Overwegingen bij instellingen: alternatieve grootboekvaluta's
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van alternatieve grootboekvaluta's. Er wordt uitgelegd:
- Waarom instellen?
- Hoe het past in de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden vóór de implementatie.
Raadpleeg de gedetailleerde taakinstructies voor volledige configuratiedetails.
Wat het is?
Met de alternatieve grootboekvaluta (ALC) kunt u voldoen aan de ASC 830- en IAS 21-boekingsstandaarden, waarbij u financiële overzichten voor uw bedrijf moet genereren in zowel de lokale valuta (volgens de lokale rapportagevereisten) als de functionele valuta. Elk bedrijf kan nu twee grootboeken met werkelijke waarden met unieke valuta's ondersteunen, waarbij:
- Het primaire grootboek kan als functionele valuta dienen.
- Het alternatieve grootboek kan als lokale valuta worden gebruikt.
Workday kan operationele journalen naar beide grootboeken en boekingsjournalen naar één of beide grootboeken boeken.
Zakelijke voorzieningen
U kunt:
- Maak onderscheid tussen functionele valuta's en lokale valuta's.
- Genereer rapporten in realtime voor zowel functionele als lokale valuta's.
- Behoud historische wisselkoersen voor vooruitbetaalde bedragen, vaste activa en uitgestelde opbrengsten tijdens de verantwoording en latere aanpassingen.
Gebruiksscenario's
- Leg alle operationele journalen en boekingsjournalen vast in zowel het primaire grootboek als het grootboek met werkelijke ALC's.Voorbeeld: een Japans bedrijf dat geen opbrengsten genereert en maandelijks financiering ontvangt van het Amerikaanse bovenliggende bedrijf in USD. Leg het primaire grootboekjournaal vast in de functionele valuta USD en het ALC-journaal in de lokale valuta JPY.
- Bedrijven in landen met hoge inflatie kunnen rapporteren in een functionele valuta die afwijkt van de valuta met hoge inflatie.Voorbeeld: een Argentijnse entiteit gebruikt ARS als functionele valuta. Vanwege de economische omgeving met hoge inflatie hebben ze de functionele valuta opnieuw beoordeeld op basis van de functionele valuta van het bovenliggende bedrijf, USD. Om aan de rapportagevereisten te voldoen, rapporteert de Argentijnse entiteit nu financiële gegevens in ARS en USD.
Te overwegen vragen:
Vragen | Overwegingen: |
|---|---|
Wanneer moet u ALC configureren? | U kunt ALC configureren tijdens het huidige of aan het begin van het boekjaar of de periode. Het beginjaar van de alternatieve grootboekvaluta dat u tijdens de configuratie van de alternatieve grootboekvaluta selecteert, is de begindatum van de alternatieve grootboekvaluta. Tijdens de configuratie, Workday:
Voor configuraties die het nieuwe boekjaar beginnen:
Voor configuraties die halverwege het boekjaar beginnen:
|
Gebruikt u sjablonen voor periodieke journalen? | Nadat u ALC hebt geconfigureerd, worden alle bestaande sjablonen voor periodieke journalen voor een bedrijf onmiddellijk geconverteerd naar alle grootboeksjablonen. Deze conversie vindt ook plaats als het beginjaar van het boekjaar in de toekomst ligt. Wanneer u de ALC configureert om in een toekomstige periode te beginnen, genereert de sjabloon alleen journalen voor het primaire grootboek tot het beginjaar van de ALC. |
Hebt u documenten met amortisatie over een bepaalde periode of transacties die downstream van invloed zijn op toekomstige perioden? | Houd rekening met de historische conversiekoersen tussen de transactievaluta en de ALC. Deze wisselkoersen helpen Workday om nauwkeurige boekingen te genereren voor uw toekomstige ALC-perioden. |
Aanbevelingen
U wordt aangeraden het volgende in te stellen:
- Primaire grootboekvaluta als functionele valuta.
- Alternatieve grootboekvaluta als lokale valuta.
Vereisten
Ophalen en importeren:
- Beginsaldi van ALC op basis van het tijdstip van implementatie voor het boekjaar.
- Grootboekactiviteit voor grootboekrekeningen op basis van het tijdstip van implementatie voor het boekjaar.
- Valutaconversiekoersen voor ALC en de respectieve transactievaluta's.
Voordat u ALC configureert, moet u het volgende opnemen:
- Aanhoudend minderheidsbelang om te zorgen voor een nauwkeurige primaire grootboekboeking.
- Activaboeking voor meerdere boeken.
- De opnieuw ontworpen rapportagefunctie voor ingehouden winsten.
De boekingsdetails van het ALC- bedrijf configureren:
- Boek alle transacties en handmatige journalen met de status'Concept','Gemaakt','In uitvoering'en'Gereserveerd'.
- Voltooi of annuleer alle toewijzingsresultaten met de status 'Openstaand' of'Pro forma'.
