Gestión de transacciones de facturación de proyecto

Administrator Guide

Para transferir transacciones de proyecto facturable no relacionadas con mano de obra a otro proyecto, configure una fecha de ajuste contable y un motivo de ajuste contable.

Para activar las transferencias de transacciones en periodos cerrados, active la opción

Permitir transferencias en periodos de entrada de horas cerrados

en todo el entorno de cliente en la ficha

Opciones de transferencia de proyecto

de la tarea

Definición de configuración de facturación de proyecto

Seguridad:

Dominio Manage: Billable Projects
en el área funcional Projects

Dominio Process: Project Billing - Core
en el área funcional Project Billing.

Para transferencias de proyecto en periodos bloqueados y cerrados:

El usuario también debe tener acceso al dominio Time Tracking: Exempt from Lockout
en el área funcional Time Tracking.

Si el proceso de gestión Evento de ajuste de transacción de proyecto
:

Si está configurado, el iniciador de la transferencia de proyecto debe tener acceso al dominio Time Tracking: Exempt from Lockout
, o el proceso de gestión no avanzará.

está configurado con aprobadores, los aprobadores deben tener acceso al dominio Time Tracking: Exempt from Lockout
o el proceso de gestión no finaliza.

Dominio Set Up: Project Billing - Configurations
en el área funcional Project Billing (para la opción

Allow Transfers Within Closed Time Entry Periods

Puede utilizar la tarea Gestión de transacciones de facturación de proyecto para revisar todos los orígenes de transacción de sus transacciones de facturación de proyecto. Workday le permite consultar las transacciones con antigüedad, consultar las transacciones que pueden requerir un recálculo y profundizar en las transacciones en función del estado de facturación.

Puede consultar las transacciones de todos los orígenes de transacción juntas o agrupadas en fichas por origen de transacción.

También puede hacer lo siguiente:

Ajuste las horas, las tarifas y los importes de transacción.

Apruebe las transacciones de un proyecto.

Cambie el estado de facturación de las transacciones.

Cree propuestas de factura para transacciones.

Filtrar por transacciones facturables facturadas anteriormente y consultarlas.

Vuelva a calcular los importes de transacción mediante hojas de tarifas de facturación.

Divida las transacciones facturables no relacionadas con mano de obra en varias transacciones (al consultarlas por origen de transacción).

Transferir transacciones facturables a otro proyecto, fase o tarea (cuando se consulta por origen de transacción).

Acceda a la tarea

Transferencia de transacciones de proyecto

desde la página de resumen para transferir y dividir otros tipos de transacción.

Puede añadir el worklet

Gestión de transacciones de facturación de proyecto

a su página de inicio para revisar las transacciones de facturación de proyecto.

Tenga en cuenta que las fechas de línea de contrato controlan si las transacciones son facturables o no facturables. Las fechas de línea de contrato también controlan la asignación al proyecto en la línea de contrato. Si las transacciones no se pueden facturar, las transacciones están fuera del rango de fechas de la línea de contrato o el programa de facturación o el contrato contienen información incorrecta.

Acceda a la tarea

Gestión de transacciones de facturación de proyecto

Workday muestra el cuadro de diálogo de criterios de búsqueda con los criterios de búsqueda anteriores guardados cada vez que accede a la tarea.

Complete los criterios de búsqueda:

Se debe rellenar al menos uno de los siguientes campos para realizar una búsqueda:

