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Ultimo aggiornamento: 2026-04-03
Linee guida per i processi aziendali degli eventi nota spese

Linee guida per i processi aziendali degli eventi nota spese

Panoramica

Il processo aziendale Evento nota spese di Workday è un workflow configurabile che determina il modo in cui le note spese vengono inoltrate, riviste, approvate ed elaborate. È un componente fondamentale della suite Workday Financial Management, progettata per garantire la conformità alle politiche azienda , fornire un audit trail chiaro e semplificare il processo di rimborso delle spese.
È possibile personalizzare il processo aziendale Evento nota spese per:
  • Controllare le note spese per rilevare anomalie negli importi, codificazione errata delle spese e duplicazione delle spese.
  • Inoltrare le note spese per l'approvazione in base al punteggio di rischio . ConsultareInoltrare le note spese in base al rischio .
  • Acquisire feedback includendo questionari nelle note spese.
  • Verificare i budget.
  • Confermare l'accuratezza delle imposte nelle note spese.
  • Recuperare i dati delle note spese per la generazione di report.
  • Rinviare singole righe di spesa per la correzione.
  • Tenere traccia dei progetti.
Queste sono le sezioni di questo argomento:
  • Sottoprocessi
  • Prerequisiti
  • Autore avvio processo
  • Limitazioni
  • Linee guida e flussi di lavoro comuni per i processi aziendali
  • Workflow Step Types
  • Integrazioni e step di servizio
  • Routing Modifiers
  • Notifiche
  • Problemi e soluzioni

Sottoprocessi

Il processo aziendale Evento nota spese può essere costituito dai seguenti sottoprocessi:
  • Evento interaziendale di avvio nota spese: è possibile utilizzare questo sottoprocesso quando azienda di una riga nota spese è diversa azienda indicata nell'intestazione . Inoltra le righe di spesa interaziendale per l'approvazione agli stakeholder appropriati azienda affiliata . Se i responsabili dell'approvazione interaziendale rifiutano le righe, l'intera nota spese viene rifiutata.
  • Verifica budget: è possibile utilizzare questo sottoprocesso per assicurarsi che una spesa proposta non superi i fondi pre-approvati assegnati a un reparto, progetto o centro di costo specifico .

Prerequisiti

Prima che una nota spese possa essere elaborata correttamente, è necessario che siano presenti diversi elementi di base:
  • Configurazione dipendente: i dipendenti devono essere registrati in Workday HCM e devono avere una scelta di pagamento.
  • Definizione dei criteri di spesa: è necessario stabilire e comunicare a tutti i dipendenti un criterio di spesa chiaro e documentato, che specifichi le spese consentite, i limiti e la documentazione obbligatorio .
  • Voci di spesa: è necessario creare e configurare voci di spesa e completare la configurazione delle note spese, comprese le regole scelta di pagamento per i rimborsi.
  • Gerarchie di approvazione: è necessario configurare il workflow di approvazione delle note spese.
  • Elaborazione interaziendale: se applicabile, l'elaborazione interaziendale per le note spese deve essere configurata in modo da consentire la modifica azienda in una riga di spesa.
  • Criteri di sicurezza: Domains nelle aree funzionali Expenses e System.
    • Per un elenco dei domini nell'area area funzionale Expenses, consultareRiferimenti: Domini di sicurezza per il processo aziendale Evento nota spese .
    • Configurare i seguenti domini nell'area area funzionale System :
      • Business Process Administration:
         concede l'accesso alle attività obbligatorio per creare e modificare le definizioni processo aziendale .
      • Manage: Business Process Definitions:
         concede l'accesso per gestire tutti gli aspetti dei processi aziendali.
      • Management Dashboard: Expenses
         : consente di accedere al dashboard di gestione delle spese, che offre una panoramica dei dati e delle tendenze di spesa per l' organizzazione.
      • Set Up: Tenant Setup - Financials
         : concede l'accesso per configurare le impostazioni a livello di tenant per tutti i dati di Workday Financials, incluse le spese.

