Éléments à prendre en compte pour la définition : tables d’absences
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des tables d’absences. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Vous pouvez utiliser des tables d’absences pour regrouper les congés associés. Les travailleurs qui demandent des absences couvrant différents régimes de congés peuvent demander un seul type de congé. Workday sélectionne automatiquement le congé approprié pour chaque partie de l’absence.
Avantages pour l’entreprise
Les tables d’absences augmentent l’efficacité en :
- Réduisant le nombre de demandes de congés qu’un travailleur doit faire.
- Consolidant le nombre de types de congés parmi lesquels un travailleur peut choisir.
- Réduisant les approbations de demandes de congés multiples pour les gestionnaires.
Cas d’utilisation
Vous pouvez utiliser les tables d’absences pour gérer les absences qui ont des taux de rémunération différents pendant leur durée, telles que les suivantes :
- Congé parental.
- Congé de maladie.
Les utilisateurs peuvent demander des congés à partir de tables d’absences sur appareil mobile. Workday prend en charge les tables d’absences sur Android, iPad et iPhone, ce qui vous permet de gérer les demandes de congés qui couvrent plusieurs paliers d’absences.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment pouvez-vous utiliser plusieurs régimes de congés pour gérer un type d’absence? | Vous pouvez créer une table d’absences pour le type d’absence. Vous pouvez ensuite définir des paliers d’absences à l’aide de nouveaux régimes de congés ou de régimes existants pour gérer le type d’absence. |
Comment définissez-vous des régimes de congés que les travailleurs peuvent utiliser lorsqu’ils épuisent le solde d’un autre régime de congés? | Vous pouvez créer une table d’absences avec un palier pour chaque régime de congés. Vous pouvez affecter une priorité plus élevée au régime de congés que vous souhaitez que le travailleur utilise en premier. La demande passe au palier suivant qui possède un solde disponible lorsqu’elle épuise le solde du palier actuel. |
Comment gérez-vous les absences dont les taux de rémunération varient au fil du temps? | Vous pouvez créer une table d’absences avec un palier pour chaque taux de rémunération. Vous pouvez ensuite configurer votre gestion de la paie pour appliquer le taux de rémunération approprié à chaque palier de congés. |
Comment gérez-vous les périodes d’attente pour maladie? | Vous pouvez définir des paliers de période d’attente avec des calculs de quantité par occurrence pour vous assurer qu’une certaine quantité d’unités de congés pour maladie n’est pas payée ou qu’elle l’est à un taux de rémunération différent chaque fois qu’il y a une nouvelle occurrence d’absence. |
Comment gérez-vous les demandes de congés futures à l’aide des paliers d’absence? | Vous pouvez activer la réévaluation des paliers pour évaluer les nouvelles demandes de congés et vous assurer que les soldes des paliers sont réduits par ordre chronologique. Workday exécute une tâche de réévaluation qui détecte et corrige automatiquement les enregistrements d’événements liés à une table d’absences ayant une date future, en fonction des événements liés à une table d’absences nouvellement entrés ou de la correction d’événements existants. Workday utilise les soldes des régimes de congés à paliers par ordre de priorité des paliers de la table des absences.
La tâche de réévaluation se déclenche lorsque les processus de gestion Demander des congés et Corriger des congés sont terminés et en réponse à des événements liés à des congés fondés sur des tables d’absences comportant des événements liés à des tables d’absences dont l’approbation est une date future. Ces événements liés à des congés incluent :
Lorsque vous définissez des tables d’absences, vous devez tenir compte des dates d’effet des objets de la table d’absences. Les tables d’absences n’ont pas de dates d’effet. Toutefois, les régimes de congés à palier définis dans une table d’absences incluent les régimes de congés avec date d’effet et les événements liés à des congés. La date d’effet de ces objets peut avoir une incidence sur le moment où les paliers associés entrent en vigueur et deviennent disponibles pour une utilisation dans les demandes d’absence et la visibilité des soldes. |
Quels types d’absences voulez-vous regrouper dans une table d’absences? | Vous pouvez regrouper des types d’absences qui ont la même unité. Pour demander une absence en fonction d’une table d’absences, un travailleur doit être admissible à au moins un palier associé à un régime. Lorsqu’un travailleur est admissible à certains paliers, mais pas à tous, Workday déduit des congés des paliers auxquels il est admissible. |
Comment voulez-vous avertir les travailleurs lorsqu’ils entrent une demande non valide? | Vous pouvez créer des messages de validation qui s’affichent lorsque des travailleurs tentent d’entrer une absence qui ne correspond pas à vos configurations. Vous pouvez ajouter ces validations à vos tables d’absences :
Vous pouvez empêcher les travailleurs de demander des absences non payées en définissant la validation Maximum autorisé d’unités de congés non payés pour chaque palier de congé. |
Comment les travailleurs entrent-ils les demandes de congés pour tous les jours de la semaine? | Les tables d’absences utilisent la configuration Jours à inclure pour chaque régime de congés associé à un palier. Exemple : vous définissez les Jours à inclure comme étant du lundi au vendredi pour le palier 1, mais comme étant tous les jours pour le palier 2. Les demandes de congés qui incluent le samedi utilisent le solde du palier 2. |
Recommandations
Workday vous recommande de toujours activer Workday pour qu’il repère et corrige automatiquement les événements liés aux absences. Ainsi, pour toutes les nouvelles tables d’absences que vous créez, la case
Activer la réévaluation
est cochée par défaut. Définissez la
Quantité quotidienne par défaut
dans le régime de congés du premier palier à la valeur que vous souhaitez utiliser dans la table d’absences. Les paliers restants de votre table d’absences utilisent cette valeur automatiquement.Les limites inférieures et la validation
Maximum autorisé d’unités de congés non payés
garantissent que les travailleurs épuisent le solde d’un régime de congés avant d’en utiliser un autre, sauf lorsque vous configurez des valeurs de Quantité par occurrence
. Sélectionnez des régimes de congés qui utilisent le même calendrier de périodes et la même période de solde.
