Ir para o conteúdo principal
Documentação
Documentação
Administrator Guide
Última atualização: 2023-06-23
Considerações para a definição: autorizações de despesas

Considerações para a definição: autorizações de despesas

Você pode usar este tópico para ajudá-lo a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de autorizações de despesas. O tópico explica:
  • Por que essa definição é útil
  • Como essa definição é integrada ao Workday
  • Impactos consequentes e interações entre produtos
  • Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
  • Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

Autorizações de despesas são transações de despesas que os favorecidos podem usar para solicitar a aprovação prévia de despesas estimadas. Com base nos itens de despesa selecionados pelos favorecidos das despesas, eles podem informar:
  • Datas de despesas previstas
  • Descrições
  • Valores estimados
  • Linhas da autorização de despesas

Vantagens para a empresa

  • Elimine a necessidade de coletar informações de despesas fora do Workday, adicionando questionários sobre autorizações de despesas.
  • Faça a previsão de despesas futuras usando a contabilidade de compromisso para autorizações de despesas aprovadas.
  • Aumente o controle de despesas e melhore a conformidade com a política de despesas usando aprovações prévias.
  • Forneça aos favorecidos maior flexibilidade para gerenciar despesas de viagem.
  • Visualize saldos de orçamento precisos, rastreando valores de compromisso e de adiantamento pendentes.

Casos de uso

  • Crie autorizações de despesas em nome de outros trabalhadores e membros de comitês externos, como palestrantes convidados.
  • Crie reembolsos de adiantamentos para pagamentos enviados pelos trabalhadores para reembolsar saldos pendentes.
  • Crie novos relatórios a partir de autorizações de despesas aprovadas para a dedução de valores aprovados e adiantamentos.
  • Vincule autorizações de despesas com adiantamentos a relatórios de despesas.
  • Solicite a aprovação das despesas de viagem estimadas antes que as viagens ocorram.
  • Use uma autorização de despesas em vários relatórios de despesas até que o saldo da autorização de despesas seja igual a zero.

Perguntas a considerar

Perguntas
Quais informações de despesas você deseja rastrear?
Você pode solicitar aos trabalhadores que adicionem linhas em suas autorizações de despesas para coletar detalhes adicionais de despesas para fins de auditoria. A menos que seja configurado para isso, o Workday não exige linhas da autorização de despesas.
Você também pode configurar:
  • Atributos de item de despesa para garantir que os favorecidos forneçam informações adicionais em suas autorizações de despesas.
  • Itens de despesa com base na tabela de taxas para garantir que os favorecidos forneçam informações que o Workday use para calcular os totais de compromissos de despesa.
  • Questionários para coletar dados de pesquisa personalizados dos favorecidos.
Como você quer controlar e rastrear valores de autorização de despesas?
Para evitar gastos excessivos e controlar a liquidação de valores de autorização de despesas, você pode configurar:
  • Verificações de orçamento para controlar as opções orçamentárias de transações de autorização de despesas e visualizar resultados de orçamento. Exemplo: você pode evitar transações acima do orçamento.
  • Contabilização de compromissos para rastrear os valores de compromisso de uma autorização de despesas. Você pode controlar os gastos desde a transação de origem até a autorização de despesas. Você também pode criar compromissos em seus respectivos livros-razão.

Recomendações

  • Adicione texto de instruções a itens de despesa para fornecer informações adicionais aos favorecidos de despesas e ajudá-los a concluir suas autorizações de despesas.
  • Para calcular deduções ou valores máximos automaticamente, configure tabelas de taxas para os itens de despesa que você deseja usar em autorizações de despesas.
  • Configure a contabilidade de compromisso para permitir que os trabalhadores solicitem adiantamentos em autorizações de despesas.
  • Configure a contabilidade de compromisso e as datas do orçamento para exibição no seu livro-razão de valores reais, para permitir que os trabalhadores selecionem uma data de orçamento nas linhas da autorização de despesas.
  • Exiba ou solicite atributos de item de despesa em autorizações de despesas, para incentivar os trabalhadores a incluir detalhes adicionais no nível de linha.

