Concept: bedrijfsprocessen
Een bedrijfsproces in Workday is een set taken die personen starten, uitvoeren en voltooien om een gewenst bedrijfsdoel te bereiken. Wanneer u een bedrijfsproces start, routeert Workday de taken naar de verantwoordelijke rollen (gebruikers die de taken kunnen voltooien op basis van hun lidmaatschap van beveiligingsgroepen) en worden beveiliging en bedrijfsregels afgedwongen gedurende het hele bedrijfsproces.
Elke gebruiker met de juiste rol kan een bedrijfsproces starten. Na de start ontvangt het bedrijfsproces een melding voor gebruikers in de verantwoordelijke rollen bij het verwerken van elke stap en ontvangt het feedback wanneer elke stap is voltooid, zodat het proces kan doorgaan naar de volgende stap. Houd er rekening mee dat stappen in een bedrijfsproces voorwaardelijk kunnen zijn.
Alle bedrijfsprocessen zijn gebaseerd op een bedrijfsprocesdefinitie. U kunt geen bedrijfsproces in Workday maken zonder het eerst te definiëren. De standaardbedrijfsprocessen van Workday zijn definities en kunnen worden aangepast aan uw behoeften. U kunt het bedrijfsproces naar elke hiërarchische organisatie kopiëren en het indien nodig aanpassen, door verschillende versies van hetzelfde bedrijfsproces voor verschillende organisaties te maken. De bedrijfsproceslogica wordt overgenomen, dus een onderliggende organisatie gebruikt de bedrijfsprocesdefinitie van de bovenliggende organisatie, tenzij u een aangepaste definitie opgeeft voor de onderliggende organisatie.
Als een bedrijfsproces geen standaarddefinitie heeft, kunt u de taak '
Bedrijfsprocesdefinitie maken (standaarddefinitie)'
gebruiken om de standaarddefinitie te maken en te configureren.In het rapport '
Bedrijfsprocestypen met standaarddefinities in gebruik'
worden standaardbedrijfsprocessen weergegeven die in gebruik zijn.In het rapport
Opties bedrijfsprocesconfiguratie
ziet u welke organisatietypen u aan een bedrijfsproces kunt koppelen.Voorbeeld
'Aanstellen'
is een eenvoudig bedrijfsproces dat uit 2 stappen bestaat:- Een persoon met de juiste rol (zoals een manager of HR-partner) start het bedrijfsproces door de taak 'Werknemer aanstellen' in Workday te voltooien.
- Workday stuurt de stap'Beloning voorstellen' door naar de persoon met de juiste rol (zoals een manager of HR-partner) om de beloning voor de kandidaat voor te stellen.
Het bedrijfsproces is
voltooid
wanneer de laatste stap (in dit gevalBeloning voorstellen
) of de opgegeven voltooiingsstap wordt uitgevoerd.Bedrijfsprocesdefinities
De bedrijfsprocesdefinitie is de lijst met stappen (taken) waaruit het bedrijfsproces bestaat en de rollen die verantwoordelijk zijn voor het voltooien van deze stappen.
Voor optimale bedrijfsprocesprestaties wordt u aangeraden het aantal stappen in een bedrijfsprocesdefinitie te beperken.
We ondersteunen maximaal 72 opeenvolgende, niet-handmatige stappen in een bedrijfsproces. Een niet-handmatige stap is een stap die automatisch door het systeem wordt verwerkt zonder tussenkomst van de gebruiker. Voorbeeld: niet-vereiste stappen, een
integratiestap
of een rapportstap
. Als u bedrijfsprocessen hebt met 72 opeenvolgende, niet-handmatige stappen, wordt u aangeraden de bedrijfsprocesdefinitie te evalueren om het aantal van deze opeenvolgende stappen te verminderen of een op regels gebaseerde bedrijfsprocesdefinitie met voorwaardelijke stappen te configureren.Workday biedt een alleen-lezen grafische weergave van bedrijfsprocessen. U kunt deze grafische weergave gebruiken om ontwerpen te communiceren, ontwerpen te bevestigen en werkstroomwijzigingen te bevestigen. Als u het diagram van een bedrijfsproces wilt weergeven, klikt u op
Diagram weergeven
op de pagina Bedrijfsprocesdefinitie weergeven
of selecteert u in het menu met gerelateerde acties van het bedrijfsproces de optie .U kunt het staptype van bestaande stappen niet wijzigen wanneer u een bedrijfsprocesdefinitie bewerkt. Als u het staptype wilt wijzigen, kunt u de stap verwijderen en een nieuwe stap met een nieuw staptype toevoegen aan de bedrijfsprocesdefinitie.
Wanneer u een bedrijfsprocesdefinitie kopieert of een koppeling naar een bedrijfsprocesdefinitie maakt, kunt u geen ingangsdatum instellen die eerder is dan de oorspronkelijke aanmaakdatum van het bedrijfsproces.
