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Última atualização: 2023-06-23
Considerações para a definição: despesas

Considerações para a definição: despesas

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso do Workday Expenses. O tópico explica:
  • Por que essa definição é útil
  • Como essa definição é integrada ao Workday
  • Impactos consequentes e interações entre produtos
  • Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
  • Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte:
  • Outras considerações para a definição a fim de obter detalhes sobre recursos específicos
  • Instruções de tarefa para obter detalhes específicos de configuração

Apresentação

O Workday Expenses permite que você gerencie e controle as despesas de sua empresa e de seus favorecidos.
Com o Workday Expenses, você pode configurar e gerenciar:
  • Seleções de forma de pagamento
  • Tabelas de taxas de despesas
  • Itens de despesas
  • Relatórios de despesas
  • Autorizações de despesas
  • Adiantamentos
  • Cartões de crédito
  • Registros de reservas de viagem
Você pode processar despesas para:
  • Candidatos
  • Trabalhadores terceirizados
  • Membros de comitês externos
  • Candidatos selecionados
  • Estudantes
  • Trabalhadores
O Workday Expenses fornece um
Hub de despesas
 que centraliza as despesas para os favorecidos, para que eles possam gerenciar suas despesas com rapidez e facilidade.

Vantagens para a empresa

  • Centralize tarefas e relatórios para usuários de autoatendimento, para que eles possam gerenciar suas despesas com eficiência.
  • Lance despesas atuais rapidamente para agilizar o reembolso.
  • Elimine processos manuais em papel.
  • Habilite o aprendizado de máquina para avaliar relatórios de despesas quanto a irregularidades, duplicações e imprecisões.
  • Aumente a precisão e reduza a entrada manual calculando automaticamente os dados de transações de despesas.
  • Gerencie cargas de trabalho delegando tarefas.
  • Atenda às regras fiscais internacionais e regionais e aos requisitos de reembolso.
  • Defina limites de despesas para controlar os custos de viagem e entretenimento.
Você pode rapidamente fazer o intercâmbio de dados e gerar relatórios:
  • Quando usa o Workday Expenses junto com outros produtos Workday, como Gestão de capital humano (HCM). Exemplo: você pode criar itens de despesa e associá-los a planos de abono.
  • Com dados analíticos e geração de relatórios que fornecem informações sobre o orçamento em comparação com os gastos reais.

Casos de uso

  • Aplicar valores máximos por dia para limitar os gastos.
  • Auditar relatórios de despesas para fins de conformidade.
  • Definir taxas que ajudam a calcular o reembolso.
  • Importar e processar dados de provedores de cartão de crédito e reservas de viagem.
  • Processar relatórios de despesas da empresa, intercompanhias, em dispositivos móveis e multimoedas.
  • Rastrear, analisar e gerar relatórios de despesas abrangendo sua empresa e suas organizações.
Você também pode gerenciar e controlar despesas usando:
  • Planos de abono, verificações de orçamento e contabilidade de compromisso
  • Validações, regras fiscais e worktags personalizadas
  • Autorizações de despesas
Você pode liquidar e reembolsar despesas para:
  • Solicitações de adiantamento
  • Transações de cartão de crédito corporativo
  • Transações de pagamento com recursos próprios

