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Zuletzt aktualisiert: 2024-11-01
Überlegungen zum Setup: Spesenposten

Überlegungen zum Setup: Spesenposten

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Spesenposten dienen. Das Thema erläutert Folgendes:
  • Warum sie eingerichtet werden sollten.
  • Wie sie sich in Workday einfügen.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit Spesenposten können Sie die Transaktionen definieren, die Zahlungsempfänger für Folgendes ausführen:
  • Ausgabenberechtigungen, wenn eine Vorabgenehmigung von Ausgaben beantragt wird.
  • Spesenabrechnungen, wenn angefallene Spesen übermittelt werden.
Sie können Satztabellen mit Spesenposten verknüpfen, damit Workday Beträge für Spesentransaktionen automatisch berechnen kann. Sie können auch Spesenposten miteinander verknüpfen und in einer Hierarchie organisieren. Zahlungsempfänger können dann mehrere Spesenposten in Spesenpositionen verwenden, um detailliertere Kostenaufgliederungen zu erfassen.
Sie können auch Konfigurationen für Spesenposten für bestimmte Geschäftsanforderungen vornehmen, z. B. Konfigurationen für entfernungsabhängige Spesen und Tagessatzanforderungen.

Vorteile und Nutzen

  • Erfassen Sie spezifische Informationen für Steueranforderungen.
  • Kategorisieren Sie Spesen zu Reportingzwecken nach Richtlinie, Art und Ausgabenkategorie.
  • Halten Sie Gesetze und Unternehmensrichtlinien ein, die sich auf Tagessatzspesen beziehen.
  • Beschränken Sie Ausgaben, um Projektkosten zu reduzieren und das Budget einzuhalten.
  • Mappen Sie Spesenposten mit den entsprechenden Reisedaten, um Fehler bei Spesentransaktionen zu vermeiden.
  • Beschleunigen Sie die Erstattung, indem Sie Spesentransaktionsdaten automatisch berechnen.
  • Verfolgen Sie Spesenpostentrends und planen Sie zukünftige Kosten mit Analysen, Audits und Berichten.

Anwendungsfälle

  • Berechnen Sie Spesenerstattungen für zurückgelegte Entfernungen.
  • Erfassen Sie detaillierte Kostenaufgliederungen in Spesenpositionen und Spesenbüchern.
  • Verknüpfen Sie Spesenposten mit Zuschussplänen, um Erstattungen zu allozieren, z. B. die monatliche Mitgliedschaft im Fitnessstudio.
  • Erstatten Sie alltägliche Ausgaben wie Bürobedarf, Taxis und Team-Mittagessen.
  • Erstatten Sie Spesen mit Sätzen, die auf Reisezielen basieren.
  • Legen Sie maximale Beträge pro Tag fest, um zu hohe Ausgaben zu vermeiden.
  • Teilen Sie Hotelrechnungen in mehrere Komponenten auf, um Steuerinformationen zu erfassen.
  • Verfolgen Sie die Kosten für einzelne Aufgaben innerhalb von Projekten.

