Créer des validations de congés

Administrator Guide

Créez un congé.

Sécurité : domaine Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.

Définir des règles pour avertir les utilisateurs des demandes de congés non valides ou empêcher les travailleurs d’en entrer.

Workday attribue le statut En cours aux demandes que les travailleurs soumettent au moyen du calendrier des congés et qui affichent
des avertissements.

Les demandes de congés intermittents sont soumises aux règles de validation pour le congé et l’absence associée. Les validations de congés s’appliquent lors de l’entrée de congés. Les validations d’absences s’appliquent lorsqu’une demande de congé est soumise ou enregistrée pour plus tard. Workday enregistre automatiquement les demandes dont la validation d’absence échoue.

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Modifier des congés

Dans l’onglet

Validations

, ajoutez une rangée dans le tableau

Validation des données entrées

pour chaque validation que vous souhaitez ajouter.

Toutes les valeurs que vous entrez doivent être compatibles avec l’unité de temps définie pour le solde du régime de congés.

Remplissez les champs appropriés pour la règle de validation. Le tableau présente les champs qui s’appliquent à toutes les règles en dernier.

Champ	Description
Nombre maximum de jours consécutifs et Nombre minimum de jours consécutifs	Pour la valeur, précisez : Le nombre maximum de jours consécutifs pendant lesquels un travailleur peut prendre un congé. Le nombre minimum de jours consécutifs que les travailleurs doivent entrer dans une seule demande. Indiquez un nombre positif ou un calcul qui donne un nombre positif. Pour exiger un nombre exact de jours de congé consécutifs, associez la validation Nombre maximum de jours consécutifs à une validation Nombre minimum de jours consécutifs de la même valeur. Ces validations : Font référence à l’option Jours à inclure dans le régime de congés lors de la détermination des jours consécutifs. Exemple : quand la valeur de l’option Jours à inclure est : Tous les jours et qu’un travailleur prend un congé le jeudi, le vendredi, le lundi et le mardi, Workday évalue le congé comme 2 ensembles de 2 jours consécutifs, et non comme 4 jours consécutifs. Jours de semaine (lun - ven) et qu’un travailleur prend les mêmes jours de congé, Workday évalue le congé comme 4 jours consécutifs. Ignorent le paramètre Inclure tous les jours sélectionnés . Workday utilise ces validations pour évaluer les congés de courte durée. La définition d’un nombre maximum ou minimum de jours consécutifs supérieur à 30 jours peut ralentir la performance du traitement des congés. La validation du Nombre minimum de jours consécutifs n’est pas disponible pour les congés entrés à partir de la fonction de suivi des heures.
Incréments	Précisez les incréments pour l’entrée des congés. Exemple : sélectionnez une valeur de constante, telle que 4 heures ou 0,5, ou un calcul qui renvoie des valeurs différentes pour les travailleurs à temps plein et à temps partiel.
Maximum	Précisez la valeur maximum de congés que les travailleurs peuvent demander. Exemple : sélectionnez une valeur de constante, telle que 8 heures ou 1 jour, ou un calcul qui renvoie des limites différentes en fonction du calendrier des horaires de travail du travailleur, du calendrier des jours fériés ou des deux. Vous pouvez définir des limites de façon dynamique en fonction du nombre d’heures de travail prévues pour le travailleur à la date du congé. Exemple : 8 heures le lundi, mardi, mercredi et jeudi; 12 heures le vendredi et 0 heure les jours fériés. Exemple : vous pouvez utiliser le calcul de valeur d’instance Heures prévues publiées pour tous les postes pour le jour civil (Workday Scheduling ) dans une validation Maximum sur un congé tel que des vacances dans le cadre d’un calcul pour renvoyer la valeur 0 si les heures publiées du travailleur sont supérieur à 0. Cela empêche ou avertit le travailleur qu’il demande une absence planifiée pour un jour où il est prévu qu’il travaille. Indiquez si le maximum s’applique à : Chaque demande (Entrée de congés distincte ). Toutes les entrées de congés pour la même date. Demande la même date pour les congés que vous sélectionnez dans le champ Jeu de validation des congés . Si le congé fait partie d’un régime de congés fondé sur le poste, vous pouvez appliquer le maximum à toutes les entrées de congés ou à certaines entrées pour le même poste et la même date.