Perguntas a considerar

Pergunta
Considerações
Como você quer reembolsar favorecidos de despesas?
Você pode definir seleções de forma de pagamento para:
  • Determinar métodos de reembolso, como cheque ou depósito direto.
  • Permitir que os trabalhadores definam seu país e moeda preferenciais para pagamentos ou dividir o pagamento entre vários países e moedas.
Você também pode aplicar regras às opções para seleção de forma de pagamento para determinar os métodos de pagamento ou as distribuições de pagamento.
Como você usa taxas para calcular o reembolso de despesas?
Você pode configurar tabelas de taxas e regras que avaliam itens de despesa para:
  • Calcular valores de reembolso.
  • Determinar a elegibilidade para reembolso.
  • Validar os valores reembolsáveis máximos.
Você pode calcular o reembolso usando tabelas de taxas com base em valores e percentuais.
Você também pode usar acumuladores de despesas para rastrear aumentos incrementais em itens de despesa ao longo do tempo, como despesas com base na distância.
De que detalhes você precisa dos favorecidos de despesas para reembolsá-los?
Você pode configurar relatórios de despesas para coletar informações no nível de cabeçalho. Exemplos: finalidades corporativas e notas.
Você também pode solicitar e exigir detalhes mais específicos no nível de linha em:
  • Relatórios de despesas
  • Autorizações de despesas
Você pode usar:
  • Itens de despesa com base na distância para calcular quilometragem.
  • Discriminação de itens para exigir um detalhamento de custos das despesas incorridas.
  • Itens de despesas diárias para atender aos requisitos de seu país.
  • Diários de viagem para discriminar despesas de viagens de negócios.
  • Atributos fornecidos pela Workday e atributos configuráveis.
Você quer permitir que trabalhadores específicos criem relatórios de despesas em nome de terceiros?
Você pode permitir que os trabalhadores criem relatórios de despesas em nome de:
  • Candidatos
  • Delegados
  • Membros de comitês externos
  • Outros trabalhadores
  • Candidatos selecionados
  • Estudantes
Que métodos de geração de relatórios de despesas você precisa configurar?
Você pode definir diferentes métodos de geração de relatórios de despesas de acordo com as necessidades do negócio, incluindo:
  • Relatórios de despesas com valores reembolsáveis negativos para trabalhadores que incorrem em despesas pessoais com cartões de crédito de responsabilidade corporativa.
  • Relatórios de despesas intercompanhias quando sua empresa tem um acordo para dividir custos com outras empresas.
  • Escaneamento de recibos para agilizar as reivindicações de despesas que os favorecidos enviam por dispositivos móveis.
Como você deseja formatar layouts de impressão de relatórios de despesas?
Você pode usar as opções fornecidas pela Workday para imprimir relatórios de despesas.
Você também pode usar o Report Designer no Workday Studio para personalizar layouts de impressão de:
  • Alertas
  • Anexos
  • Instruções
  • Layouts
  • Logotipos
  • Mensagens
Como você quer gerenciar a autorização prévia de despesas?
Você pode permitir ou exigir que os trabalhadores solicitem autorizações de despesas antes de incorrerem em despesas.
Você também pode:
  • Aprovar solicitações de adiantamento.
  • Permitir que trabalhadores específicos criem autorizações de despesas em nome de não trabalhadores.
  • Congelar autorizações de despesas.
  • Efetuar o fechamento em massa de autorizações de despesas de que não precisa mais.
  • Realizar verificações de orçamento em autorizações de despesas.
  • Usar a contabilidade de compromisso para contabilizar despesas futuras.
Como você quer definir cartões de despesas?
Você pode definir:
  • Cartões de viagem centralizados para consolidar as passagens aéreas de toda a organização em um único cartão de crédito.
  • Cartões de crédito individuais para favorecidos de despesas.
Você pode especificar a responsabilidade pelo pagamento para cartões de crédito de trabalhador usando diferentes tipos de conta de faturamento corporativo.
Você também pode permitir que os trabalhadores:
  • Digitem manualmente os dados de transações de cartão de crédito.
  • Reatribuam transações de cartão de crédito corporativo entre trabalhadores.
  • Enviem transações de cartão de crédito com valores reembolsáveis negativos.
Como os trabalhadores podem adicionar dados de viagem aos relatórios de despesas?
Você pode baixar registros de reservas de viagem de seu provedor de serviços de viagem e importá-los para o Workday.
Quando você importa registros de reservas de viagem, os trabalhadores podem adicionar estes itens aos relatórios de despesas:
  • Transporte aéreo
  • Locação de veículos
  • Reservas de hotel
Quais informações fiscais você quer capturar das despesas do trabalhador?
Você pode configurar regras fiscais e habilitar impostos em relatórios de despesas. O Workday então calcula o imposto sobre os itens de despesa, permitindo que você recupere valores parciais ou totais para:
  • Imposto sobre Bens e Serviços (GST)
  • Imposto sobre Valor Agregado (IVA)

Recomendações

  • Configure o texto de instruções para seus relatórios de despesas para ajudar os trabalhadores a cumprir as políticas de despesas.
  • Entre em contato com o Workday Professional Services ou com seu consultor para fazer a integração com provedores de cartão de crédito ou de serviços de viagem.
  • Habilite a contabilidade de compromisso para transações de autorização de despesas para ajudar a evitar despesas excessivas.
  • Revise e padronize as políticas de despesas da sua empresa antes de definir o Workday Expenses para ajudar a garantir a conformidade.
  • Use uma configuração que agilize o processo de reembolso para reembolsar os favorecidos rapidamente. Exemplo: você pode permitir que os trabalhadores reivindiquem despesas rápidas em dispositivos móveis.

Requisitos

Para permitir que os trabalhadores enviem relatórios de despesas, defina pelo menos um item de despesa e tipo de reembolso.

