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Zuletzt aktualisiert: 2025-09-19
Schritte: Kundenrechnungsvorschläge verwalten

Schritte: Kundenrechnungsvorschläge verwalten

Erstellen Sie Transaktionen, die zur Fakturierung bereit sind.
Sie können Kundenrechnungsvorschläge aus fakturierbaren Transaktionen erstellen, um Informationen in der Vorschau anzuzeigen, sie anzupassen und zu prüfen, bevor Sie Kundenrechnungen erstellen. Wenn Sie Rechnungsvorschläge erstellen, müssen Sie keine Rechnungen mehr abbrechen und neu erstellen, wenn Sie Zahlen anpassen oder Fehler korrigieren möchten. Wenn Sie Transaktionen zu einem Rechnungsvorschlag hinzufügen, können Sie dem Kunden diese Transaktionen nur in Rechnung stellen, indem Sie eine Rechnung aus dem Vorschlag erstellen.
  1. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - System
     .
    Sie können es Mitarbeitern erlauben, in Kundenrechnungsvorschlägen Kommentare hinzuzufügen. Aktivieren Sie im Abschnitt „Einstellungen für Aktivitäts-Stream“ die Option
    Kundenrechnungsvorschlag
     aus der Werteliste
    Ausgewählte Objekte für Aktivitäts-Stream
     .
    Sicherheit:
    Domäne Set Up: Tenant Setup - System
     in den funktionalen Bereichen „Customer Central“ und „System“.
  2. Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie, um Folgendes auszuführen:
    • Kundenrechnungsvorschläge zur Prüfung und Genehmigung weiterleiten.
    • Erstellung von Kundenrechnungen automatisieren.
    • Richten Sie Worklets für benutzerdefinierte Berichte ein. Mit Worklets können Sie benutzerdefinierte Berichte zu einem Genehmigungsschritt im Geschäftsprozess hinzufügen. Beispielsweise können Sie einen benutzerdefinierten Bericht hinzufügen, der Ihnen während des Genehmigungsschritts eines neuen Rechnungsvorschlags Informationen zu früheren Rechnungen anzeigt, um Ihre Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung des Rechnungsvorschlags zu treffen.
    1. Fügen Sie in der Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess
      Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis
       die Sicherheitsgruppe „Approvers“ zu den Aktionen „Anzeigen“ und „Genehmigen“ hinzu. Workday leitet den Kundenrechnungsvorschlag an einen bestimmten Genehmiger in Ihrer Organisation weiter.
    2. Richten Sie den Serviceschritt
      Kundenrechnung erstellen
       im Geschäftsprozess
      Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis ein
       . Workday erstellt Kundenrechnungen automatisch, wenn Sie den Kundenrechnungsvorschlag genehmigen.
    3. Fügen Sie einen Genehmigungsschritt zum Geschäftsprozess
      Kundenrechnungsvorschlag - Ereignis
       hinzu und fügen Sie ein Worklet für benutzerdefinierte Berichte zum Genehmigungsschritt hinzu.
      Der benutzerdefinierte Bericht ist als Worklet in die Seite für die Geschäftsprozessgenehmigung eingebettet. Genehmiger können auf das Worklet klicken, um den benutzerdefinierten Bericht während des Genehmigungsprozesses zu öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter Worklets zu Geschäftsprozessen hinzufügen.
  3. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Kundenrechnungsvorschlag erstellen
     .
    Wählen Sie im Abschnitt Auswahlkriterien eine Option aus der Werteliste
    Projekteigentümer
     aus, um fakturierbare Projekte für den ausgewählten Benutzer anzuzeigen.
    Workday fakturiert Vorauszahlungsraten automatisch in derselben Rechnung wie andere Raten und Transaktionen, wenn Sie:
    1. Das Kontrollkästchen
      Vorauszahlungsraten mit anderen Transaktionsarten in Rechnung
       stellen in Zeitplänen für eine konsolidierte Fakturierung aktivieren
    2. Kundenrechnungsvorschläge erstellen
    Sicherheit:
    • Domäne Process: Billing - Invoice Proposal
       in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
    • Domäne Process: Project Billing - Invoice Proposal
       im funktionalen Bereich „Project Billing“.
  4. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Kundenrechnungsvorschlag - Arbeitsbereich
     .
    Wählen Sie in den Suchkriterien eine Option aus der Werteliste
    Projekteigentümer
     aus, um fakturierbare Projekte für den ausgewählten Benutzer anzuzeigen.
    Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Suche
    Klicken Sie auf diese Option, um die Auswahlkriterien zu ändern.
    Workday speichert Ihre Auswahl und verwendet sie jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe öffnen.
    Fakturierbare Projekte
    Verwenden Sie das Drilldown-Menü, um den Projekteigentümer für das fakturierbare Projekt anzuzeigen.
