Créer des régimes de congés qui effectuent le suivi des soldes

Administrator Guide

Créez des calendriers de périodes et des périodes de solde.

Créez des congés et des cumuls.

Sécurité : domaines Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
et Worker Data: Time Off (Time Off Balances)
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.

Les régimes de congés qui effectuent le suivi des soldes déterminent les cumuls qui s’ajoutent au solde du régime et les congés qui en sont soustraits. Ils précisent l’unité de temps à utiliser pour les demandes de congés et les cumuls. Ils précisent également les règles d’admissibilité par défaut qui s’appliquent aux travailleurs afin que ces derniers puissent accumuler et prendre des congés. Les régimes de congés qui effectuent le suivi des soldes indiquent un calendrier de périodes et la période de solde du régime, et peuvent comporter un montant de report maximum autorisé. Les régimes qui effectuent le suivi des soldes peuvent transmettre des données de congés à Workday Payroll ou à Workday Payroll Interface pour les calculs de la paie.

Tous les congés, cumuls et autres valeurs de calcul associés à un régime de congés doivent utiliser la même unité de temps.

Accédez à la tâche

Créer un régime de congés

Entrez un

Nom

et, si vous le souhaitez, un

Nom d’affichage

Utilisez ces champs afin de désigner le régime de congés pour les administrateurs et fournir un nom plus significatif pour les utilisateurs du libre-service. Si aucun nom d’affichage n’est précisé, les utilisateurs du libre-service verront le nom du régime de congés.

Sélectionnez

Fondé sur le poste

pour suivre les congés des travailleurs par poste.

Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre une fois que des demandes de congés, des cumuls ou d’autres données sur les congés ont été définis pour le régime.

Workday affiche la case à cocher si vous configurez votre locataire pour prendre en charge les emplois multiples dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - HCM

(champ

Options de définition de poste

) pour l’un des types de travailleurs suivants ou les deux :

Travailleurs auxiliaires.

Les employés.

Si vous ne sélectionnez pas

Fondé sur le poste

, Workday traite le régime comme fondé sur le travailleur. Les travailleurs assujettis à un régime fondé sur le travailleur peuvent toujours entrer leur poste dans les demandes de congés si vous sélectionnez l’option

Poste obligatoire dans la demande de congés

lors de la création ou de la modification du congé. Pour les régimes fondés sur le travailleur, Workday fait référence au poste principal du travailleur lors de l’application des règles d’admissibilité et de validation, à moins que vos règles ne fassent référence à des calculs que Workday applique à tous les emplois.

Si vous sélectionnez

Fondé sur le poste

, vous ne pouvez pas utiliser les cumuls chargés en début de période ni les cumuls fondés sur la date d’effet avec ce régime de congés, car les étapes de service suivantes ne prennent pas en charge les régimes fondés sur le poste :

Ajustement de cumul automatisé

Ajustement de cumul automatisé en bloc

Toutefois, vous pouvez créer un régime de congés fondé sur le travailleur et sélectionner l’option

Poste obligatoire dans la demande de congés

dans la configuration des congés. Les régimes de congés fondés sur le travailleur peuvent utiliser des cumuls chargés en début de période ou fondés sur la date d’effet.

Sélectionnez un

calendrier de périodes

Le calendrier de périodes définit les fréquences des cumuls (à l’exception des cumuls avec une fréquence personnalisée) et les périodes de présentation de l’information financière pour le régime. Les règles d’admissibilité à un régime qui font référence à des dates de début ou de fin de période utilisent également le calendrier de périodes.

Exemple : sélectionnez Mensuel
pour calculer les cumuls, pour traiter et suivre les demandes de congés et les ajustements sur une base mensuelle.

N’utilisez pas les calendriers de périodes quotidiens dans les régimes de congés. Workday vous recommande de sélectionner au moins un calendrier hebdomadaire.

Sélectionnez

Effectuer le suivi du solde

pour activer le suivi du solde.

(Facultatif) Dans le champ

Nom par défaut pour la fiche de paie

, entrez le nom à utiliser pour le régime de congés sur les fiches de paie, s’il est différent du nom du régime de congés.