- Schakel het terugboeken van toewijzingen uit in de maand voordat u ALC configureert, zodat er niet alleen terugboekingen voor het primaire grootboek worden gemaakt.
- Corrigeer de journalen met fouten.
- Invoeren van handmatige journalen met toekomstige datum blokkeren.
Wanneer u aangepaste validaties gebruikt, moet u de validaties van boekingsjournalen beoordelen om te bepalen of alternatieve grootboeken moeten worden uitgesloten. De bestaande validatie wordt standaard toegepast op zowel het primaire grootboek als het alternatieve grootboek.
Beperkingen
Workday biedt geen ondersteuning voor ALC-boekingen voor:
- Boekingsaanpassingen voor inkoopkaarten.
- Adaptive Planning.
- Alternatieve contracten voor opbrengstenverantwoording.
- Budgetten.
- Kassaldocontrole en kassalderingsregels.
- Het afstemmingsrapport voor kas met bank.
- U kunt aanpassingsjournalen voor toevoegingen toevoegen.
- Boeking van zachte verplichtingen en verplichtingen.
- Herclassificatiejournalen voor activa en passiva van klantcontracten.
- Aanpassingsjournalen voor vreemde valuta's van klantcontract.
- Schenkingen.
- Vermogensmutatie.
- Toekenningen.
- Voorraadtransacties.
- Meerdere financieringsbronnen.
- Minderheidsbelang.
- Salaristransacties.
- Inkoopkaarttransacties.
- Financiële gegevens van studenten.
- Omrekeningsaanpassingen.
- Transactiematching en rekeningcertificeringen.
U kunt niet:
- Configureer ALC voor bedrijven die de functionaliteit voor voorraad- of kassaldocontrole gebruiken. Bovendien kunt u de functionaliteit niet gebruiken in bedrijven waarvoor de alternatieve grootboekvaluta is geconfigureerd.
- Gebruik de webservice'Boekingsjournaal verzenden'of de webservices voor de sjabloon voor periodieke journalen om ALC-journalen te maken. In Workday worden alleen primaire grootboekjournalen gegenereerd.
- Schakel ALC uit zodra u dit voor een bedrijf hebt gedefinieerd, zelfs als er geen transacties naar het alternatieve grootboek zijn geboekt. Als er geen transacties zijn geboekt, kunt u de alternatieve valuta of het beginjaar van het boekjaar wijzigen.
Tenantinstellingen
In de sectie
Optie intercompany boekingsjournalen
van de taak Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
kunt u Indirecte intercompany journalen in afrekening met alternatieve grootboekvaluta negeren
selecteren om het activiteitensaldo voor intercompany bedragen tijdens de implementatie in een ALC-grootboek in te voeren. In Workday worden geen journalen opgenomen die met deze optie zijn ingeschakeld in intercompany gebeurtenissen, zoals intercompany afrekeningen of ontvangsten.
Deze optie is alleen voor tijdens de configuratie van de alternatieve grootboekhandel. Gebruik deze optie niet voor intercompany journalen die zijn vastgelegd nadat u de alternatieve grootboekrekening hebt geconfigureerd.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen: |
|---|---|
Proces: Journalen - Kern
| Hiermee kunt u basisboekingsjournalen openen en bewerken. |
Rapporten: alternatieve grootboekvaluta
| Hiermee kunt u rapporteren over primaire en alternatieve journalen wanneer u de grootboekvalutatoewijzing configureert. |
Instellen: alternatieve grootboekvaluta
| Hiermee kunt u de grootboekvalutatoewijzing openen en bewerken. |
Bedrijfsprocessen
Het primaire grootboekjournaal wordt alleen weergegeven wanneer u de bedrijfsprocesstappen Beoordelen, Herzien en Goedkeuren van een grootboekjournaal opent in de volgende bedrijfsprocesgebeurtenissen:
- Boekingsjournaalgebeurtenis
- Gebeurtenis voor ongedaan maken van terugboeking van boekingsjournaal
Wanneer u:
- Als u wijzigingen aanbrengt in het primaire grootboekjournaal, worden de wijzigingen toegepast op het ALC-journaal om ervoor te zorgen dat de journalen altijd gesynchroniseerd zijn.
- U kunt het ALC-journaal openen vanuit de bedrijfsprocesstap '' van het primaire grootboekjournaal of actie (). U gaat buiten het bedrijfsproces om het journaal weer te geven.
