Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-04-03
Richtlijnen voor bedrijfsproces voor onkostendeclaratiegebeurtenissen

Richtlijnen voor bedrijfsproces voor onkostendeclaratiegebeurtenissen

Overzicht

Het bedrijfsproces 'Onkostendeclaratiegebeurtenis' in Workday is een configureerbare werkstroom die bepaalt hoe onkostendeclaraties worden verzonden, beoordeeld, goedgekeurd en verwerkt. Het is een essentieel onderdeel van de Workday Financial Management-suite en is ontworpen om naleving van bedrijf te waarborgen, een duidelijke audittrail te bieden en het proces voor onkostenvergoedingen te stroomlijnen.
U kunt het bedrijfsproces Onkostendeclaratiegebeurtenis aanpassen om:
  • Controleer onkostendeclaraties op bedragafwijkingen, onjuiste onkostencoderingen en dubbele onkosten.
  • Routeer onkostendeclaraties ter goedkeuring door op basis van hun score. ZieOnkostendeclaraties routeren op basis van risico .
  • Leg feedback vast door vragenlijsten op te nemen in onkostendeclaraties.
  • Budgetten controleren.
  • Bevestig nauwkeurige belastingen in onkostendeclaraties.
  • onkostendeclaratie ophalen voor rapportage.
  • Afzonderlijke onkostenregels terugsturen voor correctie.
  • Hiermee worden projecten bijgehouden.
Dit zijn de secties in dit onderwerp:
  • Subprocessen:
  • Vooraf vereist
  • Procesinitiatoren
  • Beperkingen
  • Algemene werkstromen en richtlijnen voor bedrijfsprocessen
  • Workflow Step Types
  • Integraties en servicestappen
  • Routing Modifiers
  • Meldingen
  • Problemen en oplossingen

Subprocessen

Het bedrijfsproces 'Onkostendeclaratiegebeurtenis' kan uit de volgende subprocessen bestaan:
  • Intercompany gebeurtenis voor onkostendeclaratie starten: u kunt dit subproces gebruiken wanneer het bedrijf van een onkostendeclaratie afwijkt van het bedrijf in de kop. De intercompany onkostenregels worden ter goedkeuring doorgestuurd naar de juiste belanghebbenden in het gelieerde bedrijf. Als de intercompany goedkeurders de regels weigeren, wordt de hele onkostendeclaratie geweigerd.
  • Budgetten controleren: u kunt dit subproces gebruiken om ervoor te zorgen dat voorgestelde onkosten de vooraf goedgekeurde financieringen die aan een specifieke afdeling, project of kostenplaats zijn toegewezen niet overschrijden.

Vooraf vereist

Een onkostendeclaratie kan alleen worden verwerkt als er een aantal basiselementen aanwezig zijn:
  • Werknemersinstellingen: werknemers moeten zijn geregistreerd in Workday HCM en moeten een betalingskeuze hebben.
  • Definitie onkostenbeleid: er moet een duidelijk, gedocumenteerd onkostenbeleid worden opgesteld en aan alle werknemers worden gecommuniceerd, met gedetailleerde informatie over toegestane onkosten, limieten en vereist documentatie.
  • Onkostenitems: onkostenitems moeten worden gemaakt en geconfigureerd en de instellingen voor onkostendeclaraties moeten worden voltooid, inclusief betalingskeuze voor vergoedingen.
  • Goedkeuringshiërarchieën: de werkstroom voor onkostendeclaraties moet worden geconfigureerd.
  • Intercompany verwerking: indien van toepassing moet de intercompany verwerking voor onkostendeclaraties zo worden geconfigureerd dat het bedrijf voor een onkostenregel.
  • Beveiliging: domeinen in de functionele gebieden 'Expenses and System'.
    • Zie . voor een lijst met domeinen in het functionele gebied 'Expenses'Referentie: beveiligingsdomeinen voor het bedrijfsproces 'Onkostendeclaratiegebeurtenis' .
    • Configureer deze domeinen in het functionele gebied 'System':
      • Bedrijfsprocesbeheer:
         biedt toegang tot de taken die vereist voor het maken en bewerken van bedrijfsproces .
      • Manage: Business Process Definitions:
         Biedt toegang voor het beheren van alle aspecten van bedrijfsprocessen.
      • Managementdashboard: Expenses
         : beveiligt de toegang tot het dashboard voor onkostenbeheer, dat een overzicht biedt van onkostengegevens en trends voor de organisatie.
      • Instellen: Tenantinstellingen - financiële gegevens
         : biedt toegang voor het configureren van tenantbrede instellingen voor alle Workday Financials, inclusief onkosten.

