Éléments à prendre en compte pour la définition : achèvement automatique des événements de dotation en personnel
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification pour la configuration et l’utilisation de l’achèvement automatique pour les processus de gestion de la dotation en personnel. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Vous pouvez activer l’achèvement automatique dans les définitions de processus de gestion suivantes pour finaliser automatiquement les événements d’embauche ou les changements liés à l’emploi lancés à partir de Workday Recruiting :
- Ajouter un emploi supplémentaire
- Effectuer un changement lié à l’emploi
- Embaucher un travailleur auxiliaire par contrat
- Embauche
Prêt pour l’embauche
, Workday tente de finaliser l’étape de lancement de l’événement et le reste du processus de gestion. Toutes les étapes qui ne peuvent pas être complétées automatiquement sont effectuées normalement.Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez utiliser l’achèvement automatique pour rationaliser le flux depuis Workday Recruiting jusqu’aux processus de gestion de dotation en personnel. Cette configuration réduit le travail manuel et les erreurs, car vous ne devez entrer les informations qu’une seule fois lors de l’embauche d’un candidat.
L’achèvement automatique réduit également le nombre de tâches à effectuer dans Mes tâches par les gestionnaires et les administrateurs en omettant certaines parties de l’événement parent, notamment :
- Approbation
- Lot/tâche
- Liste de contrôle
- Remplir le questionnaire
- Modifier des données supplémentaires
- Rapport
- Groupe de rapports
- Étape d’action Réviser
- À faire
Lorsque vous activez l’achèvement automatique dans une définition de processus de gestion, vous pouvez sélectionner les étapes que vous souhaitez diriger normalement. Les intégrations et les étapes de service sont toujours acheminées normalement.
Cas d’utilisation
Vous pouvez finaliser automatiquement les embauches externes et internes à partir de Workday Recruiting. L’achèvement automatique vous aide à pourvoir plus facilement des postes qui ne nécessitent généralement pas d’informations supplémentaires ou d’entrée manuelle, comme :
- Embauches à grand volume.
- Postes dans la vente au détail.
- Postes saisonniers.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
De quelles informations avez-vous besoin pour embaucher un travailleur dans votre organisation? | L’achèvement automatique utilise les champs entrés dans Workday Recruiting et Valeurs par défaut du champ de dotation en personnel. Lorsqu’un événement d’embauche nécessite des champs qui ne sont pas remplis à partir de l’une de ces sources, l’événement ne peut pas être rempli automatiquement. Au lieu de cela, Workday revient au routage normal configuré dans la définition du processus de gestion de dotation en personnel.
Vous pouvez créer des règles pour vous assurer que les champs de dotation en personnel obligatoires ont des valeurs lorsque vous choisissez d’utiliser et configurez la fonction Valeurs par défaut des champs de dotation en personnel .Testez soigneusement les champs de remplissage pour vous assurer qu’ils fournissent les valeurs correctes pour les processus de gestion que vous souhaitez remplir automatiquement. |
Comment voulez-vous que l’achèvement automatique affecte vos sous-processus de dotation en personnel? | Vous pouvez activer l’achèvement automatique dans les sous-processus de dotation en personnel suivants :
Tous les autres sous-processus sont acheminés normalement. Les sous-processus pour lesquels l’achèvement automatique est activé tenteront de se finaliser automatiquement chaque fois que des données seront disponibles et valides pour tous les champs. Pour empêcher l’achèvement automatique de ces sous-processus, vous pouvez utiliser des définitions de processus de gestion distinctes sans activer l’achèvement automatique. Les détails de votre configuration d’achèvement automatique dépendent du sous-processus. Exemple : vous activez l’achèvement automatique pour la définition de processus de gestion Contrat de l’employé . Pour terminer le sous-processus automatiquement, vous devez également configurer un statut de contrat par défaut pour les processus de gestion parents pertinents. |
Les travailleurs de votre organisation ont-ils plusieurs emplois? | Lorsque plusieurs emplois sont activés dans votre locataire, l’achèvement automatique n’omet pas l’action de dotation en personnel pour sélectionner Effectuer un changement lié à l’emploi ou Ajouter un emploi supplémentaire pour les embauches internes. Une fois la dotation en personnel terminée, le processus de gestion sélectionné tentera de se finaliser automatiquement. |
Souhaitez-vous vous assurer que seuls certains événements se finalisent automatiquement? | Vous pouvez utiliser des définitions de processus de gestion fondées sur des règles pour préciser quels événements doivent être achevés automatiquement.
Exemple : votre magasin de vente au détail active l’achèvement automatique pour l’embauche de caissiers, mais pas pour l’embauche d’un vice-président, qui est plus susceptible d’avoir besoin d’une entrée manuelle supplémentaire. |
Utilisez-vous des modèles consolidés pour vos définitions de processus de gestion Effectuer un changement lié à l’emploi ? | Vous pouvez uniquement remplir automatiquement la définition de processus de gestion Effectuer un changement lié à l’emploi lorsque tous les sous-processus consolidés sont également configurés pour l’achèvement automatique.