    Status anstehender Ereignisse
    Zeigen Sie den Status von Projekttransaktionen und Fakturierungszeitplänen an, für die eine Geschäftsprozessgenehmigung ansteht.
    Aktualisieren
    Aktualisiert die ausgewählten Vorschläge mit allen neuen Transaktionen im Status
    Bereit zur Fakturierung,
     die den Auswahlkriterien entsprechen.
    Rechnung erstellen
    Sobald Sie eine Kundenrechnung erstellt haben, können Sie diese nicht mehr in einen Rechnungsvorschlag zurücksetzen. Sie können die Rechnung abbrechen, damit die Transaktionen wieder den Status
    Bereit zur Fakturierung
     haben. Anschließend können Sie einen neuen Vorschlag erstellen.
    Vorschlag abbrechen
    Klicken Sie hier, um die ausgewählten Vorschläge abzubrechen und die Transaktionen wieder in den Status
    Bereit zur Fakturierung
     setzen.
    Drucken
    Generiert PDF-Kopien der ausgewählten Vorschläge. Wenn die PDF-Dateien verfügbar sind, zeigt Workday sie in der Spalte
    PDF
     im Grid an.
    Sie können nur Vorschläge für Kunden drucken, für die Sie „Anzeigen“-Zugriff haben.
    Sicherheit:
    • Domäne Process: Billing - Invoice Proposal
       in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
    • Domäne Process: Project Billing - Invoice Proposal
       im funktionalen Bereich „Project Billing“.
  5. (Optional) Öffnen Sie in der Spalte
    Vorschlag
     der Aufgabe
    Kundenrechnungsvorschlag - Arbeitsbereich
     den Bericht
    Kundenrechnungsvorschlag anzeigen
     in einem neuen Fenster.
    Sie können benutzerdefinierte Objekte für Kundenrechnungen auf dem Register
    Zusätzliche Daten
     oder über die mögliche Aktion Zusätzliche Daten im Abschnitt Fakturierungsinformationen anzeigen und bearbeiten. Um benutzerdefinierte Objekte für Kundenrechnungen anzuzeigen und zu bearbeiten, müssen Sie das benutzerdefinierte Objekt zuerst in der Aufgabe
    Benutzerdefiniertes Objekt erstellen
     konfigurieren.
    Wenn Sie Aktivitäts-Streams aktivieren, können Sie Kommentare zum Kundenrechnungsvorschlag hinzufügen und Kommentare anderer Benutzer anzeigen.
    Sicherheit:
    • Domäne Process: Billing - Invoice Proposal
       in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
    • Domäne Process: Project Billing - Invoice Proposal
       im funktionalen Bereich „Project Billing“.
    Wenn Sie einen Kundenrechnungsvorschlag über einen Geschäftsprozess oder
    aus Meine Aufgaben
    öffnen, können Sie benutzerdefinierte Objekte auf dem Register
    Zusätzliche Daten
     anzeigen, aber nicht bearbeiten.
  6. (Optional) Klicken Sie in einer Zeile der Aufgabe
    Kundenrechnungsvorschlag - Arbeitsbereich
    auf Bearbeiten
     , um die Aufgabe
    Kundenrechnungsvorschlag bearbeiten
     zu öffnen.
    Um Ad-hoc-Rechnungspositionen in Kundenrechnungsvorschlägen hinzuzufügen, müssen Sie über eine Projektrolle oder eine Unternehmensrolle verfügen, die mit dem Unternehmen im Projekt übereinstimmt. Wenn Sie Ad-hoc-Rechnungspositionen in Kundenrechnungsvorschlägen hinzufügen, haben Sie nur folgende Möglichkeiten:
    • Positionen hinzufügen, die eine
      Ertragsbehandlung
       von
      Rechnung
      haben
    • Beschreibung der Rechnungspositionen bearbeiten, die Sie in der Aufgabe
      Kundenrechnungsvorschlag erstellen
       erstellt haben.
    • Nicht aufgeschobene Kundenvertragspositionen auswählen
    • Projekte auswählen, die Sie bereits in den Kundenrechnungsvorschlag aufgenommen haben
    Um Transaktionen vom Vorauszahlungsverbrauch auszuschließen, können Sie Transaktionen einzeln oder mehrere Transaktionen auswählen und die Massenaktion
    Von Vorauszahlung ausschließen
     verwenden.
    Aktualisieren Sie den Kundenrechnungsvorschlag:
    • Fügen Sie eine neue Position hinzu.
    • Wenn Sie vorhandene Positionen ändern, die sich auf den Gesamtrechnungsbetrag auswirken
    • Neue Position entfernen
    Sicherheit:
    • Domäne Process: Billing - Invoice Proposal
       in den funktionalen Bereichen „Customer Contracts“ und „Project Billing“.
    • Domäne Process: Project Billing - Invoice Proposal
       im funktionalen Bereich „Project Billing“.
Erstellen Sie Rechnungen aus Kundenrechnungsvorschlägen.