Konzept: Konfigurationen für Projektfakturierung einrichten

Sie können erforderliche Felder konfigurieren, mit denen Workday beim Transferieren oder Splitten von nicht arbeitsbezogenen Projekttransaktionen Daten vorgibt. Workday erstellt eine Buchungsanpassung, wenn Sie bezahlte, nicht arbeitsbezogene Projekttransaktionen in den Aufgaben

Projektfakturierungstransaktionen verwalten

und

Projekttransaktionen transferieren

transferieren oder splitten. Nicht arbeitsbezogene Projekttransaktionen umfassen Spesenabrechnungen und Lieferantenrechnungen. Wenn Sie gezahlte Spesenabrechnungen oder Lieferantenrechnungen ändern, verwendet Workday die Kontierungsregel „Ausgaben“, um eine Buchungsanpassung zu erstellen. Sie können Folgendes konfigurieren:

Datum der Buchungsanpassung
Grund für Buchungsanpassung

Workday verwendet das Datum der Buchungsanpassung, um zu bestimmen, welches Datum für die Journalanpassung verwendet werden soll. Alle Buchungsanpassungen erfordern einen Grund für die Buchungsanpassung.

Bei den nachfolgenden Transfers geschieht Folgendes:

Wenn es sich um eine bezahlte, nicht arbeitsbezogene fakturierbare Projekttransaktion handelt, können Sie das neue Projekt-Worktag auf dem Register
Buchungsanpassung
der zugehörigen Lieferantenrechnung oder Spesenabrechnung anzeigen.
Wenn es sich um eine unbezahlte, nicht arbeitsbezogene fakturierbare Projekttransaktion handelt, können Sie das neue Projekt-Worktag direkt in der Quelltransaktionsposition anzeigen.

Wenn Sie Folgendes benötigen, gehen Sie wie folgt vor:

Transfergrund: Wählen Sie in der Aufgabe
Projektfakturierungstransaktionen verwalten
für jede nicht arbeitsbezogene fakturierbare Transaktion, die Sie transferieren, einen Grund aus.
Kommentar zu Änderungen bei Zeiteingaben mithilfe des Registers
Zeiteingabe
in der Aufgabe
Zeiteingabevorlage bearbeiten
: Wählen Sie einen Zeitblockkommentar in der Aufgabe
Projektfakturierungstransaktionen verwalten
. Workday benötigt für jede fakturierbare Zeittransaktion, die Sie transferieren, einen Zeitblockkommentar. Die Aktivierung dieser Option wirkt sich auch auf Aktualisierungen aus, die an Zeitblöcken vorgenommen werden.

Wenn Sie einen Transfergrund benötigen, konfigurieren Sie die Transfergründe und legen Sie einen Transfergrund als Standardvorgabe fest. Workday verwendet Transfergründe nur zu Reportingzwecken.

Sie können das Kontrollkästchen

Ertragsgegenbuchung für in Rechnung gestellte fakturierbare Transaktionen

jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Beachten Sie Folgendes:

Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren und Ertrag rückstellen, setzt Workday bei der Rechnungsstellung nicht den Status der Ertragsrückstellung für fakturierbare Transaktionen zurück oder erstellt Gegenbuchungsraten.
Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, evaluiert Workday die Worktag-Ableitungsregeln für die fakturierbare Transaktion bei der Rechnungsstellung. Wenn das Worktag der fakturierbaren Transaktion geändert wird, aktualisiert Workday den Status der Ertragsrückstellung und erstellt eine Gegenbuchungsertragsrate.

Beispiel: Auf dem Register

Konfiguration der Worktag-Regel

der Projekthierarchie konfigurieren Sie den Ertrag so, dass er dem Mitarbeiter folgt. Sie nehmen eine Ertragsrückstellung am 15.11.2022 vor und die Kostenstelle für den Mitarbeiter ist 123. Am 20.12.2022 führen Sie einen Transfer des Mitarbeiters an die Kostenstelle 124 durch. Sie stellen dem Kunden am 31.12.2022 die Rechnung.

