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Última atualização: 2023-06-23
Discriminar despesas de hotel

Discriminar despesas de hotel

  • Crie os itens de despesa que você planeja usar para o mapeamento de discriminação de despesas com estadia.
  • Segurança: domínio
    Set Up: Expense Item
     na área funcional Expenses.
(Para Mastercard e Visa) Se você quiser usar dados de transação de cartão de crédito de nível 3:
Você pode fazer configurações específicas em itens de despesa para que o Workday discrimine automaticamente as despesas de hotel nas linhas do relatório de despesas. Exemplos: taxas de internet, tarifas de hospedagem e imposto sobre hospedagem.
  1. Acesse a tarefa
    Criar item de despesa
     ou
    Editar item de despesa
    .
  2. Na grade
    Atributos de item de despesa
    , adicione os atributos
    Data de chegada
     e
    Data de partida
    . Quando os dados de transação de cartão de crédito de nível 3 não estão disponíveis, o Workday usa esses atributos para calcular o número de diárias em estadias em hotel.
  3. Marque estas caixas de seleção:
    • Relatório de despesas: exibir ao usuário
    • Relatório de despesas: obrigatório
  4. Mapeie seus itens de despesa usando a guia
    Mapeamento da discriminação
     :
    Opção Descrição
    Despesas com estadia
    Selecione para designar o item de despesa como um item de despesa de hotel. Marcar essa caixa de seleção também permite que o Workday discrimine os dados de transações de cartão de crédito automaticamente nas linhas do relatório de despesas.
    Se você não marcar essa caixa de seleção, o Workday não discrimina automaticamente as linhas do relatório de despesas com dados de transações de cartão de crédito para estadias em hotel. Você também não poderá marcar as caixas de seleção:
    • Preencher automaticamente a discriminação de dados de transações de cartão de crédito de nível 3
    • Tarifa de quarto
    Preencher automaticamente a discriminação de dados de transações de cartão de crédito de nível 3
    Selecione essa opção para preencher automaticamente os dados de transação de cartão de crédito de nível 3 nas linhas discriminadas de despesas de hotel.
    Se você não marcar essa caixa de seleção, não será possível mapear códigos de produto para seus itens de despesa.
    Você deve ter pelo menos uma linha de mapeamento de discriminação para que a discriminação automática funcione.
    Item de despesa
    Selecione os itens de despesa que você quer mapear para a discriminação de despesas com estadia.
    Discriminar despesas por
    Detalhamento da despesa
    : selecione para preencher o valor exato da despesa na linha de discriminação. Exemplo: você quer que os favorecidos do relatório de despesas forneçam um detalhamento dos encargos não recorrentes, como serviços de quarto e refeição.
    Cobrança diária recorrente
    : selecione para preencher o valor médio da cobrança na linha de discriminação. Exemplo: um favorecido de despesas permanece em um hotel por duas diárias. A tarifa é de 200 USD para a primeira diária. A cobrança pela segunda diária é de USD 100. O Workday exibe uma média diária de 150 USD em cada uma das duas linhas de discriminação.
    Tarifa de quarto
    Selecione essa opção para permitir que o Workday gere uma discriminação que inclua a taxa por dia dos dados de transação de cartão de crédito de nível 2. O Workday calcula o valor da tarifa do quarto multiplicando o número total de dias, com base na
    Data de chegada
     e
    na Data de partida
    , pela
    Diária
    .
    Se você habilita o uso de dados aprimorados de transação de cartão de crédito de nível 3, o Workday usa esses dados se existirem. Quando o Workday gera automaticamente a discriminação e um usuário corrige a
    Data de chegada
    ,
    Data de partida
    ou
    Diária
     , o Workday recalcula a tarifa do quarto.
    Sempre gerar linha de discriminação
    O Workday marca essa caixa de seleção automaticamente se você:
    • Marque a caixa de seleção
      Preencher automaticamente a discriminação de dados de transações de cartão de crédito de nível 3
       e
    • Defina o item de despesa como necessário.
    Quando selecionada, o Workday gera uma linha de discriminação, independentemente de haver dados provenientes de uma transação de cartão de crédito.
    Se você não marcar essa caixa de seleção e não houver dados de transação de cartão de crédito de nível 3 correspondentes, o Workday não gerará uma linha de discriminação.
    Código do produto
    Selecione os códigos do produto que você quer mapear para o item de despesa, o que permite que o Workday preencha automaticamente os itens de despesa nas linhas de discriminação.
    Se você não mapear os códigos do produto e houver transações de cartão de crédito, o Workday gerará linhas de discriminação, mas não as preencherá automaticamente com itens de despesa.
Se sua organização permite o uso de dados de transação de cartão de crédito de nível 3, o Workday exibe um ícone de marca de seleção verde na linha de discriminação e preenche automaticamente as linhas de discriminação com dados de estadias em hotéis. Se você não habilita o uso de dados de transação de cartão de crédito de nível 3, o Workday gera automaticamente linhas de discriminação, mas não preenche as linhas com nenhum dado.
O Workday não discrimina automaticamente uma transação de hotel quando um usuário modifica manualmente os detalhes do item de despesa de uma despesa de hotel discriminada automaticamente. Para reiniciar a discriminação automática de itens de hotel, exclua a linha existente do relatório de despesas e adicione novamente a transação de cartão de crédito ao relatório de despesas.
O Workday não discrimina automaticamente as despesas de hotel quando você adiciona um item de despesa manualmente. Recomendamos que você defina a aplicação de valores por padrão de item de despesa ou o mapeamento de códigos de categoria de estabelecimento.
Quando os favorecidos selecionam os itens de despesa com estadia nos relatórios de despesas, o Workday exibe uma seção
Discriminação
 que inclui uma subseção
Despesas diárias
 para despesas recorrentes por dia. Também exibimos detalhamentos de encargos em uma subseção separada, abaixo da seção
Discriminação
 .