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Ultimo aggiornamento: 2024-08-23
Creare notifiche personalizzate

Creare notifiche personalizzate

Selezionare una lingua e le impostazioni internazionali per il tenant.
Criteri di sicurezza: i seguenti domini nell'area funzionale System:
  • Amministrazione dei processi aziendali
  • Manage: Business Process Definitions
È possibile creare notifiche personalizzate che si attivano in qualsiasi step del processo aziendale o sullo stato del processo aziendale nel suo insieme. È anche possibile ritardare l'invio di una notifica.
Per qualsiasi definizione di processo aziendale, è possibile configurare le notifiche dei processi aziendali personalizzati in modo che utilizzino un indirizzo e-mail mittente diverso nella notifica.
Per i report di controllo, è possibile contrassegnare le istanze dei processi aziendali. Questo processo consente di monitorare e generare report sulle modifiche alla configurazione dei processi aziendali nel tenant. Esempio: creare notifiche personalizzate su una definizione di processo aziendale. Nel
Report audit trail
, il sistema potrebbe visualizzare più di una voce dell'audit trail quando si aggiunge, si modifica o si rimuove una notifica personalizzata.
La dimensione massima di una notifica e-mail è di 20 MB. Quando si supera questa dimensione, la notifica non viene elaborata e non viene visualizzato un messaggio di errore.
  1. Dal menu delle azioni correlate di una definizione di processo aziendale, selezionare
    Processo aziendale
    Aggiungi notifica
    .
  2. L'attività contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Modello e-mail sostitutivo
    È possibile associare un solo modello e-mail a ogni notifica personalizzata. Utilizzare l'attività
    Gestione modelli e-mail
     per designare quale modello di e-mail è
    Predefinito
     e quali modelli sono
    Attivi
    .
    Se si utilizza Notification Designer, è possibile creare un modello di notifica e abilitarlo per la categoria di notifica
    Processo aziendale personalizzato
     . È quindi possibile selezionare il modello di notifica nell'elenco valori
    Sostituisci modello e-mail
     . Le notifiche personalizzate vengono inviate utilizzando il modello di Notification Designer selezionato.
    Non includere il collegamento ai dettagli della notifica
    Selezionare questa opzione se i destinatari della notifica non dispongono di account Workday. Se si configura una notifica SMS, il sistema non includerà il
    collegamento ai dettagli della notifica
     nel messaggio SMS, indipendentemente dal fatto che la casella di controllo sia selezionata.
    Trigger
    Specificare se la notifica viene attivata dallo stato del processo aziendale nel suo insieme o quando il processo aziendale entra o esce dallo step specificato.
    Solo per i processi aziendali di selezione del personale, è possibile configurare l'attivazione delle notifiche in base ai motivi dell'eliminazione quando si seleziona
    In destinazione
     e un motivo. Esempio: un recruiter rifiuta la candidatura di un candidato. Una notifica personalizzata viene inviata al candidato con il motivo dell'eliminazione.
    Quando uno step è configurato con una notifica personalizzata e un utente lo ignora senza completarlo, il sistema invia la notifica e la visualizza nella pagina
    Notifiche
     .
    Quando è presente un sottoprocesso con una notifica personalizzata configurata all'uscita dello step
    di avvio
     del sottoprocesso, la notifica personalizzata non verrà attivata fino al completamento del sottoprocesso. È consigliabile configurare la notifica nello step di immissione dello step successivo del sottoprocesso.
    Quando la definizione di un processo aziendale contiene uno step di partecipazione condiviso, è possibile specificare un trigger di notifica utilizzando
    In fase di partecipazione condivisa
    . Quando si seleziona questa opzione, è necessario selezionare anche lo
    stato Attivazione su partecipante
     per la notifica.
    Condizioni e regole
    I trigger di notifica includono la specifica del trigger e le regole e le condizioni specificate. Entrambi i trigger devono essere soddisfatti prima che il sistema invii la notifica.
    Notifica ritardo
    È possibile ritardare l'invio di una notifica personalizzata ai destinatari. Nella sezione
    Notifica ritardo
     , configurare su cosa si basa il ritardo e il tempo di attesa prima di inviare la notifica.