Jerarquía de proyectos

Cliente

Responsable de proyecto

Proyectos facturables

Opción	Descripción
Rol asignable de proyecto	Seleccione un rol de proyecto asignable, como Gestor de proyectos o Especialista en facturación de proyectos , para filtrar los proyectos facturables que se van a revisar (opcional). Workday guarda su selección y la utiliza cada vez que accede a la tarea. Si se han creado nuevos proyectos recientemente o se han realizado cambios en la estructura de jerarquía de proyectos, puede haber un retraso antes de que esos cambios se reflejen en los resultados de búsqueda. La lista de valores Rol asignable de proyecto no admite roles asignables asociados a grupos de seguridad con el derecho de acceso Se aplica a organización actual y Subordinadas a nivel . Si selecciona este tipo de rol asignable, la búsqueda no devuelve ninguna transacción. El rol asignable de proyecto que seleccione puede asignarse a más de un grupo de seguridad basado en rol, y cada uno de esos grupos de seguridad puede tener una configuración diferente para Derechos de acceso a organizaciones . En este caso, Workday aplica los derechos de acceso siguiendo este orden de clasificación: Rango 1: se aplica a la organización actual y a todas las subordinadas Rango 2: aplicable a organización actual y subordinadas sin asignar Rango 3: solo se aplica a la organización actual Rango 4: se aplica a organizaciones actuales y subordinadas a nivel
Trabajador para rol asignable	Seleccione un trabajador designado individual para el rol seleccionado en la lista de valores Rol asignable de proyecto para filtrar los proyectos facturables que se van a revisar (opcional). Cuando selecciona un valor para Rol asignable de proyecto, pero no para Trabajador para rol asignable , los resultados de búsqueda incluyen proyectos para los que el usuario actual tiene el rol de proyecto seleccionado. Workday guarda su selección y la utiliza cada vez que accede a la tarea. Si se han creado nuevos proyectos recientemente o se han realizado cambios en la estructura de jerarquía de proyectos, puede haber un retraso antes de que esos cambios se reflejen en los resultados de búsqueda.
Proyectos facturables	Seleccione los proyectos facturables que desea revisar. Los campos Rol asignable de proyecto , Trabajador para rol asignable , Jerarquía de proyectos , Cliente y Propietario de proyecto filtran los proyectos disponibles para seleccionar en el campo Proyectos facturables . Workday guarda su selección y la utiliza cada vez que accede a la tarea.
Mostrar transacciones no facturables	Seleccione esta opción para mostrar las transacciones con el estado No facturable (opcional). Workday guarda su selección y la utiliza cada vez que accede a la tarea.
Mostrar transacciones de comisión fija	Seleccione esta opción para mostrar la columna Tarifa fija en la vista de resumen de proyecto, que muestra el número de transacciones de proyecto de tarifa fija dentro de ese grupo de transacciones (opcional). Workday guarda su selección y la utiliza cada vez que accede a la tarea.
Revisión de transacciones por origen	Seleccione esta opción para consultar las transacciones de facturación de proyecto agrupadas por origen de transacción en la vista de detalles de transacción. Workday guarda su selección y la utiliza cada vez que accede a la tarea.
Revisión detallada de transacciones	Seleccione esta opción para navegar directamente a la vista de detalles de transacción (opcional). Workday guarda su selección y la utiliza cada vez que accede a la tarea.
Agrupar resultados por	Seleccione una opción para agrupar las transacciones en la vista de resumen de proyecto (opcional). Se muestra cuando desmarca la casilla Revisar transacciones en detalle . Workday guarda su selección y la utiliza cada vez que accede a la tarea.

Complete la sección Resumen de antigüedad en la vista de resumen de proyecto (opcional):

Tarjeta	Descripción
Transacciones pendientes de revisión	Revise las transacciones facturables de trabajos en curso. Puede consultar las transacciones facturables agrupadas por días de antigüedad, proyecto y moneda.
Notificaciones	Se muestra cuando modifica las reglas de hoja de tarifas de facturación estándar asociadas en la tarea Mantenimiento de tarifas de facturación estándar por reglas y tiene transacciones de proyecto facturables que pueden requerir un recálculo.

En la vista de resumen de proyecto, seleccione los proyectos que desea revisar en detalle o en los que desea realizar acciones masivas.

Puede aprobar las transacciones, volver a calcular las tarifas, crear propuestas de factura de cliente, modificar de forma masiva los importes de las transacciones de proyecto facturables o iniciar la tarea

