Schritte: Steuern für Spesenabrechnungen einrichten
- Lesen Sie die Überlegungen zum Setup von Transaktionssteuersätzen.
- Konfigurieren Sie Steuern für Transaktionen. Wenn Sie eine Mehrwertsteuerkonfiguration verwenden, definieren Sie Steuerkategorien, Steuersätze, Steueranwendbarkeit und die prozentuale Steuererstattungsfähigkeit.
Sie können Steuercode und Steueranwendbarkeit so einrichten, dass Posten in Spesenabrechnungen vorgegeben werden. Sie können auch einen Standard für die Steuererstattungsfähigkeit für Steuersätze innerhalb eines Steuercodes einrichten. Workday verwendet diese Werte zur Berechnung des Steuerbetrags für Spesenpositionen. Buchhalter können dann übermittelte Spesenabrechnungen prüfen, um eine korrekte Erfassung und Buchung von Steuern zu gewährleisten, insbesondere wenn Steuern verschiedenen Erstattungsgraden unterliegen. Sie können bei Spesenabrechnungen auch die Angabe von Steuern aktivieren.
- Öffnen Sie die AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Financials.Aktivieren Sie das KontrollkästchenKontrollkästchen "Steuer" in Spesenabrechnung ausblenden, um die Option zur Angabe von Steuern auszublenden; deaktivieren Sie die Option, um die Funktion zuzulassen.Sicherheit: Die DomäneSet Up: Tenant Setup - Financialsim funktionalen Bereich „System“.
- Geben Sie für jede Ausgabenkategorie einen Standard für die Steueranwendbarkeit an und legen Sie fest, ob den Positionen wieder Kosten alloziert werden sollen.
- Richten Sie Spesenposten für Steuern ein.In der AufgabeSpesenposten erstellensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Standard für SteueranwendbarkeitWorkday verwendet diese Standardvorgabe, wenn keine übereinstimmende Steuerregel für den Spesenposten gefunden wird.SpesenpostenattributeFür Posten mit erstattungsfähiger oder teilweise erstattungsfähiger Steuer, geben Sie beim Erstellen von Spesenabrechnungspositionen mit diesem Posten das AttributReiselandan. Aktivieren Sie die KontrollkästchenSpesenabrechnung: Für Benutzer sichtbarundSpesenabrechnung: Erforderlich, wenn Sie Attribute für Spesenposten definieren. Workday verwendet Reiseland und Steuerregeln, um die Standardvorgaben für Steuercode und Steueranwendbarkeit zu bestimmen.Um den Steuercode in eine Spesenabrechnung zu laden, muss der Spesenposten das AttributReiselandhaben.Sicherheit: Die DomäneSetup: Expense Itemim funktionalen Bereich „Expenses“. - Geben Sie ein Reiseland im Reiseprofil der Mitarbeiter an, wenn diese Spesenabrechnungen mit Posten haben, die erstattungsfähig sind.In der AufgabeReiseprofil erstellensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung ReiselandWählen Sie das Land aus, in dem bei dem Mitarbeiter am häufigsten Spesen anfallen, damit dieses Land in Spesenabrechnungspositionen immer automatisch geladen wird. Dieses Setup ist für Spesenposten vorgesehen, die zum Berücksichtigen des AttributsReiselandkonfiguriert sind.Wählen Sie mehrere Länder aus, damit der Mitarbeiter eine begrenzte Liste hat, aus der er ein beliebiges Land auswählen kann.Sicherheit: Die DomäneProcess: Expense Report - Otherim funktionalen Bereich „Expenses“. - Fügen Sie den AktionsschrittSteuer prüfenzum GeschäftsprozessSpesenabrechnungsereignishinzu.In diesem Aktionsschritt können Prüfer bestätigen, dass die Steuerinformationen in allen Spesenabrechnungspositionen und aufgegliederten Positionen korrekt sind. Durch den Vergleich mit dem Beleg, können Prüfer Folgendes aktualisieren:
- Steuercode.
- Steuerbetrag.
- Steueranwendbarkeit.
- Steuererstattungsfähigkeit.
- Erstellen Sie Regeln dafür, wie Steuercodes mit Erstattungsfähigkeit und Anwendbarkeit für Spesenposten vorgegeben werden.Diese Regeln gelten unter folgenden Voraussetzungen:
- Aktivieren Sie das KontrollkästchenStandardvorgaben für Steuern für Auslandsspesen aktivierenin der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Financials.
- Richten Sie eine Transaktionssteuerregel für ein Land ein.
Workday gibt Steuercode und Steueranwendbarkeit basierend auf dem Reiseland, das der Mitarbeiter auswählt, in der Spesenabrechnungsposition vor.Workday lädt den erstattungsfähigen Prozentsatz basierend auf der angegebenen Steueranwendbarkeit und dem Steuercode automatisch in die Transaktionsposition. Sie können diese Auswahl überschreiben. Wenn Sie die Steuererstattungsfähigkeit angeben, wendet Workday den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Allokationsmethode auf den Steuerbetrag für Steuersätze innerhalb eines Steuercodes an.Prüfer von Spesenabrechnungen können die Steueranwendbarkeit, die Steuercodes und die Steuererstattungsfähigkeit nur im SchrittSpesenabrechnung prüfenaktualisieren. - Erstellen Sie Regeln, wie Steuercodes mithilfe von Worktags für Spesenpositionen und ‑aufgliederungen mit Erstattungsfähigkeit und Anwendbarkeit vorgegeben werden.
- Mitarbeiter können Spesenabrechnungen mit Steuern erstellen und einen Spesenposten auswählen, der für die Erfassung des Reiselandes konfiguriert ist. Workday zeigt das Reiseland mit einem Wert in der Spesenposition oder ‑aufgliederung an, falls zutreffend.Basierend auf dem Posten und dem ausgewählten Reiseland verwendet Workday die Steuerregeln, um die Standardvorgaben für Steuercode und die Steueranwendbarkeit zu bestimmen und den Steuerbetrag zu berechnen. Mitarbeiter können den Steuercode ändern, um den Steuerbetrag mit dem Beleg zu vergleichen. Wenn der Steuerbetrag immer noch nicht übereinstimmt, kann der Steuerbetrag nicht mehr von Mitarbeitern geändert werden, sondern nur noch von Prüfern während der Prüfung der Spesenabrechnung.
- Sobald Mitarbeiter Spesenabrechnungen übermittelt haben, initiiert der GeschäftsprozessSpesenabrechnungsereignisden SchrittSteuer prüfen. Prüfer können dann vor der Genehmigung genaue Steuerinformationen sicherstellen.
- Nach Abschluss des Ereignisses sehen Sie erstattungsfähige und nicht erstattungsfähige Steuern aus Spesentransaktionen im BerichtTransaktionssteuerverbindlichkeit.