Maximum autorisé d'unités de congés non payés	Entrez le nombre maximum de congés non payés autorisés pour un travailleur à tout moment. Le nombre doit être positif. S’applique uniquement aux régimes de congés avec suivi des soldes qui ont une limite inférieure, ou un remplacement de limite de congés. Pour empêcher les congés non payés, entrez 0 (zéro).
Minimum	Précisez la valeur minimum de congés que les travailleurs peuvent demander pour chaque entrée de congé, et non la somme des entrées de congés chaque jour. Exemple : sélectionnez une valeur de constante, telle que 4 heures ou 0,5, ou un calcul qui renvoie des valeurs différentes pour les travailleurs à temps plein et à temps partiel.
Demandes de congés multiples non autorisées pour une date unique	Indiquez si la règle s’applique à : Toutes les entrées de congés pour la même date. Demande la même date pour les congés que vous sélectionnez dans le champ Jeu de validation des congés . Si le congé fait partie d’un régime de congés fondé sur le poste, vous pouvez appliquer la règle à toutes les entrées de congés ou à certaines entrées pour le même poste et la même date.
Date de congé antérieure à la date de remplacement du solde la plus récente non autorisée	Empêche l’entrée de demandes de congés pour des dates antérieures à la plus récente Date de remplacement du solde dans la tâche Mettre à jour des soldes de remplacement de régimes de congés . (S’applique uniquement aux régimes de congés avec suivi des soldes.) Exemple : si la plus récente Date de remplacement du solde est le 2016-01-01, les travailleurs ne peuvent pas entrer de demandes de congés pour des dates antérieures.
Ne pas autoriser la demande	Affiche un message d’erreur lorsqu’une demande échoue à la validation. Selon le type de validation, vous pouvez désactiver la case à cocher pour générer plutôt un message d’avertissement. Exemple : décochez cette case pour la validation Maximum autorisé d’unités de congés non payés pour permettre aux travailleurs de soumettre des demandes de congés non payés. Un gestionnaire ou un administrateur peut refuser la demande. S’applique à toutes les règles de validation.
Autoriser le remplacement de l'entrée au nom du travailleur	Permet aux gestionnaires ou aux administrateurs de remplacer la règle de validation lors de l’entrée, de la révision ou de la correction des congés au nom des travailleurs. Un message d’avertissement s’affiche lorsque des gestionnaires, des administrateurs ou des partenaires entrent des demandes non valides. S’applique à toutes les règles de validation.
Texte personnalisé	Sélectionnez un message qui s’affiche après le message d’erreur ou d’avertissement standard, sauf si vous sélectionnez Afficher le texte personnalisé en premier . Le texte personnalisé ne s’affiche pas sur les appareils mobiles. Utilisez la tâche Mettre à jour un texte personnalisé de validation des données de congés pour définir un texte personnalisé. S’applique à toutes les règles de validation.
Masquer le texte de validation par défaut	Sélectionnez cette option pour masquer le texte de validation par défaut lorsqu’un travailleur entre une demande de congés si un texte personnalisé de validation est défini. Workday affiche les validations à partir de l’instantané avec date d’effet du régime de congés lorsque le travailleur a entré sa demande de congés. Les mises à jour des instantanés suivants ne s’affichent pas.

Cet exemple montre comment appliquer des règles de validation. Sondra entre une première demande de 4 heures pour un congé mobile et une seconde demande de 5 heures de vacances pour le 7 juin.

Si vous limitez les demandes de congés à un maximum de 8 heures et sélectionnez Toutes les entrées de congés liées au travailleur pour une date unique
dans le champ

Entrées de congés à inclure

, Workday rejette la deuxième demande de Sondra, car elle dépasse le maximum de congés pour toutes les entrées de congés pour cette date. date.

Si la règle Demandes de congés multiples non autorisées pour une date unique
est en vigueur et que le jeu de validation inclut les congés mobiles et les primes, Workday accepte la deuxième demande de Sondra, car il n’y a aucune restriction pour les demandes de congés.

(Facultatif) Accédez à la tâche

Mettre à jour un texte personnalisé de validation des données de congés

pour afficher un message personnalisé.