設定の考慮事項: ラーニング登録
このトピックの内容を、ラーニング登録の設定および使用を計画する際の意思決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
Workday では、以下を含むコース オファーおよびデジタル コースのラーニング登録を管理できます。
- 期日。
- 成績評価。
- 一括アクション。
- 待機リスト。
業務上のメリット
- Discovery Board を作成して、組織内の登録に関するインサイトを得ることができます。
- 受講者がアクティブな登録に関連するおすすめコンテンツを見つけやすくし、受講者の必須ラーニングを視覚化します。
- 大規模組織の一括登録を管理することで、効率性を高めます。
- コンテンツへの登録をチーム メンバーやチーム全体に対して行うことで、組織の必須ラーニングに対するコンプライアンスを管理します。
- 受講者が自身でコンテンツを選択して登録できるようにすることで、管理上の負担を軽減します。
- 特定のユーザーが成績評価と出席ステータスの管理に使用する名簿にアクセスできるようにすることで、評価プロセスを簡略化します。
- 特定のセキュリティ グループにアクセス レベルを割り当てて登録を管理できるようにすることで、登録プロセスを合理化します。
- 受講者を登録しようとしているコンテンツが、予定されている休暇や休職・休業と競合する場合、警告メッセージが送信されるため、登録を効率的に管理できます。
ユース ケース
- 実地研修レッスンがあるコース オファーへの登録ごとに複数の評価者を割り当てます。
- 登録のキャンセルや取り消しを行います。
- ラーニング登録のカスタム E メール通知や承認の設定を行います。
- 受講者がプログラム内コンテンツに対する登録承認をスキップできるようにします。
- 管理者およびマネージャが受講者のエンゲージメントを追跡および監視できるようにします。
- 興味のあるキャリアに関連したスキルの向上に役立つコンテンツに、ユーザー自身で登録を行えるようにします。
- 受講者が受講希望の機能を有効にすると、コースが受講可能になったときに通知を受け取り、登録のリマインダーを設定できます。
- Slack または Microsoft Teams で、登録承認の通知を有効にします。
- コース オファーの待機リストを管理します。
- 履修記録またはレポートの登録レコードを非表示にします。
- 登録に対する追加評価者として自己割当を行う。
- 受講者に質問票を送信して、食事要件や、手入力の翻訳者が必要かどうかなどの情報を収集します。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
組織の登録は誰が管理しますか？ | セキュリティ グループごとに特定のアクセス レベルを設定して、それぞれのグループで受講者の一括登録や一括登録解除を行うことができます。例: トレーナーには制限のあるアクセス権を付与し、管理者には制限なしのアクセス権を付与できます。 |
最大人数に達したコース オファーをどのように管理しますか？ | コースに自動または手動の待機リストを作成すると、受講者がコース オファーの待機リストに登録できるようになります。
|
組織内の登録の出席ステータスと成績評価は誰が管理しますか？ | 1 つ以上のレッスンに対して追跡オプションを有効にすると、登録済み受講者の成績評価と出席ステータスの結果を管理者、講師、評価者が入力できるようになります。 |
会社が受講者に再研修が必要であることを通知する必要がありますか？ | 有効期限のあるコースおよびプログラムのリマインダーを設定することで、登録の有効期限が迫っていること、および再研修の期日であることを受講者に自動で通知できます。
複数のリマインダーをコースおよびプログラムに追加して、受講者とそのマネージャに登録に関する通知を送信することも可能です。 |
組織は必須ラーニング コンテンツを受講者に割り当てますか？ | Workday では、一括登録アクションによる必須ラーニングの割当をサポートしています。管理者およびマネージャは、必須のラーニング登録に、固定または相対の期日を設定できます。 |
受講者がマネージャの承認なしでコンテンツに登録できるようにしますか？ | 登録ビジネス プロセスに承認ステップの入力条件ルールを追加することで、どのような場合に受講者がマネージャの承認を必要とするかを決められます。例: コース オファーの開催地がダブリン オフィスの場合に、受講者がマネージャの承認なしでコース オファーに登録できるようにします。