Si vous ajoutez des calculs de quantité par occurrence à des tables d’absences existantes qui ne sont pas déjà activées pour les occurrences d’absences, ajoutez les calculs avant d’activer les tables pour les occurrences. Cette approche permet d’éviter le recalcul inutile des nouvelles occurrences.
L’ajout de valeurs de quantité par occurrence dans les tables d’absences qui contiennent déjà des entrées de congés connexes ne modifie pas le fractionnement par paliers existant. Workday applique les valeurs uniquement aux nouvelles entrées de congés par rapport à la table d’absences ou lors de l’exécution de la réévaluation de la table.
Exigences
Définissez ou réutilisez les régimes de congés existants pour chaque palier de votre table d’absences. Chaque régime de congés doit :
- Effectuer le suivi des soldes.
- Utiliser la même unité de temps.
Limites
- Vous ne pouvez pas entrer des heures de début et de fin pour des demandes de tables d'absences dans les calendriers des absences et des congés existants. Vous devez définir l'expérience de calendrier des absences pour activer les heures de début et de fin dans les tables d'absences.
- Vous ne pouvez pas ajouter de congés intermittents à une table d’absences. Les congés intermittents sont soustraits du solde d’absences sans que l’employé soit mis en absence au moyen du processus de gestionDemander une absence. Quand vous créez ou modifiez des tables d’absences, Workday fournit une validation qui vous empêche d’ajouter des congés intermittents. Quand vous créez ou modifiez des types d’absences, Workday fournit une validation qui vous empêche d’ajouter des congés comme congés intermittents s’ils sont déjà utilisés dans une table d’absences.
- Les validations d’un congé individuel ne s’affichent pas lorsque vous utilisez ce congé dans une table d’absences, à l’exception de la validationMaximum autorisé d’unités de congés non payés.
- Les calculs basés sur des périodes ne sont pas disponibles pour les validations dans les tables d’absences.
- Vous ne pouvez pas utiliser de dates d’effet avec des tables d’absences. Vous pouvez entrer des dates d’effet dans les régimes de congés associés à des paliers.
- Les travailleurs ne peuvent pas faire de demande pour un type de congé après que vous l’avez ajouté à une table d’absences. Leurs demandes de congés ultérieures sont évaluées en fonction de cette table d’absences. Vous pouvez remplacer l’ordre des paliers des demandes d’absences.
Configuration du locataire
Accédez à la tâche
Modifier la configuration du locataire - HCM
pour activer la quantité par occurrence dans les paliers de la table d’absences.Sécurité
Les utilisateurs dont la sécurité est activée pour le domaine
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave peuvent afficher, modifier et créer des tables d’absences. Processus de gestion
Vous pouvez mettre à jour les règles de conditions d’entrée que vous utilisez pour les validations des processus de gestion afin d’inclure le champ de rapport
Absence Table or Time Off for Time Off Event
.Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Toutes les tables d’absences
| Affichez toutes les tables d’absences de votre locataire et leurs régimes de congés associés. |
Détails de l’entrée de congés dans un palier d’absences
| Affichez l’utilisation des paliers d’absences par demande de congés des travailleurs. Vous pouvez également utiliser le rapport pour confirmer que la priorité des paliers fonctionne correctement. Le rapport indique les événements réévalués. |
Afficher une table d’absences
| Affichez des informations détaillées sur une table d’absences précise, y compris les paliers et les validations associés à la table d’absences. |
Vous pouvez ajouter le champ de rapport
Table des congés et absences
de l’objet de gestion Coordinated Time Off Entry
à vos rapports personnalisés existants pour voir l’utilisation des tables d’absences.Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour ajouter, ajuster ou téléverser en bloc des demandes de congés dans des tables d’absences :
- Adjust Time Off
- Enter Time Off
- Import Time Off Request Event Batch
Connexions et interactions
Produit | Interaction |
|---|---|
Paie | Créez des revenus et retenues distincts pour chaque régime de congés que vous utilisez dans votre table d’absences. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.