Transferencia de transacciones de proyecto

. Tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Total de importe original para facturar	El importe total para facturar, antes de los ajustes de modificación masiva.
Tipos de transacción para ajuste	Seleccione los tipos de transacción que se ajustarán mediante modificación masiva (opcional). Por defecto, este campo se establece en Solo transacciones de horas , pero puede añadir los demás tipos de transacciones admitidos: Factura de proveedor , Gastos y Gastos varios .
Importe elegible para ajuste	Workday calcula el importe total disponible para ajuste en función de las selecciones realizadas en el campo Tipos de transacción para ajuste .
Nuevo total de importe para facturar	Introduzca el nuevo importe que desea facturar para la línea de transacción (opcional). El importe que introduzca es el importe de toda la fila, no solo para los tipos de transacción seleccionados en el campo Tipos de transacción para ajuste , sino que Workday prorratea solo los tipos de transacción para ajuste para alcanzar el importe que introduzca.
Porcentaje de ajuste para tipos seleccionados	Introduzca un porcentaje de ajuste para el ajuste de modificación masiva (opcional). Workday añade este porcentaje al Total de importe original para facturar para calcular el Nuevo total de importe para facturar . Un número positivo aumenta el importe a facturar y un número negativo lo reduce. Solo se incluyen en el cálculo los tipos de transacción seleccionados en el campo Tipos de transacción para ajuste .
Importe de ajuste para tipos seleccionados	Introduzca un importe de ajuste para el ajuste de modificación masiva (opcional). Workday añade este importe al Total de importe original para facturar para calcular el Nuevo total de importe para facturar . Un número positivo aumenta el importe a facturar y un número negativo lo reduce. Solo se incluyen en el cálculo los tipos de transacción seleccionados en el campo Tipos de transacción para ajuste .
Importe cero para facturar	Seleccione esta casilla para establecer el Nuevo total de importe para facturar en cero (opcional).
Aprobar	Haga clic para aprobar transacciones facturables a nivel de proyecto. Workday actualiza el estado de las transacciones de proyecto facturable Pendiente de revisión y En espera a Listo para facturación .
Volver a calcular tarifas	Haga clic para volver a calcular las tarifas de las transacciones facturables a nivel de proyecto. Workday vuelve a calcular las tarifas de las transacciones de proyecto facturable con el estado Pendiente de revisión , En espera y Listo para facturación .
Creación de propuesta de factura	Haga clic para crear propuestas de factura de cliente para transacciones facturables a nivel de proyecto. Workday crea propuestas de factura de cliente para transacciones de proyecto facturable con el estado Listo para facturación . Se muestra al hacer clic en el botón Más .
Envío de importes de modificación masiva	Haga clic para ajustar de forma masiva los importes de las transacciones facturables a nivel de proyecto. Workday modifica de forma masiva los importes de las transacciones de proyecto facturable: Para transacciones facturables originales y de compensación. En estado Pendiente de revisión , En espera y Listo para facturación . Con importes facturables negativos y positivos. Esta acción se aplica a los tipos de transacción que configure con la opción Tipos de transacción para ajuste en la tarea Definición de configuración de facturación de proyecto . Por defecto, puede ajustar los importes de los siguientes tipos de transacción: transacciones de horas, factura de proveedor, gastos y gastos varios. Se muestra al hacer clic en el botón Más . Esta opción le permite realizar la misma acción que la acción masiva Modificación de importe en la vista de detalles de transacción, pero a nivel de proyecto.
Transferencia de proyecto	Haga clic para iniciar la tarea Transferencia de transacciones de proyecto para transferir y dividir transacciones. Cuando transfiere transacciones de proyecto durante un periodo abierto, Workday ejecuta cálculos de horas para el bloque de horas y vuelve a evaluar los worktags. Workday restablece los valores de worktag que los trabajadores hayan sustituido en los bloques de horas a sus valores por defecto. Si desea desactivar la opción Transfer Project de la vista de resumen de la tarea Manage Project Billing Transactions , acceda a la tarea Configure Optional Fields , seleccione el área funcional Manage Project Billing Transactions y seleccione los grupos de seguridad de los que ocultar el botón Summary: Transfer Project . Se muestra al hacer clic en el botón Más .

Tanto en la vista de resumen de proyecto como en la vista de detalles de transacción, haga clic en los iconos de la esquina superior derecha de la cuadrícula para filtrar los datos, reordenar y ocultar columnas, y alternar el modo de pantalla completa (opcional).

Mientras cumplimenta los criterios de búsqueda en la vista de detalles de transacción, seleccione No facturar
en la

lista de valores Estado de facturación

para mostrar las transacciones con el estado No facturar
(opcional).

Complete la cabecera en la vista de detalles de transacción:

