Considerações para a definição: itens de despesa
Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de itens de despesa. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Os itens de despesa permitem que você defina as transações que os favorecidos podem fazer em:
- Autorizações de despesas: quando solicitam pré-aprovação de despesas.
- Relatórios de despesas: quando enviam despesas incorridas.
Você pode associar tabelas de taxas a itens de despesa para que o Workday possa calcular valores automaticamente em transações de despesas. Você também pode vincular itens de despesa e organizá-los em uma hierarquia. Em seguida, os favorecidos podem usar vários itens de despesa em linhas de despesa para capturar detalhamentos de custos.
Você também pode fazer configurações em itens de despesa para atender a necessidades comerciais específicas, como configurações de despesas com base na distância e requisitos de ajuda de custo.
Vantagens para a empresa
- Capturar informações específicas para requisitos fiscais.
- Categorizar despesas por política, tipo e categoria para fins de geração de relatórios.
- Cumprir a legislação e as políticas da empresa relacionadas a despesas de ajuda de custo.
- Limitar gastos para reduzir custos de projetos e permanecer dentro do orçamento.
- Mapear dados de viagem com itens de despesa para evitar erros em transações de despesas.
- Agilizar o processo de reembolso calculando automaticamente os dados de transações de despesas.
- Controlar tendências de itens de despesa e planejar custos futuros usando dados analíticos, auditoria e geração de relatórios.
Casos de uso
- Calcular reembolsos de despesas para distâncias percorridas.
- Capturar detalhamentos de custos em linhas de despesas e diários de viagem.
- Vincular itens de despesa a planos de abono para alocar reembolsos, como a adesão mensal em uma academia.
- Recuperar despesas do dia a dia, como material de escritório, táxis e almoços da equipe.
- Reembolsar despesas usando taxas baseadas em destinos de viagem.
- Definir valores diários máximos para evitar gastos excessivos.
- Dividir contas de hotel em vários componentes para coletar informações fiscais.
- Controlar custos de tarefas individuais dentro dos projetos.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Quais métodos você usa para calcular valores de despesas? | Para evitar despesas excessivas, limite o valor que os favorecidos podem inserir em itens de despesa usando:
Você também pode permitir que os favorecidos ultrapassem:
Para despesas variáveis, como tarifas de táxi, você pode permitir que os usuários especifiquem valores em itens de despesa manualmente. É possível configurar tabelas de taxas e associá-las a itens de despesa para que o Workday calcule os valores de itens de despesa automaticamente. Você pode basear seus cálculos da tabela de taxas em:
Você também pode definir regras nas tabelas de taxas para validar valores de reembolso com base em critérios adicionais, como destinos de viagem. |
Que dados de despesas você precisa obter dos trabalhadores? | Você pode adicionar atributos aos itens de despesa para capturar dados adicionais dos trabalhadores: Você pode usar:
Você também pode definir os atributos de item de despesa como opcionais ou obrigatórios em transações de despesas. Você pode vincular vários itens de despesa para formar um relacionamento principal-secundário entre eles que permita capturar detalhamentos de custos em:
Quando os trabalhadores não discriminam os itens de despesa ou usam diários de viagem, pode haver menos dados de despesas para geração de relatórios. |
A quem você quer permitir acesso a itens de despesa? | Você pode usar a segurança segmentada para permitir que apenas alguns trabalhadores usem itens de despesa específicos, o que evita reivindicações de despesas imprecisas e não autorizadas. |
Quais despesas requerem aprovação adicional? | Para encaminhar transações com itens de despesa específicos para avaliadores e aprovadores adicionais, você pode configurar uma aprovação adicional nestes processos de negócios:
Exemplo: você quer aprovação adicional da gestão sênior quando os favorecidos reivindicam despesas para conferências internacionais. |
Quais requisitos de ajuda de custo você tem? | Você pode atender aos requisitos de ajuda de custo ao:
Você também pode configurar valores de ajuda de custo que excedem o mínimo legalmente exigido. Exemplo: você pode reembolsar um valor de ajuda de custo mais alto quando os colaboradores viajam para cidades com custo de vida mais alto. |
Quando você faz reembolsos de ajuda de custo parciais? | Quando você usa tabelas de taxas base com itens de despesa de ajuda de custo, pode adicionar tabelas de taxas de ajuste para ajustar os valores de reembolso. Você pode fazer esses ajustes como valores fixos ou percentuais.
Exemplo: quando os colaboradores recebem refeições gratuitas em viagens de negócios, você pode deduzir 20% do valor padrão do reembolso de ajuda de custo. |
Quais inconsistências de dados sua empresa encontra em transações de despesas? | Você pode configurar atributos específicos para permitir que os favorecidos insiram valores somente uma vez nos relatórios de despesas. O Workday calcula e preenche os dados relacionados nas linhas do diário de viagem para reduzir inconsistências.
Exemplo: você inclui o atributo Número de horas em uma tabela de taxas e os trabalhadores inserem os horários de partida e chegada na linha do relatório de despesas. Em seguida, o Workday calcula e preenche o Número de horas em cada linha do diário de viagem. Você também pode evitar que trabalhadores editem os valores que o Workday calcula no campo Número de horas . |
Recomendações
- Adicione texto de instruções aos itens de despesa para fornecer contexto adicional aos trabalhadores.
- Limite o número de atributos que você adiciona em itens de despesa para reduzir inserções manuais.
- Use regras de imposto sobre transações em vez da aplicabilidade fiscal por padrão em itens de despesa de várias empresas. Você pode usar regras fiscais diferentes para taxas em diferentes destinos de viagem.
