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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Spesensatztabellen einrichten

Spesensatztabellen einrichten

  • Definieren Sie die Satztabellenregeln, mit denen Sie Spesenposten evaluieren möchten.
  • Sicherheit: Domäne
    Set Up: Expense Item
     im funktionalen Bereich „Expenses“.
Sie können Spesensatztabellen verwenden, um die Auswählbarkeit und Erstattungsbeträge für Spesenposten in Spesenabrechnungen zu bestimmen.
Beispiele:
  • Berechnen Sie maximal zulässige Beträge für Spesenposten basierend auf standortspezifischen Kriterien.
  • Definieren Sie Anforderungen für Kilometer- und Kraftstoffrückerstattungsbeträge.
  • Richten Sie die Auswählbarkeit von Tagessätzen ein und legen Sie Abzüge fest.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Spesensatztabelle erstellen
    .
  2. Wählen Sie aus der Werteliste
    Art der Spesensatztabelle
     eine der folgenden Optionen aus:
    Option Bezeichnung
    Betrag
    Verwenden Sie diese Option für Spesenposten, die unterschiedliche Erstattungsbeträge haben können. Beispiel: Geben Sie für Erstattungen von
    Verpflegung
     einen anderen Betrag für jedes Land an, das Sie in die Regeln oder Kriterien der Spesensatztabelle aufnehmen.
    Abgestufter Betrag
    Verwenden Sie diese Option für Erstattungssätze, die auf Bereichen basieren, die unterschiedliche Beträge anwenden.
    Beispiel: Geben Sie für die Erstattung gefahrener Kilometer für das laufende Jahr einen Betrag für die kumulierte Kilometerzahl in Bereichen an:
    • Zwischen 1 und 50.000 Kilometern erhalten Zahlungsempfänger für jeden zurückgelegten Kilometer 0,43 Cent.
    • Zwischen 50.001 und 75.000 Kilometern erhalten Zahlungsempfänger für jeden zurückgelegten Kilometer 25 Cent.
    Abgestufter Prozentsatz
    Verwenden Sie diese Option für Erstattungssätze, die auf unterschiedlichen Prozentsätzen eines auswählbaren Betrags für die von Ihnen definierten Bereiche basieren.
    Beispiel: Geben Sie für die Erstattung von Tagessätzen auf der Grundlage von Stunden Folgendes an:
    • 25 % des vollen Tagessatzes für 1 – 4 Stunden.
    • 50 % für 5 – 6 Stunden.
    • 100 % des Tagessatzes für 7 – 24 Stunden.
    Maximaler Betrag
    Verwenden Sie diese Option, um den maximalen Betrag anzugeben, den Mitarbeiter basierend auf den Kriterien ausgeben können, die Sie in den Regeln oder Kriterien der Spesensatztabelle definieren.
    Beispiel: Geben Sie für standortbasierte Erstattungen von Unterbringungskosten für jeden von Ihnen definierten Standort einen anderen maximal zulässigen Betrag an.
  3. Geben Sie ein
    Gültigkeitsdatum
     an, wenn Sie die Satztabelle auf eine Spesenabrechnung oder eine Ausgabenberechtigung anwenden können.
    Workday gibt ein leeres
    Gültigkeitsdatum
     zurück, wenn die folgenden Daten nicht innerhalb des Gültigkeitsdatumsbereichs liegen, der von einer Spesensatztabelle verwendet wird:
    • Transaktionsdatum in der Spesenposition.
    • Startdatum der Ausgabenberechtigung.
  4. Wählen Sie einen Wert aus der Werteliste
    Zu evaluierendes Attribut
    .
    Workday multipliziert den Wert aus einer Spesenabrechnung, um das Attribut zu berechnen und anhand des maximalen Betrags zu verifizieren.
    Beispiel: Geben Sie den maximalen Betrag von 125 USD für den Spesenposten
    Hotel
     an und wählen Sie
    Anzahl Tage
     als zu evaluierendes Attribut.
  5. Im Grid
    Spesensatztabelle
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Bedingungsregel oder ‑kriterien
    Wählen Sie eine
    Bedingungsregel oder ‑kriterien
    , um den Spesenposten zu evaluieren.
    Die von Ihnen angegebene Bedingungsregel oder die Kriterien bestimmen den Wert, den Workday zurückgibt.
    Bereiche
    (Nur
    Abgestufter Betrag
     und
    Abgestufter Prozentsatz
    ) Definieren Sie für diese
    Position der Spesensatztabelle
     die gültigen Bereiche für das Spesenpostenattribut.
    Maximaler Betrag
    Geben Sie einen maximalen Betrag für die Evaluierung eines Spesenpostens an.
    Verwenden Sie eine Satztabelle, wenn Bedingungsregeln oder Kriterien für den maximalen Betrag vorhanden sind. Wenn es keine anderen zu evaluierenden Attribute gibt, fügen Sie den maximalen Betrag in der Aufgabe
    Spesenposten erstellen
     hinzu.
Wenn Sie eine Satztabelle konfigurieren, steht diese zum Erstellen oder Aktualisieren von Spesenposten zur Verfügung. Sie können die Basissatztabelle und jede Anpassungssatztabelle für folgende Zwecke verwenden:
  • Berechnen Sie Erstattungssätze.
  • Verifizieren Sie die maximal zulässigen Beträge für Spesen.
Ihr Unternehmen benötigt mehrere Tagessatzerstattungssätze für Mahlzeiten in verschiedenen Ländern und Währungen. Richten Sie mithilfe der Satztabellenart
Betrag
 eine Spesenposten- und Satztabelle für
Verpflegung - Internationaler Tagessatz
 ein:
Bedingungsregel/-kriterien
Land
Betrag
Währung
Kriterien
Vereinigtes Königreich
50
GBP
Kriterien
Deutschland
60
EUR
Kriterien
Tschechien
1.360
CZK
Kriterien
USA
75
USD
Bedingung
Andere Länder
70
USD
  • Um Anpassungen für eine Basissatztabelle zu erstellen, definieren Sie Anpassungssatztabellen in der Aufgabe
    Spesenposten erstellen
     oder
    Spesenposten bearbeiten
    .
  • Um eine neue Satztabelle für einen anderen Spesenposten zu erstellen, der ähnliche Regeln erfordert, wählen Sie
    Kopieren
     in den möglichen Aktionen für eine Spesensatztabelle.
    Beispiel: Sie haben eine komplexe Satztabelle für standortbezogene Unterkünfte und Ihr Unternehmen eröffnet eine neue Auslandsniederlassung. Kopieren Sie die Satztabelle
    Unterkunft
    , geben Sie einen Namen an, z. B.
    Unterbringung für Auslandsstandort
     und wählen Sie
    EUR
     als
    Standardwährung
    . Anschließend können Sie die Regelbedingungen ändern, um diesen Spesenposten zu berechnen.
  • Sie können jede Satztabelle für nur einen Spesenposten verwenden. Diese Regel gilt sowohl für Anpassungs- als auch für Basissatztabellen.