Éléments à prendre en compte pour la définition : dotation en personnel

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de votre configuration et de votre utilisation des fonctions clés de dotation en personnel. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les fonctions de dotation en personnel dans Workday vous permettent de créer des emplois, de gérer votre main-d’œuvre et de produire des rapports sur une gamme de détails sur l’emploi pour guider les décisions de votre organisation.

Avantages pour l’entreprise

Grâce aux fonctions de dotation en personnel, vous pouvez :

Gérer les employés de manière flexible lors de l’accueil et de l’intégration, apporter des changements liés à l’emploi, et gérer des emplois supplémentaires, des affectations et des fins d’emploi.

Produire des rapports sur une gamme de détails pour éclairer vos décisions.

Suivre les détails sur la dotation en personnel et l’emploi dont votre organisation a besoin.

Suivre et générer des contrats et des conventions pour vous aider à vous conformer aux exigences réglementaires.

Traiter en masse les événements de dotation en personnel, comme les embauches et les fins d’emploi, en réduisant les efforts manuels.

Cas d’utilisation

Vous pouvez utiliser les fonctions de dotation en personnel pour :

Créer un répertoire des emplois pour regrouper vos emplois en familles.

Créer des demandes de postes pour suivre les exigences liées aux postes.

Embaucher des employés et des travailleurs auxiliaires à des emplois et à des postes.

Traiter une mutation, une promotion ou un changement des détails liés à l’emploi d’un travailleur.

Créer des ententes d’embauche pour définir les conditions d’emploi dans les contrats des postulants.

Créer et renouveler les contrats des employés.

Attribuer aux employés des périodes de préavis et d’essai/probatoires propres à chaque pays.

Définir des syndicats et affecter des conventions collectives à des employés.

Gérer l’effectif au moyen de rapports sur un plan d’effectif.

Mettre fin à des emplois ou aux contrats de travailleurs auxiliaires.

Gérer les employés retraités.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Comment voulez-vous pourvoir les emplois dans votre organisation?	Workday vous permet de pourvoir des emplois et des postes à l’aide des modèles de dotation en personnel suivants : Gestion par emplois Gestion par postes La gestion par postes offre un meilleur contrôle sur l’embauche et vous permet de définir les exigences liées à l’embauche pour chaque poste. La gestion par postes est un modèle de dotation en personnel utile que vous pouvez utiliser si votre organisation préfère définir des exigences d’emploi détaillées. Les exigences liées à l’embauche pour la gestion par emplois s’appliquent à tous les emplois de l’organisation de supervision. De plus, il n’y a aucune limite au nombre d’emplois que vous pouvez pourvoir. La gestion par emplois est un modèle de dotation en personnel utile que vous pouvez utiliser si votre organisation préfère définir des exigences d’emploi générales. Certaines fonctions ne s’appliquent qu’à un seul modèle de dotation en personnel. Exemple : vous pouvez uniquement échanger des postes de travailleurs dans le modèle de dotation en personnel par gestion par postes.
Comment voulez-vous organiser vos profils d’emploi?	Vous pouvez définir un répertoire des emplois pour créer des profils d’emploi qui définissent les caractéristiques des emplois et des postes. Lorsque vous voulez regrouper des profils d’emploi connexes, vous pouvez créer des familles d’emplois. Vous pouvez également regrouper les familles d’emplois connexes en groupes de familles d’emplois. Workday peut remplir les détails du profil d’emploi en aval dans d’autres processus de gestion. Vous pouvez également créer des règles d’admissibilité en fonction des détails de l’emploi. Il est possible d’utiliser les niveaux de gestion pour classer les profils d’emplois en fonction des types de gestion ou de comparer des rôles similaires dans une organisation.
Comment voulez-vous gérer les employés ayant plusieurs emplois?	Vous pouvez activer des emplois multiples, des affectations à l’étranger et des affectations à l’intérieur du pays pour affecter un employé occupant un emploi ou poste principal à un autre emploi ou poste. Workday remplit un grand nombre de champs de l’emploi supplémentaire avec les valeurs du poste ou de la demande de poste. Si vous utilisez des demandes de postes, vous ne pouvez pas modifier ces champs dans l’emploi supplémentaire, car vous devez plutôt mettre à jour la demande de poste. Workday Payroll pour le Royaume-Uni et Workday Payroll pour la France ne prennent pas en charge les emplois multiples.
Comment voulez-vous évaluer les candidats à un emploi ou à un poste?	Si vous utilisez Workday Recruiting, vous pouvez utiliser les demandes de poste pour évaluer les candidats que vous embauchez. Si vous n’utilisez pas Workday Recruiting, vous pouvez utiliser les demandes de poste pour les ententes d’embauche afin de définir les exigences d’emploi pour les nouvelles embauches et les candidats internes qui changent d’emploi.
Comment voulez-vous gérer les changements liés à l’emploi des employés?	Vous pouvez créer des changements liés à l’emploi simplifiés pour les initiateurs à l’aide des modèles du processus de gestion Effectuer un changement lié à l’emploi . Vous pouvez également configurer l’Assistant Workday pour qu’il finalise les changements liés à l’emploi.