Procesinitiatoren

Het bedrijfsproces
'Onkostendeclaratiegebeurtenis'
 wordt gestart wanneer een gebruiker een onkostendeclaratie ter goedkeuring verzendt. Onkostendeclaraties kunnen zo worden geconfigureerd dat ze door verschillende personen worden verzonden, zoals:
  • Werknemers: medewerkers kunnen voor zichzelf onkostendeclaraties starten .
  • De specialist voor onkostengegevensinvoer kan onkostendeclaraties voor andere medewerkers maken.
  • Gedelegeerden: medewerkers kunnen het maken van onkostendeclaraties delegeren aan anderen, zoals een administratief medewerker.
  • Webservices: beheerders kunnen de service
    'Submit_Expense_Report'
     gebruiken om onkostendeclaraties te maken en te verzenden, zoals onkosten vanuit externe systemen. Deze optie kan ook worden gebruikt voor niet-medewerkers en sollicitanten.

Beperkingen

Beperkingen van het bedrijfsproces 'Onkostendeclaratiegebeurtenis' zijn onder meer:
  • Journaalregelkoppeling: Workday koppelt journaalposten aan onkostendeclaraties op kopniveau, niet op regelniveau, waardoor een specifieke journaalregel niet rechtstreeks kan worden getraceerd naar de bijbehorende onkostendeclaratie in standaardrapportage.
  • Correctiebeperkingen: u kunt de actie 'Corrigeren' niet gebruiken voor een goedgekeurde onkostendeclaratie als de declaratie:
    • Is betaald en worktagsaldering is ingeschakeld.
    • Is gekoppeld aan projectfacturering met de status '
      Gereed voor facturering'
       .
    • De belastingdetails voor onkosten zijn opgenomen in een belastingaangifte die niet is geannuleerd.
  • Functionaliteit van goedkeurder toevoegen: de optie
    'Goedkeurder toevoegen'
     is niet beschikbaar voor stappen waarvoor de actie'Onkostenregels terugsturen' wordt gebruikt.
  • Zichtbaarheid gedelegeerde: wanneer een delegeren optreedt namens een andere gebruiker (de delegerende gebruiker), kan deze het tabblad
    'Bedrijfsproces'
     in de onkostendeclaratie niet zien om de goedkeuringsstatus te controleren.
  • Conceptstatus via integratie: bij gebruik van de service
    'Submit_Expense_Report
     ' is er geen parameter om de onkostendeclaratie op te slaan met de status
    'Concept'
     . Als de gegevens geldig zijn, wordt het bedrijfsproces automatisch gestart.

Algemene werkstromen en richtlijnen voor bedrijfsprocessen

Een typische werkstroom voor onkostendeclaratiegebeurtenissen volgt vaak dit algemene patroon:
  1. Maken/starten: een werknemer verzendt een onkostendeclaratie van.
  2. Beoordelen: kan voorafgaan aan of volgen op goedkeuringsstappen. Het rapport wordt gerouteerd naar een centraal team, zoals onkostenpartners of auditors. De beoordelaar kan het rapport rechtstreeks corrigeren voordat het wordt verzonden. Ze kunnen het ook terugsturen naar de werknemer.
  3. Goedkeuring: kan voorafgaan aan of volgen op beoordelingsstappen. Het rapport wordt naar een of meer goedkeurders gerouteerd. Voorbeeld: manager, financieel goedkeurder.
    Als u het diagram van een bedrijfsproces wilt weergeven, klikt werkstroom op
    Diagram weergeven
     op de pagina
    Bedrijfsprocesdefinitie weergeven
     wanneer u de bedrijfsprocesdefinitie bewerkt.
Zodra het bedrijfsproces is voltooid en de onkostendeclaratie is goedgekeurd, kan deze worden verwerkt voor betaling.
De werkstroom voor een onkostendeclaratie kan bereik van eenvoudig tot complex, afhankelijk van het beleid, de goedkeuringslimieten en de auditvereisten van de organisatie.
Traject 1: Eenvoudige goedkeuring
Dit is de eenvoudigste werkstroom () die doorgaans door kleinere organisaties wordt gebruikt voor onkosten die onder een bepaalde drempelwaarde vallen.
A: Start
>
 B: Goedkeuring
>
 C: Voltooiing
Traject 2: automatische goedkeuring
Voor onkosten die volgens u niet hoeven te worden beoordeeld of goedgekeurd, kunnen deze stappen worden overgeslagen. Voorbeeld: een standaard maandelijkse gezondheidstoelage.
A:Initiation
>
 B: Goedkeuring (door doorgegeven, voorwaardelijk aan onkostenitem)
>
 C: Voltooiing .
Traject 3: goedkeuring hiërarchie en audit
Dit is een veelvoorkomend patroon, waarbij goedkeuring manager wordt gevolgd door een secundaire beoordeling door de financiële of auditafdeling, vaak op basis van specifieke criteria.
A: start
>
 B: Goedkeuring
>
 C: Actie (voorwaardelijk in audit onkostendeclaratie)
>
 D: Voltooiing
Traject 4: goedkeuring van complexe projecten en meerdere niveaus
Deze werkstroom is manager en een kostenplaats . Afhankelijk van het totaalbedrag zijn mogelijk ook aanvullende goedkeuringsniveaus vereist.
A: Start
>
 B: Goedkeuring (voorwaardelijk door projectmanager)
>
 C: Goedkeuring (door manager)
>
 D: Goedkeuring (Voorwaardelijk door Director voor hoge bedragen)
>
 E: Voltooiing