Ce champ ne s’applique pas à Workday Payroll Interface.

Sélectionnez une

Unité de temps

Un travailleur peut avoir à la fois des régimes fondés sur les heures et des régimes fondés sur les jours, mais chaque régime doit utiliser une seule unité de temps.

Tous les congés, cumuls, limites et autres valeurs de calcul associés à un régime de congés doivent utiliser la même unité de temps. Workday ne convertit pas les valeurs horaires en valeurs quotidiennes ni les valeurs quotidiennes en valeurs horaires.

Dans l’onglet

Solde

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Période de solde	Indique la période pendant laquelle les soldes doivent être cumulés pour les cumuls, les congés et le solde du régime de congés (cumuls moins congés). Workday fournit la plupart des périodes de soldes dont vous avez besoin pour les régimes de congés; toutefois, vous pouvez créer les vôtres, au besoin. Ce champ n’a pas de date d’effet. Si vous modifiez la période de solde, Workday appliquera la nouvelle période de solde à compter de la date à laquelle vous avez créé le régime de congés.
Visibilité du solde	Sélectionnez une option de visibilité des soldes pour contrôler si les travailleurs, les gestionnaires et les administrateurs peuvent consulter les soldes de congés. Cette valeur précise également la période de visibilité après qu’un travailleur perd son admissibilité au régime : Admissible pour la période de solde (en fonction de la date d’effet) : affiche les soldes si le travailleur est admissible à des congés à tout moment au cours de la période de solde. Le solde reflète la valeur En date du que le travailleur entre pour consulter les soldes. Exemple : la période de solde est du 1er janvier au 31 décembre. Sue est admissible à des congés de janvier à mars. Elle peut consulter ses soldes en utilisant une date de référence en juin, mais pas le 1er février de l’année suivante. Admissible pour la période (en fonction de la date d’effet) : affiche des soldes si le travailleur est admissible à tout moment dans la période qui inclut la date En date du. Exemple : John perd son admissibilité aux congés au milieu de la période du 1er au 31 janvier. Il peut consulter ses soldes s’il sélectionne le 31 janvier dans le champ En date du, mais pas s’il sélectionne le 1er février. Admissible pour la période ou les périodes antérieures (en fonction de la date d’effet) : affiche des soldes si le travailleur est ou était admissible aux congés au plus tard à la date de référence indiquée dans le champ En date du. Les travailleurs qui ne sont plus admissibles peuvent consulter les congés et les totaux des cumuls à partir de la dernière période à laquelle ils étaient admissibles. Ne jamais afficher le solde . Pour décider si vous souhaitez faire le suivi des soldes des régimes de congés avec des congés intermittents et les afficher, déterminez si vous allez utiliser les congés intermittents pour réduire : Un solde d’absence. Un solde d’absence, ainsi qu’un régime de congés.
Affichage du calendrier	Sélectionnez cette option pour faire afficher le nom du régime de congés, le nom du type de congé ou les deux, avec les soldes de congés d’un travailleur.
Masquer dans le libre-service du travailleur	Sélectionnez cette option pour masquer le solde du régime de congés pour les travailleurs. Cette option est utile pour masquer les soldes que les travailleurs n’ont pas besoin de consulter, tels que ceux pour la fonction de juré ou le deuil.
Remplacements autorisés	Activez le remplacement de solde pour la date de début de toute période à laquelle le travailleur est admissible. Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour des soldes de remplacement de régimes de congés pour configurer des remplacements.
Valeur(s) par défaut de transfert de solde	(Facultatif) Sélectionnez les régimes de congés auxquels Workday transfère les soldes lorsqu’un travailleur perd son admissibilité à ce régime en raison d’un changement lié à l’emploi. Voir Étapes : transférer les soldes de congés.