Limitações

Você só pode:
  • Habilitar o escaneamento de recibos em dispositivos móveis para trabalhadores localizados em países específicos.
  • Definir uma regra de preferência de pagamento para pagamentos de despesas.
Não damos suporte a armazenamento de documentação certificada para recibos e anexos de relatórios de despesas

Definição do locatário

Você pode usar a tarefa
Editar definição de locatário - Finanças
 para configurar opções do Workday Expenses em todo o locatário.
Você pode configurar a seção
Opções de despesas
 para:
  • Cobrar clientes por linhas do relatório de despesas com o status de
    Aprovado
    .
  • Controlar regras fiscais por padrão para despesas internacionais.
  • Desabilitar impostos em relatórios de despesas.
  • Permitir que os trabalhadores solicitem adiantamentos.
  • Certificar-se de que sua organização não fature os clientes por despesas do trabalhador.
  • Incluir como despesas registros de reservas de viagem antes da data de término da viagem.
  • Impedir que os trabalhadores selecionem worktags de projetos específicos.
  • Especificar por quantos anos você quer reter os dados financeiros de trabalhadores cujos dados foram limpos.
Você também pode usar a tarefa para especificar:
  • Se deseja cobrar valores tendo como base as datas em nível de relatório de despesas ou em nível de linha de despesas, para fins de orçamento. Exemplo: para evitar que as linhas de despesas se estendam por vários períodos fiscais, você pode cobrar valores com base na data geral do relatório de despesas.
  • IDs de sequência para relatórios de despesas e autorizações de despesas.

Segurança

Você pode acessar o relatório
Políticas de segurança de domínio para área funcional
 para visualizar todos os domínios de segurança do Expenses.
Os domínios de segurança que você pode configurar incluem:
Domínios
Considerações
Set Up: Payment Election
 na área funcional Expenses.
Use essa opção para definir detalhes de processamento para seleções de forma de pagamento.
Set Up: Expense Item
 na área funcional Expenses.
Use para definir itens de despesa para os trabalhadores usarem em suas transações de despesa.
Access Expense Item (Segmented)
 na área funcional Expenses.
Use para configurar a segurança com base em segmentos para controlar o acesso aos itens de despesa.
Exemplo: você deseja exibir um conjunto de itens de despesa apenas para colaboradores do Departamento de Vendas.
Self-Service: Expense Report
 na área funcional Expenses.
Use para preencher e enviar relatórios de despesas.
Self-Service: Spend Authorization
 na área funcional Expenses.
Use para enviar solicitações de autorização de despesas antes de incorrerem em despesas.
Process: Expense Report Work Area
 na área funcional Expenses.
Use para manter relatórios de despesas aguardando ação no relatório
Área de trabalho de relatório de despesas
 .
Set Up: Tenant Setup - Financials
 na área funcional System.
Use para acessar o subdomínio
Set Up: Tenant Setup - Financials
 , que você pode usar para configurar opções do Workday Expenses em todo o locatário.

Processos de negócios

Processo de negócios
Considerações
Evento de relatório de despesas
Use para:
  • Audite os relatórios de despesas para garantir a conformidade com as políticas de viagem e despesa.
  • Capture o feedback por meio de inclusão de questionários em relatórios de despesas.
  • Verifique orçamentos.
  • Confirme impostos precisos em relatórios de despesas.
  • Recupere dados do relatório de despesas para fins de geração de relatórios.
  • Envie linhas de despesas de volta para correção.
  • Rastreie projetos.
Evento intercompanhias de relatório de despesas
Use para:
  • Inicie o processo de aprovação para empresas nas linhas e discriminações de itens do relatório de despesas.
  • Responsabilize a empresa afiliada indicada nas linhas e discriminações de itens de despesa pelas despesas do trabalhador.
Autorização de despesas
Use para:
  • Adicione planos de abono para colaboradores que solicitam autorizações de despesas.
  • Verifique orçamentos.
  • Habilite solicitações de adiantamento.
  • Inclua questionários em autorizações de despesas.
Evento de fechamento em massa de autorizações de despesas
Use para fechar várias autorizações de despesas não utilizadas quando sua organização não precisar mais processar relatórios de despesas com relação a elas.