Fragestellungen

Fragen
Überlegungen
Welche Methoden verwenden Sie, um Spesenbeträge zu berechnen?
Sie können Ausgabenüberschreitungen verhindern, indem Sie den Betrag, den Zahlungsempfänger für Spesenposten eingeben können, durch Folgendes beschränken:
  • Zuschusspläne.
  • Verschiedene Betragsarten, z. B. Festbeträge oder maximale Beträge.
Sie können auch festlegen, dass Zahlungsempfänger Folgendes überschreiten dürfen:
  • Angegebene maximale Beträge.
  • Ausgabenlimits für Zuschusspläne.
Bei variablen Spesen wie Taxipreisen können Sie es Benutzern ermöglichen, Beträge für Spesenposten manuell anzugeben.
Sie können Satztabellen konfigurieren und diese mit Spesenposten verbinden, damit Workday Spesenpostenbeträge automatisch berechnen kann. Sie können Ihre Berechnungen der Satztabelle auf folgende Elemente stützen:
  • Beträge, z. B. maximal zulässige Beträge.
  • Prozentsätze, mit denen Sie Beträge berechnen können, die sich im Zeitverlauf für variable Spesen inkrementell ändern, z. B. Kilometergeld.
Sie können auch Regeln für Ihre Satztabellen festlegen, um Erstattungsbeträge anhand zusätzlicher Kriterien wie Reisezielen zu validieren.
Welche Spesendaten benötigen Sie von Mitarbeitern?
Sie können Attribute zu Spesenposten hinzufügen, um zusätzliche Daten von Mitarbeitern zu erfassen. Sie können folgende Elemente verwenden:
  • Konfigurierbare Attribute, mit denen Sie unternehmensspezifische Speseninformationen erfassen können.
  • Von Workday bereitgestellte Attribute, mit denen Sie weitere Standardarten von Speseninformationen erfassen können.
Sie können Spesenpostenattribute für Spesentransaktionen auch als optional oder obligatorisch festlegen.
Sie können mehrere Spesenposten zu einer Beziehung über- und untergeordneter Posten verknüpfen, mit der Sie detaillierte Kostenaufgliederungen für folgende Bereiche erfassen können:
  • Aufgliederungsebene von Spesen.
  • Spesenbücher.
Wenn Mitarbeiter Spesenposten nicht aufgliedern oder keine Spesenbücher verwenden, stehen Ihnen möglicherweise weniger Spesendaten für das Reporting zur Verfügung.
Wer soll Zugriff auf Spesenposten haben?
Sie können die segmentierte Sicherheit verwenden, um nur einigen Mitarbeitern die Verwendung bestimmter Spesenposten zu ermöglichen. Dadurch werden ungenaue und nicht autorisierte Spesenabrechnungen verhindert.
Für welche Spesen ist eine zusätzliche Genehmigung erforderlich?
Um Transaktionen mit bestimmten Spesenposten an zusätzliche Prüfer und Genehmiger weiterzuleiten, können Sie eine zusätzliche Genehmigung für die folgenden Geschäftsprozesse konfigurieren:
  • Spesenabrechnungsereignis
  • Ausgabenberechtigung
Beispiel: Sie möchten eine zusätzliche Genehmigung von der Geschäftsleitung erhalten, wenn Zahlungsempfänger Spesen für Konferenzen im Ausland geltend machen.
Welche Tagessatzanforderungen haben Sie?
Sie können die Tagessatzanforderungen wie folgt erfüllen:
  • Konfigurieren Sie bestimmte Kriterien in Ihren Satztabellen und Satztabellenregeln.
  • Aktivieren Sie die Spesenbuchfunktionalität für Spesenabrechnungen.
Sie können auch Tagessatzbeträge konfigurieren, die das gesetzlich vorgeschriebene Minimum überschreiten. Beispiel: Sie können einen höheren Tagessatzbetrag erstatten, wenn Mitarbeiter in Städte mit höheren Lebenshaltungskosten reisen.
Wann nehmen Sie eine teilweise Erstattung von Tagessätzen vor?
Wenn Sie Basissatztabellen mit Tagessatz-Spesenposten verwenden, können Sie Anpassungssatztabellen hinzufügen, um Erstattungsbeträge anzupassen. Sie können diese Anpassungen als Festbeträge oder Prozentsätze vornehmen.
Beispiel: Wenn Mitarbeiter auf Geschäftsreisen kostenlose Verpflegung erhalten, können Sie vom Standarderstattungsbetrag für Tagessätze 20 % abziehen.
Welche Dateninkonsistenzen sieht Ihr Unternehmen in Spesentransaktionen?
Sie können bestimmte Attribute konfigurieren, damit Zahlungsempfänger Werte nur einmal in Spesenabrechnungen eingeben können. Workday berechnet dann zugehörige Daten und lädt diese in Spesenbuchpositionen, um Inkonsistenzen zu reduzieren.
Beispiel: Sie nehmen das Attribut
Anzahl Stunden
 in eine Satztabelle auf und Mitarbeiter geben Abfahrts- und Ankunftszeiten in die Spesenabrechnungsposition ein. Workday berechnet und befüllt dann das Feld
Anzahl Stunden
 in jedem Spesenbuchposten. Sie können auch verhindern, dass Mitarbeiter die von Workday berechneten Werte im Feld
Anzahl Stunden
 bearbeiten.