Dans la section

Reports

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Date	Indiquez à quel moment réinitialiser les soldes annuels de cumuls et de congés, et reportez les soldes restants des régimes de congés : Date de début de la période de solde : reporte les soldes le premier jour de la prochaine période de solde du régime de congés. En général, cette option convient lorsque le calendrier de périodes correspond au début de la période de solde du régime. Exemple : un calendrier de périodes mensuelles et une période de solde de janvier à décembre. Condition préalable : Sélectionnez une valeur de période de solde dont l' indicateur de date de la période est fondé sur la date de fin de la période . Pour vérifier, cliquez sur les actions connexes de la période de solde sélectionnée pour afficher l’aperçu des détails. Première période - Date de début de la période de solde : reporte les soldes le premier jour de la première période dans la prochaine période de solde du régime. Exemple : des congés ou des cumuls peuvent survenir dans une période qui s’étend sur deux années du régime. Cette option permet à Workday de mettre à jour le solde pour la nouvelle année. Exemple : la période de solde (année du régime) est du 1er janvier au 31 décembre 2011. Le calendrier de périodes est toutes les deux semaines et la période du 24 décembre 2011 au 4 janvier 2012 couvre deux années du régime. Si vous sélectionnez Date de début de la période de solde , le report a lieu le 1er janvier 2012. Si vous sélectionnez Première période - Date de début de la période de solde , le report a lieu le 24 décembre 2011. Le report a lieu avant les cumuls lorsque les deux ont lieu le même jour.
Limite	Indiquez le nombre maximum d’unités que les travailleurs peuvent reporter d’une période de solde à la suivante. Exemple : une valeur de constante de 10 jours ou un calcul qui renvoie 50 % du solde de l’année précédente. Pour assurer que les soldes reportés expirent, entrez une valeur. Si les travailleurs peuvent reporter la totalité de leur solde, entrez une valeur qui ne peut pas être atteinte en fonction du cumul pour le régime, par exemple 999 900 999 jours. Les unités qui dépassent la limite sont affichées avec la mention Report perdu dans Workday.
Délai avant l'expiration	À compter de la date de report, nombre de jours ou de mois avant l’expiration des unités. Sélectionnez une valeur de constante, telle que 15, ou un calcul conditionnel. Laissez ce champ vide si les unités reportées n’expirent jamais pour aucun travailleur. Utilisez un calcul conditionnel qui renvoie zéro si les unités reportées n’expirent que dans certaines conditions. Exemples : Les unités reportées pour les travailleurs à temps plein expirent au bout de 30 jours, mais n’expirent jamais pour les travailleurs à temps partiel. Définissez un calcul qui renvoie 30 pour les travailleurs à temps plein et zéro pour les travailleurs à temps partiel. Les unités reportées pour la période de solde de 2014 n’expirent jamais, mais expirent après 30 jours à compter de la période de solde de 2015. Créez un calcul qui renvoie zéro pour la période de solde de 2014 et 30 jours pour les périodes de solde subséquentes.
Expiration - Unité de temps	Sélectionnez Jours ou Mois comme unité de temps pour calculer la date d’expiration. Exemple : si les unités reportées expirent deux mois après la date de report, sélectionnez : 2 pour le Délai avant l’expiration . Mois pour l’unité de temps aux fins d’expiration .
Inclure le report dans le calcul de la limite supérieure du solde du régime de congés	Cochez cette case pour inclure les unités reportées dans le calcul de la limite supérieure. Exemple : vous pouvez configurer un régime de congés pour lequel le report expire après trois mois et ne force pas le solde du travailleur à dépasser la configuration du régime.
Utiliser le cumul de congés avant d'utiliser le solde reporté	Cochez cette case pour que les demandes de congés réduisent les congés cumulés d’un travailleur avant le solde reporté de ce dernier. Si la case n’est pas cochée, les demandes de congés réduisent le solde reporté avant le cumul.

Utilisez la tâche

Mettre à jour des remplacements de soldes reportés d’un régime de congés

pour remplacer la règle de report définie dans un régime de congés pour un travailleur individuel. Voir .

Dans l’onglet

Calcul

, sélectionnez une

Méthode de la fréquence de calcul du cumul pour le régime de congés

afin de préciser à quel moment le cumul doit être ajouté au solde du régime d’un travailleur :

Début de période
: avant la soustraction des congés. Valide pour les cumuls chargés en début de période et fondés sur la date d’effet.

Les travailleurs atteignent souvent les limites supérieures plus tôt et les limites inférieures plus tard que si vous utilisez Fin de période
.