Typen werkstroomstappen

Hier volgen enkele veelvoorkomende staptypen die worden gevonden in een bedrijfsproces
voor een onkostendeclaratiegebeurtenis
 , samen met hun kenmerken:
Start
  • Stapvolgorde
     : is altijd de eerste stap.
  • Groep
     : uitgevoerd door werknemer, externe medewerker zelf of specialist in onkostengegevensinvoer.
  • Beveiligingsdomein
     : toegang via een van de initiërende acties in het beveiligingsbeleid voor het bedrijfsproces voor onkostendeclaratiegebeurtenissen:
    • Onkostendeclaratie maken
    • Onkostendeclaratie voor sollicitant maken
    • Onkostendeclaratie verzenden (webservice)
    • Onkostendeclaratie voor sollicitant verzenden (webservice)
    • Onkostendeclaratie voor medewerker maken
    • Onkostendeclaratie voor niet-medewerker maken
    • Onkostendeclaratie voor niet-medewerker verzenden (webservice)
Staptype
Actie
  • Stapvolgorde
     : meestal na de eerste stap.
  • Groep
     : vaak uitgevoerd door manager, onkostenpartner, projectmanager of een speciaal gedefinieerde rol.
  • Beveiligingsdomein
     : toegang voor de relevante actie in het beveiligingsbeleid bedrijfsproces ''.
  • Geef op
     : selecteer de specifieke actie die moet worden uitgevoerd. Veelvoorkomende acties zijn:
    • Onkostendeclaratie goedkeuren: hiermee kan de toegewezen rol de hele onkostendeclaratie goedkeuren, weigeren of terugsturen.
    • Onkostendeclaratie goedkeuren - regels terugsturen: hiermee kan de toegewezen rol de hele declaratie goedkeuren of weigeren, of afzonderlijke regels terugsturen ter correctie, terwijl de rest wordt goedgekeurd.
    • Onkostendeclaratie starten Intercompany gebeurtenis: activeert het bedrijfsproces voor intercompany onkostengoedkeuringen. De toegang voor deze actie is gedefinieerd in het beveiligingsbeleid bedrijfsproces voor de intercompany gebeurtenis voor onkostendeclaraties.
    • Onkostendeclaratie beoordelen: hiermee kan de toegewezen rol '' bewerken, goedkeuren, weigeren of de volledige onkostendeclaratie '' bewerken , goedkeuren, weigeren of terugsturen.
    • Onkostendeclaratie beoordelen - regels terugsturen: hiermee kan de toegewezen rol de onkostendeclaratie bewerken , de hele declaratie goedkeuren of weigeren, of afzonderlijke regels terugsturen ter correctie, terwijl de rest wordt goedgekeurd.
  • Richtlijnen voor staptype
     :
    • Best practices:
      • Gedetailleerd beheer met terugsturen op regelniveau: voor rollen waarin vaak kleine fouten in grote onkostendeclaraties zoeken , gebruikt u de optie'Onkostendeclaratie goedkeuren - regels terugsturen' of 'Onkostendeclaratie beoordelen - regels terugsturen'. Hiermee wordt voorkomen dat het hele rapport wordt opgehouden vanwege een enkele onjuiste regel en wordt het vergoedingsproces voor de werknemer gestroomlijnd. Hierdoor kan de goedkeurder afzonderlijke regels terugsturen voor correctie terwijl de rest van het rapport wordt goedgekeurd. Op deze manier wordt voorkomen dat kleine fouten de vergoeding van de volledige onkostendeclaratie vertragen.
      • Beperking voor toevoegen van goedkeurder: wanneer u een actiestap gebruikt met de functie 'Regels terugsturen', vaardigheid de gebruiker die die stap uitvoert, de functie'Goedkeurder toevoegen' niet gebruiken. Als ad-hocgoedkeuringen een cruciaal onderdeel van uw proces zijn, kunt u in plaats daarvan een standaardgoedkeuringsstap gebruiken.
      • Financieel overzicht onderhouden na rapportbewerkingen: als een stap 'Onkostendeclaratie beoordelen' is opgenomen waarin een beoordelaar bedragen kan wijzigen, kunt u overwegen direct na de stap een goedkeuringsstap toe te voegen voor de manager van de werknemer of een andere geschikte goedkeurder . Zo zorgt u ervoor dat iemand de bijgewerkte bedragen definitief goedkeurt voordat het proces wordt voltooid.