- Para evitar conflitos de validação, não use o mesmo item de despesa no nível de linha e de discriminação. Certifique-se de definir os itens de despesa para o nível de linha ou de discriminação, mas não para ambos.
- Para facilitar a configuração, defina as regras de imposto sobre transações e as worktags relacionadas antes de criar itens de despesa para capturar informações para fins de auditoria, contabilidade e geração de relatórios.
- O Workday não calcula distâncias estimadas para viagens de ida e volta e viagens com vários destinos. Em vez disso, capture cada trecho da viagem em linhas de despesas separadas.
Para itens de despesa secundários, use uma convenção de nomenclatura que inclua
z - Não selecionar
no nome do item de despesa. Exemplo: z - Não selecionar - Ajuda de custo - Refeições
. Essa convenção de nomenclatura:
- Agrupa itens de despesa secundários na parte inferior da lista de opçõesItem de despesa.
- Ajuda a evitar que os trabalhadores selecionem inadvertidamente itens de despesa secundários de ajuda de custo.
Requisitos
Para todos os itens de despesa:
- Crie categorias de despesa antes de criar itens de despesa.
- Remova a restrição de itens de despesa que você configurar.
Para itens de despesa com base na distância:
- Pode ser necessário executar etapas adicionais para habilitar essa funcionalidade, dependendo do contrato de serviço de assinatura da sua organização. Para obter mais informações, consulte este artigo do Community .
- Defina tabelas de taxas deValorouValor gradualque incluem suas taxas com base na distância.
Limitações
Você não pode:
- Associar mais de um item de despesa a cada plano de abono.
- Definir as listas de opções como atributos de item de despesa configuráveis.
- Usar mais de cinco de cada um dos tipos de atributos de despesas configuráveis fornecidos pela Workday.
Para itens de despesa com base na distância, o Workday não:
- Considera os dados de trânsito atuais ao determinar os trajetos.
- Exibe imagens de mapa que incluem suas rotas e pontos de origem e destino.
- Exclui rodovias com pedágio ao determinar os trajetos.
- Fornece rotas alternativas, mas os trabalhadores podem inserir manualmente os valores de distância das viagens.
Nos itens de despesa de ajuda de custo, você não pode:
- Configurar tabelas de taxas multimoedas.
- Dividir valores tributáveis e não tributáveis.
- Enviar linhas do relatório de despesas com valor zero.
Definição de locatário
Na seção
Opções de despesas
da tarefa Editar definição de locatário - Finanças
, você pode definir o imposto por padrão para preencher o código fiscal e a aplicabilidade fiscal em itens de despesa.Quando você define essa funcionalidade, não pode desativá-la.
Segurança
Domínios | Considerações |
|---|---|
Access Expense Item (Segmented) na área funcional Expenses. | Permite controlar quem pode acessar itens de despesa específicos.
Você pode usar o grupo de segurança Todos os usuários para conceder a todos os trabalhadores acesso aos itens de despesa que você não protege com segmentos de segurança. Exemplo: itens de despesa para reembolso de prática de atividade física que todos os trabalhadores usam. |
na área funcional System. | Permite restringir e remover a restrição de itens de despesa. |
Set Up: Expense Item Security Segments na área funcional Expenses. | Permite que você configure:
|
View Expense Item na área funcional Expenses. | Permite visualizar um resumo dos itens de despesa. |
Processos de negócios
Sem impacto.
Geração de relatórios
Relatórios e painéis | Considerações |
|---|---|
Relatório Grupo de itens de despesa
| Exibe grupos de itens de despesa existentes para que você possa identificar:
|
Painel de gestão de despesas | Exibe:
Essas informações podem ajudá-lo a orçar e planejar despesas futuras. |
Relatório Visualizar item de despesa
| Exibe configurações de itens de despesa para que você possa identificar rapidamente todas as atualizações que quer fazer. |
Relatório Visualizar segmento de segurança para itens de despesa
| Exibe segmentos de segurança para itens de despesa e grupos de políticas de despesas. |
Relatório Visualizar grupos de políticas de despesas
| Exibe os grupos de políticas de despesas para que você possa determinar quais políticas estão em uso no momento. |
Você pode usar a fonte de dados de relatório
Expense Items
para verificar suas configurações dos itens de despesa, como:
- Segmentos de segurança
- Categorias de despesa
- Tipos de reembolso
Integrações
Os seguintes serviços Web podem ser usados para carregar e recuperar dados de itens de despesa:
- Get Expense Items
- Put Expense Item
Você pode usar estes serviços Web para carregar e recuperar dados de relatórios e de autorização de despesas, incluindo dados de itens de despesa:
- Get Expense Rate Tables
- Get Expense Reports
- Get Spend Authorizations
- Import Expense Rate Table
- Put Expense Rate Table
- Submit Expense Report
- Submit Spend Authorization
Você também pode usar uma integração que permite ao Workday chamar a API do Google Maps para preencher as distâncias estimadas nas linhas de despesas e calcular os valores de reembolso.
Relações e interações
Recursos | Considerações |
|---|---|
Planos de abono | Você pode associar itens de despesa específicos a planos de abono para evitar despesas excessivas. Exemplo: um abono trimestral para que os colaboradores possam cobrir suas despesas de deslocamento diário até o escritório. |
Projetos | Você pode associar itens de despesa a projetos específicos para controlar:
Também pode usar os dados do item de despesa nos projetos para ajudar a reduzir despesas. |
Tabelas de taxas | Você pode configurar tabelas de taxas para avaliar itens de despesa e determinar valores de reembolso e elegibilidade.
Também pode aplicar regras às tabelas de taxas para validar valores de reembolso usando critérios específicos como, por exemplo, os países para os quais os favorecidos viajam. |