Geração de relatórios

Relatórios e painéis
Considerações
Relatório
Área de trabalho de auditoria de despesas
.
Visualize as despesas por categorias de relatório e pagamento, e use relatórios e gráficos para analisar os gastos.
Relatório
Área de trabalho de relatório de despesas
.
Visualize relatórios de despesas com ações pendentes. Você pode usar este relatório para revisar, devolver e aprovar relatórios de despesas.
Painel de gestão de despesas.
Use para visualizar informações como:
  • Tendências de itens de despesa
  • Totais do relatório de despesas
  • Principais itens de despesa
Você também pode:
  • Acessar tarefas e relatórios de despesas usados com frequência.
  • Visualizar e analisar informações de despesas.
Relatório
Despesas que ultrapassam o valor máximo
.
Visualize as linhas e discriminações de itens do relatório de despesas que excedem o valor máximo definido para o item de despesa, excluindo as linhas e discriminações de itens identificadas como despesas pessoais.
Worklet
Hub de despesas
.
Visualize e acesse tarefas e relatórios de despesas em um único local.
Relatório
Nenhum relatório de despesas apresentado
.
Visualize trabalhadores que não enviaram relatórios de despesas:
  • Em um período especificado
  • Usando datas dentro do período de geração de relatórios obrigatória
Você pode acessar o relatório
Relatórios padrão do Workday
 para visualizar todos os relatórios do Workday Expenses.
Você também pode criar relatórios personalizados usando fontes de dados de relatório, como:
  • Expense Reports for Company
    , que permite visualizar relatórios de despesas para uma empresa ou hierarquia de empresas.
  • Tax Rate Application
    , que permite visualizar relatórios de despesas marcados para impostos.

Integrações

Você pode usar serviços Web para importar dados a serem usados com o Workday Expenses. Exemplos:
  • Import Credit Cards
  • Import Credit Card Transactions
  • Import Expense Rate Tables
  • Put Expense Item
  • Put Expense Rate Table Rule
  • Put Payment Election Option
Consulte o diretório de serviços Web no Workday Community para ver mais serviços Web.
Você pode usar integrações para importar dados de cartão de crédito destes provedores, permitindo que os trabalhadores incluam dados de cartão de crédito em seus relatórios de despesas:
  • American Express (AMEX)
  • Mastercard
  • Visa
Você pode importar dados de registros de reservas de viagem para o Workday para que os trabalhadores os incluam em seus relatórios de despesas, usando:
  • O serviço Web
    Import Travel Booking Records
     para criar integrações personalizadas.
  • O conector de entrada de reserva de viagem.

Relações e interações

Recursos
Considerações
Orçamentos
Você pode usar verificações de orçamento para:
  • Verificar automaticamente as transações de despesa em relação aos orçamentos.
  • Evitar despesas excessivas para manter orçamentos ao longo do exercício fiscal.
Comitês
Quando você define comitês no Workday, pode criar relatórios e autorizações de despesas em nome de não trabalhadores para reembolsar despesas.
Remuneração
Você pode criar planos de abono reembolsáveis e associá-los a itens de despesa para que os colaboradores possam reivindicar despesas, como reembolso de matrícula e mensalidade de academia de ginástica.
Contabilidade financeira
Você pode rastrear:
  • Projetos de capital e orçamentos
  • Relatórios de despesas com valores reembolsáveis negativos
  • Liquidações de autorizações de despesas
  • Compromissos de despesas
Dispositivo móvel
Você pode habilitar o Workday Expenses em dispositivos móveis para que os trabalhadores possam:
  • Capturar despesas rápidas.
  • Preencher e enviar relatórios de despesas.
  • Escanear recibos para preencher datas e valores nos relatórios de despesas.
HCM
O Workday Expenses usa dados da empresa e de colaborador provenientes do Workday HCM, incluindo dados de:
  • Perfis de cargo
  • Níveis de gestão
  • Modelos de alocação de pessoal
  • Trabalhadores
Você também pode criar relatórios de despesas em nome de candidatos para reembolsá-los por despesas incorridas durante o processo de entrevista.
Folha de pagamento
Você pode usar as seleções de forma de pagamento da empresa ou do trabalhador para determinar como reembolsar despesas.
Projetos
Você pode usar o controle de projetos com despesas para permitir que os trabalhadores:
  • Acessem e registrem horas e despesas referentes a projetos específicos.
  • Reivindiquem despesas de projeto dentro de intervalos de datas especificados.
Liquidações
Você pode liquidar as despesas do favorecido manualmente ou programar o Workday para criar e executar liquidações automaticamente para:
  • Adiantamentos
  • Transações de cartão de crédito
  • Relatórios de despesas
  • Despesas intercompanhias
  • Autorizações de despesas
Estudante
Você pode conceder aos trabalhadores acesso a dados de estudantes para permitir que eles:
  • Criem e enviem relatórios de despesas em nome dos estudantes.
  • Usem esses dados em relatórios personalizados e padrão.
Você também pode configurar a segurança segmentada para permitir que os trabalhadores acessem apenas dados de despesas de estudantes.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.