      • Werkstroom voor gecorrigeerde rapporten stroomlijnen met automatische goedkeuring: om de definitieve goedkeuring te versnellen, voorkomt u dat een rapport meerdere keren naar dezelfde manager wordt gerouteerd nadat de manager een onkostendeclaratie heeft goedgekeurd en één regel terugstuurt door geavanceerde routering te configureren in uw goedkeuringsstappen om eerdere goedkeurders uit te sluiten. Voorbeeld: voeg twee opeenvolgende goedkeuringsstappen toe. Eerste stap voor de manager. Selecteer in de actiestap 'Onkostendeclaratie goedkeuren - regels terugsturen'. Voeg vervolgens de tweede stap voor de manager van de kostenplaats toe: voeg een standaardgoedkeuringsstap toe met een geavanceerde routering die is geconfigureerd om eerdere goedkeurders uit te sluiten.
      • Intercompany transacties beheren: voeg in de actiestap het subproces Intercompany gebeurtenis voor onkostendeclaratie starten toe voor goedkeuring wanneer een onkostenregel een ander bedrijf bevat dan het bedrijf in de kop van de onkostendeclaratie. Dit zorgt ervoor dat een goedkeurder voor het gelieerde bedrijf een taak ontvangt om alleen dat intercompany regelitem te beoordelen. Nadat de regel is goedgekeurd, wordt het bedrijfsproces voortgezet, zodat de boekhouding correct is.
  • Aanvullende richtlijnen
     :
    • Best practices:
      • Test uw voorwaarde grondig om te controleren of ze op de juiste manier worden geëvalueerd.
      • Vermijd te complexe regels die moeilijk te onderhouden zijn.
      • Gebruik
        actiestappen
         wanneer de gebruiker meer moet persoonlijke taak dan alleen goedkeuren of weigeren, zoals het bewerken van de onkostendeclaratie of het terugsturen van afzonderlijke regels.
      • De functionaliteit 'Goedkeurder toevoegen' is niet beschikbaar voor stappen waarvoor de acties
        'Regels terugsturen'
         worden gebruikt.
    • Gebruiksscenario's:
      • Gebruik de stap 'Onkostendeclaratie beoordelen' voor een onkostenpartner zodat deze eventuele fouten kan corrigeren voordat deze ter definitieve goedkeuring wordt verzonden.
      • Routeer onkostendeclaraties ter goedkeuring door op basis van hun score. Voorbeeld: voeg een voorwaarderegel toe waarbij de score > 60 of de score <= 0.
      • Alleen naar een specifieke goedkeurder routeren als het totaal van de onkostendeclaratie een bepaalde drempel overschrijdt. Voorbeeld: voeg een voorwaarderegel toe waarbij het totaalbedrag van de onkostendeclaratie > 500 . is
      • Een beoordelingsstap overslaan als de onkostendeclaratie slechts bepaalde typen onkosten bevat (bijvoorbeeld kilometers).
      • Activeer alleen een belastingbeoordeling als de onkostendeclaratie terugvorderbare belastingen bevat.
  • Zie . voor meer informatieConcept: actiestap .
Goedkeuring
  • Stapvolgorde
     : er kunnen meerdere goedkeuringsstappen achter elkaar of parallel zijn.
  • Groep
     : uitgevoerd door manager, afdelingshoofd, projectmanager, een aangepaste rol voor financiële goedkeurders op basis van het bedrag in USD of een HR-partner, zoals voor verhuiskosten.
  • Richtlijnen voor staptype
     :
    • Best practices:
      • Stel vervaldatums in voor stappen om verwachtingen voor goedkeuringstijden te definiëren.
      • Gebruik het staptype 'Goedkeuring' als de gebruiker alleen de hele onkostendeclaratie () hoeft goed te keuren, af te wijzen of terug te sturen.
      • Als u ad-hocgoedkeurders vaardigheid toevoegen, gebruikt u het staptype 'Goedkeuring'.
    • Gebruiksscenario's:
      • De manager beoordeelt of de onkostendeclaratie van een werknemer voldoet aan het bedrijf en het budget. De financiële afdeling beoordeelt de naleving en de juiste onkostencodes.
