Linee guida del processo aziendale di assunzione

Administrator Guide

Panoramica

Il processo aziendale Assunzione è un workflow fondamentale in Workday Human Capital Management (HCM) che orchestra la sequenza di attività, approvazioni e azioni di sistema necessarie per inserire un nuovo dipendente organizzazione. Controlla:

Cosa (step e sottoprocessi)

Chi (gruppi di sicurezza responsabili di ogni step)

Quando (l'ordine delle operazioni) per un evento di assunzione

Un processo aziendale Assunzione correttamente configurato garantisce l'accuratezza dei dati, coinvolge gli stakeholder corretti nei momenti appropriati e automatizza attività come la creazione di account e le notifiche.

Ogni processo di Assunzione è istanza di una definizione di processo aziendale. Funge da hub centrale che collega i dati di selezione del selezione personale, retribuzione, benefit e risorse umane, garantendo una transizione senza interruzioni dal candidato al dipendente. Sebbene il Workday fornisca una definizione predefinita, la maggior parte delle organizzazioni crea più definizioni basate su regole personalizzate per gruppi diversi (per paese, tipo collaboratore o organizzazione di supervisione).

Queste sono le sezioni di questo argomento:

Sottoprocessi

Modello consolidato

Prerequisiti

Autore avvio processo

Sottoprocessi

Il processo aziendale Assunzione può includere diversi sottoprocessi per gestire attività specifiche.

Proposta retribuzione assunzione: questo sottoprocesso determina lo stipendio del nuovo assunto e altri componenti retribuzione .

Crea account Workday : genera l' account Workday del nuovo assunto , che fornisce l'accesso al sistema.

Inserimento in azienda: è possibile trigger questo processo al termine dell'assunzione per gestire attività nuova assunzione , ad esempio:

Compilazione di moduli fiscali

Revisione dei documenti

Iscrizione ai benefit

Background check: questo processo è applicabile solo se il nuova assunzione non proviene da Recruiting e si desidera verificarne lo stato in background in Workday.

Modello consolidato

Un modello consolidato in un processo aziendale Workday è una configurazione che combina le schermate di immissione dati di più sottoprocessi distinti (come stipendio, bonus e azioni) in un'unica interfaccia utente unificata. Utilizzare il modello come opzione quando il processo aziendale ha più elementi di configurazione iniziale correlati per un singolo ruolo all'inizio del processo e aggiungerlo come step Avvio per semplificare il job dell'autore dell'avvio .

Questi sottoprocessi aziendali sono disponibili per il consolidamento. Per assicurarsi che i seguenti processi aziendali secondari vengano visualizzati nel modello consolidato, assicurarsi che gli utenti dispongano dell'accesso in Visualizzazione
e Modifica
ai domini pertinenti:

Modifica documenti di identità

Modifiche data di servizio

Modifica assegnazioni organizzazione per collaboratore

Assegnazione contratto collettivo dipendente

Assegnazione gruppo paga

Evento iscrizione scelte di pagamento

Sottoprocessi aziendali relativi alla retribuzione

Prerequisiti

Prima di poter avviare una transazione di assunzione, è necessario soddisfare i seguenti prerequisiti nell'organizzazione organizzazione di supervisione destinazione :

Criteri di sicurezza: configurare i criterio di sicurezza processo aziendale per sovvenzione a gruppi di sicurezza specifici autorizzazione per i seguenti step di azione:

Azioni di avvio: determinare chi può avviare il processo di assunzione. I gruppi di sicurezza tipici includono Recruiter, HR Administrator e HR Partner.

Step di revisione e approvazione: determinare chi può approvare la transazione di assunzione. I gruppi di sicurezza tipici includono Manager, HR Partner e Compensation Partner.

Visualizza tutto: consente di stabilire chi può visualizzare la transazione di assunzione in corso o completata. I gruppi di sicurezza tipici includono HR Administrator, HR Auditor e Implementer. Concedere l' autorizzazione Visualizza tutto ai ruoli che possono avviare il processo aziendale per garantire che tutte le convalide vengano eseguite correttamente

Per visualizzare un elenco dei domini di sicurezza applicabili, accedere al report Criteri di sicurezza del dominio per area funzionale e selezionare le aree funzionali Staffing, Core Compensation e Organization and Roles.

Modello dotazione di personale: organizzazione di supervisione deve essere assegnato un modello dotazione di personale :

Gestione posizioni: nell'organizzazione organizzazione di supervisione deve esistere una posizione aperta, disponibile e approvata. Si avviare l'azione Assunzione per questa posizione specifica .

Gestione impieghi: facoltativamente è possibile configurare limitazioni all'assunzione organizzazione di supervisione. Se non è configurato, si definiscono i dettagli job quando si assume il collaboratore organizzazione Job Management . Consultare Concetto: Modelli di dotazione di personale .

Profili professionali: consente di creare i profili job necessari con dettagli quali:

Descrizione impiego

Livello manageriale

Fascia retributiva

Tipo tariffa

Altre qualifiche

Monitoraggio aspirante: se si monitorano i candidati prima che vengano assunti formalmente, configurare lo stato degli aspiranti, i metodi di valutazione e le origini selezione personale .

Modificare il processo aziendale Assunzione: definire gli step, le condizioni e le notifiche per il processo aziendale Assunzione . Ciò include la configurazione di step servizio come Creazione account Workday .

Configurazione campi facoltativi: determinare quali campi facoltativi nel processo aziendale Assunzione nascondere, rendere di sola visualizzazione o rendere obbligatori per gruppi di sicurezza specifici.

Autore avvio processo

Il processo aziendale Assunzione trigger quando una persona con le autorizzazioni di sicurezza appropriate avvia una delle attività Assunzione dipendente. Il Workday offre diverse varianti di questa attività, che consentono di selezionare quella più adatta al processo.