Autore avvio processo

Il processo aziendale
Evento nota spese
 viene avviato quando un utente inoltra correttamente una nota spese per l'approvazione. Le note spese possono essere configurate per essere inoltrate da diverse persone, ad esempio:
  • Dipendenti: i collaboratori possono avviare autonomamente le note spese.
  • Lo specialista immissione dati spese può creare note spese per altri collaboratori.
  • Delegati: i collaboratori possono delegare la creazione delle note spese ad altri, ad esempio a un assistente amministrativo.
  • Servizi Web: gli amministratori possono utilizzare il servizio Web
    Submit_Expense_Report
     per creare e inoltrare note spese, ad esempio le spese da sistemi esterni. Può essere utilizzato anche per i non collaboratori e gli aspiranti.

Limitazioni

Le limitazioni del processo aziendale Evento nota spese includono:
  • Associazione righe registrazione: il Workday collega le registrazioni a giornale alle note spese a livello di intestazione, non a livello di riga, impedendo il tracciamento diretto di una riga di registrazione specifica alla riga nota spese corrispondente nei report standard.
  • Limitazioni correzione: non è possibile utilizzare l'azione Correggi in una nota spese approvata se la nota:
    • È stato pagato e il saldo per worktag è abilitato.
    • È associato a transazioni fatturazione progetto con stato
      Pronto per fatturazione
       .
    • I dettagli delle imposte sulle spese sono inclusi in una dichiarazione fiscale che non è stata annullata.
  • Funzionalità di aggiunta responsabile approvazione: l' opzione
    Aggiungi responsabile approvazione
     non è disponibile negli step che utilizzano l'azione Rinvia righe di spesa.
  • Visibilità del delegato: quando un delegare agisce per conto di un altro utente (il delegante), non può visualizzare la scheda
    Processo aziendale
     nella nota spese per verificare lo stato di approvazione.
  • Stato bozza tramite integrazione: quando si utilizza il servizio Web
    Submit_Expense_Report
     , non è presente alcun parametro per salvare la nota spese con lo stato
    Bozza
     . Se i dati sono validi, il processo aziendale viene avviato automaticamente.

Linee guida e flussi di lavoro comuni per i processi aziendali

Un tipico workflow Evento nota spese segue spesso il seguente schema generale:
  1. Creazione/Avvio: un dipendente inoltra una nota spese.
  2. Revisione: può precedere o seguire gli step di approvazione. Il report viene inoltrato a un team centrale , ad esempio i partner di spesa o i revisori dei conti. Il responsabile valutazione può apportare correzioni direttamente al report prima di inviarlo. Possono anche restituirlo al dipendente.
  3. Approvazione: può precedere o seguire gli step di valutazione. Il report viene inoltrato a uno o più responsabili dell'approvazione. Esempio: manager, responsabile approvazione Finance .
    Per visualizzare il diagramma del workflow di un processo aziendale , fare clic su
    Visualizza diagramma
     nella pagina
    Visualizzazione definizione processo aziendale
     durante la modifica della definizione di processo aziendale.
Una volta completato il processo aziendale e approvata la nota spese , è possibile elaborarla per il pagamento.
Il workflow di approvazione di una nota spese può intervallo da semplice a complesso, a seconda dei criteri, dei limiti di approvazione e dei requisiti di audit dell'organizzazione.
Percorso 1: Approvazione semplice
Questo è il workflow più semplice , in genere utilizzato dalle organizzazioni più piccole per le spese che scendono al di sotto di una determinata soglia.
A: Avvio
>
 B: Approvazione
>
 C: Completamento
Percorso 2: Approvazione automatica
Per le spese che si ritiene non richiedano la revisione o l'approvazione, tali step possono essere ignorati. Esempio: uno stipendio mensile standard per il benessere.
R:Initiation
>
 B: approvazione (bypassata, condizionale alla voce di spesa)
>
 C: completamento .
Percorso 3: Approvazione gerarchica e di controllo
Questo è un modello molto comune che include l'approvazione manager seguita da una revisione secondaria da parte del reparto finanziario o di audit, spesso in base a criteri specifici.
A: Avvio
>
 B: Approvazione
>
 C: Azione (condizionale nella nota spese di controllo)
>
 D: Completamento
Percorso 4: Approvazione basata su progetti complessi e multilivello
Questo workflow riguarda le spese che richiedono l'approvazione di più ruoli, ad esempio un progetto manager e un manager centro di costo . A seconda dell'importo totale, potrebbero essere obbligatorio livelli di approvazione aggiuntivi .
A: Avvio
>
 B: Approvazione (condizionale del project manager)
>
 C: Approvazione (del manager)
>
 D: Approvazione (condizionale del direttore per importi elevati)
>
 E: Completamento

