Konzept: Spesenpostenattribute

Sie können Attribute zu Spesenposten hinzufügen, damit Zahlungsempfänger zusätzliche Informationen in Spesenabrechnungen und Ausgabenberechtigungen bereitstellen.

Sie können konfigurierbare Attribute verwenden, um unternehmensspezifische Informationen zu erfassen. Sie können auch von Workday bereitgestellte Attribute verwenden, für die Sie teilweise bestimmte Werte erstellen. Beispiel: Sie erstellen eine Liste von Fluggesellschaften für das Attribut Fluggesellschaft
. Siehe: Referenz: Werte für Spesenpostenattribute.

Sie können auch Attribute zu Satztabellen hinzufügen und diese Attribute für Zahlungsempfänger verfügbar machen. Workday verwendet die Attributinformationen, die Zahlungsempfänger bereitstellen, um die Erstattung zu berechnen. Beispiel: Sie fügen das Attribut Zielort
zu Ihrem Spesenposten Hotel
hinzu. Wenn Zahlungsempfänger ein Ziel auswählen, berechnet Workday die Erstattung anhand der standortbasierten Sätze in der zugehörigen Satztabelle.

Konfigurierbare Attribute

Mit der Aufgabe

Konfigurierbare Spesenpostenattribute aktivieren

können Sie von bestimmten Arten von Spesenpostenattributen jeweils bis zu fünf benutzerdefiniert anpassen, z. B.:

Attributart	Beispiel
Boolesch	Sie benennen Konfigurierbarer boolescher Wert 1 in Fehlende Belege um, damit Zahlungsempfänger angeben können, wenn Spesenabrechnungen keine Belege enthalten. Legen Sie konfigurierbare boolesche Attribute nicht als erforderlich für Spesentransaktionen fest.
Datum	Sie benennen Konfigurierbares Datum 1 in Zahlungsdatum um, damit Zahlungsempfänger das Datum angeben können, an dem sie im Voraus für Teamereignisse zahlen. Konfigurierbare Datumsattribute aktivieren bei Tagessatz-Spesenposten keine Spesenbuchfunktionalität. Verwenden Sie zum Generieren von Spesenbüchern die von Workday bereitgestellten Attribute Ankunftsdatum und Abreisedatum .
Numerisch	Sie benennen Konfigurierbarer numerischer Wert 1 in Anzahl Gäste um, damit Zahlungsempfänger angeben können, wie viele Nicht-Mitarbeiter an einem Teamereignis teilnehmen.
Text	Sie benennen Konfigurierbarer Text 1 in Steuer-ID um, damit Zahlungsempfänger zusätzliche Steuerinformationen bereitstellen können.

Attribute mappen

Damit Daten in Spesentransaktionen automatisch geladen werden, können Sie einige Attribute mit den Namen von Merchant Category Codes und Reiseorten mappen, die aus folgenden Quellen stammen:

Kreditkartentransaktionen.

Reisebuchungs-Datensätze.

Attribute gruppieren

Sie können die Aufgabe

Gruppen für Spesenpostenattribut verwalten

verwenden, um Werte für einige Spesenpostenattribute zu gruppieren. Workday zeigt dann die gruppierten Werte in Spesentransaktionen in den Wertelisten für Attribute an.

Beispiele:

Sie erstellen eine Attributgruppe Reisen nach Frankreich
für die Attribute, aus denen die Zahlungsempfänger auswählen sollen, wenn sie nach Frankreich reisen.

Ihr Unternehmen handelt Zimmerpreise mit mehreren Hotelketten aus. Sie erstellen eine Attributgruppe Bevorzugte Hotels des Unternehmens
, aus der die Zahlungsempfänger in ihren Spesenabrechnungen wählen können.

Attribute löschen

Sie können die Aufgabe

Spesenposten bearbeiten

verwenden, um Attribute aus vorhandenen Spesenposten zu löschen. Deaktivieren Sie in der Aufgabe die Kontrollkästchen

Spesenabrechnung: Für Benutzer sichtbar

und

Ausgabenberechtigung: Für Benutzer sichtbar

, wodurch Attribute aus zukünftigen Spesentransaktionen entfernt werden. Wenn Sie Attribute löschen, entfernt Workday die Attributwerte nicht aus vorhandenen Spesentransaktionen.