Rapportage
Rapporten | Overwegingen: |
|---|---|
Boekingsgegevens bedrijf | Hiermee worden boekingsdetails van het bedrijf weergegeven, zodat u de ALC-details kunt identificeren. |
Grootboek | Hiermee worden alle grootboeken voor een bedrijf weergegeven. |
Grootboekjaar | Hiermee worden elke grootboekperiode en de bijbehorende status voor het grootboekjaar weergegeven. |
Journalen zoeken | Hiermee worden boekingsjournalen met alle status weergegeven, zodat u kunt zien welke journalen actie vereisen. |
U kunt aangepaste rapporten maken met behulp van rapportgegevensbronnen om het primaire grootboek, het ALC voor één grootboek en alle details van het grootboekjournaal weer te geven:
- Journaal
- Journaalregel
- Journaalregels voor financiële rapportage
Voor elk aangepast of standaardrapport dat deze rapportgegevensbronnen gebruikt, kunt u het rapportveld
'Grootboekvalutatoewijzing'
opnemen om te rapporteren over primaire en alternatieve grootboekvalutajournalen.Integraties
Gebruik de nieuwste webserviceversie voor optimale prestaties en stabiliteit.
Webservices | Overweging: |
|---|---|
Boekingsjournaal importeren
| Hiermee kunt u boekingsjournalen importeren. Hiermee kunt u:
|
Beginsaldi importeren
Beginsaldi invoeren | Hiermee kunt u beginsaldi importeren om beginsaldi voor de ALC in te voeren. |
Boekingsgegevens bedrijf ophalen
Boekingsdetails bedrijf invoeren | ALC-configuraties voor een bedrijf maken en weergeven. |
Grootboeken ophalen
Grootboek invoegen | Maak of werk het primaire grootboek van het bedrijf en het alternatieve grootboek met werkelijke waarden bij. |
Grootboekjaar en grootboekperioden ophalen
Grootboekjaar en grootboekperioden invoeren | Primaire en grootboekjaren of grootboekperioden voor bedrijven maken of bijwerken. |
U kunt de connector voor boekingsjournalen ook gebruiken om boekingsjournalen te importeren.
Connecties en contactpunten
Functies | Overwegingen: |
|---|---|
Activaboeking met meerdere boeken | U kunt activaboeken aan een grootboekvaluta koppelen wanneer u een activaboek toevoegt aan een bedrijf waarvoor ALC is ingeschakeld. Met deze functionaliteit kunt u:
|
Leaseboeking | U kunt uw leaseboekcodes toewijzen aan de specifieke boekcode van ALC-activa voor de volgende leasetypen:
|
Consolidaties | U kunt consolidaties gebruiken voor het primaire grootboek en het alternatieve grootboek. |
Ingehouden winst | U kunt rapporten over ingehouden winst gebruiken voor zowel het primaire grootboek als het grootboek voor grootboekrekeningen. |
Alternatieve rekeningset en alternatief boekingsschema | U kunt ALC-grootboeken gebruiken voor bedrijven die alternatieve rekeningsets en alternatieve boekingsschema's gebruiken. Wanneer u een alternatief boekingsschema en een alternatieve rekeningset configureert, is dit van toepassing op zowel het primaire grootboek als het grootboek voor grootboekrekeningen. |
Journaalvolgnummering | U kunt regels voor volgnummergeneratoren en beginperioden voor volgnummers configureren voor afzonderlijke grootboeken. De grootboeken in Workday worden onafhankelijk van elkaar gevolgd en de grootboeken delen geen tekenreeksen. U kunt de journaalvolgnummering alleen voor het primaire grootboek, alleen voor het alternatieve grootboek of beide inschakelen. |
Accounting Center | Met batchverwerking voor Accounting Center kunt u:
U kunt ook toewijzingsprompts voor de drilldownkoppeling bijwerken om grootboek_currency door te geven in alle rapporten die:
|
Periodeafsluiting | Wanneer u de status van de primaire periode bijwerkt, worden zowel de status van de primaire periode als de status van de ALC-periode bijgewerkt om ervoor te zorgen dat ze gesynchroniseerd zijn. |
Jaarafsluiting | In Workday worden zowel het primaire saldo als het ALC-saldo vooruitgeschoven wanneer u eindejaarssaldi vooruitschuift.
U wordt aangeraden de vooruitgeschoven eindejaarssaldi voor het primaire schema eerder uit te voeren dan het alternatieve boekingsschema. U kunt de saldi voor het primaire grootboek en het alternatieve grootboek afzonderlijk vooruitschuiven, of beide. |
Klantfactuur | U kunt overschrijvingen van valutakoersen voor alternatieve valutaomrekeningen configureren voor klantfactuurdocumenten. |
Leveranciersfactuur | U kunt valutakoersoverschrijvingen voor alternatieve valutaomrekeningen configureren voor leveranciersfactuurdocumenten. |
Opbrengstenverantwoording | U kunt het volgende opnemen:
|
Herwaarderingen | Wanneer u herwaarderingen uitvoert terwijl de alternatieve rekeneenheid is geconfigureerd, retourneert Workday twee verschillende en onafhankelijke resultaten voor het herwaarderingsproces, één voor elk grootboek en de bijbehorende valuta's. |
Toewijzingen | Wanneer u toewijzingen uitvoert met geconfigureerde ALC, doet Workday het volgende:
|
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen om inzicht te krijgen in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.