Tipi di step workflow

Di seguito sono riportati alcuni tipi di step comuni presenti in un processo aziendale
Evento nota spese
 , insieme alle relative caratteristiche:
Avvio
  • Ordine step
     : è sempre il primo step.
  • Gruppo
     : eseguito da dipendente, collaboratore esterno (solo self service) o esperto di immissione dati di spesa.
  • Dominio di sicurezza
     : accesso a una delle azioni di avvio dei criteri di sicurezza del processo aziendale Evento nota spese:
    • Creazione nota spese
    • Creare una nota spese per l'aspirante
    • Inoltro nota spese (servizio Web)
    • Inoltro nota spese per aspirante (servizio Web)
    • Creazione nota spese per collaboratore
    • Creazione nota spese per non collaboratore
    • Inoltro nota spese per non collaboratore (servizio Web)
Tipo di step
Azione
  • Ordine step
     : in genere dopo il primo step.
  • Gruppo
     : spesso eseguito da manager, partner di spesa, project manager o da un ruolo personalizzato .
  • Dominio di sicurezza
     : accesso allo step azione pertinente del criterio di sicurezza processo aziendale.
  • Specificare
     : selezionare l'azione specifica da eseguire. Le azioni comuni includono:
    • Approva nota spese: consente al ruolo assegnato di approvare, rifiutare o rinviare l'intera nota spese.
    • Approvazione nota spese - Rinvio righe: consente al ruolo assegnato di approvare o rifiutare l'intera nota spese o di rinviare singole righe per la correzione, approvando il resto.
    • Avvio evento interaziendale nota spese: attiva il processo aziendale per l'approvazione delle spese interaziendale . L'accesso a questa azione è definito nei criterio di sicurezza processo aziendale per l'evento interaziendale nota spese.
    • Revisione nota spese: consente al ruolo assegnato di modificare, approvare, rifiutare o rinviare l'intera nota spese.
    • Revisione nota spese - Rinvia righe: consente al ruolo assegnato di modificare la nota spese, approvare o rifiutare l'intera nota spese o rinviare singole righe per la correzione e approvare il resto.
  • Linee guida per i tipi di step
     :
    • Procedure ottimali:
      • Controllo granulare con rinvio a livello di riga: per i ruoli che ricerca (noun), trova (verb) spesso errori minori nelle note spese di grandi dimensioni, utilizzare l' opzione di step Approvazione nota spese - Rimandi righe o Revisione nota spese - Rimandi righe . Impedisce che l'intero report venga sospeso a causa di una singola riga errata e semplifica il processo di rimborso per il dipendente. Ciò consente al responsabile approvazione di rinviare singole righe per la correzione, approvando il piano importi residui del report. Questa pratica impedisce che errori minori ritardino il rimborso dell'intera nota spese.
      • Limitazione aggiunta responsabile approvazione: quando si utilizza uno step Azione con la funzionalità Rinvia righe, l'utente che esegue lo step non potrà utilizzare la funzione Aggiungi responsabile approvazione . Se le approvazioni ad hoc sono una parte fondamentale del processo, valutare la possibilità di utilizzare uno step di approvazione standard.
      • Gestione supervisione finanziaria dopo le modifiche al report: se è incluso uno step Revisione nota spese in cui un responsabile valutazione può modificare gli importi, valutare la possibilità di aggiungere uno step di approvazione successivo per il manager del dipendente o un altro responsabile approvazione appropriato immediatamente dopo. Ciò garantisce che qualcuno fornisca l'approvazione finale degli importi aggiornati prima del completamento del processo.