Opción	Descripción
Total de importe para facturar	La suma del Importe para facturar de las transacciones seleccionadas. O, al consultar por origen de transacción, la suma del Importe para facturar de las transacciones seleccionadas para cada origen de transacción.
Currency	Se muestra cuando las transacciones seleccionadas tienen la misma moneda de facturación.
Acción masiva	Seleccione varias transacciones y luego aplique una de estas acciones a todas las transacciones seleccionadas a la vez: Transferencia de proyecto : transfiera transacciones a otro proyecto, fase o tarea. Esta opción está disponible cuando se consulta por origen de transacción. Cambio de estado de facturación : cambie el estado de facturación de las transacciones; por ejemplo, de En espera a Listo para facturación . Excluir de pago anticipado : excluya transacciones del consumo de pago anticipado. Modificar importe : modifique los importes para facturar de las transacciones seleccionadas. Esta acción se aplica a los tipos de transacción que configure con la opción Tipos de transacción para ajuste en la tarea Definición de configuración de facturación de proyecto . Por defecto, puede ajustar los importes de los siguientes tipos de transacción: transacciones de horas, factura de proveedor, gastos y gastos varios.
Estado de facturación	Seleccione un nuevo estado de facturación para las transacciones seleccionadas y haga clic en Aplicar . Se muestra cuando selecciona Cambio de estado de facturación en la lista de valores Acción masiva .
Importe original para facturar	La suma del Importe para facturar de las transacciones seleccionadas. Se muestra cuando selecciona Modificar importe en la lista de valores Acción masiva .
Nuevo importe para facturar	Introduzca el importe que desea facturar para todas las transacciones que haya seleccionado en la cuadrícula (opcional). Los tipos de transacción a los que se aplica esta acción se configuran mediante la opción Tipos de transacción para ajuste en la tarea Definición de configuración de facturación de proyecto . Por defecto, puede ajustar los importes de los siguientes tipos de transacción: transacciones de horas, factura de proveedor, gastos y gastos varios. Introduzca un valor positivo si desea que el Importe facturable sea positivo y un valor negativo para un Importe facturable negativo. Ejemplo: introduzca -150,00 para un importe facturable de (150,00). Workday determina el porcentaje de cada transacción en relación con el total de importe facturable. A continuación, Workday aplica ese porcentaje al Nuevo importe para facturar que introduzca. Ejemplo: selecciona dos transacciones de horas. La transacción 1 tiene un Importe facturable de 150 USD. La transacción 2 tiene un Importe facturable de 480 USD. El total de importe facturable de las dos transacciones es de 630 USD. La Transacción 1 es el 23,8 % (150÷630) del total de importe facturable y la Transacción 2 es el 76,19 % (480÷630). Introduce un Nuevo importe para facturar de 500 USD. Workday rellena automáticamente el Importe para facturar con 119,05 USD para la Transacción 1 y 380,95 USD para la Transacción 2. Se muestra cuando selecciona Modificar importe en la lista de valores Acción masiva .
Importe cero para facturar	Seleccione esta opción para actualizar el Importe para facturar a cero para las transacciones seleccionadas. Cuando selecciona esta casilla, Workday desactiva la entrada de datos para los campos New Amount to Bill , Adjustment % e Adjustment Amount . Se muestra cuando selecciona Modificar importe en la lista de valores Acción masiva .
Porcentaje de ajuste y Importe de ajuste	Introduzca un número en uno de estos campos para ajustar los importes que se facturarán de todas las transacciones que haya seleccionado en la cuadrícula (opcional): Porcentaje de ajuste : Workday añade el porcentaje que introduzca en este campo al Importe original para facturar para calcular el Nuevo importe para facturar . Un número positivo aumenta el importe a facturar y un número negativo lo reduce. Importe de ajuste : Workday añade el importe que introduzca en este campo al Importe original para facturar para calcular el Nuevo importe para facturar . Un número positivo aumenta el importe a facturar y un número negativo lo reduce. Estos campos se muestran cuando selecciona Modificar importe en la lista de valores Acción masiva .
Motivo de ajuste	Cuando deja esta lista de valores en blanco, Workday rellena las transacciones seleccionadas con el motivo de ajuste de ingresos por defecto que ha configurado en la tarea Mantenimiento de motivos de ajuste de ingresos . Al hacer clic en: Aplicar , Workday prorratea el importe de ajuste entre las transacciones seleccionadas y rellena el motivo de ajuste de ingresos en las transacciones. Enviar , Workday envía las transacciones para su revisión y aprobación mediante el proceso de gestión Ajuste . Puede profundizar en la columna Recuento de ajustes para ver los ajustes manuales. Se muestra cuando selecciona Modificar importe en la lista de valores Acción masiva .
Transferencia a tarea de plan de proyecto (disponible cuando se consulta por origen de transacción)	Seleccione una opción para transferir de forma masiva transacciones de horas y haga clic en Aplicar . La lista de valores incluye todas las tareas de todos los niveles de fase del proyecto facturable. Se muestra cuando selecciona Transferencia de proyecto en la lista de valores Acción masiva .
Transferencia a proyecto/fase/tarea (disponible cuando se consulta por origen de transacción)	Seleccione una opción para transferir masivamente transacciones facturables no relacionadas con mano de obra y haga clic en Aplicar . Cuando transfiere transacciones a: Tarea de plan de proyecto, Workday muestra todas las tareas de todos los niveles de fase del proyecto facturable. Fase de plan de proyecto, Workday muestra solo las fases de nivel superior del proyecto facturable. Se muestra cuando selecciona Transferencia de proyecto en la lista de valores Acción masiva .

