Concepto: definición de las configuraciones de facturación de proyecto

Puede configurar campos obligatorios para que Workday los rellene cuando transfiera o divida transacciones de proyecto que no sean de mano de obra. Workday crea un ajuste contable cuando transfiere o divide transacciones de proyecto no relacionadas con mano de obra pagadas en las tareas

Gestión de transacciones de facturación de proyecto

y

Transferencia de transacciones de proyecto

. Las transacciones de proyecto no relacionado con mano de obra incluyen informes de gastos y facturas de proveedor. Cuando modifica informes de gastos pagados o facturas de proveedor, Workday utiliza la regla de contabilización en cuenta Gasto para crear un ajuste contable. Puede configurar lo siguiente:

Una fecha de ajuste contable
Un motivo de ajuste contable

Workday utiliza la fecha de ajuste contable para determinar la fecha que se debe utilizar para el ajuste de asiento. Todos los ajustes contables precisan un motivo de ajuste contable.

Al transferir:

Una transacción de proyecto facturable pagada y no relacionada con mano de obra, puede consultar el nuevo worktag de proyecto en la ficha
Ajuste contable
de la factura de proveedor o el informe de gastos asociados.
Una transacción de proyecto facturable no pagada y no relacionada con mano de obra, puede consultar el nuevo worktag de proyecto directamente en la línea de transacción de origen.

Cuando necesita un:

Motivo de transferencia, seleccione un motivo en la tarea
Gestión de transacciones de facturación de proyecto
para cada transacción facturable no relacionada con mano de obra que transfiera.
Comentario en los cambios de entrada de horas mediante la ficha
Entrada de horas
en la tarea
Edición de plantilla de entrada de horas
, seleccione un comentario de bloque de horas en la tarea
Gestión de transacciones de facturación de proyecto
. Workday requiere un comentario de bloque de horas por cada transacción facturable de horas que transfiera. Activar esta opción también afecta a las actualizaciones realizadas en los bloques de horas.

Cuando precise de un motivo de transferencia, configure los motivos de transferencia y establezca un motivo de transferencia por defecto. Workday solo utiliza los motivos de transferencia a efectos de elaboración de informes.

Puede activar o desactivar la casilla

Compensación de ingresos para transacciones facturables facturadas

en cualquier momento. Tenga en cuenta lo que sucede en los siguientes casos:

Al activar la casilla y devengar ingresos, Workday no restablece el estado de devengo de ingresos de las transacciones facturables ni crea cuotas de compensación al facturar.
Al desmarcar la casilla, Workday evalúa las reglas de derivación de worktags de la transacción facturable al facturar. Si hay un cambio en el worktag de la transacción facturable, Workday actualiza el estado de acumulación de ingresos y crea una cuota de ingresos de compensación.

Ejemplo: en la ficha

Configuración de regla de worktag

de la jerarquía de proyectos, puede configurar los ingresos para que sigan al trabajador. Usted devenga ingresos el 11/15/2022 y el centro de costos del trabajador es 123. El 12/20/2022, transfiere al trabajador al centro de costos 124. Factura al cliente el 12/31/2022.

Casilla Compensación de ingresos para transacciones facturables facturadas activada	Casilla Compensación de ingresos para transacciones facturables facturadas desactivada
Contabilidad de cuotas de ingresos el 11/15/2022 para el centro de costos 123: Cuentas por cobrar no facturadas 1000 Ingresos 1000	Contabilidad de cuotas de ingresos el 11/15/2022 para el centro de costos 123: Cuentas por cobrar no facturadas 1000 Ingresos 1000
Tras la facturación el 12/31/2022: Sin contabilidad	Tras la facturación el 12/31/2022 para el centro de costos 123: Ingresos 1000 Cuentas por cobrar no facturadas 1000
	Tras la facturación el 12/31/2022 para el centro de costos 124: Cuentas por cobrar no facturadas 1000 Ingresos 1000

Puede utilizar la casilla

Activar contabilidad de costos diferidos de proyecto facturable

para generar asientos de operaciones para informes de gastos y facturas de proveedor facturables cuando reconozca los ingresos. Workday utiliza la regla de contabilización en cuenta Gasto para crear asientos de operaciones. En el caso de la regla de contabilización en cuenta Gasto, puede configurar la cuenta de libro mayor resultante para utilizar un tratamiento contable de:

Costo de ventas
para contabilizarlo en una cuenta de libro mayor de costo o de cuenta de resultados
Costo de proyecto diferido
para contabilizarlo en una cuenta de libro mayor de activo o de balance.

Ejemplo: marque la casilla

Activar contabilidad de costos diferidos de proyecto facturable

y configura la cuenta de libro mayor resultante en la regla de contabilización en cuenta Gasto:

Cuenta de libro mayor resultante	Dimensión	Valores
Trabajos en curso	Tratamiento contable	Costo de proyecto diferido
Costo de ventas	Tratamiento contable	Costo de ventas

Puede crear una línea de factura de proveedor con un worktag de proyecto facturable de 100 USD y consultar la contabilidad resultante:

Cuenta de libro mayor	Importe en Debe	Importe en Haber
Trabajos en curso	100,00 USD	0,00 USD
Cuentas por pagar	0,00 USD	100,00 USD

Puede crear una cuota de ingresos y consultar la contabilidad resultante:

Cuenta de libro mayor	Importe en Debe	Importe en Haber
Ingresos diferidos: productos y ventas	100,00 USD	0,00 USD
Ingresos	0,00 USD	100,00 USD

Puede crear una contabilidad de reconocimiento de ingresos para un tratamiento de ingresos devengados o diferidos y aprobar una factura de cliente para un tratamiento de ingresos de factura. Workday crea de forma automática este asiento de operaciones secundario:

Cuenta de libro mayor	Importe en Debe	Importe en Haber
Costo de ventas	100,00 USD	0,00 USD
Trabajos en curso	0,00 USD	100,00 USD

Una vez que active la contabilidad de costos diferidos de proyecto facturable, no podrá desactivarla.