      • Semplificazione del flusso di lavoro per i report corretti con approvazione automatica: per accelerare l'approvazione finale, è possibile evitare che una nota venga inoltrata allo stesso manager più volte dopo che il manager ha approvato una nota spese e rinvia una singola riga configurando il routing avanzato negli step di approvazione per escludere i responsabili dell'approvazione precedenti. Esempio: aggiungere due step di approvazione sequenziali. Primo step per il manager, nello step Azione selezionare Approva nota spese - Rinvio righe. Quindi, secondo step per il manager del centro di costo, aggiungere uno step di approvazione standard con una regola routing avanzata configurata su Escludi responsabili approvazione precedenti.
      • Gestione transazioni interaziendali: nello step Azione, aggiungere il sottoprocesso Avvio evento interaziendale nota spese per le approvazioni quando una riga di spesa include azienda diversa da quella nell'intestazione della nota spese. Ciò garantisce che un responsabile approvazione per l' azienda affiliata riceva attività di approvazione per rivedere solo la riga interaziendale . Dopo l'approvazione della riga, il processo aziendale principale continua, garantendo una registrazione contabile corretta.
  • Linee guida aggiuntive
     :
    • Procedure ottimali:
      • Verificare a fondo le regole condizione per assicurarsi che vengano valutate correttamente.
      • Evitare regole troppo complesse e difficili da gestire.
      • Utilizzare gli step
        di azione
         quando l'utente non deve azione da svolgere ad approvare o rifiutare, ad esempio la modifica della nota spese o il rinvio di singole righe.
      • Tenere presente che la funzionalità Aggiunta responsabile approvazione non è disponibile negli step che utilizzano le azioni
        Rinvia righe
         .
    • Casi d'uso:
      • Utilizzare uno step Revisione nota spese per consentire a un partner di spesa di correggere eventuali errori prima di inviarlo per l'approvazione finale.
      • Inoltrare le note spese per l'approvazione in base al punteggio di rischio . Esempio: aggiungere una regola condizionale in cui punteggio di rischio > 60 o punteggio di rischio <= 0.
      • Inoltrare a un responsabile approvazione specifico solo se il totale nota spese supera una determinata soglia. Esempio: aggiungere una regola condizionale in cui Importo totale nota spese > 500
      • Ignorare uno step di revisione se la nota spese contiene solo determinati tipi di spese (ad esempio: chilometraggio).
      • Attivare una revisione delle imposte solo se la nota spese contiene imposte detraibili.
  • Per ulteriori informazioni, consultareConcetto: Step di azione .
Approvazione
  • Ordine step
     : possono essere presenti più step di approvazione in sequenza o in parallelo.
  • Gruppo
     : eseguito da manager, capo reparto, project manager, un ruolo personalizzato per i responsabili dell'approvazione delle finanze in base all'importo in dollari o un partner HR, ad esempio per le spese di trasferimento.
  • Linee guida per i tipi di step
     :
    • Procedure ottimali:
      • Impostare le scadenze negli step per definire le aspettative per i tempi di approvazione.
      • Utilizzare il tipo di step Approvazione quando l'utente deve solo approvare, rifiutare o rinviare l'intera nota spese.
      • Se è necessaria la possibilità di aggiungere responsabili approvazione ad hoc, utilizzare il tipo di step Approvazione.
    • Casi d'uso:
      • Il manager esamina la nota spese di un dipendente per verificarne la conformità ai criteri e al budget azienda . Il reparto finanziario lo esamina per verificarne la conformità e i codici di spesa corretti.
      • Un processo di approvazione a più livelli per le note spese di valore elevato.
