Considerações para a definição: relatórios de despesas de candidatos
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de relatórios de despesas do candidato. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Você pode permitir que os trabalhadores criem relatórios de despesas em nome de candidatos para reembolsá-los pelas despesas incorridas.
Vantagens para a empresa
- Analise os dados de despesas do candidato a fim de tomar decisões mais fundamentadas para iniciativas de RH.
- Elimine soluções alternativas manuais, como pagamentos ad hoc e o uso de tipos de favorecidos que não são candidatos.
- Agilize o reembolso ao encaminhar os relatórios de despesas do candidato a avaliadores e aprovadores específicos.
- Reduza a duplicidade de dados, centralizando os dados de despesas do candidato no Workday.
- Rastreie e gere relatórios sobre os custos de recrutamento para maior controle de despesas.
Casos de uso
- Reembolsar os candidatos que incorrem em custos de recrutamento, como voos para locais de entrevistas e estadias em hotéis.
- Gerar relatórios sobre totais de requisição de recrutamento, como custos totais para faturas de fornecedor e despesas de candidatos.
- Enviar relatórios de despesas que incluam vários tipos de favorecidos, como candidatos e colaboradores que participam do mesmo almoço da equipe.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Quais dados de despesas os trabalhadores gerenciam? | Você pode configurar a segurança segmentada para permitir que os trabalhadores acessem apenas dados de despesas de candidatos. Quando você habilita a segurança segmentada, os trabalhadores com:
Quando você não habilita a segurança segmentada, os trabalhadores com e sem restrição podem selecionar todos os tipos de favorecido que não são trabalhadores, incluindo candidatos, na tarefa Criar relatório de despesas para não trabalhadores . No entanto, sem as permissões de segurança adequadas, os trabalhadores não poderão selecionar não trabalhadores específicos na lista de opções Favorecido . |
Como você gerencia as transações de cartão de crédito dos candidatos? | Embora os candidatos não usem cartões de despesas corporativos, você pode reatribuir transações de cartão de crédito a eles para lançar custos de despesas em nome deles.
Quando você reatribui transações de cartão de crédito a candidatos, o Workday as exibe nos respectivos relatórios de despesas para que você possa selecioná-las para inclusão. Quando você não reatribui transações de cartão de crédito a candidatos, seus relatórios personalizados e padrão podem conter dados de despesas incompletos, o que pode afetar sua capacidade de analisar as despesas totais. |
Quais dados do relatório de despesas de candidatos você pode limpar? | Quando você seleciona o tipo de dados Finanças - Relatórios de despesas que permite ser limpo na tarefa Limpar dados pessoais , o Workday limpa:
|
Recomendações
- Para obter relatórios precisos, habilite o tipo de worktag Requisição de recrutamento nos relatórios de despesas para acompanhar os custos totais de requisições de recrutamento.
- Quando as requisições de recrutamento permanentes não têm um gestor ou uma organização de supervisão associada, configure os campos calculados a fim de encaminhar relatórios de despesas para outros avaliadores e aprovadores.
Requisitos
- Atribuir trabalhadores com acesso de segurança com restrição às empresas requeridas para que possam acessar os dados do candidato e as candidaturas associadas.
- Para enviar relatórios de despesas em nome de candidatos, adicione os pagamentos de despesas como uma opção nas seleções de forma de pagamento dos candidatos.
Limitações
Os candidatos não podem criar seus próprios relatórios de despesas no Workday.
Não disponibilizamos uma worktag
Candidato
para uso em relatórios de despesas. Em vez disso, você pode usar estes campos de relatório para gerar relatórios de despesas do candidato:
- Tipo de favorecido da despesa
- Favorecido do relatório de despesas
O Workday não oferece suporte a:
- Requisições de recrutamento confidenciais em relatórios de despesas do candidato
- Autorizações de despesas e adiantamentos para candidatos
Definição do locatário
Sem impacto.
