Spesenposten erstellen

Geben Sie verschiedene Wörter ein, die Zahlungsempfänger für die Suche nach Spesenposten verwenden können. Stellen Sie sicher, dass Sie jedes Wort durch ein Komma trennen.

Wählen Sie eine der Spesenrichtliniengruppen aus, die Sie in der Aufgabe

Spesenrichtliniengruppen verwalten

erstellen, um Spesenposten mit bestimmten Reise- und Spesenrichtlinien zu verknüpfen. Sie können dann Richtliniengruppen und deren Posten zu Sicherheitssegmenten zuweisen, um die Verfügbarkeit von Spesenposten auf bestimmte Zahlungsempfänger zu beschränken.

Wählen Sie einer der Spesenpostengruppen aus, die Sie in der Aufgabe

Spesenpostengruppe verwalten

erstellen, um Unterkategorien in der Werteliste

Spesenposten

der Folgenden Dokumente anzuzeigen:

Spesenabrechnungen
Ausgabenberechtigungen.

Wählen Sie aus, welche Standard-Steueranwendbarkeit mit dem Spesenposten verknüpft werden soll, wenn Workday keine überinstimmenden Steuerregeln dafür finden kann. Siehe: Schritte: Steuern für Spesenabrechnungen einrichten.

Wählen Sie diese Option, um zu verhindern, dass Zahlungsempfänger den Spesenposten in zukünftigen Spesenabrechnungen und Ausgabenberechtigungen auswählen. Wenn Sie Spesenposten inaktivieren, entfernt Workday sie nicht aus vorhandenen Spesenabrechnungen und Ausgabenberechtigungen. Beispiel: Inaktivieren Sie Ihren Spesenposten

Kilometer

aus dem letzten Jahr, damit Zahlungsempfänger diesen nicht für zukünftige Spesentransaktionen verwenden.

Aktivieren Sie diese Option, um Spesenposten in Ihren benutzerdefinierten Berichten als Tagessatz-Spesenposten zu identifizieren. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Sie benutzerdefinierte Validierungen verwenden, um Zahlungsempfänger darüber zu benachrichtigen, wenn sie dasselbe Datum mehrfach für einen Tagessatzposten verwenden.

Aktivieren Sie diese Option, um die Spesenbuchfunktionalität zu aktivieren, wenn Zahlungsempfänger den Spesenposten in Spesenabrechnungen auswählen.

Wählen Sie aus, welcher untergeordnete Spesenposten mit dem übergeordneten Spesenposten verknüpft werden soll. Workday zeigt dann alle Attribute des untergeordneten Spesenpostens im Spesenbuch an, aber nicht den untergeordneten Posten selbst.

24-Stunden-Perioden

: Berechnet die Erstattung von Tagessätzen über einen Zeitraum von 24 Stunden, beginnend mit der Uhrzeit des Reisebeginns. Beispiel: Eine Reise, die um 11:00 Uhr beginnt, wird in die erste Position des Spesenbuchs geladen und endet um 10:59 Uhr am folgenden Tag.

Geben Sie an, ob Minuten auf die nächste Stunde oder halbe Stunde auf- oder abgerundet werden sollen, damit Workday Erstattungsbeträge für Tagessätze berechnen kann.

Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass Zahlungsempfänger das Feld

Anzahl Stunden

in Spesenbuchpositionen bearbeiten können.

Istbetrag

: Zahlungsempfänger können Beträge manuell in Spesenpositionen eingeben.

Wählen Sie eine Methode zur Berechnung der Betragsarten, die Sie im Abschnitt

Betragsart für Spesenposten

auswählen.

Aktivieren Sie diese Option, um die mit dem Spesenposten verknüpfte Satztabelle zu aktivieren, wenn Zahlungsempfänger den Posten in Ausgabenberechtigungen auswählen.

Aktivieren Sie diese Option, um die Felder

Menge

und

Betrag pro Einheit

für den Spesenposten zu inaktivieren. Dadurch können genaue Spesendaten sichergestellt werden.

Aktivieren Sie diese Option, damit Zahlungsempfänger Beträge übermitteln können, die den von Ihnen für den Spesenposten festgelegten maximalen Betrag überschreiten.

Aktivieren Sie diese Option, um sicherzustellen, dass Zahlungsempfänger das Antrittsdatum ihrer Reise in das Feld

Ankunftsdatum

und das Enddatum der Reise in das Feld

Abreisedatum

eingeben.

Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass Zahlungsempfänger das Feld

Anzahl Tage

in Spesenbuchpositionen bearbeiten können.

Aktivieren Sie diese Kontrollkästchen, um sicherzustellen, dass Zahlungsempfänger Informationen zu Ihren Spesenpostenattributen bereitstellen.

Aktivieren Sie diese Optionen, damit Zahlungsempfänger Herkunfts- und Zieladressen für ihre Fahrtrouten in Spesenabrechnungen und Ausgabenberechtigungen eingeben können. Um sicherzustellen, dass entfernungsabhängige Spesendaten vollständig und genau sind, können Sie diese Attribute nur zusammen aktivieren.

Aktivieren Sie diese Option, damit Zahlungsempfänger Entfernungen eingeben können, die von den geschätzten Entfernungen von Google Maps abweichen. Beispiele: Wenn Zahlungsempfänger aufgrund von Verkehrsumleitungen alternative Routen wählen oder Mautstraßen vermeiden möchten.

Aktivieren Sie diese Option, um Pendelstrecken von Streckenentfernungen oder geschätzten Entfernungen abzuziehen.

Aktivieren Sie diese Option, um Fahrten als Hin- und Rückfahrten in einer einzelnen Spesenposition festzulegen, wodurch sich die als Spesen abzurechnende Entfernung verdoppelt.

Berechnet die als Spesen abzurechnende Entfernung nach Abzug der Entfernung für das tägliche Pendeln. Wenn Sie eine Fahrt als Hin- und Rückfahrt festlegen, verdoppelt Workday automatisch die als Spesen abzurechnende Entfernung.