Fin de période
: après la soustraction des congés. Non valide pour les cumuls chargés en début de période. Valide pour les cumuls fondés sur la date d’effet.

Fréquence personnalisée
: ajoutez le cumul aux dates que vous avez définies dans les trois champs suivants. Non valide pour les cumuls fondés sur la date d’effet ou chargés en début de période.

Si vous avez sélectionné Fréquence personnalisée
comme

Méthode de la fréquence de calcul du cumul pour le régime de congés

, définissez la fréquence.

Dans l’onglet

Calcul

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Première date de cumul	Sélectionnez le calcul qui renvoie la première date du cumul, par exemple Travailleur : Date d’embauche ou Travailleur : Date de service pour les congés ou créez un calcul de date pour renvoyer cette date. Exemple : créez un calcul d’incrémentation/de décrémentation de date qui renvoie la date d’embauche d’un travailleur plus 30 jours. Le cumul a lieu le dernier jour du mois, si les deux conditions sont vraies : La date d’embauche tombe le 31 du mois. Le mois suivant comporte moins de 30 jours. Les travailleurs doivent tout de même répondre aux critères de planification pour que le cumul ait lieu à cette date.
Récurrence du calcul du cumul tous les	Entrez le nombre d’unités de temps récurrentes (jours ou mois) après la première date de cumul à laquelle le cumul doit avoir lieu. Exemple : entrez 1 si le cumul a lieu tous les mois à la date anniversaire de la première date de cumul.
Unité de temps pour la récurrence du calcul du cumul	Indiquez si l'intervalle de récurrence représente Jours ou Mois .