Kontrollkästchen „Ertragsgegenbuchung für in Rechnung gestellte fakturierbare Transaktionen“ aktiviert	Kontrollkästchen „Ertragsgegenbuchung für in Rechnung gestellte fakturierbare Transaktionen“ deaktiviert
Ertragsratenbuchung am 15.11.2022 für Kostenstelle 123: Nicht fakturierte Forderungen 1000 Ertrag 1000	Ertragsratenbuchung am 15.11.2022 für Kostenstelle 123: Nicht fakturierte Forderungen 1000 Ertrag 1000
Bei Rechnungsstellung am 31.12.2022: Keine Buchung	Bei Rechnungsstellung am 31.12.2022 für Kostenstelle 123: Ertrag 1000 Nicht fakturierte Forderungen 1000
	Bei Rechnungsstellung am 31.12.2022 für Kostenstelle 124: Nicht fakturierte Forderungen 1000 Ertrag 1000

Sie können das Kontrollkästchen

Buchungen für abgegrenzte fakturierbare Projektkosten aktivieren

verwenden, um operative Journale für fakturierbare Spesenabrechnungen und Lieferantenrechnungen zu generieren, wenn Sie Erträge realisieren. Workday verwendet die Kontierungsregel „Ausgaben“, um operative Journale zu erstellen. Für die Kontierungsregel „Ausgaben“ können Sie das resultierende Hauptbuch-Konto so konfigurieren, dass folgende buchhalterische Behandlung zu folgenden Zwecken verwendet wird:

Umsatzkosten
, um auf ein Hauptbuch-Konto der Kosten- oder Gewinn- und Verlustrechnung zu buchen
Abgegrenzte Projektkosten
, um auf ein Asset- oder Hauptbuch-Konto der Bilanz zu buchen

Beispiel: Sie aktivieren das Kontrollkästchen

Buchungen für abgegrenzte fakturierbare Projektkosten aktivieren

und konfigurieren das resultierende Hauptbuch-Konto in der Kontierungsregel „Ausgaben“:

Resultierendes Hauptbuch-Konto	Dimension	Werte
WIP	Buchhalterische Behandlung	Abgegrenzte Projektkosten
Umsatzkosten	Buchhalterische Behandlung	Umsatzkosten

Sie erstellen eine Lieferantenrechnungsposition mit einem Worktag für fakturierbares Projekt für 100 USD und zeigen die resultierenden Buchungen an:

Hauptbuch-Konto	Sollbetrag	Habenbetrag
WIP	100.00 USD	0.00 USD
Kreditorenbuchhaltung	0.00 USD	100.00 USD

Sie erstellen eine Ertragsrate und zeigen die resultierenden Buchungen an:

Hauptbuch-Konto	Sollbetrag	Habenbetrag
Abgegrenzter Ertrag: Produkt und Verkauf	100.00 USD	0.00 USD
Revenue	0.00 USD	100.00 USD

Sie erstellen Ertragsrealisierungsbuchungen für eine Behandlung mit rückgestelltem oder abgegrenztem Ertrag und Sie genehmigen eine Kundenrechnung für eine Ertragsbehandlung für Rechnungen. Workday erstellt automatisch das folgende sekundäre operative Journal:

Hauptbuch-Konto	Sollbetrag	Habenbetrag
Umsatzkosten	100.00 USD	0.00 USD
WIP	0.00 USD	100.00 USD

Sobald Sie Buchungen für abgegrenzte fakturierbare Projektkosten aktiviert haben, können Sie sie nicht mehr deaktivieren.

Sie können Workday so konfigurieren, dass Transaktionen automatisch neu berechnet werden, wenn sich folgende zugehörige Elemente ändern:

Fakturierungszeitplan
Fakturierungssatztabelle
Vertragssatztabelle.
Kundenvertrag.
Standardsatztabelle.

Wenn Sie das Kontrollkästchen

Transaktionen automatisch neu berechnen

aktivieren, können Sie angeben, welche Fakturierungsstatus für Transaktionen Workday neu berechnet.

Wenn Sie Transaktionen nicht automatisch neu berechnen, füllt Workday die Spalte

Neu berechnen

in der Aufgabe

Projektfakturierungstransaktionen verwalten

aus, um die fakturierbaren Projekte und Transaktionen zu ermitteln, die möglicherweise eine Neuberechnung erfordern. Sie können auch benutzerdefinierte Berichte erstellen, um fakturierbare Projekte und Transaktionen anzuzeigen, die möglicherweise eine Neuberechnung erfordern.

Sie können Workday so konfigurieren, dass auf fakturierbare Projekttransaktionen ein neuer Fakturierungsstatus angewendet wird, wenn Sie eine Rechnung ablehnen, stornieren oder für sie eine Anpassungsgutschrift erstellen. Wenn Sie die Rechnungsstellung planen, können Sie die

Werteliste In Rechnung gestellte Transaktionen auf Fakturierungsstatus zurücksetzen

in Wartet auf

Prüfung

aktualisieren, um Transaktionen bei Rechnungsabbruch neu zu evaluieren.