Als u een lijst met bedrijfsprocessen in Workday wilt weergeven, kunt u:
- Voer het rapport 'Bedrijfsprocesdefinities' uit.
- Selecteer als gerelateerde actie voor een hiërarchische organisatie. In Workday worden bedrijfsprocessen weergegeven die aan de geselecteerde organisatie zijn gekoppeld.
Voor auditrapporten kunt u instances van bedrijfsprocessen taggen. Hiermee kunt u wijzigingen in de configuratie van bedrijfsprocessen in uw tenant bijhouden en rapporteren, zoals wijzigingen die zijn aangebracht in een bedrijfsprocesdefinitie. Houd er rekening mee dat u geen audittag kunt toepassen op dynamische bedrijfsprocessen. Als gevolg hiervan worden er geen audittrailposten gemaakt in het
audittrailrapport
voor dynamische bedrijfsprocessen.Met de taak
'Verweesde bedrijfsprocesdefinities inactiveren'
kunt u actieve, maar zwevende bedrijfsprocesdefinities filteren en inactiveren. Dit betekent dat de bedrijfsprocesdefinitie:
- Is niet ingesteld als standaarddefinitie.
- Er zijn geen organisaties aan gekoppeld.
- Maakt geen deel uit van een op regels gebaseerde bedrijfsprocesdefinitie.
In de taak
'Verweesde bedrijfsprocesdefinities inactiveren'
worden in het veld ' Te inactiveren bedrijfsprocesdefinities
' zwevende bedrijfsprocesdefinities weergegeven die u kunt inactiveren. Wanneer u het selectievakje 'Bevestigen
' en vervolgens 'OK'
inschakelt, worden de weergegeven bedrijfsprocesdefinities in Workday geïnactiveerd. Als er geen bedrijfsprocesdefinities in dit veld worden weergegeven en u het selectievakje 'Bevestigen
' inschakelt, worden er geen wijzigingen aangebracht in de tenant omdat er geen actieve maar zwevende definities zijn om te inactiveren.Voor bepaalde stappen van handmatig vooruitgeschoven bedrijfsprocestypen kunt u deze markeren als
'Niet vooruitschuiven'
. U kunt deze functie gebruiken om het risico van fraude te elimineren in gevallen waarin een gebruiker een gebeurtenis zonder goedkeuring kan vooruitschuiven. Door kritieke stappen in een bedrijfsprocesdefinitie te markeren als Niet vooruitschuiven
, verkleint u ook het risico dat een gebeurtenis per ongeluk handmatig wordt vooruitgeschoven. Een gebeurtenis kan niet worden vooruitgeschoven vanuit of via een stap die is gemarkeerd als 'Niet vooruitschuiven'
, inclusief methoden zoals de gerelateerde actie 'Handmatig vooruitschuiven
' voor een bedrijfsprocesgebeurtenis of via het type 'Beheer van massale bewerking vooruitschuiven'
. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor stappen die u aan een beveiligingsgroep kunt toewijzen. Stappen die u niet aan een beveiligingsgroep kunt toewijzen, met uitzondering van een rapportstap
, kunnen niet worden gemarkeerd als 'Niet vooruitschuiven'
.Bedrijfsprocessen en beveiliging
Elke stap binnen een bedrijfsprocesdefinitie is gekoppeld aan een beveiligingsgroep die definieert wie verantwoordelijk is voor die stap. Daarnaast wordt de bedrijfsprocesdefinitie bepaald door een beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen dat bepaalt wie:
- Start het bedrijfsproces.
- Voer actiestappen uit binnen het bedrijfsproces.
- Voer acties uit voor het hele bedrijfsproces.
- Stappen goedkeuren, corrigeren, annuleren en ongedaan maken.
- Taken opnieuw toewijzen.
Wanneer u een beveiligingsbeleid voor een bedrijfsproces opent en weergeeft en een van deze bedrijfsprocesacties onverwachte beveiligingsgroepen bevat, wordt een waarschuwingsbericht weergegeven met de beveiligingsgroepen en de bedrijfsprocesactie waarvoor ze zijn geconfigureerd:
- Ad hoc goedkeuren
- Weigeren
- Weigeren (webservice)
- Handmatig terugsturen
- Nieuwe toewijzing aanvragen
Zo kunt u de ongeldige beveiligingsgroepen identificeren, deze uit het beveiligingsbeleid verwijderen en ervoor zorgen dat de juiste persoon toegang heeft tot de toegestane acties voor bedrijfsprocessen.
Als een bedrijfsprocesbeveiligingsbeleid bestaande onverwachte beveiligingsgroepen bevat die zijn geconfigureerd voor een van de vijf bedrijfsprocesacties en u wijzigingen aanbrengt in het beveiligingsbeleid, kunt u uw wijzigingen nog steeds opslaan. In Workday wordt het waarschuwingsbericht over de onverwachte beveiligingsgroepen weergegeven. Als u het waarschuwingsbericht ziet, wordt u aangeraden uw configuratie grondig te testen om er zeker van te zijn dat deze geen onbedoelde toegang tot gegevens veroorzaakt en dat de routeringsregels zich gedragen zoals verwacht.