Requisitos

  • Configure regras de seleção de forma de pagamento para empresas e favorecidos, determinando como reembolsar trabalhadores por seus adiantamentos.
  • Configure a contabilidade de compromisso para gerar lançamentos contábeis quando os trabalhadores vinculam autorizações de despesa a linhas de despesa e liquidam linhas de autorização de despesa específicas.
  • Liquide adiantamentos para permitir que os trabalhadores selecionem autorizações de despesas em relatórios de despesas.

Limitações

  • Os favorecidos não podem solicitar adiantamentos e autorizações de despesas em moedas diferentes da sua moeda de reembolso.
  • Para evitar imprecisões contábeis, você só pode cancelar e fechar autorizações de despesas sob determinadas condições. Exemplo: você não pode cancelar uma autorização de despesas se ela estiver associada a uma execução de liquidação
    Em andamento
     ou
    Concluída
    .
  • O Workday não gera lançamentos contábeis quando você recebe reembolsos de adiantamentos dos trabalhadores. Você precisa criar lançamentos separados usando depósitos bancários ou deduções na folha de pagamento.
  • O Workday não oferece suporte a diários de viagem em autorizações de despesas. Quando você usa itens de despesa de ajuda de custo em autorizações de despesas, o Workday não realiza o cálculo dos valores com precisão.
  • Você só pode vincular linhas de autorização de despesas a linhas do relatório de despesas se habilitar a contabilidade de compromisso.
  • Você não pode copiar autorizações de despesas para gerar novas autorizações de despesas. O Workday copia apenas detalhes do cabeçalho da autorização de despesas.

Definição do locatário

Você pode usar a tarefa
Editar definição de locatário - Finanças
 para:
  • Configurar números de sequência para autorizações de despesas.
  • Permitir que os trabalhadores enviem solicitações de adiantamento em suas solicitações de autorização de despesas.
  • Ocultar a caixa de seleção
    Faturável
     em autorizações de despesas quando sua organização não fatura os clientes pelas despesas do trabalhador.
  • Ocultar opções de autorização de despesas em relatórios de despesas quando os favorecidos não tiverem autorizações de despesas.

Segurança

Estes domínios na área funcional Expenses:
Domínio
Considerações
Manage: Expense Advance Repayment
Permite:
  • Criar reembolsos de adiantamento.
  • Acessar os registros de recebimento de um reembolso antecipado de despesas.
Process: Expense Report Payment/Settlement
Permite:
  • Acessar e liquidar pagamentos de despesas.
  • Visualizar relatórios de liquidação relacionados.
Process: Spend Authorization
Permite que usuários com funções com base na empresa ou sem restrição gerenciem autorizações de despesas e a geração de relatórios relacionados.
Você também pode configurar subdomínios para que os usuários tenham mais controle sobre as ações de autorização de despesas.
Process: Spend Authorization Mass Close
Permite:
  • Fechar várias autorizações de despesas de uma só vez.
  • Fechar autorizações de despesas para prevenir ações adicionais sobre elas, como vinculação a linhas de relatório de despesas e liquidação de saldos restantes.
  • Visualizar relatórios relacionados para solicitações de fechamento em massa.
Reports: Organization Spend Authorization Reporting
Permite que usuários com funções com base na organização visualizem autorizações de despesas e relatórios de linhas de autorização de despesas.
Self-Service: Spend Authorization
Permite:
  • Acessar, editar e fechar solicitações de autorização de despesas.
  • Visualizar a geração de relatórios relacionados para autorizações de despesas.

