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Última atualização: 2024-09-20
Criar itens de despesa

Criar itens de despesa

  • Revise as considerações para a definição de itens de despesa.
  • Segurança: domínio
    Set Up: Expense Item
     na área funcional Expenses.
Os itens de despesa permitem que os favorecidos forneçam informações específicas em relatórios de despesas e autorizações de despesas, como refeições, material de escritório e eventos de equipe.
Você pode configurar atributos a serem adicionados aos itens de despesa, o que permite coletar informações adicionais dos favorecidos.
Você pode criar e vincular tabelas de taxas a itens de despesa, permitindo que o Workday calcule automaticamente os valores de reembolso para maior controle de despesas.
Para atender às necessidades comerciais específicas, você pode configurar itens de despesa, como:
  • Itens de despesa com base na distância, que calculam automaticamente os valores de reembolso para as distâncias percorridas pelos favorecidos.
  • Itens de despesa de ajuda de custo, que permitem que os favorecidos forneçam detalhamentos de custos diários para viagens de negócios.
  1. Acesse a tarefa
    Criar item de despesa
     ou
    Editar item de despesa
    .
  2. Para concluir a seção
    Resumo
    , considere:
    Opção Descrição
    Palavras-chave de pesquisa
    Insira palavras alternativas que os favorecidos possam usar para pesquisar itens de despesa. Lembre-se de separar cada palavra com uma vírgula.
    Grupo de políticas de despesas
    Selecione os grupos de políticas de despesas que você criou na tarefa
    Manter grupos de políticas de despesas
     para associar os itens de despesa às políticas de viagem e despesas específicas. Depois, você pode atribuir os grupos de políticas e os respectivos itens a segmentos de segurança para restringir a disponibilidade de itens de despesa a favorecidos específicos.
    Grupo de itens de despesa
    Selecione os grupos de itens de despesa que você criou na tarefa
    Manter grupo de itens de despesa
     para exibir as subcategorias na lista de opções
    Item de despesa
     em:
    • Relatórios de despesas
    • Autorizações de despesas
    Você também pode usar os grupos de itens de despesa para:
    • Publicar linhas de despesa em contas específicas do livro-razão.
    • Gerar relatórios sobre grupos de itens de despesa semelhantes.
    Aplicabilidade fiscal por padrão
    Selecione a aplicabilidade fiscal por padrão que deve ser associada ao item de despesa quando o Workday não conseguir encontrar regras fiscais correspondentes para esse item. Consulte Etapas: definir impostos para relatórios de despesas.
    Ocultar discriminação
    Selecione para excluir a discriminação de um item de despesa. Esta seleção oculta a seção de discriminação na linha do relatório de despesas do item de despesa associado. A Workday recomenda não selecionar
    Ocultar discriminação
     em:
    • Itens de despesa que têm discriminações mapeadas ou configuradas
    • Item de despesa de hotel
    • Diários de viagem
    Inativo
    Selecione essa opção para evitar que os favorecidos selecionem o item de despesa em futuros relatórios e autorizações de despesas. Quando você desativa itens de despesa, o Workday não os remove dos relatórios e autorizações de despesas existentes. Exemplo: desative o item de despesa
    Quilometragem
     do último ano para que os favorecidos não o usem em futuras transações de despesas.
    Se você configurar itens de despesa de ajuda de custo, considere:
    Opção Descrição
    Ajuda de custo
    Selecione essa opção para identificar quais itens de despesa são itens de despesa de ajuda de custo nos relatórios personalizados. Quando você marca essa caixa de seleção, pode usar validações personalizadas para notificar os favorecidos de que estão usando a mesma data várias vezes em um item de ajuda de custo.
    O Workday marca essa caixa de seleção automaticamente quando você habilita a funcionalidade de diário de viagem, e você não conseguirá desmarcá-la.
    Habilitar diário de viagem
    Selecione essa opção para habilitar a funcionalidade de diário de viagem quando os favorecidos selecionarem o item de despesa nos relatórios de despesas.
    Quando você habilita essa funcionalidade, o item de despesa que você está criando torna-se o item de despesa principal. Consulte Conceito: itens de despesa principais e secundários.
    Quando os favorecidos selecionam o item principal e inserem as datas de partida e chegada, o Workday exibe um diário de viagem na linha de despesas. Os favorecidos podem inserir despesas de ajuda de custo nos diários de viagem, que o Workday usa para calcular os valores de reembolso diário.
    Item do diário de viagem
    Selecione o item de despesa secundário a ser associado ao item de despesa principal. O Workday exibe todos os atributos do item de despesa secundário no diário de viagem, mas não exibe o item secundário.