      • Een goedkeuringsproces met meerdere niveaus voor onkostendeclaraties van hoge waarde.
  • Aanvullende richtlijnen
     :
    • Best practices:
      • Definieer duidelijk goedkeuringshiërarchieën en drempels.
      • Gebruik de optie
        'Vorige goedkeurders uitsluiten'
         in de geavanceerde routering om te voorkomen dat een gebruiker dezelfde onkostendeclaratie meerdere keren moet goedkeuren.
      • Gebruik goedkeuringsketens om naar een managementketen te routeren.
      • Routeren naar een specifieke goedkeurder op basis van de kostenplaats of andere worktags in de onkostendeclaratie ().
    • Gebruiksscenario's: routering naar specifieke goedkeurders op basis van onkostenbedrag, onkostentype of project . Een goedkeuring wordt overgeslagen als het bedrag lager is dan een bepaalde drempel.
  • Zie . voor meer informatieConcept: goedkeuringsstap .
Beoordelen
Dit is een
actiestap
 . U kunt een van de beoordelingsopties selecteren in de kolom
Opgeven
 .
  • Volgorde
     : kan voorafgaan aan of volgen op goedkeuringsstappen.
  • Groep
     : uitgevoerd door een beveiligingsgroep, zoals onkostenpartner, manager of manager kostenplaatsmanager.
  • Beveiligingsdomein
     : toegang via een van de beoordelingsacties in het beveiligingsbeleid bedrijfsproces ' Onkostendeclaratiegebeurtenis'.
  • Geef op
     :
    • Onkostendeclaratie beoordelen: hiermee kan de gebruiker de hele onkostendeclaratie bewerken , goedkeuren, weigeren of terugsturen.
    • Onkostendeclaratie beoordelen - regels terugsturen: biedt alle mogelijkheden van de bovenstaande opties, maar biedt de gebruiker ook de mogelijkheid om:
  • Richtlijnen voor staptype
     :
    • Gebruiksscenario's:
      • Onkostenpartner die controleert of alle nota's matchen met de gerapporteerde onkosten.
        Voorbeeld: onkostenpartners beoordelen onkostendeclaraties vóór betaling. Ze vergelijken nota's met regelitems, zorgen dat de juiste onkostenitems en de juiste worktags worden gebruikt, en controleren of het beleid wordt nageleefd. Als er een probleem wordt gevonden, kan de medewerker een kleine correctie aanbrengen of het rapport voor opheldering terugsturen naar de werknemer of goedkeurder .
  • Aanvullende richtlijnen
     :
    • Best practices:
      • Definieer duidelijke beoordelingscriteria. Bied hulpmiddelen om verzonden gegevens eenvoudig te vergelijken met beleid.
      • Gebruik de stap '
        Onkostendeclaratie goedkeuren - regels terugsturen'
         om een manager in staat te stellen het grootste deel van een onkostendeclaratie goed te keuren en tegelijkertijd één problematische regel terug te sturen voor correctie.
      • Gebruik de stap
        'Onkostendeclaratie beoordelen'
         voor een onkostenpartner zodat deze eventuele fouten kan corrigeren voordat deze ter definitieve goedkeuring wordt verzonden.
    • Gebruiksscenario: start een gedetailleerde beoordeling als er specifieke onkostencategorieën aanwezig zijn, zoals categorieën met een hoog risico.
Voltooiing
Deze stap geeft aan dat de werkstroom is voltooid. Zodra de voltooiingsstap is uitgevoerd, wordt de onkostendeclaratie als volledig goedgekeurd beschouwd en kunnen volgende stappen worden uitgevoerd zonder het kernproces te hinderen.
Beoordeel de stappen en bepaal welke stappen de laatste, vereist actie zijn om de onkostendeclaratie als goedgekeurd te beschouwen. Dit is vaak de laatste goedkeuringsstap in de reeks. Zoek de rij voor deze stap in het raster en selecteer in het menu met gerelateerde acties van die stap
Bedrijfsproces
 >
Instellen op voltooiing
 .
Een bedrijfsproces kan slechts één voltooiingsstap hebben. Als er al een andere stap is gemarkeerd als voltooiingsstap, schakelt Workday deze automatisch uit en wordt de aanduiding toegepast op de stap die u zojuist hebt geselecteerd.

