Overwegingen bij instellingen: journaalvolgnummering
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van journaalvolgnummering. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met journaalvolgnummering kunt u aaneengesloten, opeenvolgende ID's opgeven voor journalen in één of meer grootboekjaren of grootboekperiode. De volgnummering voor journaalposten maakt gebruik van regelconfiguraties voor volgnummergeneratoren om volgnummergeneratoren te maken. Vervolgens worden volgnummers gegenereerd en toegewezen aan boekingsjournalen met behulp van deze volgnummergeneratoren.
Belangrijkste voordelen
Met journaalvolgnummering kunt u voldoen aan de wettelijke rapportagevereisten voor genummerde, unieke ID's in boekingsjournalen. Landen met wettelijke rapportagevereisten, zoals SAF-T, hebben deze journaalregelnummers nodig om te helpen bij het auditen van de financiële rekeningen van hun organisaties.
Gebruiksscenario's
Mogelijk wilt u de journaalvolgnummering configureren als u actief bent in landen die opeenvolgende regelnummers voor uw journalen vereisen. Met journaalvolgnummering kunt u volgnummers aan uw journalen toewijzen op boekingsdatum of boekingsdatum.
Wanneer u uw volgnummergeneratoren instelt, kunt u deze configureren voor volgnummergeneratoren in de volgende tijdsbestekken:
- Grootboekperiode
- Grootboekjaar
- Doorlopend over een groot aantal grootboekperioden en -jaren.
U kunt ook volgnummergeneratoren configureren om uw journalen te ordenen of te differentiëren door details zoals transactietypen of boekingsperioden op te nemen in de tekenreeks voor volgnummernotatie.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Bent u actief in een land met wettelijke rapportagevereisten waarvoor regelmatige audits vereist zijn? | Verschillende landen hebben wettelijke vereisten voor journaalnummering om te helpen bij audittrails voor financiële boekingen. Workday helpt u aan deze vereisten te voldoen via journaalvolgnummering. |
Verwacht u dat het nodig is om uw journaalregelnummer terug te zetten naar het begin? | Doorlopende volgnummergeneratoren stellen het volgnummer niet opnieuw in op de beginwaarde. Als u denkt dat het nodig is om uw journaalregelnummer regelmatig opnieuw in te stellen, kunt u overwegen de volgnummering op grootboekjaar of grootboekperiode te gebruiken. |
Moet u de boeking van journalen ongedaan maken? | Wanneer u rangschikt op boekingsdatum, behoudt het journaal het volgnummer, zelfs als u de boeking ongedaan maakt en opnieuw boekt. De volgorde van dit journaal wordt in geen geval opnieuw ingesteld in Workday.
Wanneer u de volgorde instelt op boekingsdatum, behoudt het journaal het volgnummer wanneer u de boeking van het journaal ongedaan maakt. De periode waarin u het journaal opnieuw boekt, wordt echter gesorteerd en opnieuw gerangschikt. Met de volgnummering wordt een nieuw journaalnummer aan opnieuw geboekte journalen toegewezen als u journalen annuleert of toevoegt in het datumbereik dat de volgnummergenerator bestrijkt. |
Moet u de volgorde van intercompany journalen instellen? | In Workday worden volgnummers aan intercompany journalen toegewezen als de respectieve bedrijven volgnummering inschakelen. Workday gebruikt niet dezelfde volgnummergenerator voor deze bedrijven. U kunt volgnummergeneratoren echter wel maken met dezelfde regelconfiguratie voor volgnummergeneratoren.
Voorbeeld: het bedrijf in de kop van het journaal schakelt de journaalvolgnummering in. Het bedrijf van de regel doet dit niet. In Workday wordt de journaalvolgorde voor het bedrijf in de kop geplaatst, maar niet voor het bedrijf in de regel. Als voor de kop- en regelbedrijven journaalvolgnummering is ingeschakeld, wordt de journaalvolgnummering voor beide bedrijven gebruikt. Omdat de volgnummergenerator echter verschilt voor het bedrijf van de regel, worden de journalen van het bedrijf in Workday in een andere volgorde geplaatst met een andere tekenreeks voor de volgnummernotatie. |
Moet u de volgorde van consolidatie-eliminatiejournalen instellen? | Volgnummers worden toegewezen aan consolidatie-eliminatiejournalen als de bedrijven waarvoor u minderheidsbelang berekent, volgnummers inschakelen.
Als u geen journaalvolgnummering wilt, kunt u een afzonderlijke volgnummergenerator maken voor consolidatie-eliminatiejournalen door een voorwaarderegel voor de volgnummergenerator te maken voor het transactietype
minderheidsbelang . |
Hebt u een volgnummergenerator nodig die alleen specifieke boeken opvolgt? | De prompt Boek in de regelconfiguratie van uw volgnummergenerator bepaalt welke Workday-volgnummers in journalen worden weergegeven. Workday volgt journalen die een boekcode delen met het boek dat u selecteert. Als u geen boek opgeeft, worden alle journalen in het bedrijf in volgorde geplaatst. |
Moet u de levensduur of de regelconfiguratie van uw volgnummergenerator na gebruik wijzigen? | Als u de levensduur of de regelconfiguratie van uw volgnummergenerator wilt wijzigen, moet u een nieuwe volgnummergenerator maken en configureren voor het volgende boekjaar. Wijzigingen die u in de regelconfiguratie aanbrengt, zijn alleen van toepassing op nieuwe generatoren. U kunt geen geboekte journalen voor dat jaar hebben en niet alle grootboekperioden kunnen open zijn. |
Moet u halverwege een boekjaar een journaalvolgnummering implementeren? | U kunt de journaalvolgnummering voor een bedrijf na het begin van een boekjaar onder de volgende omstandigheden implementeren:
U kunt uw volgnummergenerator ook configureren om te beginnen bij een specifiek volgnummer. Als u de regelconfiguratie voor een andere generator gebruikt, begint die generator ook bij dat beginnummer. Het wordt daarom afgeraden een beginnummer op te geven als u de regelconfiguratie wilt gebruiken op basis van een grootboekjaar of -periode. |
Hoe maak ik volgnummers voor consolidatiejournalen? | Volgnummers worden automatisch toegewezen aan consolidatie-eliminatiejournalen als de bedrijven waarvoor u minderheidsbelang berekent, volgnummers ondersteunen.