Processos de negócios

Processo de negócios
Considerações
Verificar orçamento (financeiro)
Configure para revisar e aprovar resultados da verificação de orçamento em transações de autorização de despesas, como excedentes ou falhas de verificação de orçamento.
Evento de relatório de despesas
Configure para incluir regras para autorizações de despesas quando você quiser tornar obrigatórias aprovações adicionais para valores de despesa.
Exemplo: quando a autorização de despesas estimadas tem um valor maior que o valor total no relatório de despesas, você pode exigir uma aprovação adicional do gestor.
Autorização de despesas
Configure para permitir que colaboradores, especialistas em entrada de dados e parceiros de despesas façam solicitações de autorização de despesas.
Você pode configurar estas etapas de ação adicionais:
  • Verificação de orçamento
     para verificar solicitações de autorização de despesas em relação ao seu orçamento.
  • Preencher questionário
     para reunir informações adicionais de colaboradores antes da aprovação.
  • Propor atribuição de plano de abono reembolsável
     para propor um plano de abono para colaboradores que solicitam autorizações de despesas.
Evento de fechamento em massa de autorizações de despesas
Configure para:
  • Permitir que os parceiros de despesas façam o fechamento em massa autorizações de despesas.
  • Exigir revisões antes de aprovar a solicitação de fechamento em massa de autorizações de despesas.
  • Enviar notificações personalizadas e alertar os favorecidos de despesas sobre autorizações de despesas fechadas.

Geração de relatórios

Relatórios
Considerações
Relatório de saldo orçamentário
Visualize compromissos de autorização de despesas e valores reais para relatórios de despesas em seus lançamentos contábeis.
Localizar adiantamentos
Visualize detalhes de adiantamentos, incluindo:
  • Saldos pendentes e disponíveis
  • Relatórios de despesas relacionados
  • Valores e datas de reembolso
Localizar autorizações de despesas
Com base nas datas de início e término da despesa, visualize na autorização de despesas:
  • Saldos restantes
  • Informações contábeis, liquidações e compromissos em relatórios de despesas vinculados
Localizar solicitações de fechamento em massa de autorizações de despesas
Visualize todas as autorizações de despesas e seus detalhes em cada solicitação de fechamento em massa.
Você pode usar estas fontes de dados de relatório para agregar e filtrar grandes volumes de dados:
  • Cash Advance Payments
  • Cash Advance Repayments
  • Spend Authorizations
  • Spend Authorization Lines
  • Spend Authorization Mass Close Requests

Integrações

Serviços Web
Considerações
Cancel Spend Authorization
Use para cancelar autorizações de despesas quando você fornece uma ID de autorização de despesas.
Get Cash Advance Repayments
Put Cash Advance Repayment
Use para:
  • Adicionar, atualizar ou enviar reembolsos de adiantamento.
  • Reunir os reembolsos de adiantamento enviados.
Get Expense Items
Put Expense Item
Use para configurar e reunir itens de despesa para uso em autorizações de despesas.
Get Spend Authorizations
Use para coletar autorizações de despesas enviadas.
Submit Spend Authorization
Use para adicionar, atualizar e enviar autorizações de despesas.

Relações e interações

Recursos
Considerações
Orçamentos
Você pode configurar:
  • Verificações de orçamento para controlar valores de autorização de despesas.
  • Compromissos para autorizações de despesas.
Quando você usa orçamentos em autorizações de despesas, pode visualizar as informações e lançamentos contábeis gerados, como:
  • Datas do orçamento
  • Compromissos e valores reais
  • Valores do orçamento reservados
Contabilidade financeira
Você pode configurar:
  • Regras de lançamento contábil para determinar as contas por padrão para transações de adiantamento.
  • Regras de worktag de determinação de saldo para controlar despesas em vários centros de custo ou fundos.
  • Origens de lançamento de autorização de despesas e seu mapeamento para transações operacionais de autorização de despesas.
  • Contabilidade de compromisso em livros-razão para transações de autorização de despesas.
Sistema bancário e liquidação
Você pode:
  • Configurar a categoria de pagamento para identificar qual conta usar para pagamentos de adiantamentos.
  • Gerar pagamentos para adiantamentos.
Perfis de viagem
Quando os usuários configuram um hotel ou país de viagem em seus perfis de viagem, o Workday:
  • Preenche as linhas da autorização de despesas para itens de despesa que exigem um hotel ou país de viagem.
  • Fornece uma pasta
    Preferencial
     para o item de despesa quando você seleciona o item de despesa para o hotel ou país de viagem.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.