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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : créer et rapprocher des groupes de rapprochement des paiements électroniques

Étapes : créer et rapprocher des groupes de rapprochement des paiements électroniques

Configurez le processus de gestion
Événement lié à un compte bancaire
 et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
Vous pouvez consolider vos paiements électroniques sortants dans des groupes de rapprochement de paiements électroniques (GRPE) pour rationaliser le rapprochement. Lorsque vous réglez les paiements par transfert électronique de fonds et par dépôt direct, Workday génère les GRPE avec les paiements pour chaque compte bancaire.
Les GRPE vous permettent d’exécuter les tâches suivantes :
  • Regrouper les paiements de la paie pour éviter d’afficher des renseignements confidentiels figurant sur des paiements individuels.
  • Rapprocher manuellement un grand nombre de paiements électroniques en tant que groupe unique.
  • Faire correspondre un groupe de paiements électroniques à une seule ligne de relevé bancaire dans les rapprochements automatiques.
  • Réduire les frais bancaires en regroupant tous vos paiements électroniques sur une seule ligne de relevé bancaire, conformément à votre convention de services bancaires.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un compte bancaire
     ou à la tâche
    Modifier un compte bancaire
    .
    Cochez la case
    Regrouper les paiements électroniques aux fins du rapprochement
    .
    Sécurité : le domaine
    Set Up: Bank Entity
     dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
  2. (Facultatif) Configurez Workday pour recevoir et téléverser des fichiers d’accusé de réception de paiement.
    Les fichiers indiquent si la banque a reçu, traité ou rejeté vos paiements.
  3. Effectuez le règlement des paiements électroniques.
    Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes :
    Workday regroupe les paiements qui ont en commun tous les attributs de paiement ci-dessous dans un GRPE :
    • La catégorie de paiement. Exemple : un paiement ad hoc ou un paiement divers.
    • La date de paiement.
    • Le type de paiement. Exemple : le transfert électronique de fonds ou le dépôt direct.
    • La devise de transaction.
    Workday inclut à la fois l’identifiant de référence du groupe et les identifiants des paiements individuels dans le fichier de paiement remis à la banque. Lorsque la banque accepte et finalise au moins un paiement dans le groupe, Workday active le GRPE pour effectuer le rapprochement bancaire. Workday considère à la fois les paiements reçus et les paiements retournés comme finalisés.
    Lorsqu’un paiement du groupe est toujours en attente d’accusé de réception, Workday vous empêche de faire le rapprochement du GRPE.
  4. Indiquez l’identifiant de référence du GRPE dans le fichier de paiement.
    Pour repérer l’identifiant de référence de groupe que votre banque utilise dans le fichier de paiement, sélectionnez le message de paiement du processus de gestion dans l’onglet
    Groupes de paiements
     lorsque vous affichez le lot de règlement. Exemple : dans un document XML ISO20022, l’élément
    Payment Information ID
     contient l’identifiant de groupe et l’élément
    Identifiant de paiement
     contient l’identifiant de paiement individuel.
  5. Avisez votre banque pour qu’elle génère une seule ligne de relevé bancaire par GRPE.
    Vous pouvez demander à votre banque d’intégrer l’identifiant de référence de groupe du fichier de paiement sur la ligne de relevé bancaire résultante pour simplifier le rapprochement bancaire.
    Exemple : vous traitez plusieurs paiements de la paie par service ACH à partir de Workday pour vos employés. Pour activer une méthode de correspondance un-à-un pour le rapprochement, vous demandez à votre banque de retourner une seule ligne de relevé qui représente la somme de tous les paiements par service ACH individuels du groupe.
  6. Enregistrez l’information sur le relevé bancaire dans Workday.
    Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes :
  7. Faites le rapprochement des lignes de vos relevés bancaires avec les GRPE.
    Vous pouvez effectuer une des tâches suivantes :
    Pour effectuer le rapprochement, procédez de l’une des façons suivantes :
    • Créez une règle de correspondance de un-à-un à l’aide d’une règle de conditions fondée sur le champ
      Référence de la transaction
       pour le rapprochement automatique.
    • Faites correspondre l’identifiant de référence de groupe sur la ligne de relevé avec le GRPE pendant le rapprochement manuel.
    Pour connaître le numéro de référence d’un GRPE et les statuts des paiements qu’il contient, vous pouvez produire le rapport
    Afficher un groupe de rapprochement de paiements électroniques
     à partir de la tâche ou du rapport ci-dessous :
    • Rapprochement bancaire manuel
      . Dans la grille
      Éléments rapprochables
      , cliquez sur l’icône de loupe pour le GRPE.
    • Afficher un lot de règlement
      . Sélectionnez le groupe de paiements, puis le message de paiement du GRPE.
Le rapprochement bancaire vous permet de vérifier que vos paiements regroupés sont reflétés avec exactitude sur les lignes de votre relevé bancaire. Vous pouvez utiliser le rapport
Récapitulatif de la comparaison des données comptables avec les données bancaires
 et d’autres rapports sur le rapprochement bancaire pour confirmer les détails.
Vous activez la fonction GRPE pour le rapprochement bancaire et configurez Workday pour qu’il puisse recevoir les accusés de réception de paiement. Workday regroupe vos quatre paiements par transfert électronique de fonds dans un GRPE d’une valeur totale de 1 000,00 $.
Ce tableau montre comment Workday détermine le montant total du GRPE et si celui-ci peut être rapproché en fonction des différents statuts de paiement et d’accusé de réception dans le groupe. Un GRPE qui inclut un paiement dont le statut est :
  • En attente d’un accusé de réception de paiement
     n’est pas encore rapprochable, bien que le paiement soit pris en compte dans le montant initial du GRPE.
  • Annulé
     ou
    Rejeté
     est rapprochable, mais Workday déduit ce paiement du montant initial du GRPE. Si tous les paiements sous-jacents du groupe sont annulés ou rejetés, le GRPE ne peut pas être rapproché.
Paiements dans le GRPE
Scénario 1
Scénario 2
Scénario 3
Scénario 4
Scénario 5
Scénario 6
Scénario 7
Paiement 1
100,00 $
En attente d’un accusé de réception
En attente d’un accusé de réception
Terminé
Rejeté
Rejeté
Rejeté
Rejeté
Paiement 2
200,00 $
En attente d’un accusé de réception
Terminé
Terminé
Terminé
Rejeté
En attente d’un accusé de réception
En attente d’un accusé de réception
Paiement 3
300,00 $
En attente d’un accusé de réception
Terminé
Terminé
Terminé
Rejeté
Terminé
Annulé
Paiement 4
400,00 $
En attente d’un accusé de réception
Terminé
Terminé
Terminé
Rejeté
Terminé
Terminé
Montant total du GRPE
1 000,00 $
1 000,00 $
1 000,00 $
1 000,00 $
900,00 $
0,00 $
900,00 $
600,00 $
Le GRPE est-il rapprochable?
Non
Non
Oui
Oui
Non
Non
Non