Konzept: Übergeordnete und untergeordnete Spesenposten
Sie können mehrere Spesenposten verknüpfen und in einer Hierarchie organisieren, sodass Zahlungsempfänger zwei oder mehr Spesenposten in einer Spesenposition verwenden können. In dieser Hierarchie wählen Sie den übergeordneten Posten auf Positionsebene und seine untergeordneten Posten aus. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Im AbschnittAufgliederung, um detaillierte Kostenaufgliederungen für Buchhaltung und Reporting zu erfassen.
- In einem Spesenbuch, um Tagessatzerstattungen zu Genauigkeits- und Compliance-Zwecken zu berechnen.
Beispiel: Aufgliederung
Brian unternimmt eine Geschäftsreise, die einen Hotelaufenthalt mit insgesamt 300 USD umfasst. Sie erstellen einen übergeordneten Spesenposten
Hotel
und die folgenden zugehörigen untergeordneten Posten:- Zimmerpreis pro Tag
- Zimmersteuer pro Tag
- Internetgebühren
Wenn Brian den übergeordneten Posten auswählt, kann er Kosten für jedes untergeordnete Element im Abschnitt
Aufgliederung
der Spesenabrechnung eingeben.Beispiel: Spesenbücher
Nicola unternimmt eine mehrtägige Geschäftsreise, und ihr Tagessatz beträgt 80 EUR. Sie erstellen einen übergeordneten Spesenposten
Tagessatz - Europareisen
und einen zugehörigen untergeordneten Posten mit Attributen für Frühstück, Mittag- und Abendessen.Wenn Nicola den übergeordneten Posten auswählt und die erforderlichen Attribute ausfüllt, generiert Workday ein Spesenbuch. Nicola kann ihre Verpflegungskosten eingeben und Workday berechnet ihren Tagessatz.