Integraties en servicestappen

Integratie omvat de naadloze overplaatsing van gegevens tussen het onkostenbeheersysteem en andere bedrijfssystemen om consistentie en efficiëntie van gegevens te waarborgen.
Raadpleeg het tabblad
'Toegestane services'
 voor services die beschikbaar zijn voor configuratie '', zoals documentlevering, trajectdistributie en orkestratie.
Integratiestappen kunnen worden geconfigureerd als onderdeel van het proces voor onkostendeclaratie . Selecteer het staptype '
Integratie'
 . Nadat u de bedrijfsprocesdefinitie hebt opgeslagen, opent u de knop
Integratiestap configureren
 om het juiste integratiesysteem (EIB, Core connector of Workday Studio- integratie) te configureren.

Routeringsmodificatoren

De routemodificator op regelniveau kan worden geconfigureerd in goedkeuringsstappen die aan ten minste één intersectiebeveiligingsgroep zijn toegewezen. Intersectiebeveiliging is oorspronkelijk ontworpen voor HCM-gebruiksscenario's en wordt over het algemeen niet aanbevolen voor gebruiksscenario's voor financiële gegevens. routering op regelniveau is beschikbaar voor de onkostendeclaratiegebeurtenis ter ondersteuning van gebruiksscenario's waarin er geen andere opties zijn om aan de routering te voldoen en deze optie niet moet worden beschouwd als de voorkeursoptie . Het is raadzaam om op rollen gebaseerde beveiligingsgroepen te gebruiken.
routering op regelniveau wordt de volledige onkostendeclaratie naar de geïdentificeerde goedkeurders gerouteerd. De onkostendeclaratie wordt niet in afzonderlijke regels gesplitst.
Zie . voor meer informatieRoutering op regelniveau onderhouden . Zie ook Kostenplaats (touchpointset) voor een gedetailleerdere bespreking van routering.

Meldingen

Systeemmeldingen
Systeemmeldingen zijn standaardberichten die door Workday worden gegenereerd voor bedrijfsproces . U kunt alle systeemmeldingen weergeven op het tabblad
'Meldingen'
 van het bedrijfsproces ''. In Workday kunt u een specifieke melding uitschakelen , hoewel het vaak beter is om melding op gebruikersniveau te beheren of aangepaste meldingen te gebruiken voor meer gerichte meldingen. Zie Systeemmeldingen voor bedrijfsprocessen configureren .
melding worden beheerd in de taak '
Tenantinstellingen bewerken - meldingen'
 .
Aangepaste meldingen
U kunt aangepaste meldingen maken die bij elke stap van het bedrijfsproces kunnen starten om gebruikers bericht over gebeurtenissen, vereist acties of statuswijzigingen. Als u een melding wilt maken, navigeert u naar de bedrijfsprocesdefinitie en selecteert u in het menu met gerelateerde acties de optie
Bedrijfsproces
Melding toevoegen
 . Zie Aangepaste meldingen maken .
  • Richtlijnen en best practices:
    • Wees duidelijk en actiegericht: de onderwerpregel moet direct zijn (bijvoorbeeld: 'Actie vereist: onkostendeclaratie goedkeuren'). In de hoofdtekst moet duidelijk worden aangegeven wat er is gebeurd en wat de ontvanger vervolgens moet persoonlijke taak .
    • De juiste doelgroep targeten: verzend alleen meldingen naar rollen die de informatie nodig hebben. Als gebruikers te veel meldingen sturen, worden alle berichten genegeerd.
    • Gebruik dynamische velden: neem relevante gegevens op, zoals de onkostendeclaratie-ID, het totaalbedrag en de medewerker om context te bieden, zodat de gebruiker niet op de taak hoeft te klikken om de aanvraag te begrijpen.
    • Voorkom vermoeidheid bij meldingen: configureer niet voor elke stap een aangepaste melding . Focus op belangrijke gebeurtenissen die nog niet worden vertegenwoordigd door de systeemmeldingen. Bijvoorbeeld wanneer een transactie namens een medewerker is verzonden.
  • Gebruiksscenario's:
    • Scenario 1: de werknemer moet een melding ontvangen wanneer een andere medewerker, zoals een delegeren of een specialist voor onkostengegevensinvoer, namens de werknemer een onkostendeclaratie heeft verzonden. Voorbeeld: voeg een aangepaste melding toe om bij het afsluiten van de startstap te activering , met als voorwaarderegel dat de initiator niet de medewerker is. Geef 'Employee as Self' op in het veld 'Groepen' van de sectie 'Ontvangers'.
    • Scenario 2: de werknemer wil een bevestiging ontvangen wanneer de onkostendeclaratie volledig is goedgekeurd en betaling in behandeling is . Voorbeeld: voeg een aangepaste melding toe en selecteer Activeren bij status: Voltooid. Werknemer zelf opgeven in het veld Groepen van de sectie Ontvangers