Esempio: alcune versioni attività offrono funzionalità di ricerca avanzate per evitare di creare record duplicato cercando aspiranti, ex collaboratori o studenti esistenti. Consultare Concetto: Azioni di avvio assunzione dipendente .

È possibile avviare il processo da:

La barra di ricerca digitando Assunzione dipendente.

Il menu delle azioni correlate di una ricerca di personale.

Il menu delle azioni correlate di un'organizzazione di supervisione.

Il menu delle azioni correlate di una Posizione non coperto .

Lo stato Pronto per l'assunzione dal processo aziendale Offerta o Contratto di lavoro.

Limitazioni

Correzioni e integrazioni: le integrazioni basate su eventi configurate per trigger dal processo Assunzione vengono riattivate solo per le correzioni apportate evento Assunzione di primo livello . Le correzioni apportate solo all'interno di un sottoprocesso non riattiveranno l' integrazione. Esempio: Correzione retribuzione in Proposta retribuzione assunzione dopo il completamento dell'assunzione principale,

Complessità della configurazione: l'elevato grado di configurabilità significa che la configurazione iniziale può essere complessa e richiede una conoscenza approfondita dei processi di assunzione organizzazione.

Opzione di rinvio: è possibile rinviare un processo aziendale allo step Avvio o Revisione per le correzioni utilizzando l'azione Rinvia. Questa azione è accessibile durante le fasi di revisione o approvazione della definizione di processo aziendale, a condizione che il processo non sia completo.

Distinzione inserimento in azienda: distinguere tra il processo di assunzione e l'inserimento in azienda. Il processo di assunzione è incentrato sull'inserimento del dipendente nel sistema, mentre l'inserimento in azienda riguarda la nuova assunzione e il completamento delle attività successive all'assunzione.

Funzionalità di completamento automatico: il completamento automatico non supporta i rinvii nel workflow processo aziendale . Gli step di servizio vengono sempre eseguiti, ma il Workday ignora le notifiche associate a tali step servizio . Consultare Considerazioni sulla configurazione: Completamento automatico eventi dotazione di personale .

Correzioni agli eventi di assunzione completati: non riattivano automaticamente gli eventi associati, come le iscrizioni ai benefit. A seconda delle modifiche specifiche apportate, potrebbe essere necessario avviare manualmente alcuni sottoprocessi per garantire che il record collaboratore venga aggiornato in modo accurato.

Correzione data di inizio collaboratore: non è possibile utilizzare questo processo aziendale per i collaboratori esterni e non è possibile revocarlo una volta inoltrato.

Linee guida e flussi di lavoro comuni per i processi aziendali

Si tratta di percorsi configurazione workflow comuni per il processo aziendale Evento di assunzione , con gli step elencati nell'ordine tipico

Percorso 1: Configurazione workflow standard

Questa è la configurazione più comune , che rappresenta un processo semplice e lineare per l'assunzione di un dipendente tipico senza complessi requisiti di aspirante.

A: Avvio

B: Azione (Proposta retribuzione per assunzione)

C: Azione (Richiesta pagamento una tantum)

D: Servizio (Creazione account Workday )

E: Azione (Assegnazione gruppo paga)

F: Azione (Completamento attività di inserimento in azienda) )

G: Completamento (step di completamento assunzione)

Percorso 2: Configurazione del sottoprocesso Assunzione con background check

Questo percorso integra un background check formale come step di controllo obbligatorio nel processo. L'assunzione non può procedere fino al completamento del background check , che garantisce la conformità ai criteri di assunzione.

A: Avvio

B: Azione (Immissione informazioni personali)

C: Azione (controllo in background)

D: Azione (Proposta retribuzione per assunzione)

E: Azione (Assegnazione gruppo paga)

F: Approvazione (Esame assunzione e risultati BGC)

G: Completamento (step di completamento assunzione)

Percorso 3: Assunzione con configurazione del workflow di inserimento in azienda integrato

Questo percorso configurazione collega il processo Assunzione ad altri sottoprocessi critici inserimento in azienda , creando un'esperienza inserimento in azienda end-to-end senza interruzioni per i nuova assunzione e i team interni.

A: Avvio

B: Azione (Proposta retribuzione per assunzione)

C: Azione (Richiesta pagamento una tantum)

D: Servizio (Assegnazione piano di inserimento in azienda)

E: Azione (Configurazione inserimento in azienda)

F: Servizio (Creazione account Workday )

G: azione (assegnazione gruppo paga)

H: azione (inserimento in azienda)

Percorso 4: Configurazione assunzione con sindacato o contratto collettivo

Questo percorso è destinato alle organizzazioni in cui i nuovi assunti devono essere assegnati a un contratto collettivo, che può influire sulla retribuzione, sui benefit e su altri dettagli job .

A: Avvio

B: Azione (Proposta retribuzione per assunzione)

C: Azione (Assegnazione contratto collettivo)

D: Azione (Assegnazione gruppo paga)

E: Approvazione (Revisione del sindacato)

F: Approvazione (Revisione manager)

G : completamento (step di completamento assunzione)

Percorso 5: completamento automatico

Questo percorso semplifica il processo di assunzione e riduce l'immissione manuale dei dati per i processi di assunzione standardizzati e ad alto volume in cui è obbligatorio un intervento manuale minimo . Esempio: collaboratori stagionali, personale al dettaglio.

Definizione di modifica

processo aziendale assunzione -

Abilita completamento automatico

L'abilitazione del completamento automatico ignora alcuni step del processo aziendale, tra cui approvazioni, attività da svolgere e step di revisione. Se il processo si basa su questi step, considerare le implicazioni prima di utilizzare questo workflow.

