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Última atualização: 2023-06-23
Criar itens de despesa de ajuda de custo para diários de viagem

Criar itens de despesa de ajuda de custo para diários de viagem

  • Revise as considerações para a definição de itens de despesa.
  • Defina tabelas de taxas base e de ajuste para seu item de despesa secundário.
  • Segurança: domínio
    Set Up: Expense Item
     na área funcional Expenses.
Você pode fazer configurações específicas em itens de despesa para designá-los como itens de despesa de ajuda de custo e atender aos requisitos locais de ajuda de custo.
Para usar itens de ajuda de custo em relatórios de despesas, crie dois itens de despesa e os vincule. Um item de despesa atua como o item principal, que você seleciona no nível da linha de despesa. O outro item de despesa atua como o item secundário, cujos atributos são exibidos em uma seção de diário de viagem na linha de despesa.
Os favorecidos podem usar diários de viagem para inserir detalhamentos de custos das despesas de viagem diárias. Depois, o Workday usa os dados de despesas inseridos pelos favorecidos e as tabelas de taxas associadas para calcular automaticamente os reembolsos de ajuda de custo.
  1. Acesse a tarefa
    Criar item de despesa
    .
    1. Na lista de opções
      Nome do item
      , insira um nome que desencoraje os favorecidos a selecionar o item de despesa secundário no nível de linha de despesa. Exemplo:
      z - não selecione - Item do diário de viagem - França
      .
    2. Na seção
      Processamento
      , selecione estas opções:
      • Valor fixo
      • Usar tabela de taxas de despesas
    3. Não marque as caixas de seleção:
      • Ajuda de custo
      • Habilitar diário de viagem
    4. Na grade
      Atributos de item de despesa
      , adicione os atributos que você deseja exibir na seção
      Diário de viagem
       dos relatórios de despesas.
      Itens de despesa secundários devem incluir todos os atributos que você definiu nas tabelas de taxas associadas. Certifique-se de definir também esses atributos conforme necessário.
      Para garantir que o Workday possa calcular valores de ajuda de custo automaticamente, adicione estes atributos nos itens de despesa principais, conforme necessário, mas não nos itens secundários:
      • Data de chegada
      • Hora de chegada
      • Data de partida
      • Hora de partida
    5. Na guia
      Tabelas de taxas
      , selecione a tabela de taxas base que você quer associar ao item de despesa secundário. Você também pode associar tabelas de taxas de ajuste à tabela base.
  2. Acesse a tarefa
    Criar item de despesa
     novamente.
    1. Durante a configuração do item de despesa principal, certifique-se de selecionar:
      • A caixa de seleção
        Habilitar diário de viagem
      • Seu item de despesa secundário na lista de opções
        Item do diário de viagem
      • Um tipo de diário de viagem na lista de opções
        Diário de viagem configurado como
      • Uma opção de arredondamento na lista de opções
        Opção de arredondamento para horas
    2. Na seção
      Processamento
      , marque a caixa de seleção
      Quantidade e valor unitário não disponíveis
       para desativar esses campos nos relatórios de despesas. Essas opções não se aplicam a itens de despesa principais.
    3. Na grade
      Atributos de item de despesa
      , adicione os atributos
      Data de chegada
       e
      Data de partida
      .
O Workday gera uma seção de
Diário de viagem
 na linha do relatório de despesas quando os favorecidos:
  • Selecionam o item de despesa principal.
  • Inserem as datas de partida e chegada.
No diário de viagem, exibimos os atributos que você configura no item de despesa secundário, mas não o item secundário em si. Quando os favorecidos preenchem esses atributos, o Workday calcula automaticamente os valores de reembolso.
Configure a segurança segmentada para que apenas favorecidos específicos possam acessar os itens de despesa de ajuda de custo.