また、 "プログラムの作成" タスクと "プログラムの編集" タスクで "登録承認をスキップ" オプションを選択することで、受講者がプログラム内のコンテンツに対する登録承認をスキップできるように設定できます。 |
登録の解除とキャンセルとはどのように異なるのですか？ | コンテンツが必須のラーニング コンテンツでなくなると、受講者は登録を解除できます。管理者には、受講者が登録解除時に選択する必要がある必須の登録解除の理由を作成するオプションが用意されており、これにより、受講者がコンテンツを完了していない理由を理解できます。
ラーニング管理者は、受講者の単一の登録をキャンセルすることも、それを超える登録グループに対して一括キャンセル アクションを実行することもできます。 |
登録済の受講者とどのような方法で連絡を取りますか？ | 登録ビジネス プロセスでカスタム通知を作成できるだけでなく、カスタム レポートからアラートを作成できます。
以下を使用して、登録が承認または却下された際に、受講者に知らせるための通知を設定できます。
組織のサブスクリプション サービス契約によっては、この機能を有効にするために追加のステップが必要になる場合があります。詳細については、Community のこの記事を参照してください。 |
受講者がコンテンツに登録した、または登録解除を行う際に、受講者情報をどのように収集しますか？ | 受講者がコンテンツに登録する、または登録を解除するときに回答する質問票を追加する。
"質問票の記入 " アクション ステップを "コンテンツへの登録" および "ラーニングの登録解除 " ビジネス プロセスに追加できます。ビジネス プロセス定義に未設定 の "質問票の記入 " ステップが含まれている場合、"質問票の設定" の 実行を促すエラー メッセージが表示されます。質問票管理者は、質問票を作成または編集する際に、ビジネス プロセスに関連付けることができる質問票を決定します。適切な 質問票タイプ および "ビジネス プロセスで使用可" オプションを選択すると、対応するビジネス プロセスで質問票が使用可能になります。 |
推奨事項
- "ラーニング" ダッシュボードから"評価者ダッシュボード"ワークレットと "講師ダッシュボード" メニューを削除して、トレーナーが "ラーニング トレーナー" ダッシュボードから登録タスクとレポートにアクセスできることを確認してください。
- 一括登録アクションの上限は 100,000 件ですが、登録は 1,000 件以下で行うことをお勧めします。
- 多数の評価者を作成する必要がある場合は、"Manage Internal Learning Assessor"または"Manage External Learning Assessor" Web サービスを使用します。
- "コース オファーの選択" タスクで受講者に表示されるコース オファー テーブルの "保存"フィルタを使用してコース オファー テーブルを検索し、パーソナライズされた名前で結果を保存し、将来使用します。例: ベルリン。
- "Manage: Facilitated Enrollments" ドメインへのアクセス権を持つユーザーは、"Manage: Learning Course Enrollments" ドメインにアクセスできないようにすることをお勧めします。 この設定により、ユーザーは自分がアクセス権のある受講者のみを登録できるようになります。
要件
ユーザー ベースのセキュリティ グループを作成して、特定のユーザーが組織の登録を管理できるようにしてください。
制限事項
- 同等コース レコード、受講割当、有効期限、または価格設定期間が関連付けられている完了済みの登録をキャンセルすることはできません。
- 登録の結果を修正できるのは、まだ開始されていない、または受講中のデジタル レッスンのみです。
テナント設定
"テナント設定の編集 - HCM"
タスクを使用して以下を行います。
- 指定した開催地および日付範囲でコースに適切なコース オファーがない場合に、そのコースへの受講希望を登録します。
- 登録済みのコースとラーニング カタログ内の単独レッスンを評価します。
セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
Manage: Facilitated Enrollments
| 選択したユーザーが "登録する従業員の検索" レポートにアクセスし、混合コースとデジタル コースの登録を管理できるようにします。 |
Manage: Learning Course Enrollments