U kunt een afzonderlijke volgnummergenerator voor consolidatiejournalen maken door een voorwaarderegel voor de volgnummergenerator toe te voegen voor het transactietype Minderheidsbelang . |
Aanbevelingen
Functionaliteit | Overwegingen |
|---|---|
Volgnummering op boekingsdatum of boekingsdatum | De volgnummermethode die u selecteert, bepaalt wanneer en hoe volgnummers aan uw journaal worden toegewezen. U kunt de volgnummeringsmethode van een volgnummergenerator niet meer wijzigen nadat u deze hebt gemaakt. U wordt aangeraden na te gaan welke volgnummermethode het beste past bij uw wettelijke vereisten en auditstructuur.
Als u wilt sorteren op boekingsdatum, houdt u rekening met het volgende in Workday:
Als u wilt sorteren op boekingsdatum, overweeg dan het volgende in Workday:
|
Journaalvolgnummering uitschakelen | U wordt aangeraden de journaalvolgnummering niet in te schakelen als u deze in latere jaren niet verwacht te gebruiken. U kunt de journaalvolgnummering alleen uitschakelen voor een bedrijf als:
|
Volgnummergeneratoren vervangen of verwijderen | Controleer de regelconfiguraties van uw volgnummergenerator voordat u de gegevens verzendt. U kunt alleen volgnummergeneratoren vervangen die momenteel niet worden gebruikt. U kunt alleen volgnummergeneratoren verwijderen die volledig ongebruikt zijn. Als u een generator wilt vervangen of verwijderen, moeten de gekoppelde grootboekjaren of -perioden ook een van deze statuswaarden hebben:
|
Tekenreeksen voor volgnummernotatie | Het volgnummer dat Workday aan een journaal met volgnummering toewijst, kan alle aanvullende informatie bevatten die u wilt overbrengen, zoals:
U wordt aangeraden dubbele volgnummers te vermijden door aanvullende details over de volgnummernotatie op te geven, zoals het boekjaar of de periode. |
Vereisten
Schakel het functionele gebied Algemeen financieel beheer in.
Zorg ervoor dat de grootboekperioden die u wilt volgnummeren de volgende statuswaarden hebben:
- Gesloten
- Created
- Niet beschikbaar
Meld u aan voor journaalvolgnummering door het selectievakje '
Journaalvolgnummering inschakelen
' in de taak 'Definities bedrijfs-ID bewerken
' in te schakelen.Beperkingen
Workday ondersteunt journaalvolgnummering voor grootboektypen met werkelijke waarden, niet voor grootboektypen voor harde verplichtingen en verplichtingen.
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Configureer deze domeinen voor journaalvolgnummering:
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Instellen: Bedrijf - algemeen
| Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen regels voor volgnummergeneratoren configureren en volgnummergroepen maken die een code toepassen op journalen met volgnummering. U hebt dit domein ook nodig om u aan te melden voor journaalvolgnummers en de journaalvolgnummergeneratoren te maken of te verwijderen. |
Instellen: grootboek en boek
| Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen grootboekjaren en -perioden maken. U kunt een volgnummergenerator alleen toepassen nadat u grootboekjaren of grootboekperioden hebt gemaakt en vervolgens hebt geopend. |
Proces: periode-einde
| Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen grootboekperioden openen en sluiten. U kunt een volgnummergenerator alleen toepassen op grootboekjaren of -perioden met de status 'Openstaand'. |
Bedrijfsprocessen
Geen invloed.
Rapportage
Er worden geen standaardrapporten geleverd waarin het journaalvolgnummer wordt weergegeven. Als u het journaalvolgnummer wilt weergeven, voegt u
het journaalvolgnummer
toe aan een rapport vanuit het bedrijfsobject Journaalpost
.Integraties
U kunt deze Workday-webservices gebruiken voor journaalvolgnummering:
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Boekingsjournaal ophalen
| Haalt alle informatie op die is gekoppeld aan uw boekingsjournalen, inclusief toegewezen volgnummers. |
Regelconfiguratie volgnummergenerator ophalen
| Haalt alle informatie op die is gekoppeld aan uw regels voor volgnummergeneratoren. Hiermee kunt u de configuraties in uw volgnummergeneratoren weergeven, zoals opmaaktekenreeksen en volgnummermethode. |
Bedrijf plaatsen
| Met deze webservice kunt u bedrijfsdetails bijwerken en journaalvolgnummering inschakelen. |
Regelconfiguratie volgnummergenerator van put
| Hiermee maakt u regelconfiguraties voor volgnummergeneratoren. Hiermee kunt u meerdere configuraties tegelijk maken. |
Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.
Overige gevolgen
Geen invloed.