    È possibile configurare un ritardo in base a:
    • Momento trigger
       Il momento in cui si verifica l'attivazione della notifica. (Questo è ciò che è selezionato nella sezione
      Trigger
       ). Esempio:
      all'uscita
       dello step
      c
      viene inviata una notifica.
    • Campo Un campo di report. Esempio: Data offerta.
    Nella sezione
    Ritardo per
     , selezionare la quantità di tempo per il ritardo nell'elenco valori
    Data calcolata
     . Si verifica un ritardo di un giorno alla mezzanotte del giorno successivo.
    Se non si seleziona un'opzione nell'elenco valori
    Data calcolata
     , il ritardo della notifica non si verificherà.
    Quando si basa il ritardo della notifica su un campo di report e il campo è vuoto, il sistema valuta il ritardo e invia la notifica in base alla data corrente. Esempio: si configura una notifica personalizzata per un ritardo di due giorni in base a una data di assunzione. Il sistema attiva la notifica lunedì ma non è presente una data di assunzione, quindi la notifica viene inviata mercoledì.
    Ripeti il
    Selezionare un'istanza correlata per la quale si desidera generare notifiche separate. Nelle sezioni
    Contenuto messaggio e-mail
     e
    Contenuto messaggio SMS
     è possibile includere nella notifica testo e contenuto da campi esterni. Poiché le notifiche personalizzate riguardano l'evento per impostazione predefinita, il campo
    Ripeti
     il consente di modificare il contesto dei campi esterni configurati nella notifica accettando l'evento e recuperando le istanze correlate. Se non si configura il campo
    Ripeti il
     , il contesto dei campi esterni rimane l'evento. Se si configura il campo
    Ripeti il
     ed è presente un insieme di istanze per il campo esterno, il sistema genera notifiche personalizzate separate per ogni istanza del campo esterno.
    Esempio: si seleziona
    Workflow Steps Completed
     dal campo
    Ripeti il
     . Questo accetta l'evento e può restituire una serie di step del workflow. Il sistema genera una notifica per ogni step restituito o nessuna notifica se non sono presenti step restituiti.
    Destinatari
    Selezionare chi riceve la notifica del processo aziendale personalizzato configurando uno dei seguenti elenchi di valori:
    • Destinatari
      : selezionare un campo di report a cui sono associati i destinatari. Quando si inviano notifiche e il campo report non è valido, nella notifica viene visualizzato
      non disponibile
       al posto del valore del campo report. Esempio: il destinatario non dispone dell'accesso di sicurezza.
    • Gruppi
      : selezionare il ruolo di sicurezza correlato all'evento.
    Opzione e-mail
    È possibile utilizzare l'attività
    Aggiornamento in blocco opzione indirizzo e-mail nelle notifiche
     per modificare l'
    opzione e-mail
     per tutte le notifiche personalizzate definite per i tipi di processo aziendale.
    Il sistema offre sei opzioni:
    • Impostazione predefinita
      : se la notifica è basata su collaboratore, il sistema utilizza l'indirizzo e-mail aziendale del collaboratore, se disponibile. Se non è configurato alcun indirizzo e-mail aziendale, il sistema utilizza l'indirizzo e-mail personale del collaboratore. Se la notifica è aziendale, il sistema utilizza l'indirizzo e-mail aziendale.
    • Prima istituzionale, quindi Predefinito
       (disponibile solo per i processi aziendali Studente): il sistema utilizza l'indirizzo e-mail istituzionale del destinatario. Se non sono configurati indirizzi e-mail istituzionali, il sistema utilizza l'opzione di notifica
      Predefinito
       .
    • Prima azienda, quindi Abitazione
      : il sistema utilizza l'indirizzo e-mail aziendale del destinatario, se disponibile. Se non è configurato alcun indirizzo e-mail aziendale, il sistema utilizza l'indirizzo e-mail personale del destinatario.
    • Solo abitazione
      : il sistema utilizza l'indirizzo e-mail personale del destinatario.