Il successo del completamento automatico dipende dall'accuratezza e dalla completezza dei dati immessi durante il processo selezione personale . Se i campi obbligatorio per l' evento Assunzione non vengono popolati da Selezione personale o da Valori predefiniti campi dotazione di personale, il processo non verrà completato automaticamente. Verrà tornare a versione pubblicata il workflow manuale standard .

Flussi di lavoro comuni dei processi aziendali per le approvazioni consolidate

Si tratta di percorsi configurazione workflow comuni per le approvazioni consolidate, con gli step elencati nell'ordine tipico.

Determinare quali gruppi di sicurezza possono rivedere e approvare gli step consolidati. Configurare i criterio di sicurezza processo aziendale Assunzione per sovvenzione a questi gruppi di sicurezza autorizzazione per questi step consolidati. I gruppi di sicurezza tipici includono il gruppo di sicurezza Gestione paghe .

Path1: Combined Approval for a Single Reviewer

Questo è il ticket d'uso più frequente . Consolida più sottoprocessi in un'unica attività per un responsabile approvazione, ad esempio un HR Partner o l' hiring manager. In questo modo, il responsabile valutazione ha una visione olistica evento di assunzione .

A: Avvio

B: Azione (Proposta retribuzione per assunzione)

C: Azione (Modifica assegnazioni organizzazione)

D: Azione (Richiesta pagamento una tantum)

E: Approvazione consolidata (Approvazione assunzione, Proposta retribuzione e Modifica assegnazioni organizzazione Eventi)

F: Completamento (step di completamento assunzione)

Percorso 2: Approvazione gerarchica utilizzando una catena consolidata

Quando più livelli manageriali devono approvare l'assunzione e i dettagli associati, una catena di approvazione consolidata è la pratica principale. Questo combina i vantaggi di approvazione consolidata con una catena approvazione. Lo step Catena di approvazione consolidata viene assegnato a un gruppo di sicurezza basato su ruolo, ad esempio Manager. L' attività di approvazione viene inoltrata come elemento singolo nella gerarchia di gestione dell'autore dell'avvio.

A: Avvio

B: Azione (Proposta retribuzione per assunzione)

C: Catena di approvazione consolidata (eventi Approvazione assunzione e Proposta retribuzione)

D: Completamento (step di completamento assunzione).

Step workflow

I tipi di step più comuni utilizzati per build il workflow processo aziendale Assunzione sono i seguenti:

Avvio: Ordine step
: è sempre il primo step di qualsiasi processo aziendale (con etichetta "A").
Gruppo
: recruiter, HR Partner o HR Administrator o nell'ambito di Recruiting (offerta o contratto di lavoro) o integrazione, anche da un recruiter. La sua configurazione è gestita nei criteri di sicurezza del processo aziendale di assunzione.
Specificare
: Non applicabile. Questo step avvia il processo.
Linee guida per i tipi di step
:
Procedura consigliata: utilizzare l' attività dipendente con funzionalità di ricerca avanzate per evitare di creare record duplicato . Istruire gli utenti su come cercare aspiranti o ex collaboratori esistenti prima di creare un nuovo record.
ticket d'uso : questo step avvia il workflow Assunzione . L' autore avvio immette le informazioni di base obbligatorio per identificare l'aspirante e la posizione che ricoprirà, ad esempio il nome, la ricerca di personale e la data assunzione pianificata .
Esempio: un recruiter deve assumere un candidato per una posizione aperta. Utilizzano l' attività "Assunzione dipendente" e cercano il nome candidato . ricerca (noun), trova (verb) che il candidato era un ex stagista e ha un record di aspirante nel sistema. Il recruiter seleziona il record esistente per avviare il processo di assunzione, che precompila alcune delle informazioni candidato .
Linee guida per le regole condizionali
: una regola condizionale nello step iniziale funge da meccanismo di convalida per garantire la completezza delle informazioni fornite autore avvio :
Best practice: semplificare la sicurezza dell'avvio. Utilizzare la sicurezza basata sui ruoli per sovvenzione i diritti di avvio agli utenti appropriati.
Esempio: per consentire solo agli utenti con sede negli Stati Uniti di avviare il processo di assunzione standard, aggiungere questa regola ai criterio di sicurezza: La sede dell'utente è "USA".

Azione: Ordine step
: posizionarlo ovunque dopo lo step di avvio e prima o dopo lo step di completamento.
Gruppo
: qualsiasi ruolo che deve immettere o rivedere dati nell'ambito del workflow, ad esempio Compensation Partner, HR Partner, Payroll Administrator o Dipendente (solo self service).
Specificare
: specificare il sottoprocesso che verrà trigger dallo step, ad esempio Proposta retribuzione assunzione, Modifica informazioni personali.
Linee guida per i tipi di step
:
Caso d'uso: uno dei tipi di step più comuni utilizzato per richiamare un altro processo aziendale (un sottoprocesso) per raccogliere informazioni specifiche o aggiuntive dal nuova assunzione.
Esempio: uno step azione denominato Completare il questionario di nuova assunzione viene inoltrato alla posta in arrivo nuova assunzione .
Linee guida per le regole condizionali
:
Procedura consigliata: utilizzare regole condizione per semplificare il processo e garantire che gli utenti visualizzino solo le attività pertinenti. In questo modo si evitano confusione e lavoro non necessario.
ticket d'uso : eseguire gli step in modo dinamico in base ai dati.
Esempio: attivare uno step azione Richiesta pagamento una tantum solo se viene offerto un bonus di accesso.
Per ulteriori informazioni, consultareConcetto: Step di azione .