Empfehlungen

  • Fügen Sie Anweisungstexte zu Spesenposten hinzu, um Mitarbeitern zusätzlichen Kontext zu bieten.
  • Begrenzen Sie die Anzahl der Attribute, die Sie zu Spesenposten hinzufügen, um die Menge manueller Eingaben zu reduzieren.
  • Verwenden Sie bei Spesenposten für mehrere Unternehmen Transaktionssteuerregeln anstelle des Standards für die Steueranwendbarkeit. Sie können unterschiedliche Steuerregeln für Steuersätze für unterschiedliche Reiseziele verwenden.
  • Um Validierungskonflikte zu vermeiden, sollten Sie nicht denselben Spesenposten auf Positions- und Aufgliederungsebene verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Spesenposten für die Positions- oder die Aufgliederungsebene definieren, aber nicht für beide.
  • Um den Konfigurationsaufwand zu reduzieren, konfigurieren Sie Transaktionssteuerregeln und zugehörige Worktags, bevor Sie Spesenposten erstellen, um Informationen für Auditing, Buchhaltung und Reporting zu erfassen.
  • Workday berechnet keine geschätzten Entfernungen für Hin- und Rückreisen und Reisen mit mehreren Zielen. Erfassen Sie stattdessen jede Teilstrecke Ihrer Reise in separaten Spesenpositionen.
Verwenden Sie für untergeordnete Spesenposten eine Namenskonvention, die
z - Nicht auswählen
 im Namen des Spesenpostens enthält. Beispiel:
z - Nicht auswählen - Tagessatz - Verpflegung
. Diese Namenskonvention hat die folgenden Eigenschaften:
  • Sie gruppiert untergeordnete Spesenposten am unteren Ende der Werteliste
    Spesenposten
    .
  • Sie hilft zu vermeiden, dass Mitarbeiter versehentlich untergeordnete Tagessatz-Spesenposten auswählen.

Anforderungen

Für alle Spesenposten gilt:
  • Erstellen Sie Ausgabenkategorien, bevor Sie Spesenposten erstellen.
  • Heben Sie die Beschränkung der von Ihnen konfigurierten Spesenposten auf.
Für entfernungsabhängige Spesenposten gilt:
  • Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
  • Richten Sie Satztabellen für
    Betrag
     oder
    Abgestufter Betrag
     ein, die Ihre entfernungsabhängigen Sätze enthalten.

Einschränkungen

Folgende Aktionen können Sie nicht ausführen:
  • Jedem Zuschussplan mehr als einen Spesenposten zuordnen.
  • Wertelisten als konfigurierbare Spesenpostenattribute einrichten.
  • Mehr als fünf der von Workday bereitgestellten konfigurierbaren Spesenattributarten verwenden.
Bei entfernungsabhängigen Spesenposten macht Workday Folgendes nicht:
  • Beim Bestimmen von Routen aktuelle Verkehrsdaten berücksichtigen.
  • Kartenbilder anzeigen, die Ihre Routen sowie Ausgangs- und Zielpunkte enthalten.
  • Mautstraßen bei der Bestimmung von Routen ausschließen.
  • Alternative Routen angeben. Mitarbeiter können Entfernungswerte für Fahrten aber manuell eingeben.
Bei Tagessatz-Spesenposten können Sie folgende Aktionen nicht ausführen:
  • Das Konfigurieren von Satztabellen für mehrere Währungen.
  • Das Splitten steuerpflichtiger und nicht steuerpflichtiger Beträge.
  • Das Übermitteln von Spesenabrechnungspositionen mit Nullbeträgen.

Mandanten-Setup

Sie können im Abschnitt
Spesenoptionen
 in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
 die Standardsteuer so festlegen, dass Steuercode und Steueranwendbarkeit für Spesenposten vorausgefüllt werden.
Wenn Sie diese Funktion festlegen, können Sie sie nicht inaktivieren.

