Considerações para a definição: relatórios de despesas de estudantes
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de relatórios de despesas para estudantes. O tópico explica:
- Por que continuar?
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Você pode usar o Workday para criar e enviar relatórios de despesas em nome de estudantes e reembolsá-los pelas despesas incorridas.
Vantagens para a empresa
- Analisar e gerar relatórios de despesas de estudantes para melhor controle de despesas.
- Elimine soluções alternativas manuais, como pagamentos ad hoc e a necessidade de usar tipos de favorecidos que não sejam estudantes.
- Agilize o reembolso encaminhando apenas relatórios de despesas de estudantes para avaliadores e aprovadores específicos.
- Reduzir a duplicação de dados centralizando as despesas de estudantes em um único local.
Casos de uso
- Processar relatórios de despesas em nome de estudantes externos e matriculados.
- Reatribuir transações de cartões de crédito corporativos para incluir as transações nos relatórios de despesas de estudantes.
- Restringir o acesso a dados de estudantes para que os trabalhadores possam processar e gerar relatórios somente de despesas de estudantes.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
De que acesso de segurança os trabalhadores precisam? | Você pode configurar a segurança segmentada para permitir que os trabalhadores acessem apenas dados de despesas de estudantes. Quando você habilita a segurança segmentada, os trabalhadores com:
Quando você não habilita a segurança segmentada, os trabalhadores com e sem restrição podem acessar dados de despesas de todos os tipos de favorecidos. |
Quais seleções de forma de pagamento os estudantes têm? | Você só pode enviar relatórios de despesas em nome de estudantes que tenham o pagamento de despesas como uma opção em suas seleções de forma de pagamento.
Você pode:
Quando os estudantes têm vários perfis do Workday e você atualiza as seleções de forma de pagamento em um perfil, o Workday atualiza os outros perfis automaticamente. |
Como você gerencia as despesas de estudantes efetuadas com cartões corporativos? | Você pode reatribuir transações de cartão de crédito manualmente aos estudantes quando eles incorrerem em despesas com cartões de crédito corporativos.
O Workday então exibe as transações reatribuídas nos relatórios de despesas do estudante para que você possa selecioná-las para inclusão. |
Recomendações
- Adicione worktags nos relatórios de despesas de estudantes manualmente para garantir transações financeiras precisas.
- Reatribua transações de cartão de crédito aos estudantes para garantir que as despesas incorridas com cartões de crédito corporativos sejam exibidas nos relatórios de despesas dos estudantes.
- Quando vários estudantes têm o mesmo nome, insira IDs de estudante exclusivas nos relatórios de despesas para garantir que você vai reivindicar despesas para o estudante certo.
- Quando os estudantes também tiverem um perfil de colaborador no Workday, certifique-se de usar seu perfil de estudante para despesas de estudante para evitar problemas contábeis e de aprovação.
Requisitos
Para permitir que os trabalhadores com segurança restrita acessem dados de estudantes, atribua os trabalhadores às unidades acadêmicas de estudantes relevantes.
Você pode enviar relatórios de despesas em nome de estudantes somente quando define pagamentos de despesas em suas seleções de forma de pagamento.
Limitações
Os alunos não podem criar seus próprios relatórios de despesas no Workday.
Não oferecemos suporte a autorizações de despesas e adiantamentos para estudantes.
Definição de locatário
Sem impacto.
Segurança
Domínios | Considerações |
|---|---|
External Student Data: Student ID na área funcional Personal Data. |
Permite que você acesse IDs de estudantes externos. |
External Student Data: Student Public Reports na área funcional Staffing. |
Permite que você acesse informações públicas de estudantes externos.
Para gerenciar seleções de forma de pagamento para estudantes externos, use este domínio e o domínio Manage: Payment Election . |
Manage: Payment Election na área funcional Expenses. |
Permite que você gerencie seleções de forma de pagamento em nome de estudantes externos.
Para gerenciar seleções de forma de pagamento para estudantes externos, use este domínio e o domínio External Student Data: Student Public Reports .
Use este domínio quando não usar o Workday Student Financials. |
Manage: Student Payment Elections na área funcional Student Financials. | Permite gerenciar seleções de forma de pagamento em nome de estudantes matriculados.
Use este domínio quando usar o Workday Student Financials. |
Process: Expense Reports na área funcional Expenses. | Permite que você gerencie relatórios de despesas e relatórios relacionados.
Você pode configurar a segurança segmentada neste domínio para permitir que os trabalhadores acessem apenas dados de estudantes em tarefas e relatórios de despesas. |
Self-Service: Student Financials na área funcional Student Financials. |
Permite que os estudantes gerenciem suas seleções de forma de pagamento. |
Student Data: Student ID na área funcional Student Core. |
Permite que você acesse IDs de estudantes no Workday. |
Student Data: Student Profile na área funcional Student Core. |
Permite que você acesse informações de estudantes no Workday. |
Processos de negócios
Você pode configurar o processo de negócios
Evento de relatório de despesas
para encaminhar relatórios de despesas de estudantes para revisão e aprovação.
Você pode usar o campo de relatório
Expense Report Pay To is Student
para encaminhar apenas relatórios de despesas de estudantes para avaliadores e aprovadores específicos.Geração de relatórios
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Localizar transações de cartão de crédito
| Use para visualizar as transações de cartão de crédito que você reatribuiu aos estudantes. |
Localizar relatórios de despesas
| Use para visualizar os relatórios de despesas que você criou em nome dos estudantes. |
Localizar linhas do relatório de despesas para a organização
| Use para visualizar linhas do relatório de despesas de estudantes por organização. |
Localizar relatórios de despesas reembolsáveis negativas
|
Use para visualizar relatórios de despesas que incluem valores reembolsáveis negativos para estudantes que incorrem em despesas pessoais com cartões corporativos. |
Localizar pagamentos
| Use para visualizar pagamentos de despesas de estudantes:
|
Quando você habilita a segurança segmentada, pode usar estas fontes de dados de relatório para criar relatórios personalizados que incluem apenas dados de despesas de estudantes:
- Expense Reports for Company
- Expense Report Lines and Itemizations
- Expense Report Lines for Company
Integrações
Serviços Web | Considerações |
|---|---|
Get Expense Reports
| Use para recuperar dados para relatórios de despesas de estudantes.
Quando você habilita a segurança segmentada, pode usar esse serviço Web para recuperar dados de despesas apenas para estudantes. |
Get Payments
| Use para recuperar dados para pagamentos de despesas de estudantes. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Use para carregar e recuperar dados para os filtros personalizados que você criar para execuções de liquidação de estudantes. |
Submit Expense Report for Non-Worker
| Use para carregar dados e enviar relatórios de despesas para estudantes.
Quando você habilita a segurança segmentada, pode usar esse serviço Web para carregar dados de despesas apenas para estudantes. |
Submit Settlement Run
| Use para carregar dados a fim de liquidar e reembolsar despesas de estudantes. |
Relações e interações
Recursos | Considerações |
|---|---|
Contabilidade | O Workday gera automaticamente uma worktag Estudante nos lançamentos contábeis associados aos relatórios de despesas aprovados. |
Seleções de forma de pagamento | Para enviar relatórios de despesas em nome de estudantes, adicione o pagamento de despesas como uma opção nas seleções de forma de pagamento do estudante. |
Liquidações | Você pode criar:
|
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.