Approvazione: Ordine step
: in genere è possibile posizionarlo dopo il completamento di tutti gli step di immissione dati principali e prima dello step di completamento finale.
Gruppo
: un ruolo con l'autorità di approvare la transazione, ad esempio un hiring manager, un livello manageriale +1 (il manager del manager) o un manager delle risorse umane.
Specificare
: è possibile configurare una catena approvazione, che inoltra la transazione a una gerarchia di gestione fino al raggiungimento di un determinato livello.
Linee guida per i tipi di step
: questo step funge da gate formale per convalidare una transazione. Il responsabile approvazione può approvare, rinviare (a uno step precedente per la correzione) o rifiutare l'assunzione. Ciò garantisce la supervisione e la conformità ai criteri azienda .
Procedure ottimali:
Immettere uno step di approvazione dopo il completamento di tutti gli step principali di immissione dati, ma prima dello step di completamento finale del processo aziendale.
Configurare il routing avanzato per impedire ai responsabili dell'approvazione di approvare le proprie transazioni. Impostare la limitazione routing su Escludi oggetto evento e il Gruppo di sicurezza routing alternativo su Manager relativo a utente escluso.
Il Workday ignora gli step di approvazione quando l' autore avvio è il responsabile approvazione. Utilizzare uno step Approvazione consolidata per richiedere l'approvazione.
Quando un processo aziendale è un sottoprocesso all'interno di un processo più ampio, consolidare l'approvazione nel processo aziendale padre . In questo modo si evita la necessità di step di approvazione separati per ogni sottoprocesso.
Caso d'uso: Convincere un manager ad approvare un pacchetto retributivo nuova assunzione .
Esempio: dopo che l'HR Manager ha proposto un pacchetto retributivo, il processo aziendale inoltra attività di approvazione al capo dipartimento per la revisione e l'approvazione.
Linee guida per le regole condizionali
:
Procedure ottimali:
Evitare di creare catene di approvazione troppo lunghe o complesse, in quanto ciò potrebbe rallentare il processo di assunzione. Utilizzare le regole condizione per ignorare le approvazioni per le assunzioni standard senza eccezioni.
Per la maggior parte degli step di approvazione, utilizzare la regola condizionale standard Nessun assegnatario corrente è stato iniziatore o responsabile approvazione precedente. In questo modo si evita che lo stesso utente debba approvare una transazione che ha già avviato o approvato.
Caso d'uso: richiedere approvazioni aggiuntive per le eccezioni.
Esempio: in uno step di approvazione per un partner finanziario, è possibile aggiungere la seguente regola condizionale: Assunzione per un reparto finanziario E Stipendio annuo proposto > 150.000 USD.
Per ulteriori informazioni, consultareConcetto: Step di approvazione .

Completamento automatico: Best practice:
Sebbene il completamento automatico sia progettato per ignorare molti step, è possibile che alcune azioni vengano sempre eseguite. Utilizzare
Inoltra normalmente
per specificare quali step devono essere eseguiti anche quando il resto del processo viene completato automaticamente. Le integrazioni e gli step di servizio vengono sempre inoltrati normalmente.
Assicurarsi che tutti i campi obbligatorio per un'assunzione riuscita siano mappati correttamente e popolati automaticamente da Selezione personale nell'evento evento. Utilizzare
i valori predefiniti dei campi dotazione di personale
per precompilare i dati, ove possibile.
Esempio:
Motivo assunzione
è un campo obbligatorio per le modifiche job . Per assicurarsi che questo campo sia sempre popolato, configurare il processo aziendale Offerta in modo che sia obbligatorio.
È anche possibile abilitare il completamento automatico in vari sottoprocessi evento Assunzione , come Assegnazione gruppo paga, Proposta assunzione retribuzione e Richiesta pagamento una tantum.
Se si utilizza un modello di modifica impiego consolidato per le assunzioni interne, è necessario configurare il completamento automatico per tutti i sottoprocessi all'interno del modello affinché il processo padre azione da svolgere .
Per applicare il completamento automatico in modo selettivo, utilizzare le definizioni processo aziendale basati su regole. È quindi possibile specificare le condizioni in base alle quali il completamento automatico deve trigger.
Esempio: creare una regola che abiliti il completamento automatico per le posizioni al dettaglio ma non per le assunzioni a livello dirigenziale che richiedono una supervisione e approvazioni più manuali.
Poiché il passaggio di un candidato allo stato
Pronto assunzione
attiva immediatamente il processo di Completamento automatico, potrebbe essere necessario modificare il workflow selezione personale . Per gestire la flessibilità, valutare la possibilità di spostare i candidati in Pronto per l'assunzione più vicino alla data di inizio effettiva.
Assicurarsi che i gruppi di sicurezza responsabili dello spostamento dei candidati allo stato Pronto assunzione (recruiter o recruiter principale) dispongano delle autorizzazioni necessarie per avviare e completare l' evento di assunzione . Ciò comporta la configurazione dei criterio di sicurezza processo aziendale per il processo Assunzione e gli step di completamento dinamico nel processo aziendale Candidatura .
Per ulteriori informazioni, consultareConcetto: Completamento automatico dei processi aziendali .

Completamento: Questo step indica che il workflow principale è terminato. Una volta eseguito lo step di completamento, l'assunzione è considerata completamente approvata e gli step successivi, ad esempio integrazioni, archiviazione o notifiche, possono essere eseguiti senza interrompere il processo principale.
Rivedere gli step e identificare quale deve rappresentare l'azione finale obbligatorio affinché l'assunzione sia considerata approvata. Questo è spesso lo step di approvazione finale della sequenza. Individuare la riga di questo step nella griglia e dal menu delle azioni correlate dello step selezionare
Processo aziendale
impostato su Completamento
.
Un processo aziendale può avere un solo step di completamento. Se un altro step è già contrassegnato come step di completamento, il Workday lo deseleziona automaticamente e applica la designazione allo step appena selezionato.