Dans l’onglet

Calcul

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Solde d'un régime de congés - Limite inférieure	Déterminez les congés à payer lorsque les travailleurs dépassent leur solde disponible. Sélectionnez une valeur de constante, telle que -40 heures ou 5 jours, ou un calcul pour définir le montant. Workday considère les unités de congés qui réduisent le solde en dessous de la limite comme non payées. Exemple : le régime de vacances a une limite inférieure de -16 heures. John utilise la totalité de ses heures de vacances (solde = zéro) et prend ensuite 10 heures de plus. Workday paie les 10 heures, car elles sont toutes comprises dans la limite inférieure. Toutefois, si John demande 10 heures supplémentaires, Workday n’en paie que 6 et comptabilise les heures restantes comme des heures non payées. Vous pouvez utiliser des règles de validation des congés afin d’empêcher les travailleurs de demander des congés non payés. Entrez zéro pour indiquer que Workday ne doit pas payer de congés lorsque les travailleurs réduisent leur solde de congés à zéro. Entrez une valeur négative pour permettre aux travailleurs de recevoir des congés payés lorsque leur solde tombe sous zéro.
Solde d'un régime de congés - Limite supérieure	Précisez le nombre maximum d’heures ou de jours que les travailleurs peuvent accumuler dans le solde de leur régime de congés. Vous pouvez également sélectionner un calcul qui renvoie le montant. Le montant du solde qui dépasse la limite affiche des heures de cumul avec le statut Perdu dans les pages et les rapports de Workday.
Quantité quotidienne par défaut	Sélectionnez une valeur par défaut à afficher lorsque vous entrez des congés pour ce régime. Si vous sélectionnez un calcul conditionnel, la quantité par défaut est fondée sur le premier jour demandé. Exemples : Vous pouvez utiliser des calculs qui renvoient les heures prévues d’un travailleur, ou la valeur 8 pour les travailleurs sans horaire. Jane entre une demande de congé personnel pour le lundi, le mardi et le vendredi. Étant donné qu’elle doit travailler 4 heures le lundi, la quantité par défaut pour chaque jour de la demande est de 4. Les calculs arithmétiques tels que Travailleur qui planifie des horaires - Quarts planifiés : Heures du quart (en fonction de la date d’effet) sans arrondissement vous permettent de configurer des valeurs dynamiques pour guider les travailleurs dans l’entrée des valeurs correctes. Pour définir une quantité par défaut pour un congé qui remplace la quantité par défaut du régime, utilisez les tâches Créer un congé ou Modifier des congés . Workday génère une erreur si la quantité générée : Dépasse la valeur de validation maximum. Fait échouer une demande avec d’autres validations que vous avez définies.
Jours à inclure	Workday compare automatiquement les jours sélectionnés aux validations des congés et aux options que vous sélectionnez pour ce champ. Vos sélections, associées à la case à cocher Limiter les demandes aux jours automatiquement inclus dans le calendrier , contrôlent les jours pour lesquels les travailleurs peuvent entrer des congés. Les options Jours de travail (ouvrables) et Jours de travail (les heures de travail dépassent les heures de jour férié) nécessitent que vous définissiez des calendriers de jours fériés et d’horaires de travail. Lorsque vous sélectionnez l’option Configurer les jours à inclure , vous pouvez : Sélectionnez des jours précis dans l’invite Jours inclus . Workday compte ces jours lorsque les travailleurs demandent des congés. Exemple : le bureau international de Global Modern Services n’applique pas une semaine de travail standard du lundi au vendredi. Au moyen de cette option, ce bureau définit une semaine de travail qui va du dimanche au jeudi. Préciser si un congé est disponible un jour férié. Cochez la case Inclure les jours fériés inscrits au calendrier des jours fériés .
Utiliser les quarts de planification	Sélectionnez cette option pour déterminer les jours de travail à partir de Workday Scheduling. Lorsque les travailleurs font partie d’une organisation de planification des horaires et ont un horaire publié pour la semaine de leur demande de congés, Workday utilise l’horaire publié; sinon, Workday tient compte de la configuration Jours à inclure dans le régime de congés. Workday utilise le calendrier des horaires de travail lorsque le champ Jours à inclure est Jours de travail (ouvrables) . Bien que Workday Scheduling prenne en charge les postes multiples, vous ne pouvez pas cocher cette case dans les régimes de congés fondés sur le poste. Toutefois, lorsque vous sélectionnez Utiliser les quarts de la planification dans un régime de congés fondé sur le travailleur et qu’un travailleur ayant plusieurs postes demande des congés dans le cadre de ce régime, s’il existe un horaire publié pour la semaine pour le travailleur pour n’importe quel poste, Workday l’empêche de demander des heures. de congés aux jours prévus de leur travail.
Limiter les demandes aux jours automatiquement inclus dans le calendrier	S’applique lorsque vous utilisez les tâches Demander une absence et Entrer une absence : Sélectionnez cette option pour limiter les demandes de congés aux jours indiqués par l’option Jours à inclure . Annulez votre sélection pour permettre aux travailleurs d’entrer des congés pour n’importe quel jour. Sélectionnez Inclure tous les jours sélectionnés pour inclure des jours en dehors de la sélection Jours à inclure .

Dans l’onglet

Cumul

, sélectionnez les cumuls qui s’ajoutent au solde du régime de congés.

La grille indique si les cumuls sélectionnés ont une fréquence de cumul, une règle d’admissibilité ou une limite supérieure qui remplace les règles du régime.

Dans l’onglet

Congés

, associez les congés au régime dans la grille

Soustrait du solde

Les cases à cocher de remplacement désignent les congés pour lesquels est définie une règle d’admissibilité, une limite inférieure ou une quantité par défaut différente des règles du régime. Les règles propres aux congés remplacent les règles propres au régime.

(Facultatif) Dans la section

Paiement de congés

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Congés pour l’ajustement du transfert de soldes	Workday utilise le congé pour créer un ajustement qui compense le solde du régime lorsqu’un travailleur perd son admissibilité en raison d’un changement lié à l’emploi.
Congés pour l’ajustement à la suite d’une fin d’emploi	Workday utilise le congé pour créer un ajustement qui compense le solde du régime à la fin de l’emploi.
Congés pour l’ajustement lié à la perte de valeur	Workday utilise le congé pour créer des ajustements qui compensent le type de congé défini dans l’onglet Options de abandon du congé.