    • Solo istituzionale
       (disponibile solo per i processi aziendali Studente): il sistema utilizza l'indirizzo e-mail istituzionale del destinatario.
    • Solo lavoro
      : il sistema utilizza l'indirizzo e-mail di lavoro del destinatario.
    Il sistema non invia notifiche di processi aziendali personalizzati agli account disabilitati. Esempio: un utente cessato.
    È consigliabile selezionare l'opzione
    Solo lavoro
     per evitare di inviare e-mail a indirizzi e-mail personali.
    Indirizzi e-mail
    Il sistema invia la notifica agli indirizzi e-mail immessi. È possibile utilizzare l'attività
    Modifica configurazione tenant - Notifiche
     per verificare la configurazione delle notifiche e-mail per i processi aziendali personalizzati.
  3. (Facoltativo) Configurare le impostazioni e-mail per la notifica nella sezione
    Sostituisci impostazioni e-mail
     .
    • Elenco di valori
      Configurazione e-mail
       : selezionare un valore sostitutivo della configurazione SMTP cliente da utilizzare per la notifica del processo aziendale personalizzato. Il sistema visualizza l'
      Indirizzo
       mittente specificato come indirizzo e-mail mittente nella notifica. Il sistema visualizza la configurazione SMTP cliente disponibile nel tenant come opzioni nell'elenco di valori
      Configurazione e-mail
       . Se non sono presenti altre configurazioni SMTP cliente nel tenant, i valori non verranno visualizzati nell'elenco di valori
      Configurazione e-mail
       . Quando non si seleziona un valore sostitutivo per la configurazione e-mail, il sistema visualizza l'
      Indirizzo mittente
       specificato nella Configurazione SMTP predefinita nell'attività
      Modifica configurazione tenant - Notifiche
       come indirizzo e-mail Da inviato. È possibile accedere all'attività
      Creazione configurazione e-mail
       per creare una configurazione SMTP cliente diversa da utilizzare in una notifica di processo aziendale personalizzata.
      Il sistema utilizza la Configurazione e-mail SMTP predefinita nell'attività
      Modifica configurazione tenant - Notifiche
       quando l'
      Indirizzo origine
       nella configurazione sostitutiva SMTP del cliente non riesce. Esempio: l'indirizzo e-mail è digitato in modo errato.
    • Campo
      Rispondi a indirizzo e-mail
       : immettere un indirizzo e-mail a cui il destinatario deve rispondere. Il sistema invia la risposta a questo indirizzo e-mail quando gli utenti rispondono a una notifica. Questo indirizzo sostituisce l'indirizzo e-mail
      Rispondi a
       nella configurazione SMTP di notifica.
  4. (Facoltativo) Configurare l'oggetto e il corpo dell'e-mail nella sezione
    Contenuto messaggio e-mail
     . Nelle griglie
    Oggetto
     e
    Corpo
     è possibile selezionare le seguenti opzioni:
    • Testo
      : immettere il contenuto della riga dell'oggetto dell'e-mail o del corpo dell'e-mail.
    • Campo esterno
      : selezionare un campo di report da utilizzare per l'oggetto o il corpo dell'e-mail. Analogamente alla creazione di un report, è possibile utilizzare i campi di report in un'e-mail che restituisce informazioni o dati specifici per il processo aziendale e specifici per il destinatario.
    Nelle griglie
    Oggetto
     e
    Corpo
     è possibile utilizzare una combinazione di campi di testo e di report per creare la notifica e-mail. Esempio: si desidera inviare una notifica e-mail a una persona solo quando la sua richiesta di permesso è nello stato
    Rifiutato
     . Nel processo aziendale
    Richiesta permesso
     , si configura il
    Contenuto messaggio e-mail
    . Nella griglia
    Oggetto
     si aggiungono:
    • Riga 1:
      testo
       e immettere
      Your
      .
    • Riga 2:
      Campo esterno
       e il campo di report
      Tipo di processo aziendale
       .
    • Riga 3:
      testo
       e invio
      è
      .