Procedure ottimali:
Tutti gli step di approvazione e azione di revisione devono essere inseriti prima dello step di completamento.
Gli step che richiedono al collaboratore di avere un record completamente creato, come l'aggiunta di dati sul talento (foto, istruzione, storico impiego), vengono spesso inseriti dopo lo step Completamento.
Lo step servizio Creazione account Workday può essere inserito dopo lo step Completamento.
Uno step di approvazione, ad esempio una Catena di approvazione consolidata, viene spesso impostato come step di Completamento. Ciò garantisce che i manager possano approvare tutti i dettagli di assunzione e retribuzione in un'unica attività prima che l'assunzione venga finalizzata nel sistema

Per ulteriori informazioni, consultareConcetto: Fasi di completamento .

Approvazione consolidata: È possibile aggiungere uno step di approvazione consolidata al posto di uno step standard di approvazione o catena di approvazione all'interno della definizione di processo aziendale.
Questo tipo di step combina più step di azione precedenti all'interno di un processo aziendale in un unico elemento in Posta in arrivo per il responsabile approvazione. Ad esempio, in un processo aziendale Assunzione , invece di un manager che riceve approvazioni separate per i dettagli job , le assegnazioni organizzazione e la retribuzione del nuovo assunto, uno step di approvazione consolidata può pacchetto articoli di vendita tutti questi elementi in un'unica attività unificata. Il responsabile approvazione può quindi rivedere e approvare tutti i dettagli da un'unica screening.

Catena di approvazione consolidata: È possibile aggiungere uno step Catena di approvazione consolidata al posto di uno step di approvazione o Catena di approvazione standard nella definizione di processo aziendale.
Questo step combina la funzionalità di un'approvazione consolidata con una catena di approvazione. Non solo raggruppa più elementi di approvazione in un'unica attività , ma inoltra l' attività in una gerarchia manageriale o organizzativa fino a quando non raggiunge la parte superiore o viene soddisfatta una condizione finale .

Valutare la possibilità di aggiungere questi step per:
Attività omogenee: il consolidamento è più efficace quando gli elementi raggruppati sono di natura simile, consentendo al responsabile approvazione di applicare a tutti un processo di revisione coerente.
Approvazioni ignorate: in alcuni casi, uno step di approvazione standard può essere ignorato automaticamente se il responsabile approvazione è la stessa persona che ha avviato la transazione. L'utilizzo di uno step di approvazione consolidata può servire come soluzione alternativa per garantire che l' attività di approvazione venga comunque generata e inoltrata come previsto.
Riduzione delle notifiche: raggruppando più richieste di approvazione in un'unica attività, si riduce significativamente il numero di notifiche inviate ai responsabili dell'approvazione, evitando l'affaticamento posta in arrivo e aiutandoli a concentrarsi sulle attività che richiedono la loro attenzione.
Definire chiaramente le condizioni dello step: utilizzare le regole condizione per assicurarsi che lo step consolidato si attivi solo quando appropriato. Ad esempio, è possibile configurare una regola per utilizzare approvazione consolidata solo quando il numero di transazioni supera una determinata soglia.
Testare accuratamente: prima di distribuire un processo aziendale con uno step approvazione consolidata , testarlo a fondo per assicurarsi che venga inoltrato come previsto e che l' esperienza utente per i responsabili dell'approvazione sia chiara e intuitiva. Verificare che i responsabili dell'approvazione possano navigare facilmente nella visualizzazione consolidata e approvare o rifiutare gli elementi in base alle esigenze.
Esempio: combinare l'approvazione dei dettagli job di un nuovo assunto e la relativa retribuzione in un'unica attività in modo che possa rivedere e approvare sia le informazioni job che il pacchetto retributivo .
Aggiungere uno step Approvazione consolidata dopo lo step Proposta retribuzione e configurarlo in modo che includa sia l'evento Assunzione che l'evento Proposta retribuzione.

Servizio: Ordine step
: è possibile posizionarlo ovunque, ma i servizi critici come Creazione account Workday vengono in genere inseriti dopo l'approvazione finale e appena prima o durante lo step di completamento.
Gruppo
: il sistema (Workday). In Workday, questo "sistema" è un principio di sicurezza specifico e configurabile chiamato Business Process Execution User.
Specificare
: selezionare da un elenco di processi in background predefiniti Workday .
Linee guida per i tipi di step
:
Best practice:
Utilizzato per eseguire un'azione automatizzata a livello di sistema senza intervento manuale. Il ticket d'uso più comune nel processo aziendale Assunzione è il servizio Creazione account Workday , che genera il nuovo account utente e consente loro di accedere a Workday.
Non è possibile creare tipi di step di servizio personalizzati. Selezionare dall'elenco dei servizi forniti da Workday.
Non è possibile modificare un tipo di step esistente, ad esempio da Azione a Servizio. Eliminare lo step e aggiungerne uno nuovo con il tipo corretto.
Linee guida per le regole condizionali
:
Best practice: comprendere la funzione di ogni servizio prima di aggiungerlo a un processo aziendale. Posizionare gli step servizio in modo logico, come la creazione account Workday, prima di assegnare ruoli di sicurezza basati sull'utente.
Caso d'uso: controllare quando si verifica un'azione del sistema, ad esempio impedire l'esecuzione del servizio Creazione account Workday fino a quando la data assunzione non si avvicina.
Esempio: nello step servizio Creazione account Workday , aggiungere la seguente regola: (Data assunzione meno Data odierna) è minore o uguale a 7. Ciò garantisce che l'account non venga creato più di una settimana prima della data di inizio.
Per ulteriori informazioni, consultareConcetto: Step di servizio .