Problemen en oplossingen

Problemen:
Oplossingen
Melding wordt niet verzonden.
1. Controleer de bedrijfsprocesdefinitie: Zorg ervoor dat de melding voor de juiste stap is geconfigureerd en als 'Actief' is gemarkeerd.
2. Uitvoering van stap verifiëren: controleer de bedrijfsproces voor de transactie. Is de stap die in de melding is overgeslagen vanwege een voorwaarderegel ''? Als de stap niet wordt uitgevoerd, wordt de melding ook niet uitgevoerd.
3. Meldingsvoorwaarde controleren: bevat de melding zelf een voorwaarderegel waaraan niet wordt voldaan?
4. Profiel ontvanger controleren: als u een e-mail verzendt, moet u controleren of de beoogde ontvanger een geldig zakelijk e-mailadres in zijn of haar Workday profiel heeft.
Melding is naar de verkeerde persoon verzonden.
1. Configuratie ontvangers beoordelen: vink in de bedrijfsprocesdefinitie het veld
'Ontvanger'
 voor de melding '' aan. Is de groep geconfigureerd voor de juiste beveiligingsgroep (bijvoorbeeld: manager, initiator, manager kostenplaats)?
2. Controleer roltoewijzingen: controleer de roltoewijzing voor de persoon die de melding '' ten onrechte heeft ontvangen. Ze zijn mogelijk onbedoeld opgenomen in de beveiligingsgroep '' van de ontvangers. Wordt de voormalige manager van een medewerker bijvoorbeeld om de een of andere reden nog steeds toegewezen als manager ?
Er ontbreken gegevens in de melding of bevat leeg velden.
1. Controleer dynamische velden: bewerk de melding en zorg ervoor dat u de juiste, door het systeem geleverde velden gebruikt voor de gegevens die u wilt weergeven.
2. Gegevenstiming verifiëren: de gegevens moeten aanwezig zijn voor het bedrijfsobject op het moment dat de melding wordt geactiveerd. U kunt bijvoorbeeld [Naam goedkeurder] niet opnemen in een melding die wordt geactiveerd voordat de goedkeuringsstap is voltooid, omdat de waarde dan leeg is.
3. Beveiliging ontvanger: velden worden weergegeven als 'Niet beschikbaar' als de melding is verzonden naar een statisch e-mailadres of naar een ontvanger die geen toegangsrechten heeft om de gegevens weer te geven. Om dit probleem te voorkomen, moet u bij het samenstellen van de melding de velden kiezen die worden weergegeven in de vervolgkeuzelijst 'Openbare velden'. U kunt er ook voor zorgen dat meldingen worden verzonden naar beveiligingsgroepen met toegang tot de velden.
Hoe corrigeer ik een onkostendeclaratie die al is goedgekeurd en betaald?
Corrigeer het bedrijfsproces vanuit de bedrijfsprocesinstance () en niet vanuit de onkostendeclaratie ''.
Ga als volgt te werk:
  1. Navigeer naar de betreffende onkostendeclaratie en klik erop.
  2. Klik op het tabblad
    Bedrijfsproces
     .
  3. Selecteer in de kolom
    Proces
     vanuit de gerelateerde actie Onkostendeclaratiegebeurtenis
    Bedrijfsproces > Corrigeren
     .
Zorg ervoor dat u over de vereist toegangsrechten beschikt om deze taak uit te voeren. Navigeer naar de onkostendeclaratiegebeurtenis (standaarddefinitie) en selecteer in de gerelateerde acties van de gebeurtenis
Bedrijfsprocesbeleid > Weergeven
 en bevestig dat u behoort tot de beveiligingsgroepen die de actie Corrigeren kunnen uitvoeren in de sectie
Wie kan acties uitvoeren voor het hele bedrijfsproces
 .
Waarom is het tabblad
'Bedrijfsproces'
 voor een onkostendeclaratiegebeurtenis niet meer zichtbaar voor een delegeren nadat de onkostendeclaratie is goedgekeurd, ook al was deze zichtbaar tijdens de eerste verzending?
Dit is het verwachte gedrag op basis van de huidige functionaliteit.
De delegeren ziet het tabblad
'Bedrijfsproces'
 alleen onder de volgende twee voorwaarden:
  • Wanneer de onkostendeclaratie gedeeltelijk is goedgekeurd en de onkostendeclaratie de status '
    Wordt uitgevoerd'
     heeft .
  • Totdat de teruggestuurde onkostendeclaratie opnieuw wordt verzonden en goedgekeurd.