Exemple : vous activez l’achèvement automatique pour une définition de processus de gestion consolidée Effectuer un changement lié à l’emploi . Vous décidez de ne pas configurer l’achèvement automatique pour le sous-processus Proposer un changement de rémunération , alors vous le supprimez du modèle consolidé.Lorsqu’un sous-processus du modèle consolidé ne parvient pas à se finaliser automatiquement, le processus parent échoue également. |
Souhaitez-vous modifier votre calendrier de recrutement pour incorporer la fonctionnalité d’achèvement automatique? | Lorsque vous déplacez un candidat vers le statut Prêt pour l’embauche , Workday tente de finaliser automatiquement l’événement instantanément. Vous voudrez peut-être modifier votre processus de recrutement actuel pour tenir compte de ce changement dans la chronologie d’embauche.
Exemple : vous déplacez normalement les candidats vers Prêt pour l’embauche dès que le processus de recrutement est finalisé. Pour conserver la flexibilité lorsque vous activez l’achèvement automatique, vous modifiez vos processus pour déplacer les candidats vers Prêt pour l’embauche dans la semaine suivant leur date d’embauche. |
Utilisez-vous le processus de gestion Offre dans votre organisation? | L’événement d’embauche remplit le motif d’embauche en utilisant les informations saisies dans le processus de gestion Offre . Lorsque vous n’utilisez pas le processus de gestion Offre :
|
Recommandations
- Étant donné que l’achèvement automatique peut supprimer des approbations et d’autres étapes de vérification, configurez l’achèvement automatique uniquement pour les événements qui ne nécessitent pas d’informations supplémentaires ou d’entrée manuelle.
- Comme les changements d’emploi nécessitent toujours un motif d’embauche, configurez le processus de gestionOffrepour exiger le champMotif d’embauche. Cette configuration garantit que les recruteurs remplissent toujours le champ.
- Si vous ajoutez des emplois supplémentaires à partir de Recruiting, assurez-vous de sélectionnerEmplois multiplescomme option de configuration de poste dans la tâcheModifier la configuration du locataire - HCM.
- Si vous souhaitez que les étapes omises s’exécutent même lorsqu’un événement est achevé automatiquement, Workday vous recommande de configurer l’invite Routage normalpour les processus de gestion et de préciser les étapes omises que vous souhaitez exécuter.
Exigences
Pour garantir que les événements de dotation en personnel ont toutes les valeurs de champ obligatoires, Workday ne vous permet de finaliser automatiquement que les événements de dotation en personnel lancés à partir de Workday Recruiting.
Limites
L’achèvement automatique ne prend pas en charge les renvois.
Bien que les étapes de service ne soient jamais omises, les notifications des étapes de service sont toujours ignorées.
Locataire
L’achèvement automatique ne prend pas en charge le champ
Profil d’horaire de travail
dans l’invite Options de configuration de postes
de la tâche Modifier la configuration du locataire - HCM
, car le champ n’est pas disponible dans Workday Recruiting.Sécurité
Pour finaliser automatiquement un événement de dotation en personnel, vous devez préciser les groupes de sécurité autorisés à lancer et à finaliser l’événement à partir de la candidature. Lorsqu’une personne n’ayant pas le bon niveau de sécurité déplace un candidat vers
Prêt pour l’embauche
à partir de Workday Recruiting, l’événement ne se finalise pas automatiquement.Processus de gestion
Lorsque votre définition de processus de gestion
Prêt pour l’embauche
inclut les étapes Lot/tâche
, cochez la case Ne pas attendre la finalisation de cette étape, passer immédiatement à la prochaine étape
pour chaque étape Lot/tâche
. Cette configuration garantit que l’événement de dotation en personnel peut être finalisé automatiquement.Workday envoie des notifications de processus de gestion personnalisées lorsque les processus de gestion se terminent automatiquement. Vous pouvez configurer une condition d’étape pour omettre l’envoi de la notification personnalisée.
Production de rapports
Si vous souhaitez générer des rapports sur les événements qui se sont terminés automatiquement à l’aide de la fonctionnalité d’achèvement automatique, et non au moyen d’un service Web, Workday vous recommande de créer des rapports personnalisés qui incluent les champs External Load et Event Autocompleted.
Vous pouvez définir les paramètres de filtre de ces champs pour qu’ils soient indiqués comme suit :
- Faux pour External Load
- Vrai pour Event Autocompleted
Intégrations
Le paramètre d’achèvement automatique d’une définition de processus de gestion de dotation en personnel n’affecte pas les services Web.
Lorsque vous activez l’achèvement automatique et configurez des notifications personnalisées sur une définition de processus de gestion, Workday crée un enregistrement d’événement et génère une notification personnalisée pour les étapes d’action qui lancent des sous-processus. Toutefois, lorsque vous lancez un processus de gestion qui autorise l’achèvement automatique via un service Web, Workday crée un enregistrement d’événement, mais ne génère pas de notification personnalisée pour les étapes d’action qui lancent des sous-processus.
Connexions et interactions
L’achèvement automatique des événements de dotation en personnel interagit avec :
- Rémunération.
- Paie.
- Workday Recruiting.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.