Sie können Workday so konfigurieren, dass das Grid für Fakturierungstransaktionen entweder mit Registern angezeigt wird, in denen zugehörige Felder gruppiert sind, oder mit allen Feldern in einer Ansicht, indem Sie die Option

Hide Separate Registers in Transaction Grid

verwenden. Die Option ist standardmäßig deaktiviert.

Sie können die Option

Transaktionsarten für Anpassung

verwenden, um zu konfigurieren, welche Transaktionsarten Benutzer massenweise ändern dürfen. Standardmäßig sind alle 4 Transaktionsarten ausgewählt – Spesen, Sonstige Aufwendungen, Lieferantenrechnung und Zeit – und es muss mindestens eine Transaktionsart ausgewählt werden. Beachten Sie, dass Sie nicht die Auswahl aller vier Transaktionsarten aufheben können. Wenn Sie alle Massenänderungen deaktivieren möchten, können Sie mit der Aufgabe

Optionale Felder konfigurieren

die

Schaltfläche Zusammenfassung: Massenübermittlung

im funktionalen Bereich

„Manage Project Billing Transactions“

ausblenden.

Diese Konfiguration gilt mandantenweit und wirkt sich auf die Möglichkeit aus, dass alle Benutzer Transaktionsarten in allen Ansichten in den Workflows „Projektfakturierungstransaktionen verwalten“ und „Kundenrechnungsvorschlag“ massenweise ändern können.

Sie können Workday so konfigurieren, dass benutzerdefinierte Validierungen für Kundenrechnungsvorschläge aktiviert werden, indem Sie die Option

Benutzerdefinierte Validierungen für Kundenrechnungsvorschläge aktivieren

verwenden. Diese Option ist standardmäßig aktiviert, was bedeutet, dass benutzerdefinierte Validierungen, die im Bericht

Benutzerdefinierte Validierungen

verwalten für den Kontext

„Kundenrechnung“

erstellt wurden, auch für Kundenrechnungsvorschläge gelten.

Benutzerdefinierte Validierungen für Felder auf den folgenden Registern im Bericht

Kundenrechnungsvorschlag anzeigen

werden unterstützt:

Rechnungs-Header
Rechnungspositionen
Anhänge

Wenn Sie beispielsweise eine benutzerdefinierte Validierung so konfigurieren, dass das

Rechnungsdatum

bei Kundenrechnungen innerhalb eines bestimmten Bereichs liegen muss, gilt dieser Bereich auch für das Feld

Rechnungsdatum

bei Kundenrechnungsvorschlägen.

Um benutzerdefinierte Validierungen für Felder auf dem Register

Projekttransaktionen

zu verwalten oder zu erstellen, verwenden Sie den Kontext

der Projektfakturierungstransaktion

im Bericht

Benutzerdefinierte Validierungen verwalten

.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Validierung erstellen, können Sie das Berichtsfeld

Is Document a Customer Invoice Proposal

in einer Bedingungsregel verwenden, um anzugeben, dass eine Validierung nur auf Kundenrechnungen oder Kundenrechnungsvorschläge angewendet werden soll.

Wenn Validierungen nur für Kundenrechnungen gelten sollen, erstellen Sie eine Bedingungsregel mit folgenden Werten:

Und/oder
:
Und
Quelle - Externes Feld oder Bedingungsregel
:
Ist Dokument für einen Kundenrechnungsvorschlag
Relationaler Operator
:
ungleich
Vergleichsart
:
Wert, der in diesem Filter angegeben wird
Vergleichswert
: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen.

Wenn Validierungen nur für Kundenrechnungsvorschläge gelten sollen, erstellen Sie eine Bedingungsregel mit denselben Werten wie für Kundenrechnungen, mit folgenden Ausnahmen:

Relationaler Operator
:
gleich

Sie können Workday so konfigurieren, dass Benutzer keine Mitarbeiterzeitblöcke löschen können:

Basierend auf dem Fakturierungsstatus der Zeitblöcke (Fakturiert, Fakturierung in Bearbeitung, Bereit zur Fakturierung, Wartet auf Prüfung, Nicht fakturieren, Gesperrt). Beispielsweise möchten Sie möglicherweise das Löschen von Zeitblöcken verhindern, nachdem sie fakturiert wurden oder wenn eine Fakturierung in Bearbeitung ist, um Zeitversatzeingaben bei der Fakturierung zu vermeiden.
Deren Ertrag bereits realisiert oder geplant wurde
Nach Beendigung des Projekts, zu dem die Zeitblöcke gehören.

Mitarbeiterzeitblöcke, die eines oder mehrere der ausgewählten Kriterien erfüllen, können nicht gelöscht werden.