Considerações para a definição: gestão de despesas

A gestão de despesas fornece uma interface com novo design e fluxos de trabalho automatizados que usam dados em tempo real para simplificar a forma como você cria e envia despesas. Isso inclui a criação automática de relatórios de despesas, correspondência em tempo real de recebimentos e transações de cartão de crédito e recursos aprimorados de geração de relatórios em tempo real.

A gestão de despesas

permite que você:

Simplifique todo o processo de criação e envio de despesas, do início ao fim.
Economizar tempo e esforço criando automaticamente relatórios de despesas e fazendo a correspondência de recebimentos com despesas de cartão de crédito.
Acessar insights instantâneas sobre despesas usando dados de cartão de crédito em tempo real, em vez de esperar dias pela compensação das transações.
Minimizar os riscos de erros e fraude usando a correspondência automática para evitar pagamentos duplicata e alertas em tempo real.
Obter dados mais precisos usando o aprendizado de máquina para categorizar automaticamente despesas com base no comportamento anterior.
Simplificar o controle de viagens agrupando automaticamente as despesas relacionadas em viagens específicas, tornando mais fácil para os trabalhadores se manterem organizados.
Mantenha os colaboradores atualizados com seus relatórios enviando notificações instantâneas para dispositivos móveis assim que eles usarem o cartão.

Pergunta	Consideração
Você quer que todos os colaboradores tenham acesso às funcionalidades de gestão de despesas?	Você ainda pode implantar o gerenciamento de despesas e gerenciar as complexidades descritas na seção Limitações. Você pode optar por uma abordagem de interface híbrida para que os usuários ainda possam acessar a interface original do Relatório de despesas e os recursos para concluir tarefas complexas ou requisitos ainda não compatíveis com a Gestão de despesas. Você também pode usar as configurações de grupo de segurança para restringir a interface de gestão de despesas a subpopulações específicas, como colaboradores baseados nos EUA.
Quais mapeamentos de código de categoria de estabelecimento são mais essenciais para sua estratégia de aplicação de valores por padrão?	O Workday usa mapeamentos de código de categoria de estabelecimento como uma alternativa quando o modelo de aprendizado de máquina não pode preencher um item de despesa. O mapeamento preciso garante uma experiência contínua, mesmo quando os dados históricos de transações são limitados. Mapeamentos com manutenção mal feito causarão mais campos em branco , aumentando o esforço manual para os usuários.
Quando os titulares de cartão devem receber notificações por push em dispositivos móveis sobre suas despesas?	Você pode configurar o Workday para enviar notificações imediatamente após o uso do cartão . Alertas imediatos lista de opções que os usuários capturem recibos no ponto de venda, melhorando a precisão dos dados e reduzindo atrasos no envio. A desabilitação deles pode resultar em um volume maior de recebimentos perdidos e transações desvinculadas.

O Workday recomenda que os favorecidos apaguem as transações de cartão de crédito obsoletas e as despesas rápidas antes de você assinar a

gestão de despesas

. Após a habilitação, o Workday tenta automaticamente fazer a correspondência e criar linhas de relatório para todos os itens da lista de pendências. A gestão antecipada evita a geração de relatórios em rascunho para dados irrelevantes ou históricos.

Também recomendamos que você atualize as notificações existentes a acionador com base em transações de cartão de crédito pendentes, em vez de novas transações, pois o Workday processa as transações de cartão de crédito automaticamente, de modo que as transações não sejam longas

er tem um status

Novo

.

Mantenha seus mapeamentos de código de categoria de estabelecimento atualizados para servir como uma alternativa confiável. O Workday usa esses mapeamentos para definir itens de despesa por padrão quando o modelo de aprendizado de máquina não pode fornecer uma recomendação de alta confiança.

Você deve comprar a assinatura

da gestão de despesas

.

Antes de implementar, certifique-se de que estas funcionalidades do Workday estejam habilitadas:

Mapeamento de código de categoria de estabelecimento para transações de cartão de crédito
Pago com a funcionalidade Cartão corporativo.
Escaneamento de recibos
Aplicação de valores por padrão para itens de despesa para recebimentos.
Aplicação de valores por padrão para itens de despesa para transações de cartão de crédito.
Hub de despesas

Quando você compra a assinatura

de gestão de despesas

, tem acesso total às nossas funcionalidades

de gestão de despesas

e às funcionalidades originais

de despesas

.

Você terá a funcionalidade original

de Despesas

quando o caso de uso envolver:

Despesas com tabelas de taxas ou diários de viagem
Mais de um anexo para cada despesa
Planos de abono com base em unidade
Dados de perfil de viagem por padrão
Participantes por padrão ao criar uma despesa
Delegar experiências
Funcionalidade fiscal
Despesas com ajuda de custo
Vinculação a autorizações de despesas.
Discriminação automática de despesas manuais.
Preenchimento automático de dados dos participante .
Adicionar registro de reserva de viagem à linha do relatório de despesas .
Especificar códigos de finalidade corporativa em uma despesa.
Cobrança de despesas de outra empresa.
Carregando despesas para a posição secundária .
Exibindo validações de saída.

Se parte da sua população de colaborador passará por uma das limitações listadas, você ainda pode implantar

a gestão de despesas

e gerenciar as limitações por meio de um acesso híbrido à interface, em que os usuários ainda podem acessar a visualização original do relatório de despesas para concluir tarefas complexas ou requisitos ainda não suportados pelo

Expense. Gestão de despesas

ou use configurações de grupo de segurança para restringir a gestão de despesas a subpopulações específicas.

Você deve comprar a assinatura

da gestão de despesas

.

Domínio	Consideração
Self Service: Automated Expenses	Este domínio na área funcional Expenses define a segurança da interface de criação automatizada de despesas, o controle de viagens e a interface de criação manual de despesas.
Configuração de despesas de terceiros	Este domínio conhecimento configurar e gerenciar webhooks com subprocessadores do Workday, como o Astrada. Isso é necessário para autorizações de cartão de crédito em tempo real.

Você pode usar estas fontes de dados de relatório e os campos para analisar as atividades de despesa: A fonte de dados de relatório Credit Card Authorizations permite o controle de despesas em tempo real a partir de autorizações. O campo de relatório Status da linha do relatório de despesas apresenta o status atual das linhas na página Atividade de despesa, como Revisar correspondência, Informações necessárias e Pronto para enviar. O campo de relatório Item de despesa definido como valor por padrão identifica as linhas em que o aprendizado de máquina definiu como valor por padrão o item de despesa.

Integração	Consideração
Autorização de cartão de crédito	Você deve concluir o processo de registro de rede para receber dados de autorização de cartão de crédito em tempo real para transações Mastercard e Visa.

O gerenciamento de despesas interage com o subprocessador Astrada para trazer para o Workday dados de autorização de cartão de crédito em tempo real para transações Mastercard e Visa.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.