Azioni da svolgere: Ordine step
: è possibile aggiungere qualsiasi ordine nel processo aziendale.
Gruppo
: qualsiasi ruolo. Spesso assegnato al dipendente come self service, all'hiring manager o a team di supporto come il supporto IT o le strutture.
Specificare
: è possibile immettere istruzioni (utilizzando RTF e collegamenti ipertestuali)
Linee guida per i tipi di step
:
Best practice:
Utilizzare gli step Azione da svolgere per assegnare attività semplici o promemoria che non implicano l'immissione di dati Questi step fungono da voci lista di controllo per le attività che si verificano al di fuori Workday o in cui non esiste uno step (processo aziendale) dedicato. ConsultareCreare liste di controllo .
Scrivere istruzioni chiare e fruibili. Se l' attività richiede di accedere a una pagina specifica, includere il percorso di navigazione nella descrizione Azione da svolgere.
Linee guida per le regole condizionali
:
Best practice: scrivere istruzioni chiare e fruibili. Utilizzare le scadenze per aiutare gli utenti a stabilire la priorità delle attività. Raggruppare le attività correlate nel flusso di processo.
Caso d'uso: assegnare attività in modo condizionale.
Esempio: a un'attività da svolgere per l'hiring manager per richiedere una carta di credito aziendale, è possibile aggiungere la seguente regola condizionale: Il livello impiego è Director o superiore.
Per ulteriori informazioni, consultareConcetto: Fase da svolgere .

Integrazione

La configurazione integrazione utilizza principalmente l'integrazione basata su eventi di Workday per gestione paghe esterna. Invia le informazioni sulle assunzioni al fornitore di gestione paghe esterno istantaneamente al termine del processo aziendale Assunzione, anziché attendere l'esecuzione integrazione principale pianificata. Abilitare questo servizio nel connettore PECI ( PECI ) principale. Configura gli step del processo aziendale Assunzione per inviare automaticamente gli eventi collaboratore da Workday al fornitore di gestione paghe esterna. Il fornitore convalida i dati e restituisce gli errori per la correzione immediata.

Ordine step

: le integrazioni possono avvenire in più step all'interno del workflow. Questo step si verifica in genere dopo il completamento di tutte le approvazioni, ma prima del completamento del processo.

Gruppo

: eseguito dal sistema e richiede l'assegnazione di un utente del sistema di integrazione preconfigurato che disponga delle autorizzazioni di sicurezza necessarie per eseguire l' integrazione.

Specificare

: selezionare il sistema di integrazione specifico da eseguire. Può trattarsi di un connettore Workday predefinito, come quello di un fornitore scheda aziendali, o di integrazione personalizzata con Workday Studio, Enterprise Interface Builder (EIB) o Core Connectors.

Linee guida per i tipi di step

Casi d'uso: soddisfare le normative governative che richiedono la rendicontazione dello stesso giorno per le nuove assunzioni. Fornire informazioni immediate elaborazione gestione paghe per i nuovi dipendenti, assicurando che siano configurati correttamente nel sistema di gestione paghe di terze parti senza indugio. Consentire al fornitore di gestione paghe esterna di convalidare le informazioni e restituire eventuali errori per la correzione immediata, riducendo gli errori di gestione paghe.

Best practice: assicurarsi di aver creato e testato i due endpoint obbligatorio (uno per la distribuzione e uno per il recupero) con il fornitore della gestione paghe prima implementazione. Testare a fondo l' integrazione in un ambiente sandbox. Assegnare lo step di valutazione a un gruppo di sicurezza che monitora attivamente le attività e che possa risolvere tempestivamente potenziale errori integrazione .

Esempio: per aggiungere gli step a una definizione di processo aziendale Assunzione:

Accedere alla definizione di processo aziendale Assunzione e selezionare

Processo aziendale

Modifica definizione

Assicurarsi di avere uno step Assegnazione gruppo paga contrassegnato come step di completamento.

Aggiungere una riga con i seguenti dettagli: Ordine: c, Tipo: Servizio, Specificare: Trasmissione dati dipendente a gestione paghe esterna

Aggiungere un'altra riga con i seguenti dettagli: Ordine: d, Tipo: Azione, Specificare: Revisione integrazione basata su eventi per gestione paghe esterna, Gruppo: Amministratore gestione paghe

Selezionare

per salvare le modifiche.

Linee guida per le regole condizionali

Best practice: evitare di configurare gli step processo aziendale con condizioni di immissione controllate. Questo può creare scenari in cui l' integrazione basata su eventi non viene eseguita come previsto. Per controllare l'esecuzione, utilizzare il campo di report specifico progettato per questo scopo.

Caso d'uso: un ticket d'uso comune per una regola condizionale è impedire l'esecuzione integrazione per le assunzioni con decorrenza futura . Questo può essere utile se il sistema a valle non è in grado di gestire transazioni con data futura.

Esempio: per ignorare le assunzioni con data futura, creare una regola condizionale nello step Trasmissione dati dipendente a gestione paghe esterna. Utilizzare il campo di report

Transazione integrazione basata su eventi con decorrenza futura

nella condizione della regola . Configurare lo step in modo che venga eseguito solo quando il valore di questo campo è "No".

Per ulteriori informazioni, consultareCreazione integrazione (Step) .

Modificatori di routing

Utilizzare un modificatore routing quando uno step (processo aziendale) deve essere indirizzato a un gruppo di sicurezza specifico , in cui i collaboratori hanno più posizioni o transazioni che comportano una modifica dell'assegnazione.

