Cuestiones relativas a la configuración: tablas de ausencias
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la funcionalidad de las tablas de ausencias. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Puede utilizar las tablas de ausencias para agrupar vacaciones y permisos relacionados. Los trabajadores que soliciten ausencias que abarquen diversos planes de vacaciones y permisos pueden solicitar un solo tipo de vacaciones y permisos. Workday selecciona automáticamente las vacaciones y permisos pertinentes para cada parte de la ausencia.
Beneficios para la empresa
Las tablas de ausencias aumentan la eficiencia, ya que:
- Reducen el número de solicitudes de vacaciones y permisos que un trabajador debe realizar.
- Consolidan el número de tipos de vacaciones y permisos entre los que puede elegir un trabajador.
- Reducen el número de aprobaciones de solicitudes de vacaciones y permisos que los gerentes tienen que hacer.
Ejemplos de uso
Puede usar tablas de ausencias para gestionar ausencias que tengan diferentes tarifas de pago durante su duración, como:
- Ausencia por paternidad
- Ausencia por enfermedad
Los usuarios pueden solicitar vacaciones y permisos en tablas de ausencias en dispositivos móviles. Workday admite tablas de ausencias en Android, iPad y iPhone, lo que le permite gestionar solicitudes de vacaciones y permisos que abarcan varios niveles de ausencia.
Preguntas que debe tener en cuenta
Pregunta | Consideraciones |
|---|---|
¿Cómo se utilizan varios planes de vacaciones y permisos para gestionar un tipo de ausencia? | Puede crear una tabla de ausencias para el tipo de ausencia. Luego, puede definir niveles de ausencia utilizando planes de vacaciones y permisos nuevos o ya existentes para gestionar el tipo de ausencia. |
¿Cómo se definen los planes de vacaciones y permisos que los trabajadores pueden usar una vez que agotan el saldo de otro plan de vacaciones y permisos? | Puede crear una tabla de ausencias con un nivel para cada plan de vacaciones y permisos. Puede asignar una prioridad más alta al plan de vacaciones y permisos que quiere que el trabajador utilice primero. Cuando se agota el saldo del nivel actual, la solicitud pasa al siguiente nivel con saldo disponible. |
¿Cómo se gestionan las ausencias que tienen distintas tarifas de pago a lo largo del tiempo? | Puede crear una tabla de ausencias con un nivel para cada tarifa de pago. Luego, puede configurar su nómina para aplicar la tarifa de pago adecuada a cada nivel de vacaciones y permisos. |
¿Cómo se gestionan los periodos de espera por enfermedad? | Puede definir niveles de periodo de espera con cálculos de cantidad por aparición para garantizar que una determinada cantidad de unidades de vacaciones y permisos por enfermedad no se retribuya o tenga una tarifa de pago diferente cada vez que se produzca una nueva aparición de ausencia. |
¿Cómo se gestionan las futuras solicitudes de vacaciones y permisos usando niveles de ausencia? | La revaluación de niveles permite a Workday evaluar nuevas solicitudes de vacaciones y permisos, y garantizar que los saldos de nivel se reduzcan cronológicamente. Workday ejecuta un trabajo de revaluación que identifica y corrige de forma automática los registros de eventos de la tabla de ausencias con fecha futura, en función de los eventos de la tabla de ausencias que se hayan introducido recientemente o de la corrección de los existentes. Workday utiliza los saldos de los planes de vacaciones y permisos de nivel en el orden de prioridad de los niveles de tabla de ausencias.
El trabajo de revaluación se activa cuando finalizan los procesos de gestión Solicitud de vacaciones y permisos y Corrección de vacaciones y permisos y en respuesta a eventos de vacaciones y permisos en tablas de ausencias en las que hay eventos de tabla de ausencias aprobados en el futuro. Estos eventos de vacaciones y permisos incluyen lo siguiente:
A la hora de definir las tablas de ausencias, debe tener en cuenta las fechas efectivas de los objetos de la tabla de ausencias. Las tablas de ausencias no tienen fechas efectivas. Sin embargo, los planes de vacaciones y permisos de nivel definidos en una tabla de ausencias incluyen planes de vacaciones y permisos y eventos de vacaciones y permisos con fecha efectiva. La fecha efectiva de estos objetos puede afectar a la fecha en la que los niveles relacionados se hacen efectivos y pasan a estar disponibles para usarlos en solicitudes de ausencia y en la visibilidad de saldo. |
¿Qué tipos de ausencias quiere agrupar en una tabla de ausencias? | Puede agrupar los tipos de ausencias que utilizan la misma unidad. Para solicitar una ausencia basada en una tabla de ausencias, un trabajador debe ser elegible para al menos un plan de nivel. Cuando un trabajador es elegible para varios niveles, pero no para todos, Workday deduce las vacaciones y permisos de aquellos niveles para los que es elegible. |
¿Cómo desea alertar a los trabajadores cuando introduzcan una solicitud no válida? | Puede crear mensajes de validación que se muestren cuando los trabajadores intentan introducir una ausencia que no cumple con sus configuraciones. Puede añadir estas validaciones a sus tablas de ausencias:
Puede evitar que los trabajadores soliciten una ausencia no retribuida definiendo la validación Máximo permitido de unidades de vacaciones y permisos no retribuidos en cada nivel de vacaciones y permisos. |
¿Cómo introducen los trabajadores las solicitudes de vacaciones y permisos para todos los días de la semana? | Las tablas de ausencias utilizan la configuración Días que se incluyen en cada plan de vacaciones y permisos de nivel. Ejemplo: define Días que se incluyen de lunes a viernes en el nivel 1, pero configura esta opción para todos los días en el nivel 2. Las solicitudes de vacaciones y permisos que incluyen el sábado utilizan el saldo del nivel 2. |
Recomendaciones
Workday recomienda permitir siempre a Workday identificar y corregir automáticamente los eventos de ausencia. Por lo tanto, en todas las tablas de ausencias nuevas que cree, la casilla
Permitir revaluación
aparecerá seleccionada por defecto. Defina la
Cantidad diaria por defecto
en el plan de vacaciones y permisos del primer nivel para el valor que desee utilizar en la tabla de ausencias. Los niveles restantes de la tabla de ausencias utilizan este valor automáticamente.Los límites inferiores y la validación del
Máximo permitido de unidades de vacaciones y permisos no retribuidos
garantizan que los trabajadores agoten el saldo de un plan de vacaciones y permisos antes de utilizar otro, excepto si configura valores de Cantidad por aparición
. Seleccione planes de vacaciones y permisos que utilicen el mismo calendario de periodos y el mismo periodo de saldo.
