statut des lignes de type coûts remboursables
| Affichez le statut de facturation des lignes de transaction de type coûts remboursables. |
Rechercher des lignes de type coûts remboursables
| Affichez les lignes de transaction de type coûts remboursables pour une attribution à l'aide d'une recherche à facettes. |
Rechercher des factures d'organismes de financement pour une unité légale
| Affichez les factures des organismes de financement d'une unité légale à l'aide d'une recherche à facettes. |
Soldes des avances/acomptes pour les attributions
| Affichez les soldes des avances/acomptes pour vos attributions. |
Afficher les factures de l'organisme de financement pour l'attribution
| Affichez les factures d'un organisme de financement pour une attribution.
Vous pouvez ajouter ce rapport à la vue composite du contrat d'attribution. |
Vous pouvez utiliser les sources de données suivantes dans les rapports personnalisés :
- Cost Reimbursable Transaction Linesaffiche les lignes de transaction de type coûts remboursables et les informations de facturation de l'attribution.
- Customer Invoicesaffiche les factures des organismes de financement pour les unités légales et les attributions.
- Journal Lines for Financial Reportingaffiche toutes les lignes d'écriture créées pour les attributions.
Intégrations
Vous pouvez utiliser le service web
Soumettre un échéancier de facturation
pour soumettre des échéancier de facturation pour les attributions.Relations et interactions
La facturation des attributions interagit avec la Comptabilité générale de la façon suivante :
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Écritures de charges indirectes | Vous pouvez remplacer un worktag de classe d'objets pour les transactions de charges indirectes afin d'afficher des lignes de facture distinctes pour les coûts directs et les charges indirectes. |
Écritures de constatation de revenus d'attributions | Workday génère des écritures de constatation de revenus pour les lignes d'attribution de type coûts remboursables au moment de la dépense. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.