Considerações para a definição: cartões de viagem centralizados

Você pode usar esse tópico como base para tomar decisões quando planejar sua configuração e usar o programa de cartão de viagem centralizado. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

O programa de cartão de viagem centralizado consolida os gastos com viagens aéreas em um único cartão de viagem centralizado, também conhecido como cartão fantasma, para organizações individuais em vez de trabalhadores individuais. Quando você importa as transações de despesas de viagens aéreas do cartão de viagem centralizado para o Workday, ele atribui as transações automaticamente aos trabalhadores para que eles as incluam nos relatórios de despesas.

Vantagens para a empresa

Os cartões de viagem centralizados permitem:

Consolidar despesas com viagens aéreas e gastos para a sua empresa.

Ter uma visão precisa das despesas com viagens aéreas para a sua empresa.

Rastrear e analisar com eficácia as despesas com viagens aéreas para a sua empresa.

Melhorar as decisões de política de viagens e negociar melhores taxas de viagens, otimizando seu fluxo de caixa.

Reduzir o risco financeiro ocultando dos colaboradores o número do cartão centralizado.

Reduzir o esforço de criação de despesas e de entradas manuais quando você importa as transações do cartão de viagem centralizado por meio de uma integração de cartão de crédito.

Impedir que os colaboradores paguem grandes despesas comerciais com cartões de crédito pessoais.

Casos de uso

Quando você configura a funcionalidade de cartão de viagem centralizado:

Os favorecidos das despesas podem enviar despesas de cartões corporativos e de cartões de viagem centralizados em um único relatório de despesas.

Os gestores de centros de custo e de viagens podem visualizar todas as despesas com viagens aéreas em um só lugar, melhorando a análise das despesas.

As organizações podem designar um custodiante dedicado para gerenciar as transações não atribuídas e atribuí-las ao favorecido do relatório de despesas correto.

Pergunta a considerar

Como criar cartões de viagem centralizados?

Para minimizar erros nos dados, você pode criar cartões de viagem centralizados manualmente antes de carregar o arquivo de transações para:

AMEX

Mastercard

Visa

Recomendações

Crie cartões de viagem centralizados antes de carregar os arquivos de transações para evitar erros de carregamento de dados e eliminar soluções alternativas manuais.

Crie um token com segurança definida para o número do cartão de viagem centralizado não mascarado para garantir que os cartões que você cria manualmente tenham um número de cartão de crédito seguro.

Configure alertas personalizados aos custodiantes para ajudar a identificar e atribuir transações não atribuídas dos cartões de viagem centralizados para que os trabalhadores possam incluí-las nos relatórios de despesas.

Requisitos

Para importar transações de cartões de viagem centralizados Visa e Mastercard, trabalhe com:

Sua rede de cartão de crédito e instituição financeira para incluir as transações de cartão de viagem centralizado no seu arquivo de integração VCF4 ou CDF3.

Sua agência de viagens para garantir que um identificador exclusivo para os favorecidos das despesas seja incluído nos arquivos de integração como, por exemplo, ID de colaborador
. O Workday usa o identificador exclusivo para atribuir transações de cartão de viagem centralizado ao favorecido do relatório de despesas.

Para importar transações de cartão de viagem centralizado AMEX:

Identifique qual entrada de arquivo de integração usar para o cartão de viagem centralizado com base na região. Nos EUA e Canadá, solicite o Workday AMEX Central Travel Data File
em um arquivo de texto com formato delimitado por tabulações. Na região EMEA, solicite o AMEX Global TMKD File
em um arquivo de texto com formato de comprimento fixo para a Opção D.

Trabalhe com o seu gestor da conta AMEX para solicitar um comprovante de "Technology Enablement Engagement" a fim de solicitar o arquivo de dados de viagem centralizado.

Trabalhe com as suas agências de viagens para incluir um identificador exclusivo no arquivo de integração. Exemplo: o campo REF_5
no arquivo Global TMKD
e o campo ID de colaborador
do Workday no Workday AMEX Central Travel Data File
.

Crie os cartões de viagem centralizados AMEX manualmente no Workday.

Limitações

O Workday atribui automaticamente aos colaboradores somente as transações de tarifa aérea do cartão de viagem centralizado. Para compras efetuadas com cartão de viagem centralizado, como taxas de hotel e reservas, as transações devem ser atribuídas manualmente. No momento, o Workday não tem suporte para recebimento de identificadores exclusivos para transações que não sejam de tarifa aérea.

Definição de locatário

Sem impacto.

Segurança

Domínio	Considerações
Organization: Manage Central Travel Card Transactions na área funcional Expenses	Usuários, como custodiantes, podem gerenciar as transações de cartões de viagem centralizados para as organizações configuradas na conta de faturamento dos cartões de crédito corporativos.
Set Up: Credit Card na área funcional Common Financial Management	Os usuários podem criar e gerenciar cartões de crédito para suas empresas.

Processos de negócios

Sem impacto.

Geração de relatórios

Relatórios ou painéis	Considerações
Localizar arquivos de transações de cartão de crédito	Use esse relatório para identificar os erros que ocorrem durante o carregamento dos arquivos.
Localizar transações de cartão de crédito	Visualize a lista de transações de um cartão de crédito, incluindo transações de cartões de viagem centralizados, para analisar as despesas do trabalhador.
Localizar cartões de crédito	Encontre os cartões de crédito que você cria manualmente ou por meio da integração. Visualize os detalhes das contas de cartões de crédito dos colaboradores, incluindo cartões de viagem centralizados.
Localizar transações de cartão de viagem centralizado não atribuído	Visualize todas as transações não atribuídas de um cartão de viagem centralizado da sua organização e atribua as transações ao favorecido do relatório de despesas correto para incluir em um relatório de despesas.

Integrações

Você pode configurar suas integrações para importar e atribuir automaticamente os cartões de viagem centralizados aos trabalhadores para a inclusão das despesas.

Serviços Web	Considerações
Get Expense Credit Card Transactions Import Credit Card Transactions	Use essa opção para carregar e obter transações de cartões de crédito ou de cartões de viagem centralizados.
Assign Expense Central Travel Card Transaction	Use essa opção para atribuir transações de cartões de viagem centralizados aos favorecidos do relatório de despesas.

Modelos de integração	Considerações
Import AMEX Central Travel Data File (Masked)	Use esses modelos para importar transações de cartões de viagem centralizados mascarados da AMEX.
Import MasterCard CDF3File Masked	Para Mastercard, use esses modelos para a importação de dados mascarados de: Cartões de crédito e transações Cartões de viagem centralizados e transações
Import Visa VCF4 Scrubbed	Para Visa, use esses modelos para a importação de dados suprimidos de: Cartões de crédito e transações Cartões de viagem centralizados e transações

Relações e interações

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Etapas: configurar alertas para as transações de cartão de viagem centralizado

Próximo nível: cartões de viagem centralizados

Exemplo: criar função de custodiante para gerenciar cartões de viagem centralizados