Als u onbedoelde gegevenstoegang in uw tenant ziet, raden we u aan de beveiligingsgroep uit het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen te verwijderen. Wanneer u onverwachte beveiligingsgroepen uit een van de bovenstaande bedrijfsprocesacties verwijdert en uw wijzigingen opslaat, kunt u de beveiligingsgroepen niet meer aan die bedrijfsprocesacties toevoegen. U kunt ook niet zoeken naar de beveiligingsgroep in een van deze vijf actieprompts voor bedrijfsprocessen.
Als u onverwachte beveiligingsgroepen in beveiligingsbeleidsregels voor bedrijfsprocessen wilt identificeren, kunt u het rapport
'Audit beveiligingsuitzonderingen'
openen om audits op de volgende tabbladen weer te geven:
- Uitzonderingen beveiligingsbeleid bedrijfsproces
- Uitzonderingen beveiligingsgroep
Wanneer u een bedrijfsproces tagt en wijzigingen aanbrengt in het beveiligingsbeleid van een bedrijfsproces, worden audittrailgegevens gemaakt. In het
audittrailrapport
:
- Wanneer u het beveiligingsbeleid van een bedrijfsproces voor het eerst bewerkt en het opslaat zonder wijzigingen aan te brengen, worden meerdere items aan het rapport toegevoegd.
- Er wordt een audittrailpost in het rapport gemaakt wanneer er een beveiligingswijziging wordt aangebracht in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen nog voordat u de wijziging activeert.
- Wanneer u machtigingsprompts voor het beveiligingsbeleid bijwerkt, wordt in de kolomAfstammingvan het rapport het pad naar de sectie over het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen weergegeven, maar wordt niet de daadwerkelijke prompt aangegeven die is gewijzigd.
Wanneer u inactieve beveiligingsgroepen in uw tenant hebt en de beveiligingsgroepen zijn gekoppeld aan toegestane acties die niet meer beschikbaar zijn in het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen, kunt u de inactieve beveiligingsgroepen verwijderen. Elke gebruiker met machtigingen voor deze domeinen kan de inactieve beveiligingsgroepen verwijderen via de taak '
Inactieve beveiligingsgroepen verwijderen uit niet-beschikbare acties'
:
- Business Process Administration
- Beveiligingsactivering
- Beveiligingsconfiguratie:
Met de taak
Inactieve beveiligingsgroepen uit niet-beschikbare acties verwijderen
kunt u inactieve beveiligingsgroepen identificeren en verwijderen.Voordat u de taak '
Inactieve beveiligingsgroepen verwijderen uit niet-beschikbare acties'
uitvoert, wordt u ten zeerste aangeraden eerst de taak 'Beveiligingsbeleidswijzigingen in behandeling activeren' te
openen om bestaande beveiligingswijzigingen te bevestigen en te activeren. Nadat u de taak ' Inactieve beveiligingsgroepen verwijderen uit niet-beschikbare acties'
hebt uitgevoerd, moet u de taak 'Beveiligingsbeleidswijzigingen in behandeling activeren'
opnieuw openen om het proces te voltooien. Als u het bedrijfsprocestype niet ziet in de taak ' In behandeling zijnde beveiligingsbeleidswijzigingen activeren'
, gaat u door met het bevestigen van de in behandeling zijnde beveiligingsbeleidswijzigingen. Bepaal of u inactieve beveiligingsgroepen in uw tenant moet verwijderen voordat u doorgaat.Nadat u de beveiligingsgroep hebt verwijderd en het
auditrapport voor beveiligingsuitzonderingen
hebt geopend, wordt de beveiligingsgroep niet meer weergegeven op het tabblad 'Uitzonderingen beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen'
. De taak 'Inactieve beveiligingsgroepen verwijderen uit niet-beschikbare acties'
heeft geen betrekking op audit-items die mogelijk worden weergegeven op deze rapporttabbladen voor audits voor beveiligingsuitzonderingen
:
- Uitzonderingen domeinbeveiligingsbeleid
- Uitzonderingen beveiligingsgroep
Uw bedrijfsprocesdefinities delen
U kunt de gegevensbron '
Business Process Definition'
gebruiken om informatie over uw bedrijfsprocesdefinities te delen met belangrijke belanghebbenden. Voorbeeld: u kunt een aangepast rapport maken waarin een geselecteerde set bedrijfsprocesdefinities wordt weergegeven, samen met de initiërende beveiligingsgroepen, de afzonderlijke werkstroomstappen en de aangepaste meldingen waaruit elke definitie bestaat. Dit rapport kan worden gedeeld of geëxporteerd voor gebruik door het hogere management, projectmanagers of klantmanagers.De gegevensbron
'Bedrijfsprocesdefinitie'
wordt beveiligd door het beveiligingsdomein ' Manage: Business Process Definitions'
.