| 選択したユーザーが管理ベースの登録タスクにアクセスできるようにします。このドメインへのアクセス権があるユーザーは、登録プロセスをサポートする複数のタスクを管理できます。
ラーニング セキュリティ カテゴリまたはトピック セグメントを使用して、制限のないアクセスをユーザーに設定したり、アクセスを制限したりできます。 |
Manage: Mass Enrollments
| 選択したユーザーが以下のタスクにアクセスできるようにします。
|
Manage: Unrestricted Mass Enrollments
| ユーザーが "登録する従業員の検索" レポートおよび以下のタスクにアクセスできるようにします。
|
Reports: Learning Record
| ユーザーがラーニング レコードの登録データを確認するためのレポートにアクセスできるようにします。 |
ビジネス プロセス
ビジネス プロセス | 説明 |
|---|---|
ラーニング登録のキャンセル
| コース オファーの登録をキャンセルできます。 |
ラーニングの登録解除
| 受講者がどのような場合にプログラム、コース オファー、またはデジタル コース (内部および外部) を登録解除できるかを管理できます。 |
コンテンツへの登録
| 受講者がコース オファーやデジタル コース (内部および外部) に登録する方法を管理できます。 |
ラーニング登録の一括キャンセル
| コース オファーの複数の登録をキャンセルできます。 |
一括登録
| マネージャがチームをコースやプログラムに登録できるようにします。 |
レポート
レポートまたはダッシュボード | 説明 |
|---|---|
登録する従業員の検索
| 特定の従業員を検索してラーニング コンテンツに登録します。 |
受講者のエンゲージメント
| 登録状況と完了状況を評価し、受講者によって受講数が異なる理由を分析できます。
レポートには、最後に受講を完了した月のデータのみが表示されます。 |
"ラーニング トレーナー" ダッシュボード | 評価者と講師にコース オファーの登録を管理するためのタスクとレポートへのアクセスを提供します。 |
My チームのラーニング
| すべての直属部下および応募者の登録済みコンテンツの進捗状況を追跡します。 |
インテグレーション
Web サービス | 考慮事項 |
|---|---|
Admin Drop Learning Enrollment
| "ラーニングの登録解除" ビジネス プロセスのアクションとして、ラーニング コンテンツから受講者を登録解除できるようにします。
以下の登録ステータスで、登録を解除できます。
|
Bulk Import Admin Drop Learning Enrollment
| "ラーニングの登録解除" ビジネス プロセスのアクションとして、ラーニング コンテンツから大量の受講者を登録解除できるようにします。 |
Cancel Learning Enrollment
| 予定されているコース オファーの登録をキャンセルし、キャンセルの理由を追加できます。
オープンな受講割当にリンクされている未完了の登録をキャンセルすることもできます。 |
Enroll in Learning Content
| ラーニング コンテンツへの受講者の登録を行うことができます。
この Web サービスを使用して受講者を一括登録する際は、設定した期日が考慮されます。 |
Put Learning Enrollment
| レガシーの登録を更新または作成できます。
同等とみなすルールの作成時に、 "ラーニング履歴に同等コースのレコードを表示" チェックボックスをオフにして、ラーニングの履修履歴またはレポートに登録が表示されないようにすることもできます。 |
Put Learning Enrollment Pricing Record Document Payment Status
| 価格設定レコードまたは登録に表示される支払を更新し、サードパーティ システムで処理された支払を反映できます。 |
関連性のある機能
関連性のある機能 | 考慮事項 |
|---|---|
休暇・休職 | 予定されている休暇・休職と登録が競合する場合、警告メッセージが表示されます。 |
キャリアおよび能力開発プラン | Workday ラーニングには、自身と同じポジションで働いた従業員の情報を示すオポチュニティ グラフがあります。この機能を通じて、受講者は自身に最もふさわしいと思われるコースを特定し、そのコンテンツに登録できます。 |
タレント | Talent Marketplace を使用して、受講者がスキルを向上させるために登録できるコンテンツを提案します。 |