Recommandations

Pour améliorer l’expérience utilisateur, Workday vous recommande de masquer ou d’activer :

Les champs facultatifs de la tâche

Configurer des champs facultatifs

Les champs localisés de la tâche

Mettre à jour les paramètres de localisation

Exigences

Définir un modèle de dotation en personnel unique pour chaque organisation de supervision.

Limites

Après avoir affecté un travailleur à une organisation de supervision, vous ne pouvez plus modifier le modèle de dotation en personnel.

Si une étape est sécurisée par le groupe de sécurité

Employé pour lui-même

, mais que l’utilisateur affecté dispose d’une date d’embauche future, la tâche n’est pas affectée. Une tâche peut également être annulée si le compte Workday de l'utilisateur affecté est désactivé, expiré ou verrouillé, ou si l'utilisateur affecté n'a pas de compte Workday pour afficher sa notification ou terminer l'étape qui lui est affectée. Pour résoudre ce problème, vous devez :

Accédez au rapport

Tâches non affectées

pour afficher les étapes contenant des tâches non affectées.

Ajoutez le groupe de sécurité

Employé en préembauche pour lui-même

à l’étape.

Configuration du locataire

Accédez à la tâche

Modifier la configuration du locataire - HCM

pour activer :

Les niveaux de gestion et les hiérarchies des emplois.

Les emplois multiples pour les employés.

Le chevauchement pour des emplois.

Sécurité

Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Staffing :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Self-Service: Staffing Reports	Permet aux utilisateurs d’accéder aux rapports avec les détails de leur emploi.
Set Up: Staffing	Permet aux utilisateurs de définir des fonctions telles que : Les conventions collectives. Les contrats d’employés. Les modèles de dotation en personnel. Les fins d’emploi.
Staffing Actions	Permet aux utilisateurs de gérer les données sur la dotation en personnel dans les processus de gestion.
Worker Data: Staffing	Permet aux utilisateurs d’accéder aux données sur la dotation en personnel.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Ajouter un emploi supplémentaire	Permet d’affecter un employé ayant un emploi ou un poste principal à un autre emploi ou poste lorsque vous utilisez la fonctionnalité d’emplois multiples. Vous pouvez activer l’achèvement automatique pour ce processus de gestion afin de terminer automatiquement les événements lancés à partir de Workday Recruiting.
Changement lié à l’emploi	Permet de gérer les changements liés à l’emploi tels que les promotions, les changements des détails de l’emploi et les mutations. Vous pouvez activer l’achèvement automatique pour ce processus de gestion afin de terminer automatiquement les événements lancés à partir de Workday Recruiting.
Changer des affectations d’organisations	Permet de changer des affectations d’organisations. Vous pouvez activer l’achèvement automatique pour ce processus de gestion.
Embaucher un travailleur auxiliaire par contrat	Permet d’embaucher des travailleurs auxiliaires à des postes à pourvoir et de créer des bons de commande. Vous pouvez activer l’achèvement automatique pour ce processus de gestion afin de terminer automatiquement les événements lancés à partir de Workday Recruiting.
Create Position	Permet de créer des postes pour le modèle de dotation en personnel par gestion par postes. Vous pouvez activer l’achèvement automatique pour ce processus de gestion.
Mettre fin au contrat d’un travailleur auxiliaire	Permet de mettre fin au contrat d’un travailleur auxiliaire. Vous pouvez également créer un classeur d’actions en masse pour lancer en bloc la fin des contrats des travailleurs auxiliaires.
Embauche	Permet d’embaucher des postulants ou d’anciens travailleurs à des emplois ou des postes dans votre organisation. Vous pouvez activer l’achèvement automatique pour ce processus de gestion afin de terminer automatiquement les événements lancés à partir de Workday Recruiting.
Restrictions d’embauche	Permet de définir des restrictions d’embauche pour le modèle de dotation en personnel par gestion par emplois.
Fin d’emploi	Permet de gérer les fins d’emploi des employés. Vous pouvez également créer un classeur d’actions en masse pour lancer des fins d’emploi en bloc pour des employés.

Un sous-ensemble de processus de gestion de dotation en personnel prend en charge Workday Docs pour créer des modèles de documents pour les documents de travailleur.

