Éléments de définition : traitement des coûts d'une attribution
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du traitement des coûts d'une attribution. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Le traitement des coûts d'une attribution dans Workday permet de calculer les charges indirectes ou coûts indirects et d'effectuer la constatation de revenus liée aux dépenses de l'attribution. Workday lance le traitement des coûts d'une attribution uniquement pour les dépenses associées aux lignes d'attribution à coûts remboursables et à montant fixe.
Avantages pour l'entreprise
Le traitement des coûts d'une attribution :
- Calcule automatiquement les charges indirectes lorsque vous effectuez des dépenses liées à vos attributions.
- Crée des lignes de dépenses de type coûts remboursables à partir de vos dépenses directes à facturer à vos organismes de financement.
- Crée la comptabilisation des charges indirectes et la constatation de revenus liée à vos dépenses d'attribution.
Cas d'utilisation
Vous pouvez configurer les règles de traitement des coûts d'une attribution pour :
- Générer des écritures de constatation de revenus d'attributions et de charges indirectes.
- Créer la comptabilisation des coûts qui tombent en dehors des dates des lignes d'attribution.
- Remplacer la catégorie de dépense et la classe d'objets des charges indirectes afin de séparer les coûts indirects des dépenses directes sur votre attribution.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel est le type de ligne sur votre ligne d'attribution ? | Lorsque votre ligne d'attribution est du type :
|
Quand voulez-vous calculer les charges indirectes pour vos dépenses d'attribution ? | Vous pouvez configurer les règles de traitement des coûts d'une attribution pour que Workday calcule les coûts d'une attribution et génère les écritures opérationnelles soit :
Workday recommande de configurer le traitement des coûts d'une attribution pour qu'il ait lieu lors de la finalisation d'un processus de gestion. |
Comment calculez-vous les coûts d'une attribution pour les transactions de dépense qui ont lieu en dehors des dates des lignes d'attribution ? | Les dates des lignes d'attribution représentent les dates de budget comprises entre la Date de début et la Date de fin sur la ligne d'attribution. Par défaut, Workday traite uniquement les coûts d'une attribution pour les transactions de dépense qui ont lieu entre les dates des lignes d'attribution.
Pour traiter les coûts d'une attribution pour les transactions de dépense ayant lieu en dehors des dates des lignes d'attribution, vous pouvez configurer vos règles de traitement des coûts d'une attribution de manière à ignorer les dates des lignes d'attribution. Lorsque vous engagez des dépenses en dehors des dates des lignes d'attribution, Workday calcule les coûts d'une attribution et génère les lignes d'écritures des charges indirectes pour les dépenses. Vous pouvez ensuite utiliser ces lignes d'écriture pour équilibrer la constatation de vos revenus d'attribution. |
Comment traiter les coûts d'une attribution dans les attributions multi-entités ? | Dans une attribution multi-entités, si l'unité légale figurant dans l'en-tête de l'attribution est différente de celle figurant sur la ligne d'attribution, Workday utilise l'unité légale figurant sur la ligne d'attribution associée à la dépense pour déduire la règle de traitement des coûts d'une attribution pour le traitement des coûts d'une attribution.
Vous pouvez définir des dates de ligne d'attribution et des règles de mappage de classes d'objets individuelles pour chaque unité légale affiliée. |
Recommandations
- Workday vous recommande de générer les coûts d'une attribution à la fin du processus de gestion des transactions de dépense. Vous pouvez ainsi comptabiliser les charges indirectes et effectuer la constatation de revenus d'attributions au fur et à mesure, ce qui simplifie le rapprochement.
- Pour vous assurer que Workday ne calcule pas les charges indirectes sur des charges indirectes calculées précédemment, excluez la classe d'objets Charges indirectes du type de base Charges indirectes.
Actions requises
- Lorsque vous changez le moment de traitement des coûts d'une attribution et qu'il passe du règlement à la finalisation du processus de gestion, indiquez une date d'effet future. Workday continue de générer les coûts d'une attribution au moment du règlement pour toutes vos transactions de dépense antérieures à cette date.
- Incluez les subventions associées à une ligne d'attribution effective en tant que worktags sur les lignes de dépense sur lesquelles vous voulez que Workday génère les coûts d'une attribution.
Limites
- Vous ne pouvez pas changer la date d'effet des règles de traitement des coûts d'une attribution en cours d'utilisation.
- Vous pouvez seulement remplacer une catégorie de dépense Charges indirectes et une classe d'objets Charges indirectes dans la règle de traitement des coûts d'une attribution.
Définition de l'environnement client
Mettez à jour vos règles d'imputation comptable et définissez les comptes sur lesquels Workday doit imputer les lignes d'écritures de charges indirectes et de constatation de revenus dans les règles d'imputation suivantes :
- Charges liées aux coûts des charges indirectes
- Produits liés aux coûts des charges indirectes
Activez le traitement des coûts d'une attribution pour les sources d'écritures non prédéfinies par Workday en accédant à la tâche
Mettre à jour les sources des écritures
et en cochant la case Traiter les coûts de l'attribution
en regard des sources d'écritures.Configurez vos règles de traitement des coûts d'une attribution en sélectionnant dans le menu des actions associées de l'unité légale.
Sécurité
Pour créer des règles de traitement des coûts d'une attribution, vous devez disposer des droits d'accès au domaine
Set Up: Grants Management
dans le domaine fonctionnel Grants Management.Processus de gestion
Pour retraiter les coûts d'une attribution après un changement affectant les calculs des charges indirectes, configurez le processus de gestion
Événement de nouveau traitement des coûts d'une attribution
et la règle de sécurité associée.Génération de rapports
Pour afficher les lignes de dépense de type de coûts remboursables générées par Workday, utilisez la source des données du rapport
Cost Reimbursable Transaction Lines
dans votre rapport personnalisé.Pour afficher la comptabilisation des charges indirectes et la constatation des revenus, accédez au menu des actions associées de la transaction de dépense initiale et sélectionnez . Vous pouvez retrouver la comptabilisation des charges indirectes et la constatation de revenus d'attributions dans les onglets suivants :
- Charges indirectes
- Constatation de revenus d'attributions
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Interaction | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Écritures des charges indirectes | Le traitement des coûts d'une attribution interagit avec les fonctionnalités suivantes pour calculer les charges indirectes :
|
Écritures de constatation de revenus d'attributions | Le traitement des coûts d'une attribution interagit avec les fonctionnalités suivantes pour calculer la constatation de revenus d'attributions :
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Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.