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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Tagessatz-Spesenposten für Spesenbücher erstellen

Tagessatz-Spesenposten für Spesenbücher erstellen

  • Lesen Sie die Überlegungen zum Setup von Spesenposten.
  • Richten Sie Basis- und Anpassungssatztabellen für Ihren untergeordneten Spesenposten ein.
  • Sicherheit: Domäne
    Set Up: Expense Item
     im funktionalen Bereich „Expenses“
Konfigurieren Sie bestimmte Spesenposten so, dass sie als Tagessatz-Spesenposten ausgewiesen werden und lokale Tagessatzanforderungen erfüllen.
Um Tagessatzposten in Spesenabrechnungen zu verwenden, erstellen Sie zwei Spesenposten und verknüpfen diese miteinander. Ein Spesenposten fungiert als übergeordneter Posten, den Sie auf Spesenpositionsebene auswählen. Der andere Spesenposten fungiert als untergeordneter Posten, dessen Attribute in einem Spesenbuchabschnitt in der Spesenposition angezeigt werden.
Zahlungsempfänger können Spesenbücher verwenden, um Kostenaufgliederungen für ihre täglichen Reisekosten einzugeben. Workday verwendet dann die von den Zahlungsempfängern eingegebenen Spesendaten und alle zugehörigen Satztabellen, um die Erstattung von Tagessätzen automatisch zu berechnen.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Spesenposten erstellen
    .
    1. Geben Sie im Feld
      Postenname
       einen Namen ein, der Zahlungsempfänger davon abhält, den untergeordneten Spesenposten auf Spesenpositionsebene auszuwählen. Beispiel:
      z - Nicht auswählen - Spesenbuchposten - Frankreich
      .
    2. Wählen Sie im Abschnitt
      Verarbeitung
       die folgenden Optionen aus:
      • Festbetrag
      • Spesensatztabelle verwenden
    3. Aktivieren Sie folgende Kontrollkästchen nicht:
      • Tagessatz
      • Spesenbuch aktivieren
    4. Fügen Sie im Grid
      Spesenpostenattribute
       die Attribute hinzu, die Sie im Abschnitt
      Spesenbuch
       in Spesenabrechnungen anzeigen möchten.
      Untergeordnete Spesenposten müssen alle Attribute enthalten, die Sie in zugehörigen Satztabellen festgelegt haben. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Attribute auch als erforderlich festlegen.
      Um sicherzustellen, dass Workday Tagessatzbeträge automatisch berechnen kann, fügen Sie bei Bedarf die folgenden Attribute zu übergeordneten Spesenposten, aber nicht zu untergeordneten Posten hinzu:
      • Ankunftsdatum
      • Ankunftszeit
      • Abreisedatum
      • Abreisezeit
    5. Wählen Sie auf dem Register
      Satztabellen
       die Basissatztabelle aus, die Sie mit Ihrem untergeordneten Spesenposten verknüpfen möchten. Sie können auch Anpassungssatztabellen mit Ihrer Basistabelle verknüpfen.
  2. Öffnen Sie erneut die Aufgabe
    Spesenposten erstellen
    .
    1. Stellen Sie bei der Konfiguration Ihres übergeordneten Spesenpostens sicher, dass Sie Folgendes auswählen:
      • Das Kontrollkästchen
        Spesenbuch aktivieren
        .
      • Ihren untergeordneten Spesenposten aus der Werteliste
        Spesenbuchposten
        .
      • Eine Spesenbuchart aus der Werteliste
        Spesenbuch konfiguriert als
        .
      • Eine Rundungsoption aus der Werteliste
        Rundungsoption für Stunden
        .
    2. Aktivieren Sie im Abschnitt
      Verarbeitung
       das Kontrollkästchen
      Menge und Betrag pro Einheit nicht eingebbar
      , um diese Felder in Spesenabrechnungen zu inaktivieren. Diese Optionen gelten nicht für übergeordnete Spesenposten.
    3. Fügen Sie im Grid
      Spesenpostenattribute
       die Attribute
      Ankunftsdatum
       und
      Abreisedatum
       hinzu.
Workday generiert einen Abschnitt
Spesenbuch
 in der Spesenabrechnungsposition, wenn Zahlungsempfänger Folgendes tun:
  • Den übergeordneten Spesenposten auswählen.
  • Das Abreise- und Ankunftsdatum eingeben.
Im Spesenbuch zeigen wir die Attribute an, die Sie für den untergeordneten Spesenposten konfigurieren, aber nicht den untergeordneten Posten selbst. Wenn Zahlungsempfänger diese Attribute laden, berechnet Workday Erstattungsbeträge automatisch.
Konfigurieren Sie die segmentierte Sicherheit, damit nur bestimmte Zahlungsempfänger auf Tagessatz-Spesenposten zugreifen können.