Production de rapports

Rapports	Éléments à prendre en compte
Employés actifs	Affichez les détails sur l’emploi de tous les employés actifs dans toutes les organisations.
Tous les travailleurs auxiliaires	Affichez tous les détails sur l’emploi des travailleurs auxiliaires.
Postes essentiels à pourvoir	Affichez les postes essentiels non pourvus par organisation de supervision.
Analyse de l’effectif	Affichez l’effectif par organisation de supervision.
Récapitulatif des postes	Affichez de l’information sur tous les postes de votre organisation.
Historique des emplois du travailleur	Affichez l’historique des emplois d’un ou de plusieurs travailleurs.

Intégrations

Services Web	Éléments à prendre en compte
Add Additional Job	Permet d’ajouter des emplois supplémentaires pour les travailleurs qui ont plusieurs emplois.
Change Job	Permet d’apporter des changements liés à l’emploi, aux détails de l’emploi ou à l’emplacement des travailleurs.
Change Organization Assignments	Permet de changer les organisations affectées aux travailleurs.
Contract Contingent Worker	Permet d’embaucher des travailleurs auxiliaires pour des contrats.
Create Position	Permet de créer des postes pour le modèle de dotation en personnel par gestion par postes.
End Contingent Worker Contract	Permet de mettre fin aux contrats de travailleurs auxiliaires.
Hire Employee	Permet d’embaucher des postulants pour des emplois ou des postes.
Set Hiring Restrictions	Permet de définir des restrictions d’embauche pour des emplois dans le modèle de dotation en personnel par gestion par emplois.
Terminate Employee	Permet de mettre fin aux emplois d’employés.

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Absence	Vous pouvez configurer des règles d’absence et des calculs fondés sur les données d’emploi et de poste pour déterminer l’admissibilité au régime d’absences.
Avantages sociaux	Vous pouvez configurer les règles d’admissibilité aux avantages sociaux en fonction des données d’emploi, de poste et d’organisation. Les organisations peuvent également avoir une incidence sur la sécurité du libre-service de l’employé.
Budgets	Les familles d’emplois, les groupes de familles d’emplois ou les profils d’emploi peuvent déterminer la structure du plan dans les budgets financiers et les budgets de postes. Les budgets de postes prennent en charge uniquement le modèle de dotation en personnel par gestion par postes. Les budgets financiers prennent en charge à la fois le modèle de dotation en personnel par gestion par emplois et le modèle de dotation en personnel par gestion par postes.
Rémunération	Vous pouvez configurer des règles d’admissibilité liée à la rémunération en fonction des données sur l’emploi et le poste pour déterminer l’admissibilité au régime de rémunération.
Frais	Si vous déployez les frais après la gestion du capital humain (HCM), vous pourriez devoir modifier les niveaux de gestion. Les niveaux de gestion peuvent déterminer le routage et les approbations des processus de gestion liés aux frais.
Gestion de la paie CAN Gestion de la paie FRA Gestion de la paie R.-U. Gestion de la paie É.-U.	La configuration de vos composantes de dotation en personnel, telles que les affectations organisationnelles et les postes, a une incidence considérable sur les produits de gestion de la paie. Workday vous recommande de consulter la trousse Workday Touchpoints pour en savoir plus sur votre produit de gestion de la paie.
Approvisionnement	Vous pouvez utiliser l’approvisionnement pour suivre et gérer les travailleurs auxiliaires, leurs dépenses et les actifs de l’entreprise affectés à votre main-d’œuvre.
Recrutement	Le recrutement utilise des demandes de poste qui représentent un document d’organisation pour demander une nouvelle embauche. Vous pouvez exiger une demande de poste pour tous les événements de dotation en personnel par gestion par postes, l’exiger sous condition en fonction de règles ou n’en exiger aucune. Les demandes de postes prennent en charge à la fois le modèle de dotation en personnel par gestion par postes et le modèle de dotation en personnel par gestion par emplois.
Planification de la relève	Vous pouvez associer des profils d’emploi et des familles d’emplois à des compétences. Les plans de relève sont également liés aux postes.
Suivi des heures	Vous pouvez configurer des règles d’admissibilité au suivi des heures en fonction des données sur l’emploi et le poste pour déterminer l’admissibilité au calcul des heures de travail.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Éléments à prendre en compte pour la définition : changements liés à l’emploi

Éléments à prendre en compte pour la définition : ententes d’embauche

Éléments à prendre en compte pour la définition : contrats d’employé

Éléments à prendre en compte pour la définition : conventions collectives

Éléments à prendre en compte pour la définition : périodes de préavis

Éléments à prendre en compte pour la configuration : périodes d’essai/probatoires

Concept : rapports HCM clés par domaine fonctionnel

Concept : Workday Docs pour les processus de gestion

Concept : achever automatiquement les processus de gestion

Étapes : définir Workday Docs

Référence : comparaisons des modèles de dotation en personnel

Référence : processus de gestion prenant en charge Workday Docs