  • Linee guida aggiuntive
     :
    • Procedure ottimali:
      • Definire in modo chiaro gerarchie e soglie di approvazione.
      • Utilizzare l' opzione
        Escludi responsabili approvazione precedenti
         nel routing avanzato per evitare che un utente debba approvare più volte la stessa nota spese .
      • Utilizzare le catene di approvazione per inoltrare una scala gerarchica.
      • Inoltrare a un responsabile approvazione specifico in base al centro di costo o ad altri worktag nella nota spese.
    • Casi d'uso: routing a responsabili dell'approvazione specifici in base all'importo della spesa, al tipo di spesa o al codice progetto . Ignora un'approvazione se l'importo è inferiore a una determinata soglia.
  • Per ulteriori informazioni, consultareConcetto: Step di approvazione .
Rivedi
Questo è uno step
Azione
 . È possibile selezionare una delle opzioni di valutazione nella colonna
Specifica
 .
  • Ordine
     : può precedere o seguire gli step di approvazione.
  • Gruppo
     : eseguito da un gruppo di sicurezza, ad esempio Expense Partner, Manager, Manager centro di costo.
  • Dominio di sicurezza
     : accesso a una delle azioni Revisione nei criterio di sicurezza processo aziendale Evento nota spese .
  • Specificare
     :
    • Revisione nota spese : consente all'utente di modificare, approvare, rifiutare o rinviare l'intera nota spese.
    • Revisione nota spese - Rimandi righe: offre tutte le funzionalità di cui sopra, ma consente anche all'utente di inviare
  • Linee guida per i tipi di step
     :
    • Casi d'uso:
      • Il partner di spesa verifica che tutte le ricevute corrispondano alle spese registrate.
        Esempio: i partner di spesa rivedono le note spese prima del pagamento. Incrociano le ricevute con le righe, si assicurano che vengano utilizzate le voci di spesa corrette e i worktag appropriati e verificano il rispetto dei criteri. Se viene rilevato un problema, è possibile apportare una piccola correzione o rinviare il report al dipendente o responsabile approvazione per chiarimenti.
  • Linee guida aggiuntive
     :
    • Procedure ottimali:
      • Definire criteri di valutazione chiari. Fornire strumenti per confrontare facilmente i dati inoltrati con i criteri.
      • Utilizzare uno step
        Approvazione nota spese - Rinvia righe per arretrare
         per consentire a un manager di approvare la maggior parte di una nota spese e di rinviare una singola riga problematica per la correzione.
      • Utilizzare uno step
        Revisione nota spese
         per consentire a un partner di spesa di correggere eventuali errori prima di inviarlo per l'approvazione finale.
    • Caso d'uso: avviare una revisione dettagliata se sono presenti categorie di spesa specifiche, ad esempio le categorie ad alto rischio.
Completamento
Questo step indica che il workflow principale è terminato. Una volta eseguito lo step di completamento, la nota spese viene considerata completamente approvata e gli step successivi possono essere eseguiti senza interrompere il processo principale.
Rivedere gli step e identificare quale deve rappresentare l'azione finale obbligatorio per considerare approvata la nota spese . Questo è spesso lo step di approvazione finale della sequenza. Individuare la riga per questo step nella griglia e dal menu delle azioni correlate dello step selezionare
Processo aziendale
 >
Imposta su Completamento
 .
Un processo aziendale può avere un solo step di completamento. Se un altro step è già contrassegnato come step di completamento, il Workday lo deseleziona automaticamente e applica la designazione allo step appena selezionato.