Het bedrijfsproces '' is vastgelopen voor '' van een werknemer met beëindigd dienstverband.
Oorzaak:
 het dienstverband van de werknemer is beëindigd nadat de onkostendeclaratie ter correctie is teruggestuurd. De taak blijft in het postvak IN van de werknemer aanwezig.
Oplossing
 :
Een beheerder met de juiste machtigingen moet de functie
'Taken opnieuw toewijzen'
 gebeurtenis om de onkostendeclaratie vanuit het postvak IN van de beëindigde werknemer opnieuw toe te wijzen aan een geschikte gebruiker, zoals een specialist voor onkostengegevensinvoer, die de gebeurtenis kan corrigeren en opnieuw kan verzenden of annuleren.
Waarom is het tabblad
'Bedrijfsproces'
 voor een onkostendeclaratiegebeurtenis niet meer zichtbaar voor een delegeren nadat de onkostendeclaratie is goedgekeurd, ook al was deze zichtbaar tijdens de eerste verzending?
Dit is het verwachte gedrag op basis van de huidige functionaliteit.
De delegeren ziet het tabblad 'Bedrijfsproces' alleen onder de volgende twee voorwaarden:
  • Wanneer de onkostendeclaratie gedeeltelijk is goedgekeurd en de onkostendeclaratie de status '
    Wordt uitgevoerd'
     heeft .
  • Totdat de teruggestuurde onkostendeclaratie opnieuw wordt verzonden en goedgekeurd.
Waarom kan ik de rol 'Manager uitgavecategorie' niet toevoegen aan het beveiligingsbeleid bedrijfsproces ' Onkostendeclaratiegebeurtenis'?
Het bedrijfsproces 'Onkostendeclaratiegebeurtenis' biedt geen ondersteuning voor het beveiligingsgroep ' Rollen - uitgavecategorie' voor routering
Dit is het verwachte gedrag op basis van de huidige functionaliteit. U kunt de goedkeuring van een onkostendeclaratie niet rechtstreeks routeren naar de rol
'Manager uitgavecategorie'
 . Alternatieve routering overwegen op basis van ondersteunde beveiligingsgroepen
Waarom wordt in vereist worktags standaard de onjuiste waarde gebruikt? De standaardwaarde is niet de waarde die is geconfigureerd in 'Gebruik gerelateerde worktags onderhouden'.
n Workday Expenses worden worktags bij het toevoegen van een nieuwe onkostendeclaratie automatisch gekopieerd uit de laatst bijgewerkte onkostendeclaratie of -specificatie. Dit gedrag is te verwachten op basis van de persistente worktag van Workday.
Waarom worden de worktags van de onkostendeclaratie verwijderd als deze is gespecificeerd?
Wanneer een onkostendeclaratie is gespecificeerd, worden de worktags van het regelniveau naar het specificatieniveau verplaatst. U kunt de worktags weergeven door naar
'Specificaties' > 'Bewerken' of 'Details weergeven'
 te navigeren.
Waarom activeren afzonderlijke gespecificeerde regels een onverwachte goedkeuringsstap?
De worktags die moeten worden geëvalueerd, zijn aanwezig in de specificatie, maar een berekend veld dat in een invoervoorwaarde wordt gebruikt, is gebaseerd op het bedrijfsobject 'Onkostendeclaratieregel' in plaats van op onkostendeclaratieregels en -specificaties.
Werk het berekend veld bij zodat het bedrijfsobject ' Onkostendeclaratieregels en specificaties' wordt gebruikt. Dit zorgt ervoor dat de voorwaarde op de juiste manier gegevens van het specificatieniveau evalueert.
De bovenstaande tabel bevat veelvoorkomende problemen met de bijbehorende oorzaken en oplossingen. Voor problemen die hier niet worden vermeld, raden we u aan te zoeken naar kennisartikelen in Community.
Voor de beste resultaten:
  1. Zoek de exacte naam van het proces met behulp van dubbele aanhalingstekens (bijvoorbeeld 'Bedrijfsproces onkostendeclaratiegebeurtenis').
  2. Verfijn de eerste resultaten door deze zoekfilters te selecteren:
    • Inhoudsgroep: artikelen
    • Type inhoud: kennisartikel
    • Gebruik het filter 'Sorteren op' om de resultaten op
      relevantie
       of
      nieuwste
       weer te geven.