Dans l’onglet

Admissibilité

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Activé pour l’admissibilité au régime selon le type de travailleur	Précisez si le régime de congés est disponible pour les employés, les travailleurs auxiliaires ou tous les travailleurs.
Pays/région	Sélectionnez les pays ou les régions dans lesquels le régime de congés s’applique. Ce paramètre limite le nombre de règles d’admissibilité que Workday doit évaluer pour un travailleur. Le système filtre les congés par pays ou par région avant d’évaluer d’autres critères d’admissibilité : Les régimes de congés fondés sur le poste évaluent l’emplacement qui est associé à chacun des postes d’un travailleur. Les régimes de congés fondés sur le travailleur évaluent l’emplacement qui est associé au poste principal du travailleur. Les régimes de congés évaluent l’emplacement à la date de début de la période ou à la date de fin de la période. Si les règles d’admissibilité liées au pays sont plus précises, vous devez définir des règles d’admissibilité supplémentaires. Exemple : les travailleurs doivent résider dans un pays précis à la date de fin de la période. Vous pouvez définir la valeur Pays/région pour une partie ou la totalité de vos régimes de congés à l’aide de la tâche Mettre à jour l’admissibilité aux régimes de congés par pays et par région .
Pays/région activé pour tous les postes	(Facultatif) Disponible uniquement pour les régimes de congés fondés sur le travailleur. Workday remplace ce paramètre lorsque vous sélectionnez également Poste obligatoire dans la demande de congés pour les congés du régime. Sélectionnez cette option pour permettre aux travailleurs en affectation à l’étranger de sélectionner les régimes de congés pour leur affectation actuelle. Vous pouvez sélectionner cette option si vous activez les valeurs Pays/région pour le pays du travailleur. Exemple : Marc travaille à Toronto, mais part pour une affectation à l’étranger en Chine. Il devient admissible au régime de vacances de la Chine , mais ne peut pas y accéder lors de la demande de congés. L’administrateur a activé le régime de vacances de la Chine dans le champ Pays/région . Toutefois, pour que le régime de vacances de la Chine soit disponible pour Marc, vous devez cocher la case Pays/région activé pour tous les postes . Workday vérifie automatiquement les régimes de pays ou de région auxquels Marc est admissible.
Admissibilité des travailleurs	Sélectionnez d’autres critères d’admissibilité pour le régime de congés. Ces règles d’admissibilité s’appliquent à tous les congés que vous associez au régime, sauf si vous définissez des règles supplémentaires pour un congé particulier.

Effets de l’option Jours à inclure : Limiter les demandes aux jours automatiquement inclus dans le calendrier: Cynthia veut prendre un congé de vacances
le vendredi et le lundi suivant. Dans le calendrier, elle sélectionne l’intervalle de dates du vendredi au lundi.
L’option
Jours à inclure
pour le régime de vacances
est Jours de semaine (lun - ven)
.

Workday traite les demandes de congés différemment selon le paramètre de la case à cocher
Limiter les demandes aux jours automatiquement inclus dans le calendrier
. Si :
La case est cochée, Workday considérera que Cynthia demande un congé de deux jours.
La case est décochée, Workday affiche la case à cocher
Inclure tous les jours sélectionnés
lorsque les travailleurs entrent des congés. Si Cynthia la sélectionne, Workday considère qu’elle demande 4 jours de congés.
Effets de l’option Jours à inclure : Configurer les jours à inclure: Workday traite les demandes de congés différemment selon la case à cocher
Inclure les jours fériés inscrits au calendrier des jours fériés
et les paramètres
Jours inclus
. Quand :
Vous cochez
Inclure les jours fériés inscrits au calendrier des jours fériés
, Workday inclut uniquement les jours que vous sélectionnez dans l’invite
Jours inclus
qui sont des jours fériés.
Vous la décochez, Workday n’inclut aucun des jours que vous sélectionnez dans l’invite
Jours inclus
qui sont des jours fériés.
En tant qu’administrateur RH pour Global Modern Services, vous cochez la case Inclure
les jours fériés inscrits au calendrier des jours fériés
. Un jour férié tombe un vendredi. Toutefois, comme vous avez sélectionné uniquement Samedi
et Dimanche
dans l’invite
Jours inclus
, Workday n’inclut pas le vendredi lors du traitement d’une demande de congés pour le vendredi, le samedi et le dimanche.