Integrazioni e step di servizio

L'integrazione prevede il trasferimento senza interruzioni dei dati tra il sistema di gestione delle spese e altri sistemi aziendali per garantire la coerenza e l'efficienza dei dati.
Fare riferimento alla scheda
Servizi consentiti
 per i servizi disponibili per la configurazione, come Document Delivery, Journey Distribution e Orchestration.
Gli step di integrazione possono essere configurati nell'ambito del processo nota spese . Selezionare il tipo di step
Integrazione
 . Dopo aver salvato la definizione di processo aziendale, accedere al pulsante
Configure Integration Step
 per configurare il sistema di integrazione appropriato (EIB, Core connettore o Workday Studio integrazione).

Modificatori di routing

Il modificatore routing Livello riga può essere configurato negli step di approvazione assegnati ad almeno un gruppo di sicurezza intersezionale. La sicurezza intersezionale è stata originariamente progettata per i casi d'uso HCM e in genere non è consigliata per i casi d'uso di Financials. Il routing a livello di riga è disponibile nell'evento nota spese per supportare i casi d'uso in cui non sono disponibili altre opzioni per soddisfare i requisiti routing e non deve essere considerata l' opzione preferita . È preferibile utilizzare gruppi di sicurezza basati su ruolo.
Il routing a livello di riga inoltra la nota spese completa ai responsabili dell'approvazione identificati: non suddivide la nota spese in righe separate.
Per ulteriori informazioni, vedereGestire il routing a livello di riga . Consultare anche Centro di costo (kit Touchpoints) per informazioni più dettagliate sul routing.

Notifiche

Notifiche di sistema
Le notifiche di sistema sono avvisi predefiniti generati da Workday per gli eventi processo aziendale . È possibile visualizzare tutte le notifiche di sistema nella scheda
Notifiche
 del processo aziendale. Il Workday consente di disabilitare una notifica specifica , anche se spesso è meglio gestire le preferenze notifica a livello di utente o utilizzare notifiche personalizzate per avvisi più mirati. Consultare Configurare le notifiche del sistema dei processi aziendali .
Le impostazioni notifica globali vengono gestite attività
Modifica configurazione tenant - Notifiche
 .
Notifiche personalizzate
È possibile creare notifiche personalizzate che possono avviare in qualsiasi fase del processo aziendale per avvisare gli utenti di eventi, azioni obbligatorio o modifiche di stato. Per creare una notifica, accedere alla definizione di processo aziendale e dal menu delle azioni correlate selezionare
Processo aziendale
Aggiungi notifica
 . Consultare Creare notifiche personalizzate .
  • Linee guida e best practice:
    • Sii chiaro e fruibile: la riga dell'oggetto deve essere diretta (ad esempio: "Azione richiesta: Approvazione nota spese"). Il corpo deve indicare chiaramente cosa è successo e cosa deve azione da svolgere il destinatario.
    • Destinatari: invia notifiche solo ai ruoli che necessitano delle informazioni. Una notifica eccessiva porta gli utenti a ignorare tutti gli avvisi.
    • Utilizza campi dinamici: include dati rilevanti come ID nota spese, Importo totale e Collaboratore per fornire il contesto in modo che l'utente non debba fare clic attività per comprendere la richiesta.
    • Evita l'affaticamento delle notifiche: non configurare una notifica personalizzata per ogni singolo step. Concentrarsi sugli eventi chiave che non sono ancora rappresentati dalle notifiche di sistema. Ad esempio, quando una transazione è stata inoltrata per conto di un collaboratore.
  • Casi d'uso:
    • Scenario 1: il dipendente deve ricevere una notifica quando un altro collaboratore, ad esempio un delegare o un esperto di immissione dati di spesa, ha inoltrato una nota spese per suo conto. Esempio: aggiungere una notifica personalizzata per trigger All'uscita dello step iniziale, con una regola condizionale secondo cui l' autore avvio non è il collaboratore. Specificare Dipendente (solo self service) nel campo Gruppi della sezione Destinatari.
    • Scenario 2: il dipendente desidera ricevere una conferma quando la nota spese è stata completamente approvata ed è in pagamento in attesa. Esempio: aggiungere una notifica personalizzata e selezionare Trigger on Status: Completed. Specificare Dipendente (solo self service) nel campo Gruppi della sezione Destinatari