Si añade cálculos de cantidad por aparición a tablas de ausencias existentes que aún no estén activadas para apariciones de ausencias, añada los cálculos antes de activar las tablas para las apariciones. De este modo, se evita realizar cálculos adicionales innecesarios de las nuevas apariciones.
Añadir valores de cantidad por aparición a tablas de ausencias que ya tengan entradas de vacaciones y permisos relacionadas no cambia la división de los niveles existentes. Workday solo aplica los valores a las nuevas entradas de vacaciones y permisos en la tabla de ausencias o al ejecutar la revaluación de la tabla.
Requisitos
Defina o reutilice los planes de vacaciones y permisos existentes para cada nivel de la tabla de ausencias. Cada plan de vacaciones y permisos debe:
- Realicen un seguimiento de saldos.
- Utilizar la misma unidad de tiempo.
Limitaciones
- No puede introducir horas de inicio y finalización en las solicitudes de tabla de ausencias en los calendarios de ausencias y vacaciones y permisos heredados. Debe definir Experiencia de calendario de ausencias para activar las horas de inicio y finalización en las tablas de ausencias.
- No puede añadir vacaciones y permisos temporales a una tabla de ausencias. Las vacaciones y permisos temporales se restan del saldo de ausencias sin que al empleado se le asigne una ausencia mediante el proceso de gestiónSolicitud de ausencia. Al crear o editar tablas de ausencias, Workday proporciona una validación que le impide añadir vacaciones y permisos temporales. Al crear o editar tipos de ausencia, Workday proporciona una validación que le impide añadir vacaciones y permisos como vacaciones y permisos temporales si ya están en uso en una tabla de ausencias.
- Las validaciones de vacaciones y permisos individuales no se muestran cuando utiliza esas vacaciones y permisos en una tabla de ausencias, excepto en el caso de la validaciónMáximo permitido de unidades de vacaciones y permisos no retribuidos.
- Los cálculos basados en periodos no están disponibles para validaciones en tablas de ausencias.
- No puede usar fechas efectivas con tablas de ausencias, Puede introducir fechas efectivas en los planes de vacaciones y permisos de nivel.
- Los trabajadores no pueden solicitar un tipo de vacaciones y permisos después de añadirlos a una tabla de ausencias. Las solicitudes de vacaciones y permisos posteriores se corresponden con la tabla de ausencias. Puede sustituir el orden del nivel de las solicitudes de ausencia.
Definición de entorno de cliente
Acceda a la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - HCM
para activar la cantidad por aparición en los niveles de la tabla de ausencias.Seguridad
Los usuarios con seguridad activada para el dominio
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
en el área funcional Time Off and Leave pueden ver, editar y crear tablas de ausencias. Procesos de gestión
Puede actualizar las reglas de condición de entrada que utiliza para las validaciones de procesos de gestión con el fin de incluir el campo de informe
Absence Table or Time Off for Time Off Event
Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Todas las tablas de ausencias
| Consulte todas las tablas de ausencias en su entorno de cliente y los planes de vacaciones y permisos relacionados. |
Detalles de entrada de vacaciones y permisos en niveles de ausencias
| Consulte el uso del nivel de ausencia por solicitudes de vacaciones y permisos de trabajador. También puede usar el informe para confirmar que la prioridad de nivel funciona correctamente. El informe indica los eventos revaluados. |
Consulta de tabla de ausencias
| Consulte información detallada de una tabla de ausencias específica, incluidos los niveles y las validaciones relacionados de la tabla de ausencias. |
Puede añadir el campo de informe
Tabla de vacaciones y permisos/ausencias
del objeto de gestión Coordinated Time Off Entry
a sus informes personalizados existentes para consultar el uso de la tabla de ausencias.Integraciones
Puede utilizar estos servicios web para añadir, ajustar o cargar de forma masiva solicitudes de vacaciones y permisos en tablas de ausencias:
- Ajuste de vacaciones y permisos
- Introducción de vacaciones y permisos
- Import Time Off Request Event Batch
Conexiones y Touchpoints
Producto | Punto de contacto |
|---|---|
Payroll | Cree percepciones y deducciones independientes para cada plan de vacaciones y permisos que utilice en la tabla de ausencias. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.