I modificatori di routing vengono aggiunti a step specifici all'interno di una definizione di processo aziendale. La disponibilità di un modificatore routing dipende dal processo aziendale e dal tipo di step:

Il modificatore Livello riga può essere applicato agli step Approvazione e Approvazione consolidata nei processi aziendali che supportano il routing a livello di riga , a condizione che almeno un gruppo di sicurezza nello step sia un gruppo di sicurezza Intersezione .

I modificatori routing più comuni includono:

Livello riga: utilizzato per gli step di approvazione di transazioni con più righe, ad esempio una fattura fornitore. Inoltra per l'approvazione in base al contesto di ogni singola riga al gruppo di sicurezza Intersezione pertinente .

Best practice

Assicurarsi di fornire l'accesso di sicurezza ai seguenti domini nell'area area funzionale System :

Business Process Administration

Manage: Business Process Definitions

Catena di approvazione: quando il routing basato su organizzazione è abilitato in uno step Catena di approvazione per un collaboratore con più posizioni, il Workday inoltra lo step a tutti i manager organizzazione. Configurare un modificatore routing in questo step per evitare che ciò accada.

Comportamento riassegnazione: il Workday ignora il modificatore routing quando uno step (processo aziendale) viene riassegnato. L' attività riassegnata seguirà il routing standard per il nuovo assegnatario.

Impostare limitazioni di routing (se necessario): è possibile definire limitazioni routing per escludere determinate persone dal workflow. Utilizzare routing alternativi per identificare gruppi di sicurezza diversi, se necessario.

Salvare le modifiche: dopo aver configurato i modificatori routing ed eventuali impostazioni aggiuntive, salvare le modifiche per applicare le nuove regole routing .

Utilizzare con i gruppi di sicurezza intersezione per il routing a livello di riga: quando si utilizza il modificatore routing a livello di riga , assicurarsi che lo step sia assegnato ad almeno un gruppo di sicurezza intersezionale per consentire Workday di inoltrare le righe ai responsabili dell'approvazione corretti in base all'intersezione dei loro ruoli .

Verifica supporto processo aziendale: i modificatori di routing non sono disponibili per tutti i processi aziendali, quindi verificare che il modificatore desiderato sia disponibile per il processo aziendale specifico che si sta configurando. È possibile verificarlo nella definizione di processo aziendale.

Esempi di processi che supportano i modificatori Posizione principale e Posizioni aggiuntive includono Modifica contatto, Modifica informazioni ID, Avvio valutazione performance e Avvio piano di sviluppo.

Esempi di processi che supportano i modificatori Corrente e Proposto includono Modifica impiego, Aggiunta impiego supplementare e Offerta.

Casi d'uso

È consigliabile aggiungere un modificatore routing a uno step (processo aziendale) nei seguenti scenari:

Approvazioni a livello di riga: per le transazioni che possono contenere più righe con contesti diversi, ad esempio una fattura fornitore con righe per centri di costo diversi, è possibile utilizzare il modificatore routing a livello di riga negli step di approvazione o di approvazione consolidata. In questo modo ogni riga viene inoltrata al responsabile approvazione appropriato in base al contesto della riga specifica.

Notifiche

Notifiche di sistema

Le notifiche di sistema sono avvisi predefiniti generati da Workday per gli eventi processo aziendale . È possibile visualizzare tutte le notifiche di sistema nella scheda

Notifiche

del processo aziendale. Il Workday consente di disabilitare una notifica specifica , anche se spesso è meglio gestire le preferenze notifica a livello di utente o utilizzare notifiche personalizzate per avvisi più mirati. Consultare Configurare le notifiche del sistema dei processi aziendali .

Le impostazioni notifica globali vengono gestite attività

Modifica configurazione tenant - Notifiche

Notifiche personalizzate

È possibile creare notifiche personalizzate che possono avviare in qualsiasi fase del processo aziendale per avvisare gli utenti di eventi, azioni obbligatorio o modifiche di stato. Per creare una notifica, accedere allo step corrispondente nella definizione di processo aziendale e dal menu delle azioni correlate dello step selezionare

Processo aziendale

Aggiungi notifica

. Consultare Creare notifiche personalizzate .

Linee guida e best practice:

Informare l' hiring manager una volta completato il processo di assunzione.

Creare una notifica personalizzata che venga attivata al completamento del processo aziendale Assunzione . Personalizzare l'e-mail con il nuova assunzione , la data di inizio e il nome manager .

Informare il reparto IT di una nuova assunzione in modo che possa preparare l'hardware e il software necessari.

Casi d'uso:

Notifica manager al completamento dell'assunzione

Invio di un'e-mail di benvenuto al nuova assunzione

Notifica reparto IT per provisioning attrezzature

Esempi:

Configurare una notifica personalizzata da trigger nello step di completamento del processo aziendale Assunzione, inviata al gruppo di sicurezza Hiring Manager . Il messaggio può includere il nome nuova assunzione , l'ID dipendente, la data di inizio e la posizione.

Configurare una notifica con l'oggetto "Benvenuto nel team, [New Hire Name]!". Il corpo dell'e-mail include i dettagli sul primo giorno, un collegamento al portale azienda per le nuova assunzione e le informazioni di contatto del manager.

Configurare una notifica personalizzata nel processo aziendale Assunzione, inviata a un gruppo di sicurezza specifico per il team IT . La notifica si attiva all'immissione di uno step specifico e include dettagli come il nome, la sede e il titolo impiego nuova assunzione .

Problemi e soluzioni

Questa sezione elenca i problemi comuni, le cause e le soluzioni corrispondenti.