Problemi e soluzioni

Rilasci
Soluzioni
La notifica non è stata inviata.
1. Verificare la definizione del processo aziendale: assicurarsi che la notifica sia configurata nello step corretto e contrassegnata come Attiva.
2. Verifica esecuzione step: consente di controllare lo storico processo aziendale per la transazione. Lo step è stato ignorato dalla notifica a causa di una regola condizionale? Se lo step non viene eseguito, non verrà eseguita nemmeno la notifica .
3. Verifica condizione di notifica: la notifica stessa ha una regola condizionale che non viene soddisfatta?
4. Verifica profilo destinatario: se si invia un'e-mail, verificare che il destinatario previsto disponga di un indirizzo e-mail di lavoro valido nel proprio profilo Workday .
La notifica è stata inviata alla persona sbagliata.
1. Revisione configurazione destinatario: nella definizione di processo aziendale, selezionare il campo
Destinatario
 per la notifica. È configurato per il gruppo di sicurezza corretto (ad esempio Manager, Autore avvio, Manager centro di costo)?
2. Verifica assegnazioni ruolo: verifica l' assegnazione ruolo per la persona che ha ricevuto la notifica per errore . Potrebbero essere inclusi involontariamente nel gruppo di sicurezza del destinatario . Ad esempio, per qualche motivo l'ex manager di un collaboratore è ancora assegnato come manager ?
La notifica non contiene informazioni o contiene campi vuoto .
1. Verifica campi dinamici: modificare il testo notifica e assicurarsi di utilizzare i campi forniti dal sistema corretti per i dati che si desidera visualizzare.
2. Verifica tempistiche dati: i dati devono essere presenti nell'oggetto oggetto business al momento dell'attivazione della notifica . Ad esempio, non è possibile includere [Nome responsabile approvazione] in una notifica che viene attivata prima del completamento dello step di approvazione, in quanto il valore sarebbe vuoto.
3. Sicurezza destinatario: i campi verranno visualizzati come [non disponibile] se la notifica viene inviata a un indirizzo e-mail statico o a un destinatario che non dispone dell'accesso di sicurezza per visualizzare i dati. Quando si crea la notifica, scegliere i campi visualizzati nell'elenco a elenco a discesa Campi pubblici per evitare questo problema. In alternativa, assicurarsi che le notifiche vengano inviate ai gruppi di sicurezza con accesso ai campi.
Come si corregge una nota spese già approvata e pagata?
È necessario correggere il processo aziendale istanza di processo aziendale , non istanza nota spese .
A tale scopo:
  1. Accedere alla nota spese in questione e fare clic su di essa.
  2. Fare clic sulla scheda
    Processo aziendale
     .
  3. Nella colonna
    Processo
     , dall'azione azione correlata dell'Evento nota spese, selezionare
    Processo aziendale > Correggi
     .
Assicurarsi di disporre dell'accesso di sicurezza obbligatorio per eseguire questa attività. Passare all'evento nota spese (definizione predefinita) e dalle azioni correlate evento, selezionare
Criteri del processo aziendale > Visualizza
 e confermare di appartenere ai gruppi di sicurezza che possono eseguire l'azione Correggi nella sezione
Chi può eseguire azioni sull'intero processo aziendale
 .
Perché la scheda
Processo aziendale
 in un Evento nota spese non è più visibile a un delegare dopo l'approvazione della nota spese , anche se era visibile durante l'inoltro iniziale?
Si tratta di un comportamento previsto in base alla funzionalità corrente.
Il delegare vedrà la scheda
Processo aziendale
 solo nelle due condizioni seguenti:
  • Quando la nota spese è parzialmente approvata e lo stato della nota spese è
    In corso
     .
