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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-09-20
Planifier des lots de règlement automatiques

Planifier des lots de règlement automatiques

  • Créez les éléments impayés et les paiements en attente que vous devez régler.
  • Définissez un profil intersociétés dans Workday pour le règlement de paiements intersociétés.
  • Sécurité : un des domaines suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :
    • Process : Planifier l’exécution d’un lot de règlement
    • Process: Settlement
Vous pouvez définir une planification pour que Workday crée un lot de règlement et règle des éléments impayés et des paiements en attente. Si vous planifiez la création du lot de règlement uniquement, vous pouvez réviser et modifier ce dernier avant de le traiter.
  1. Accédez à la tâche
    Planifier l’exécution d’un lot de règlement
     .
  2. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Devise
    Cette devise peut être différente de la devise du compte bancaire, mais les comptes bancaires de la règle de routage bancaire doivent l’accepter.
    Vous pouvez sélectionner plusieurs devises lorsque vous recherchez des éléments ou des paiements à ajouter au lot de règlement. Workday règle les paiements dans la devise de chaque transaction. Pour sélectionner plusieurs devises ou toutes les devises, activez les lots de règlement multidevises dans la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
     .
    Devise d'affichage
    Devise du lot de règlement pour les lots de règlement en devise unique.
    Pour les lots de règlement multidevises, Workday affiche le total des paiements entrants ou sortants du lot de règlement dans cette devise tout en acquittant les paiements dans la devise de la transaction. Vous pouvez remplacer la devise par défaut de la société par une autre devise associée au compte bancaire de la société.
    Date d’exécution à compter de la date actuelle (en jours)
    Pour régler tous les paiements créés dans le lot de règlement, entrez un nombre de jours à compter de la date du jour. Exemple : vous pouvez définir une date de lot de règlement future afin de disposer de plus de temps pour approvisionner vos comptes bancaires sources avant que les banques exécutent les paiements de factures de fournisseurs.
    Filtres de sélection automatique
    Workday inclut tous les éléments impayés et les paiements en attente qui correspondent aux critères du filtre de règlement pour les éléments suivants :
    • Organisation
    • Évaluer
    • Date d’exécution
    Vous pouvez ajouter ou supprimer des sélections du lot de règlements si nécessaire avant de traiter l'exécution. Pour le Royaume-Uni, la date du lot de règlements correspond à la date de traitement des Bankers' Automated Clearing Services.
    Inclure les paiements au nom d’autres sociétés
    Sélectionnez cette option pour régler les demandes de paiement d’autres sociétés concernant les catégories de paiements suivantes et effectuer les paiements au nom de ces sociétés :
    • Paiements d'avances
    • Les transactions par carte de crédit pour frais professionnels
    • Notes de frais
    • Les demandes de paiement divers
    • Factures de fournisseur
    Les sociétés disponibles dépendent de votre profil intersociétés. Cette option n’est pas disponible si vous réglez des paiements pour une hiérarchie de sociétés.
    Si vous utilisez un filtre personnalisé avec des sociétés et des critères précis, vous devez sélectionner cette option.
    Conserver le lot de règlement comme brouillon
    Cette option planifie la création du lot de règlement, mais l’enregistre sous forme de brouillon. Après la date et l’heure prévues, vous pouvez rechercher le lot de règlement, le passer en revue, y apporter des modifications et lancer manuellement le processus lorsque vous êtes prêt.
    Exclure les paiements négatifs
    Sélectionnez cette option pour exclure le traitement des paiements négatifs, tels que les ajustements de crédit non imputés, dans le lot de règlement.
    Workday regroupe tous les paiements négatifs par société, catégorie de paiements et devise sur une seule rangée. Ils sont marqués comme exclus dans la tâche
    Afficher un lot de règlement
    .
    Date dynamique de paiement à un fournisseur
    Sélectionnez la date de paiement à un fournisseur que vous souhaitez utiliser pour le lot de règlement.
    • Lorsque la date d’escompte sur la facture du fournisseur est passée, Workday utilise la date d’échéance de la facture du fournisseur comme date de paiement.
    • Lorsque la date d’échéance de la facture du fournisseur est passée, Workday utilise la date du lot de règlement comme date de paiement.
    Un lot de règlement peut avoir des paiements aux fournisseurs avec des dates de paiement différentes. La banque exécute les paiements aux fournisseurs en fonction de la date de paiement, et non de la date à laquelle vous envoyez le fichier de paiement.
    Workday regroupe également les ajustements de crédit aux fournisseurs en fonction de la valeur de date de paiement que vous avez sélectionnée. Vous pouvez cocher la case Imputer
    des ajustements de crédit de fournisseur au premier paiement dû
    dans la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
    pour imputer automatiquement les ajustements de crédit de facture de fournisseur aux paiements de factures pendant le règlement. Workday compense les notes de crédit en attente avec les factures de fournisseurs, quelle que soit leur date d’échéance.
Lorsque la date et l’heure prévues arrivent, Workday crée un lot de règlement en fonction de vos critères de sélection et soit :
  • Enregistre le lot de règlement comme brouillon.
  • Lance le processus de gestion
    Événement lié au lot de règlement
     automatiquement et règle ses éléments impayés et paiements en attente.
Une fois que le moteur de règlement a terminé les paiements, il génère les écritures comptables associées à chaque paiement et les envoie à la comptabilité financière de Workday. Si les périodes de grand livre pour la date du lot de règlement sont clôturées ou ont le statut
Clôture en cours
 , les paiements sont imputés à la première période de grand livre ouverte qui est disponible. Si aucune période de grand livre ouverte n’est disponible, le statut des changements d’écritures des paiements est défini à
Erreur
.
Après le lancement du lot de règlement, vous pouvez :
  • Approuvez l’événement lié au lot de règlement.
  • Pour les paiements électroniques :
    • Approuvez la transmission de paiements.
    • Terminer et approuver toutes les étapes du processus de gestion
      Événement de transmission de paiements
       .
    • Téléversez les accusés de réception de paiements pour les paiements dont le statut du paiement est
      En attente d’un accusé de réception
       .
    • Assurez-vous que vous avez correctement envoyé les fichiers d’intégration des paiements.
  • Pour les paiements par chèque :
    • Remplissez les tâches d’impression de chèques dans
      Mes tâches
       pour lancer l’impression des chèques lorsque vous êtes prêt.
    • Terminer et approuver toutes les étapes des processus de gestion
      Tâche d’impression de chèques
       et
      Événement d’impression des paiements
       .
Pour modifier un lot de règlement provisoire, utilisez le rapport
Rechercher des lots de règlement
 . Si nécessaire, changez le
nom du lot de règlement
 ou
la date de paiement
. La date de paiement est la date du règlement qui s’affiche sur les chèques et les avis des paiements inclus dans l’exécution. Pour les paiements électroniques, la date de paiement correspond à la date à laquelle vous traitez le lot de règlement.