Rilascio	Causa e soluzione
Attività non assegnate nel processo aziendale Assunzione	Causa: il processo include attività non assegnate per le quali il gruppo di sicurezza specificato non contiene utenti o contiene solo utenti con account Workday disabilitati. Esempi: Uno step è protetto dal gruppo di sicurezza Dipendente (solo self service), ma l'utente assegnato ha una data assunzione futura . L' account Workday dell'utente assegnato è disabilitato, scaduto o bloccato oppure l'utente non dispone di un account Workday per visualizzare le notifiche o completare gli step assegnati. soluzione: accedere al report Attività non assegnate che mostra gli step in cui si verifica il problema. Aggiungere il gruppo di sicurezza "Aspirante dipendente (solo self service") ed eseguire il test.
La revisione o l'approvazione non funziona quando si utilizza un modello consolidato	Causa: uno step di revisione o approvazione consolidata non è configurato come step b nella definizione di processo aziendale Assunzione . soluzione: modificare la definizione del processo aziendale Assunzione e spostare lo step principale di revisione/approvazione, ad esempio Revisione assunzione dipendente, in ordine. b. Ciò garantisce un flusso continuo dall'avvio alla pagina di valutazione consolidata.
La notifica personalizzata per il sottoprocesso si attiva in modo errato Quando l' evento di assunzione padre viene corretto, anche se la retribuzione non è stata modificata, viene attivata una notifica su Proposta assunzione retribuzione.	Causa: il sistema rileva una correzione evento padre e attiva le notifiche in tutti i sottoprocessi. Non è in grado di determinare se è stata apportata una modifica specifica all'interno del sottoprocesso. soluzione: funziona come previsto. Tenere presente questo comportamento. In caso di problemi, valutare la possibilità di spostare la notifica nel processo di assunzione padre e di attivarlo in base a una condizione correlata ai dati del sottoprocesso.
Impossibile aggiungere la convalida allo step di avvio dell'assunzione È necessario un messaggio errore se un campo obbligatorio come il codice personale non indicata nella screening iniziale dell'assunzione .	Causa: lo step iniziale potrebbe creare un nuovo record aspirante, quindi i campi da convalidare non esistono nel sistema fino a dopo l'inoltro dello step. soluzione: non tentare di inserire la convalida nello step iniziale. Aggiungere invece uno step Azione subito dopo l'avvio riassegnato all'autore autore avvio. Esempio: uno step Modifica informazioni personali o Revisione. Applicare le regole di convalida a questo secondo step.
Record dipendente duplicati	Causa: è stato creato un nuovo record dipendente per una persona che esiste già nel sistema come aspirante, ex collaboratore o collaboratore esterno. soluzione: utilizzare le versioni dell'attività attività dipendente che includono una ricerca avanzata per le persone esistenti. Istruire gli utenti a cercare sempre una persona prima di creare un nuovo record aspirante. Eseguire controlli regolari per identificare e unire i record duplicato .
Dati immessi errati	Causa: gli utenti immettono informazioni errate durante il processo di assunzione, ad esempio una data di inizio errata o un'ortografia errata del nome. soluzione: utilizzare le regole convalida dati , ove possibile, per rilevare gli errori. Per gli errori critici, potrebbe essere necessario utilizzare l'azione Correggi evento Assunzione completato per correggere i dati. Fornire istruzioni chiare e formazione/corso di formazione agli utenti su come immettere correttamente i dati.
Processo bloccato	Causa: il processo aziendale è bloccato in uno step perché l'utente assegnato è fuori sede o non sta eseguendo alcuna azione. soluzione: configurare la delega per i ruoli chiave in modo che le attività possano essere reindirizzate automaticamente quando un utente non è disponibile. Utilizzare il report Stato processo aziendale per monitorare lo stato di avanzamento degli eventi di assunzione e identificare eventuali colli di bottiglia. Se necessario, è possibile riassegnare le attività a un altro utente.
Approvazioni errate	Causa: il processo aziendale sta routing per l'approvazione alla persona sbagliata o non richiede l'approvazione quando dovrebbe. soluzione: rivedere la definizione di processo aziendale e le regole condizione negli step di approvazione. Assicurarsi che i gruppi di sicurezza assegnati agli step di approvazione siano configurati correttamente e che le regole condizione valutino accuratamente i dati.
Errore: non è stato possibile completare il processo aziendale perché l' organizzazione proposta, la posizione, la limitazione effettivi o la ricerca di personale selezionata non sono più disponibili per la copertura	Causa: la posizione associata all'evento evento ha l'etichetta "Disponibile per l'assunzione" contrassegnata come n. soluzione: la posizione deve soddisfare tutte le seguenti condizioni per essere disponibile: Il processo aziendale Creazione posizione è stato completato La data di disponibilità è corrispondente o precedente alla data corrente La prima data di assunzione è corrispondente o precedente alla decorrenza del processo aziendale Assunzione La limitazione posizione non è coperta e non ha un processo aziendale Congelamento posizione in corso o completato organizzazione di supervisione non è congelata La limitazione posizione non ha una promozione per merito in corso La limitazione della posizione non è stata proposta in un evento dotazione di personale in corso La limitazione posizione non ha un processo aziendale Spostamento collaboratore (per organizzazione) o Spostamento collaboratore (organizzazione di supervisione) con data futura La limitazione posizione non ha processi aziendali Chiusura posizione in corso o completati La limitazione posizione non ha un processo aziendale Ricerca di personale in corso
Gli step di un processo aziendale non vengono immessi durante l' evento	Causa: il processo aziendale è abilitato per il completamento automatico. Esempio: gli step Modifica dati aggiuntivi che fanno parte del processo aziendale Assunzione non vengono visualizzati nel record del processo evento Assunzione perché il bp Assunzione è abilitato per il completamento automatico. Quando un processo aziendale è configurato per il completamento automatico, il Workday ignora alcune parti evento padre .