Segurança
Domínios | Considerações |
|---|---|
Candidate Data: Candidate Expenses na área funcional Recruiting | Permite que você crie relatórios de despesas para candidatos e associar candidaturas às despesas do candidato. |
Process: Credit Card na área funcional Common Financial Management | Permite que você reatribua transações de cartão de crédito a candidatos. |
Process: Expense Reports na área funcional Expenses | Permite que você gerencie relatórios de despesas e relatórios relacionados.
Você pode configurar a segurança segmentada nesse domínio para permitir que os trabalhadores acessem apenas dados de candidatos em tarefas e relatórios de despesas. |
Manage: Payment Election na área funcional Expenses. | Permite que você gerencie seleções de forma de pagamento em nome de candidatos. |
Processos de negócios
Você pode configurar o processo de negócios
Evento de relatório de despesas
para encaminhar relatórios de despesas de candidatos para revisão e aprovação. Você também pode encaminhar relatórios de despesas de candidatos para avaliadores e aprovadores específicos.Geração de relatórios
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Localizar transações de cartão de crédito
| Use esse relatório para visualizar transações de cartão de crédito que você reatribuir a candidatos. |
Localizar linhas do relatório de despesas para a organização
| Use esse relatório para visualizar linhas do relatório de despesas para candidatos por organização. |
Localizar relatórios de despesas
| Use esse relatório para visualizar relatórios de despesas que você criar para candidatos. |
Localizar pagamentos
| Use esse relatório para visualizar pagamentos de despesas de candidatos:
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Manter usos de worktags
| Use esse relatório para habilitar o tipo de worktag Requisição de recrutamento em relatórios de despesas e faturas de fornecedor.
Para fazer correções manuais em lançamentos relacionados a relatórios de despesas e faturas de fornecedor, você também pode habilitar o tipo de worktag Requisição de recrutamento em:
|
Quando você habilita a segurança segmentada, pode usar estas fontes de dados de relatório e os respectivos filtros para criar relatórios personalizados apenas com dados de despesas do candidato:
- Expense Report Lines and Itemizations
- Expense Report Lines for Company
- Expense Reports for Company
Você pode configurar vários segmentos de segurança a fim de permitir que os trabalhadores acessem dados de despesas para vários tipos de favorecidos em relatórios personalizados. Exemplo: crie um relatório personalizado que inclua os dados de despesas de candidatos e estudantes, mas não dados de despesas de membros de comitês externos.
Integrações
Serviços Web | Considerações |
|---|---|
Get Expense Reports
| Use para recuperar dados para relatórios de despesas de candidatos.
Quando você habilita a segurança segmentada, pode usar esse serviço Web para recuperar dados de despesas apenas para candidatos. |
Get Payments
| Use para recuperar dados para pagamentos de despesas de candidatos. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Use para carregar e recuperar dados para os filtros personalizados que você criar para execuções de liquidação de candidatos. |
Get Payment Election Options
Put Payment Election Option | Use para carregar e recuperar opções para seleção de forma de pagamento para despesas de candidatos. |
Submit Expense Report for Non-Worker
| Use para carregar dados e enviar relatórios de despesas para candidatos.
Quando você habilita a segurança segmentada, pode usar esse serviço Web para carregar dados de despesas apenas para candidatos. |
Submit Settlement Run
| Use para carregar dados a fim de liquidar e reembolsar despesas de candidatos. |
Relações e interações
Recursos | Considerações |
|---|---|
Contabilidade | O Workday gera automaticamente uma worktag Requisição de recrutamento nas linhas de lançamento contábil associadas aos relatórios de despesas e às candidaturas dos candidatos. Geramos essa worktag apenas em lançamentos de despesas, não em lançamentos relacionados a:
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Liquidação | Você pode criar:
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Contas de fornecedor | Você pode habilitar o tipo de worktag Requisição de recrutamento em faturas de fornecedor para capturar totais de custo mais detalhados para requisições de recrutamento. |