Puede configurar Workday para volver a calcular automáticamente las transacciones cuando se produce un cambio en los siguientes valores asociados:

Programa de facturación
Hojas de tarifas de facturación
Hoja de tarifas de contrato
Contrato de cliente
Hoja de tarifas estándar

Cuando activa la casilla

Volver a calcular automáticamente transacciones

, puede especificar qué estados de facturación de transacción vuelve a calcular Workday.

Si no vuelve a calcular las transacciones automáticamente, Workday rellenará la columna

Volver a calcular

en la tarea

Gestión de transacciones de facturación de proyecto

para identificar las transacciones y proyectos facturables que puedan requerir un nuevo cálculo. También puede crear informes personalizados para consultar proyectos y transacciones facturables que puedan requerir un nuevo cálculo.

Puede configurar Workday para aplicar un nuevo estado de facturación a las transacciones de proyecto facturable al denegar, cancelar o ajustar el abono de una factura. Cuando programa la facturación, puede actualizar la lista de valores

Restablecer transacciones facturadas a estado de facturación

a Pendiente

de revisión

para volver a evaluar las transacciones tras la cancelación de la factura.

Puede configurar Workday para que muestre la cuadrícula de transacciones de facturación con fichas que agrupen campos relacionados o con todos los campos en una vista, mediante la opción

Ocultar fichas independientes en cuadrícula de transacciones

. La opción está desmarcada por defecto.

Puede utilizar la opción

Tipos de transacción para ajuste

para configurar los tipos de transacción que los usuarios pueden modificar de forma masiva. Por defecto, se seleccionan los cuatro tipos de transacción (Gastos, Gastos varios, Factura de proveedor y Tiempo) y se debe seleccionar al menos un tipo de transacción. Tenga en cuenta que no puede anular la selección de los 4 tipos de transacción; si desea desactivar todas las modificaciones masivas, puede utilizar la tarea

Configure Optional Fields

para ocultar el

botón Summary: Mass Submit

en el área funcional

Manage Project Billing Transactions

.

Esta configuración se aplica a todo el entorno de cliente y afecta a la capacidad de todos los usuarios para modificar masivamente los tipos de transacción en todas las vistas de los workflows Gestión de transacciones de facturación de proyecto y Propuesta de factura de cliente.

Puede configurar Workday para activar validaciones personalizadas para propuestas de factura de cliente mediante la opción

Activar validaciones personalizadas para propuestas de factura de cliente

. Esta opción está activada por defecto, lo que significa que las validaciones personalizadas creadas en el informe

Mantenimiento de validaciones personalizadas

para el contexto

de factura de cliente

también se aplican a las propuestas de factura de cliente.

Se admiten validaciones personalizadas para los campos de las siguientes fichas del informe

Consulta de propuesta de factura de cliente

:

Cabecera de factura
Líneas de factura
Archivos adjuntos

Por ejemplo, si configura una validación personalizada para exigir que la

Fecha de factura

esté dentro de un rango especificado para las facturas de cliente, ese rango también se aplica al campo

Fecha de factura

para las propuestas de factura de cliente.

Para mantener o crear validaciones personalizadas para los campos de la ficha

Transacciones de proyecto

, utilice el contexto

Detalles de transacción de facturación de proyecto

en el informe

Mantenimiento de validaciones personalizadas

.

Al crear una validación personalizada, puede utilizar el campo de informe

El documento es una propuesta de factura de cliente

en una regla de condición para especificar que desea que una validación se aplique solo a las facturas de cliente o a las propuestas de factura de cliente.

Si desea que las validaciones solo se apliquen a las facturas de cliente, cree una regla de condición con los siguientes valores:

Y/O
:
Y
Campo externo de origen o regla condicional
:
el documento es una propuesta de factura de cliente
Operador relacional
:
distinto de
Tipo de comparación
:
valor especificado en este filtro
Valor de comparación
: seleccione la casilla.

Si desea que las validaciones solo se apliquen a las propuestas de factura de cliente, cree una regla de condición con los mismos valores que para las facturas de cliente, excepto:

Operador relacional
:
igual a

Puede configurar Workday para evitar que los usuarios eliminen bloques de horas de trabajador:

En función del estado de facturación de los bloques de horas (Facturado, Facturación en curso, Listo para facturación, Pendiente de revisión, No facturar, En espera). Por ejemplo, es posible que desee evitar la eliminación de bloques de horas después de que se hayan facturado o cuando la facturación esté en curso, para evitar crear entradas de compensación de horas en la facturación.
Que ya han tenido sus ingresos reconocidos o programados.
Después de que haya finalizado el proyecto al que pertenecen los bloques de horas.

Se impide que se eliminen los bloques de horas de trabajador que cumplen uno o varios de los criterios seleccionados.