    • Riga 4:
      Campo esterno
       e il campo del report
      Stato
       .
    Nella griglia
    Corpo
     , selezionare
    Testo
     e immettere
    Contattare il manager
    .
    Quando il destinatario riceve la notifica personalizzata, il sistema visualizza l'e-mail:
    • Oggetto come:
      La richiesta di permesso è stata rifiutata.
    • Corpo come:
      contattare il proprio manager.
    È possibile accedere al
    report Campi
     report per visualizzare i dettagli di un campo report, ad esempio:
    • Nome oggetto business
    • Descrizione campo
    • Tipo di campo
  5. (Facoltativo) Configurare il contenuto dei messaggi SMS per inviare notifiche personalizzate dei processi aziendali tramite il canale di consegna di Workday Messaging.
    Potrebbe essere necessario eseguire ulteriori passaggi per abilitare questa funzionalità, a seconda del contratto di servizio in abbonamento dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, consultare questo articolo della Community .
    Quando si copia una definizione di processo aziendale con una configurazione del contenuto del messaggio SMS, il sistema copia anche la configurazione del messaggio SMS.
  6. (Facoltativo) Aggiungere allegati alla notifica.
    È possibile aggiungere allegati e-mail solo quando:
    • Si seleziona
      Consenti allegati in e-mail
      nei criteri di sicurezza del processo aziendale.
    • Gli allegati e-mail sono abilitati per il tenant.
    Il sistema non esegue la scansione antivirus degli allegati e-mail.
  7. (Facoltativo) Fare clic su
    Anteprima
     per inviare un esempio della notifica configurata alle Mie attività.
    La notifica di esempio contiene nomi di campo, non valori. Il sistema invia la notifica utilizzando la regola di routing per il tipo
    di notifica Notifiche generali processo aziendale
     configurata nella sezione
    Processo aziendale
     dell'attività
    Modifica configurazione tenant - Notifiche
     .
Quando si utilizza un tipo di step
Catena di approvazione
 e si seleziona
Manager
 come
Gruppo
 di sicurezza per lo step, è anche possibile creare una notifica personalizzata per lo step. È consigliabile selezionare
Persone in attesa
 come
Destinatario
 nella definizione della notifica. Se si seleziona
Manager
 come
Destinatario
, viene inviata una notifica al manager di un dipendente per ogni livello della catena di approvazione. Se si seleziona
Awaiting Persons
 invece di
Manager
, si forza la notifica a salire nella catena di approvazione.
Facoltativamente, utilizzare l'attività
Configurazione contenuto delle notifiche di sistema dei processi aziendali
 per personalizzare l'oggetto e la prima riga del corpo delle notifiche di sistema generate dai processi aziendali. È possibile configurare le notifiche risultanti da un'azione Rinvia in modo diverso.
Per disabilitare le notifiche di sistema o personalizzate, accedere alla scheda
Notifiche
 nella definizione del processo aziendale e fare clic su:
  • Gestione notifiche di sistema
    . È possibile disabilitare le notifiche di sistema per gli step nei sottoprocessi disabilitando la notifica di sistema correlata nello step di avvio del sottoprocesso. Quando si seleziona la casella di controllo
    Disabilitato
     , il sistema non invia la notifica tramite i canali di notifica configurati, ad esempio l'e-mail. Tuttavia, la notifica per l'attività viene comunque generata e inviata a Mie attività di Workday. Esempio: si disabilita la notifica di sistema per uno step
    di Approvazione
     . Il sistema non invia un'e-mail al responsabile dell'approvazione, ma il responsabile dell'approvazione riceve l'attività in Mie attività da completare.
  • Gestione notifiche personalizzate
    . Quando si seleziona la casella di controllo
    Disabilitato
     , la notifica personalizzata non viene inviata tramite i canali configurati come e-mail o SMS. La notifica non verrà visualizzata nemmeno sull'icona a forma di campana.
Per modificare una notifica personalizzata nella scheda
Notifiche
 della definizione di un processo aziendale, selezionare
Processo aziendale
Modifica notifica
 dal menu delle azioni correlate della notifica personalizzata.