Sicherheit

Domänen
Überlegungen
Access Expense Item (Segmented)
 im funktionalen Bereich „Expenses“.
Ermöglicht es Ihnen, zu steuern, wer auf bestimmte Spesenposten zugreifen kann.
Sie können die Sicherheitsgruppe „All Users“ verwenden, um allen Mitarbeitern Zugriff auf die Spesenposten zu gewähren, die Sie nicht in Sicherheitssegmenten sichern. Beispiel: Spesenposten für Fitness-Erstattungen, die alle Mitarbeiter verwenden.
 im funktionalen Bereich „System“.
Ermöglicht es Ihnen, Spesenposten zu beschränken und die Beschränkung aufzuheben.
Set Up: Expense Item Security Segments
 im funktionalen Bereich „Expenses“.
Ermöglicht es Ihnen, Folgendes zu konfigurieren:
  • Spesenposten.
  • Spesenpostenrichtlinien und ‑gruppen.
  • Spesensatztabellen.
  • Regeln für Spesensatztabellen.
View Expense Item
 im funktionalen Bereich „Expenses“.
Ermöglicht es Ihnen, eine Zusammenfassung von Spesenposten anzuzeigen.

Geschäftsprozesse

Keine Auswirkungen.

Reporting

Berichte und Dashboards
Überlegungen
Bericht
Spesenpostengruppe
Zeigt vorhandene Spesenpostengruppen an, damit Sie Folgendes identifizieren können:
  • Welche Gruppen aktuell verwendet werden.
  • Die Spesenposten, aus denen jede Gruppe besteht.
Spesenmanagement - Dashboard
Zeigt Folgendes an:
  • Trends für Spesenposten nach Geschäftsperiode.
  • Die am häufigsten verwendeten Spesenposten.
Diese Informationen können Ihnen bei der Budgetierung und Planung zukünftiger Ausgaben helfen.
Bericht
Spesenposten anzeigen
Zeigt Konfigurationen von Spesenposten an, sodass Sie die Aktualisierungen, die Sie vornehmen möchten, schnell identifizieren können.
Bericht
Sicherheitssegment für Spesenposten anzeigen
Zeigt Sicherheitssegmente für Spesenposten und Spesenrichtliniengruppen an.
Bericht
Spesenrichtliniengruppen anzeigen
Zeigt Spesenrichtliniengruppen an, sodass Sie bestimmen können, welche Richtlinien aktuell verwendet werden.
Sie können die Berichtsdatenquelle
Expense Items
 zur Verifizierung Ihrer Spesenpostenkonfigurationen verwenden, z. B.:
  • Sicherheitssegmente.
  • Ausgabenkategorien.
  • Erstattungsarten.

Integrationen

Sie können die folgenden Webservices verwenden, um Spesenpostendaten hochzuladen und abzurufen:
  • Get Expense Items
  • Put Expense Item
Sie können die folgenden Webservices verwenden, um Daten zur Spesenabrechnungen und Ausgabenberechtigungen einschließlich Spesenpostendaten hochzuladen und abzurufen:
  • Get Expense Rate Tables
  • Get Expense Reports
  • Get Spend Authorizations
  • Import Expense Rate Table
  • Put Expense Rate Table
  • Submit Expense Report
  • Submit Spend Authorization
Sie können auch eine Integration verwenden, mit der Workday die Google Maps-API aufrufen kann, um geschätzte Entfernungen zum Berechnen von Erstattungsbeträgen in Spesenpositionen zu laden.

Beziehungen und Touchpoints

Features
Überlegungen
Zuschusspläne
Sie können bestimmte Spesenposten mit Zuschussplänen verknüpfen, um Ausgabenüberschreitungen zu vermeiden. Beispiel: Ein vierteljährlicher Zuschuss für Mitarbeiter zur Deckung ihrer Arbeitswege.
Projekte
Sie können Spesenposten mit bestimmten Projekten verknüpfen, um Folgendes zu verfolgen:
  • Gesamtkosten des Projekts.
  • Bestimmte Kosten in Projekten.
Sie können auch Spesenpostendaten für Projekte verwenden, um Ausgaben zu reduzieren.
Satztabellen
Sie können Satztabellen konfigurieren, um Spesenposten auszuwerten und Erstattungsbeträge und Auswählbarkeit festzulegen.
Sie können Regeln auch auf Satztabellen anwenden, um Erstattungsbeträge anhand bestimmter Kriterien zu validieren, z. B. der Länder, in die Zahlungsempfänger reisen.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.