    Diário de viagem configurado como
    Períodos de 24 horas
    : calcula os reembolsos de ajuda de custo durante um período de 24 horas, começando na hora de início da viagem. Exemplo: a primeira linha de lançamento do diário de viagem é preenchida com uma viagem que começa às 11h e termina às 10h59 do dia seguinte.
    Dias-calendário
    : calcula os reembolsos de ajuda de custo a partir da meia-noite da data do calendário que você selecionar até a meia-noite da próxima data do calendário.
    Opção de arredondamento para horas
    Especifique se os minutos devem ser arredondados para cima ou para baixo para a hora ou meia hora mais próxima, para que o Workday possa calcular os valores de reembolso de ajuda de custo.
    Número de horas não editável
    Selecione essa opção para evitar que os favorecidos editem o campo
    Número de horas
     nas linhas do diário de viagem.
    Não marque essa caixa de seleção quando quiser permitir que os favorecidos editem o número de horas de sua viagem. Exemplo: favorecidos que tiram meio dia de folga no meio da viagem.
  3. Durante o preenchimento da seção
    Processamento
    , considere:
    Opção Descrição
    Tipo de valor do item de despesa
    Valor real
    : permite que os favorecidos insiram valores nas linhas de despesa manualmente.
    Com base no plano de abono
    : permite associar itens de despesa a um plano de abono do colaborador. Consulte Gerenciar contas reembolsáveis.
    Valor máximo da linha
     e
    Valor máximo diário
    : defina um valor máximo permitido em relação ao item de despesa em cada linha de despesa ou defina um valor máximo permitido para uma data do calendário. Quando você seleciona essas opções com:
    • A opção
      Usar valor fixo/máximo de despesa
      , o valor máximo da linha ou diário aplica-se a todos os favorecidos em todos os cenários.
    • A opção
      Usar tabela de taxas de despesas
      , o Workday usa as regras e os critérios da tabela de taxas associada para calcular os valores. Exemplo: você insere 100 EUR em um item de despesa relacionado a viagens e seleciona a Itália como o destino de viagem. No entanto, a tabela de taxas associada permite um máximo de 80 EUR para favorecidos que viajam para a Itália.
    Valor fixo
    : define um valor fixo e não editável em relação ao item de despesa quando os favorecidos selecionam o item nas linhas de despesa. Quando você usa essa opção com:
    • A opção
      Usar valor da despesa fixa/máxima
      , o valor da linha fixa permanece sempre o mesmo.
    • A opção
      Usar tabela de taxas de despesas
      , o Workday usa as regras da tabela de taxas associada para calcular o valor não editável.
    Cálculo de item de despesa
    Selecione um método para calcular os tipos de valor que você selecionou na seção
    Tipo de valor do item de despesa
    .
    Você pode usar as opções
    Usar tabela de taxas de despesas
     e
    Usar valor da despesa fixa/máxima
     somente com estas opções:
    • Valor fixo
    • Valor máximo diário
    • Valor máximo da linha
    Você pode usar a opção
    Nenhuma das opções anteriores
     somente com estas opções:
    • Valor real
    • Com base no plano de abono
    Habilitar tabelas de taxas para autorizações de despesas
    Selecione essa opção para habilitar a tabela de taxas associada ao item de despesa quando os favorecidos selecionarem o item nas autorizações de despesas.
    Quando você marca essa caixa de seleção, pode restringir o valor que os favorecidos podem enviar nas autorizações de despesas. Exemplo: você define um máximo de 800 USD na tabela de taxas, mas o favorecido calcula uma despesa de 1.000 USD na autorização de despesas.
    Marque a caixa de seleção
    Permitir excedente
     para permitir que os favorecidos enviem valores de autorização de despesas acima dos valores máximos definidos por você.
    Multiplicar a ajuda de custo pelo número de dias na autorização de despesas
    Marque essa caixa de seleção somente se for orientado por serviços profissionais.
    Quantidade e valor unitário não disponíveis
    Selecione essa opção para desativar os campos
    Quantidade
     e
    Valor unitário
     no item de despesa para ajudar a garantir a precisão dos dados de despesas.
    Exemplo: marque essa caixa de seleção no item de despesa
    Conferência
     para evitar que os favorecidos insiram custos para várias conferências em uma única linha de despesa.
    Permitir excedente
    Selecione essa opção para permitir que os favorecidos enviem valores que excedam o máximo definido no item de despesa.