En la cuadrícula Transacciones de proyecto (en la ficha

Revisión de facturación

en la vista con fichas), puede cambiar el estado de facturación, las horas para facturar, la tarifa para facturar y el importe para facturar de transacciones individuales (opcional). También puede filtrar y consultar las transacciones facturables facturadas anteriormente, así como las transacciones facturables que requieren un recálculo. Workday no vuelve a calcular los importes de compensación ni rellena la columna

Volver a calcular

para las transacciones basadas en uso.

Complete la ficha

Transferencia de proyecto

(disponible cuando se consulta por origen de transacción en la vista con fichas):

Si transfiere transacciones de horas ad hoc después de que ya se haya calculado su costo, deberá ejecutar la tarea

Creación de resumen de costo de mano de obra de proyecto

para revertir los asientos de contabilidad anteriores del proyecto de origen y crear nuevos asientos para el proyecto de destino.

Opción	Descripción
Transferencia a tarea de plan de proyecto	Seleccione las tareas de plan de proyecto a las que transferir transacciones individuales. Este campo solo está disponible para transacciones de horas y muestra todas las tareas de todos los niveles de fase del proyecto facturable.
Transferencia a proyecto/fase/tarea	Seleccione proyectos, fases de plan de proyecto o tareas de plan de proyecto a los que transferir transacciones facturables no relacionadas con mano de obra individuales. Este campo está disponible para transacciones de Gasto o Factura de proveedor. Cuando transfiere: Transacciones a una tarea de plan de proyecto, Workday muestra todas las tareas de todos los niveles de fase del proyecto facturable. Transacciones a una fase de plan de proyecto, Workday muestra solo las fases de nivel superior del proyecto facturable. transacciones facturables no relacionadas con mano de obra pagadas, Workday crea una línea de ajuste contable con detalles de la transacción de origen Factura de proveedor o Informe de gastos. transacciones facturables no relacionadas con mano de obra no pagadas, Workday actualiza las líneas de factura de proveedor o informe de gastos en el documento de origen con el nuevo worktag de proyecto.
División	(Gastos y Factura de proveedor) Haga clic para asignar un porcentaje o importe para dividir la transacción facturable no relacionada con mano de obra en varias transacciones sin cambiar el importe de transacción original. Al dividir: transacciones facturables no relacionadas con mano de obra pagadas, Workday crea una línea de ajuste contable con detalles de la transacción de origen Factura de proveedor o Informe de gastos. Transacciones facturables no relacionadas con mano de obra no pagadas, Workday crea una división de línea de factura de proveedor o un desglose de informe de gastos.
Motivo de transferencia	(Gasto y Factura de proveedor) Workday rellena este campo con el motivo de transferencia que ha configurado en la tarea Definición de configuración de facturación de proyecto .
Fecha de ajuste contable	(Gasto y Factura de proveedor) Workday rellena este campo con la fecha que ha configurado en la tarea Definición de configuración de facturación de proyecto . Solo se muestra en transacciones de proyecto facturable no relacionadas con mano de obra pagadas.
Motivo de ajuste contable	(Gasto y Factura de proveedor) Workday rellena este campo con el motivo que ha configurado en la tarea Definición de configuración de facturación de proyecto . Solo se muestra en transacciones de proyecto facturable no relacionadas con mano de obra pagadas.

En la cuadrícula Transacciones de proyecto (en la ficha Pago

anticipado

en la vista con fichas), excluya las transacciones del consumo de pago anticipado (opcional).

Puede excluir transacciones seleccionándolas individualmente mediante la casilla

Excluir de pago anticipado

o seleccionando varias transacciones y utilizando la acción masiva

Excluir de pago anticipado

En la cuadrícula Transacciones de proyecto (en la ficha

Worktags

cuando se consulta por origen de transacción en la vista con fichas), consulte los worktags anteriores y actuales al transferir o dividir transacciones facturables no relacionadas con mano de obra (opcional).

En la cuadrícula Transacciones de proyecto (en la ficha

Referencias personalizadas

en la vista con fichas), edite los detalles de transacción de proyecto ad hoc con fines de facturación y generación de informes (opcional).

Workday muestra esta ficha cuando activa referencias personalizadas para transacciones de proyecto ad hoc.

Exporte las transacciones de facturación de proyecto a Excel (opcional).

Exportar transacciones de facturación de proyecto a Excel para analizar los datos y fundamentar mejor sus decisiones de facturación.

Haga clic en el campo

Transacciones facturables

para abrir una vista de solo lectura de la cuadrícula de transacciones.

Desde la vista de solo lectura, haga clic en

Exportar a Excel

para descargar las transacciones como una hoja de cálculo de Excel.