  • Fino a quando la nota spese rinviata non viene inoltrata e approvata di nuovo.
Il processo aziendale è bloccato con un dipendente cessato.
Causa:
 il dipendente è stato licenziato dopo che la nota spese è stata rinviata per la correzione e l' attività rimane nella posta in arrivo.
Risoluzione
 :
Un amministratore con le autorizzazioni appropriate deve utilizzare la funzione
Riassegnazione attività
 per riassegnare l' evento nota spese dalla posta in arrivo del dipendente cessato a un utente appropriato, ad esempio uno specialista di immissione dati di spesa, che può quindi correggerlo e inoltrarlo nuovamente o annullarlo.
Perché la scheda
Processo aziendale
 in un Evento nota spese non è più visibile a un delegare dopo l'approvazione della nota spese , anche se era visibile durante l'inoltro iniziale?
Si tratta di un comportamento previsto in base alla funzionalità corrente.
Il delegare vedrà la scheda Processo aziendale solo nelle due condizioni seguenti:
  • Quando la nota spese è parzialmente approvata e lo stato della nota spese è
    In corso
     .
  • Fino a quando la nota spese rinviata non viene inoltrata e approvata di nuovo.
Perché non è possibile aggiungere un ruolo di Responsabile categorie di spesa ai criterio di sicurezza processo aziendale Evento nota spese?
Il processo aziendale Evento nota spese non supporta il tipo gruppo di sicurezza Ruoli - Categoria di spesa per il routing degli step
Si tratta di un comportamento previsto in base alla funzionalità corrente. Non è possibile inoltrare l'approvazione di una nota spese direttamente a un ruolo
di Gestore categorie di spesa
 . Prendere in considerazione configurazioni routing alternative in base ai gruppi di sicurezza supportati
Perché per i worktag obbligatorio il valore predefinito è errato? Il valore predefinito non è quello configurato in Gestione utilizzo worktag correlati?
Nel prodotto Workday Expenses, quando si aggiunge una nuova riga nota spese , i worktag vengono copiati automaticamente dalla riga o dall'elenco di voci dettagliate nota spese aggiornata più di recente. Si tratta di un comportamento previsto in base alla funzionalità worktag permanenti di Workday.
Perché i worktag vengono rimossi dalla riga nota spese quando questa è dettagliata?
Quando una riga nota spese viene dettagliata, i worktag vengono spostati dal a livello di riga al livello di dettaglio. È possibile visualizzare i worktag accedendo a
Elenco voci dettagliate > Modifica o Visualizza dettagli
 .
Perché singole righe dettagliate attivano uno step di approvazione imprevisto?
I worktag da valutare sono presenti nell'elenco di voci dettagliate, ma un campo calcolato utilizzato in una condizione di avvio si basa sull'oggetto oggetto business Riga nota spese anziché su Righe nota spese e voci dettagliate.
Aggiornare il campo calcolato per utilizzare l' oggetto business Righe nota spese e Voci voci dettagliate . Ciò garantisce che la condizione valuti correttamente i dati del livello di dettaglio.
La tabella precedente elenca i problemi comuni, le cause e le soluzioni corrispondenti. Per problemi non elencati qui, è consigliabile cercare gli articoli della Knowledge Base nella Community.
Per risultati ottimali:
  1. Cercare il nome esatto del processo utilizzando virgolette doppie (ad esempio, "Processo aziendale Evento nota spese").
  2. Perfezionare i risultati iniziali selezionando i seguenti filtri di ricerca:
    • Gruppo di contenuti: articoli
    • Tipo di contenuto: articolo della Knowledge Base
    • Utilizzare il filtro Ordina per per visualizzare i risultati per
      Rilevanza
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       .