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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Hotelkosten aufgliedern

Hotelkosten aufgliedern

  • Erstellen Sie die Spesenposten, die Sie für Ihr Mapping der Aufgliederung der Hotelkosten verwenden möchten.
  • Sicherheit: Domäne
    Set Up: Expense Item
     im funktionalen Bereich „Expenses“
(Für Mastercard und Visa) Wenn Sie Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3verwenden möchten:
(Optional, aber empfohlen) Richten Sie die Standardvorgaben für Spesenposten ein. Siehe: Schritte: Empfehlungen und Standardvorgaben für Spesenposten in Kreditkartentransaktionen einrichten.
Sie können bestimmte Konfigurationen für Spesenposten vornehmen, damit Workday Hotelkosten in Spesenabrechnungspositionen automatisch aufgliedert. Beispiele: Internetgebühren, Zimmerpreise und Zimmersteuer.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Spesenposten erstellen
     oder
    Spesenposten bearbeiten
    .
  2. Fügen Sie im Grid
    Spesenpostenattribute
     die Attribute
    Ankunftsdatum
     und
    Abreisedatum
     hinzu. Wenn keine Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 verfügbar sind, verwendet Workday diese Attribute, um die Anzahl der Übernachtungen für Hotelaufenthalte zu berechnen.
  3. Aktivieren Sie folgende Kontrollkästchen:
    • Spesenabrechnung: Für Benutzer sichtbar
    • Spesenabrechnung: Erforderlich
  4. Ordnen Sie Ihre Spesenposten auf dem Register
    Aufgliederungs-Mapping
     zu:
    Option Bezeichnung
    Hotelkosten
    Aktivieren Sie diese Option, um den Spesenposten als Hotel-Spesenposten festzulegen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, kann Workday außerdem Kreditkartentransaktionsdaten in Spesenabrechnungspositionen automatisch aufgliedern.
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, gliedert Workday Spesenabrechnungspositionen mit Kreditkartentransaktionsdaten für Hotelaufenthalte nicht automatisch auf. Sie können diese Kontrollkästchen auch nicht aktivieren:
    • Aufgliederung für Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 automatisch vorgeben
    • Ist Zimmerpreis
    Aufgliederung für Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 automatisch vorgeben
    Aktivieren Sie diese Option, um Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 automatisch in aufgegliederte Positionen für Hotelkosten zu laden.
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, können Sie Ihren Spesenposten keine Produktcodes zuordnen.
    Es muss mindestens eine Position des Mappings für Aufgliederungen vorhanden sein, damit die automatische Aufgliederung funktioniert.
    Spesenposten
    Wählen Sie die Spesenposten aus, die Sie für die Aufgliederung der Hotelkosten mappen möchten.
    Spesen aufgliedern nach
    Kostenaufgliederung
    : Wählen Sie diese Option, um den genauen Kostenbetrag in die Aufgliederungsposition zu laden. Beispiel: Sie möchten, dass Spesenzahlungsempfänger eine Kostenaufgliederung für ihre einmaligen Kosten, wie z. B. Kosten für Versicherung und Essenspausen, bereitstellen.
    Wiederkehrende Gebühr pro Tag
    : Wählen Sie diese Option, um den durchschnittlichen Kostenbetrag in die Aufgliederungsposition zu laden. Beispiel: Ein Spesenzahlungsempfänger bleibt zwei Übernachtungen in einem Hotel. Die Gebühr für die erste Nacht beträgt 200 USD. Die Gebühr für die zweite Nacht beträgt 100 USD. Workday zeigt für jede der beiden Aufgliederungspositionen einen Tagesdurchschnitt von 150 USD an.
    Ist Zimmerpreis
    Wählen Sie diese Option, damit Workday eine Aufgliederung generiert, die den Tagessatz aus den Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 2 enthält. Workday berechnet den Betrag des Zimmerpreises, indem die Gesamtanzahl der Tage, basierend auf dem
    Ankunftsdatum
     und
    dem Abreisedatum ()
    mit dem
    Tagessatz ()
    multipliziert wird.
    Wenn Sie die Verwendung von erweiterten Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 aktivieren, verwendet Workday stattdessen diese Daten, falls die Daten vorhanden sind. Wenn Workday automatisch eine Aufgliederung generiert und ein Benutzer das
    Ankunftsdatum ()
    ,
    das Abreisedatum ()
    oder
    den Preis pro Tag
     ändert, berechnet Workday den Zimmerpreis neu.
    Immer Aufgliederungsposition generieren
    Workday aktiviert dieses Kontrollkästchen automatisch in folgenden Fällen:
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Aufgliederung für Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 automatisch ausfüllen
       und
    • Legen Sie den Spesenposten als erforderlich fest.
    Wenn diese Option aktiviert ist, generiert Workday eine Aufgliederungsposition, unabhängig davon, ob Daten aus einer Kreditkartentransaktion stammen.
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren und keine entsprechenden Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 vorhanden sind, generiert Workday keine Aufgliederungsposition.
    Produkt Code
    Wählen Sie die Produktcodes, die Sie mit dem Spesenposten mappen möchten, damit Workday Spesenposten automatisch in Aufgliederungspositionen laden kann.
    Wenn Sie keine Produktcodes zuordnen und Kreditkartentransaktionen vorhanden sind, generiert Workday Aufgliederungspositionen, befüllt diese jedoch nicht automatisch mit Spesenposten.
Wenn Ihre Organisation die Verwendung von Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 zulässt, zeigt Workday ein grünes Häkchen in der Aufgliederungsposition an und befüllt die Aufgliederungspositionen automatisch mit Daten aus Hotelaufenthalten. Wenn Sie die Verwendung von Kreditkartentransaktionsdaten der Ebene 3 nicht aktivieren, generiert Workday automatisch Aufgliederungspositionen, füllt die Positionen jedoch nicht mit Daten aus.
Workday gliedert eine Hoteltransaktion nicht automatisch neu auf, wenn ein Benutzer die Spesenpostendetails einer automatisch aufgegliederten Hotelkosten manuell ändert. Um die automatische Aufgliederung der Hotelkosten erneut zu initiieren, löschen Sie die vorhandene Spesenabrechnungsposition und fügen die Kreditkartentransaktion erneut zur Spesenabrechnung hinzu.
Workday gliedert Hotelkosten nicht automatisch auf, wenn Sie einen Spesenposten manuell hinzufügen. Wir empfehlen, die Standardvorgaben für Spesenposten oder das Mapping von Händlerkategoriecodes einzurichten.
Wenn Zahlungsempfänger Ihre Hotelspesenposten in Spesenabrechnungen auswählen, zeigt Workday den Abschnitt
Aufgliederung
 an, der einen Unterabschnitt
Tagesspesen
 für wiederkehrende tägliche Gebühren enthält. Außerdem werden die Kostenaufgliederungen in einem separaten Unterabschnitt unter dem Abschnitt
„Aufgliederung“
 angezeigt.