  4. Para concluir a seção
    Atributos de item de despesa
     , consulte Conceito: atributos de item de despesae considere também:
    Opção Descrição
    Exibir data de chegada antes da data de partida
    Selecione essa opção para garantir que os favorecidos insiram a data de início da viagem no campo
    Data de chegada
     e a data de término da viagem no campo
    Data de partida
    .
    Número de dias não editável
    Selecione essa opção para evitar que os favorecidos editem o campo
    Número de dias
     nas linhas do diário de viagem.
    Não marque essa caixa de seleção quando quiser permitir que os favorecidos editem o número de dias da viagem. Exemplo: favorecidos que estão em viagens de negócios de vários dias e tiram uma folga no meio da viagem.
    Relatório de despesas: obrigatório
    Autorização de despesas: obrigatória
    Marque essas caixas de seleção para garantir que os favorecidos forneçam informações sobre os atributos do item de despesa.
    Não marque essa caixa de seleção para atributos boolianos configuráveis.
  5. Na guia
    Worktags relacionadas
    , você pode adicionar worktags a itens de despesa para capturar dados adicionais no nível da linha de despesa.
  6. Na guia
    Tabelas de taxas
    , você pode adicionar tabelas de taxas e acumuladores em itens de despesa para calcular os valores de reembolso usando taxas.
    Redefinimos o valor acumulado em um item de despesa quando você altera o atributo a ser avaliado na tabela de taxas associada. Quando você quiser alterar o atributo a ser avaliado, recomendamos criar um novo item de despesa em vez de editar um item existente que use um acumulador.
  7. Na guia
    Mapeamento da discriminação
     , você pode configurar a discriminação de itens de despesa para obter mais detalhamentos de custos.
  8. Durante o preenchimento da guia
    Cálculo de distância
    , considere:
    Pode ser necessário executar etapas adicionais para habilitar essa funcionalidade, dependendo do contrato de serviço de assinatura da sua organização. Para obter mais informações, consulte este artigo do Community .
    Opção Descrição
    Endereço de origem
    Endereço de destino
    Distância estimada de percurso
    Selecione essa opção para permitir que os favorecidos insiram os endereços de origem e destino para os trajetos de carro nos relatórios e autorizações de despesas. Para ajudar a garantir que os dados de despesas com base na distância sejam completos e precisos, você só pode habilitar esses atributos como um conjunto.
    Quando os favorecidos inserem endereços, o Workday usa o Google Maps para fornecer uma distância estimada na linha de despesa. O Workday usa a distância e taxas estimadas da tabela de taxas associada para calcular os valores de reembolso.
    Você só pode usar tipos de tabela de taxas de
    Valor
     e
    Valor gradual
     com itens de despesa com base na distância.
    Distância de viagem com desvios
    Selecione essa opção para permitir que os favorecidos insiram distâncias diferentes das estimativas fornecidas pelo Google Maps. Exemplos: quando os favorecidos usam rotas alternativas devido a desvios de tráfego ou para evitar rodovias com pedágio.
    Quando você habilita esse atributo junto com outros baseados em distância, o Workday preenche automaticamente esse atributo com a distância estimada em linhas de despesa, mas os favorecidos podem editar o campo.
    Mesmo que você não aceite os itens de despesa com base na distância, é possível habilitar a opção
    Distância de viagem com desvios
     como atributo independente, para que os favorecidos possam inserir as distâncias de viagem manualmente.
    Distância de deslocamento diário (somente ida)
    Selecione para subtrair distâncias de deslocamento de distâncias de viagem ou estimadas.
    Você só pode usar esse atributo quando habilita um ou ambos os atributos a seguir:
    • Distância estimada de percurso
    • Distância de viagem com desvios
    Ida e volta
    Selecione para designar viagens como viagens de ida e volta em uma única linha de despesa, o que duplica a distância a incluir no relatório de despesas.
    Você só pode usar esse atributo quando habilita um ou ambos os atributos a seguir:
    • Distância estimada de percurso
    • Distância de viagem com desvios
    Distância a incluir no relatório de despesas
    Calcula a distância a incluir no relatório de despesas após subtrair a distância de deslocamento diário. Quando você designa uma viagem como viagem de ida e volta, o Workday automaticamente duplica a distância a incluir no relatório de despesas.
    Você não pode habilitar este atributo manualmente. O Workday adiciona o atributo ao seu item de despesa quando você seleciona um ou ambos os atributos a seguir:
    • Distância de deslocamento diário (somente ida)
    • Ida e volta
Configure permissões de segurança para seus itens de despesa.