Considerações para a definição: tabelas de taxas de despesas
Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de tabelas de taxas de despesas. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
As tabelas de taxas de despesas usam regras, critérios e faixas para calcular automaticamente os valores dos itens de despesa em:
- Relatórios de despesas
- Autorizações de despesas
Vantagens para a empresa
- Calcule valores de reembolso automaticamente para reduzir o trabalho manual.
- Centralize as regras de reembolso para minimizar o tempo de revisão e manter dados históricos para auditoria.
- Impeça que os favorecidos insiram dados de despesas incorretos que atrasem a aprovação.
- Mantenha a conformidade com requisitos de ajuda de custo e a sua política de viagens e despesas.
Casos de uso
- Aplicar valores máximos para evitar que os favorecidos solicitem despesas excessivas.
- Calcular abonos de ajuda de custo para favorecidos em viagens de negócios.
- Controlar o reembolso de despesas com base em distância, como abono de combustível.
- Usar destinos de viagem para determinar as taxas de reembolso de despesas.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Como você quer calcular taxas para diferentes despesas? | Você pode configurar tabelas para calcular taxas de despesas com base em percentuais ou:
Dependendo do número de tabelas de taxas que você configurar e dos tipos que usar, as tabelas podem ser:
Ao configurar tabelas de taxas de despesas diferentes, considere quais itens de despesa já existentes precisam de tabelas de taxas e se você quer configurar novos itens de despesa. Quando você não configura tabelas de taxas para os seus itens de despesa, o Workday não calcula os valores dos itens de despesa automaticamente. |
Quais de seus itens de despesa usam as mesmas taxas? | Você pode usar uma tabela de taxas base com vários itens de despesa quando esses itens têm as mesmas taxas de reembolso.
Quando você não usa a mesma tabela base com itens de despesa que usam as mesmas taxas, pode ser necessário manter e criar mais tabelas de taxas. |
Em quais cenários você quer ajustar as taxas base? | Você pode configurar tabelas de taxas de ajuste para aumentar e diminuir as taxas base de reembolso para favorecidos.
Exemplos:
|
Quais limites de despesas sua empresa usa? | Você pode definir limites de despesas usando o tipo de tabela de taxas Máximo . Também pode permitir que os favorecidos ultrapassem esses limites para que possam enviar despesas inesperadas como, por exemplo, reservas de voo de última hora. |
Como você gerencia a alteração de taxas? | Você pode alterar as datas de vigência em suas tabelas de taxas e calcular as taxas usando regras e critérios revisados.
Quando você altera as datas de vigência, o Workday tira instantâneos de suas tabelas de taxas para que você possa:
|
Recomendações
- Ordene as linhas em cada tabela de taxas classificando do mais até o menos preferido. Quando o Workday avalia as linhas da tabela de taxas, aplicamos as taxas usando a primeira linha correspondente.
- Para uma configuração mais fácil, defina os seus atributos de item de despesa configuráveis e as regras da tabela antes de criar tabelas de taxas.
Para que não ocorra erros de configuração, revise suas tabelas de taxas para evitar:
- A omissão de valores de um conjunto de intervalos.
- A divisão de faixas relacionadas em diferentes linhas da tabela de taxas.
Quando você importar dados de despesas para o Workday, use os serviços Web relevantes na sequência a seguir para agilizar a configuração:
- Regras da tabela de taxas
- Tabelas de taxas
- Itens de despesa
Requisitos
- Defina itens de despesa para as suas tabelas de taxas.
- Habilite as tabelas de taxas para autorizações de despesas manualmente.
- Defina intervalos em tabelas de taxas graduais usando apenas valores inteiros ou decimais.
Limitações
Você só pode usar o Workday para editar tabelas de taxas com no máximo 1.000 linhas. Use o serviço Web
Import Expense Rate Table
para editar tabelas de taxas com mais de 1.000 linhas.Você não pode:
- Atribuir tabelas de taxas de ajuste a vários itens de despesa.
- Desativar as tabelas de taxas de despesas. Para agrupar tabelas de taxas não obrigatórias, adicione prefixos aos nomes, comoz - Não usar.
- Usar tabelas de taxas multimoedas com itens de despesa que tenham diários de viagem.
Definição de locatário
Sem impacto.
Segurança
Domínios | Considerações |
|---|---|
Set Up: Expense Item
| Permite que você defina:
|
View: Expense Item
| Permite visualizar itens de despesa, incluindo as tabelas de taxas associadas. |
Processos de negócios
Sem impacto.
Relatórios
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Visualizar tabela de taxas de despesas
| Use para:
|
Visualizar regra de tabela de taxas de despesas
| Use para visualizar, editar e criar regras de condição em tabelas de taxas de despesas. |
Integrações
Serviços Web | Considerações |
|---|---|
Get Expense Rate Tables
Get Expense Rate Table Rules | Use para recuperar dados para tabelas e regras de taxas de despesas. |
Import Expense Rate Table
Put Expense Rate Table Rule | Use para carregar dados para tabelas e regras de taxas de despesas. |
Relações e interações
Você pode usar tabelas de taxas para calcular automaticamente valores de itens de despesa em diários de viagem usados em relatórios de despesas.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.