Concetto: Processi aziendali
Un processo aziendale in Workday è un insieme di attività che le persone avviano, eseguono e completano per raggiungere l'obiettivo aziendale desiderato. Quando si avvia un processo aziendale, il sistema inoltra le attività ai ruoli responsabili (utenti in grado di completare le attività in base alla loro appartenenza a gruppi di sicurezza) e applica regole di sicurezza e aziendali durante tutto il processo aziendale.
Qualsiasi utente con il ruolo appropriato può avviare un processo aziendale. Una volta avviato, il processo aziendale avvisa gli utenti con ruoli responsabili man mano che elabora ogni step e riceve un feedback al completamento di ogni step, in modo da poter passare allo step successivo. Si noti che gli step di un processo aziendale possono essere condizionali.
Tutti i processi aziendali si basano su una definizione di processo aziendale; non è possibile creare un processo aziendale in Workday senza prima averlo definito. I processi aziendali predefiniti di Workday sono definizioni predefinite e possono essere personalizzati in base alle esigenze. È possibile copiare il processo aziendale in qualsiasi organizzazione di supervisione e personalizzarlo in base alle esigenze, creando versioni diverse dello stesso processo aziendale per organizzazioni diverse. La logica del processo aziendale viene ereditata, quindi un'organizzazione subordinata utilizza la definizione del processo aziendale dell'organizzazione superiore, a meno che non si specifichi una definizione personalizzata per l'organizzazione subordinata.
Se un processo aziendale non ha una definizione predefinita, è possibile utilizzare l'attività
Creazione definizione processo aziendale (definizione predefinita)
per creare e configurare la definizione predefinita.Il report
Tipi di processo aziendale con definizioni predefinite in uso
visualizza i processi aziendali predefiniti in uso.Il report
Opzioni di configurazione processo aziendale
mostra i tipi di organizzazione che è possibile associare a un processo aziendale.Esempio
L'assunzione
è un semplice processo aziendale in due step:- Una persona con il ruolo appropriato (ad esempio un manager o un HR Partner) avvia il processo aziendale completando l'attività Assunzionedipendentein Workday.
- Lo stepProposta retribuzioneviene inoltrato alla persona con il ruolo appropriato (ad esempio un manager o un HR Partner) per proporre la retribuzione per il candidato.
Il processo aziendale è
completo
quando viene eseguito lo step finale (Proposta retribuzione
, in questo caso) o lo step di completamento designato.Definizioni di processo aziendale
La definizione del processo aziendale è l'elenco di step (attività) che comprendono il processo aziendale e i ruoli responsabili del loro completamento.
Per prestazioni ottimali dei processi aziendali, è consigliabile limitare il numero di step nella definizione di un processo aziendale.
Sono supportati un massimo di 72 step consecutivi non manuali in un processo aziendale. Uno step non manuale è uno step elaborato automaticamente dal sistema senza l'interazione dell'utente. Esempio: step non obbligatori, step
di integrazione
o step report
. Se si dispone di processi aziendali con 72 step consecutivi non manuali, è consigliabile valutare la definizione del processo aziendale per ridurre il numero di questi step consecutivi o configurare una definizione di processo aziendale basata su regole con step condizionali.Il sistema fornisce una visualizzazione grafica di sola lettura dei processi aziendali. È possibile utilizzare questa visualizzazione grafica per comunicare i progetti, confermare i progetti e confermare le modifiche al flusso di lavoro. Per visualizzare il diagramma di un processo aziendale, fare clic su
Visualizza diagramma
nella pagina Visualizzazione definizione processo aziendale
oppure, dal menu delle azioni correlate del processo aziendale, selezionare .Non è possibile modificare il tipo di step esistente quando si modifica la definizione di un processo aziendale. Se si desidera modificare il tipo di step, è possibile rimuovere lo step e aggiungere un nuovo step con un nuovo tipo di step nella definizione del processo aziendale.
Quando si copia o si collega una definizione di processo aziendale, non è possibile impostare una decorrenza precedente alla data di creazione del processo aziendale originale.
Per visualizzare un elenco di processi aziendali in Workday, è possibile:
- Eseguire il reportDefinizioni processo aziendale.
- Selezionare come azione correlata in un'organizzazione di supervisione. Il sistema visualizza i processi aziendali associati all'organizzazione selezionata.
Per i report di controllo, è possibile contrassegnare le istanze dei processi aziendali. In questo modo è possibile monitorare e generare report sulle modifiche alla configurazione del processo aziendale nel tenant, ad esempio le modifiche apportate a una definizione di processo aziendale. Non è possibile applicare un tag di controllo ai processi aziendali dinamici. Di conseguenza, le voci dell'audit trail non verranno create nel
report audit trail
per i processi aziendali dinamici.L'attività
Disattivazione definizioni di processo aziendale orfane
consente di filtrare e disattivare le definizioni di processo aziendale attive ma orfane. La definizione di processo aziendale:
- Non è impostata come definizione predefinita.
- Non ha organizzazioni associate.
- Non fa parte di una definizione di processo aziendale basata su regole.
Nell'attività
Disattivazione definizioni processo aziendale orfane
, il campo Definizioni processo aziendale da disattivare
visualizza le definizioni dei processi aziendali orfani che è possibile disattivare. Quando si seleziona la casella di controllo Conferma
e quindi OK
, le definizioni dei processi aziendali elencate vengono disattivate. Se le definizioni dei processi aziendali non sono elencate in questo campo e si seleziona la casella di controllo Conferma
, non vengono apportate modifiche al tenant perché non sono presenti definizioni attive ma orfane da disattivare.Per alcuni step dei tipi di processo aziendale con avanzamento manuale, è possibile contrassegnarli come
Non avanzare
. È possibile utilizzare questa funzionalità per eliminare il rischio di frode nei casi in cui un utente può far avanzare un evento fino al completamento senza approvazione. Contrassegnando gli step critici in una definizione di processo aziendale come Non avanzare
, si riduce anche il rischio di avanzamento manuale accidentale di un evento. Non è possibile avanzare un evento da o attraverso uno step contrassegnato come Non avanzare,
inclusi metodi come l'azione correlata Avanza manualmente
in un evento di processo aziendale o tramite il tipo Gestione avanzata delle operazioni in blocco del processo aziendale
. Questa funzionalità è disponibile solo per gli step che è possibile assegnare a un gruppo di sicurezza. Gli step che non è possibile assegnare a un gruppo di sicurezza, ad eccezione dello step Report
, non possono essere contrassegnati come Da non avanzare
.Processi aziendali e sicurezza
Ogni step all'interno di una definizione di processo aziendale è associato a un gruppo di sicurezza che definisce chi è responsabile di tale step. Inoltre, la definizione del processo aziendale è regolata da un criterio di sicurezza del processo aziendale che determina chi può:
- Avviare il processo aziendale.
- Eseguire step di azione all'interno del processo aziendale.
- Eseguire azioni sull'intero processo aziendale.
- Approvare, correggere, annullare e revocare gli step.
- Riassegnare le attività.
Quando si accede e si visualizza un criterio di sicurezza del processo aziendale e sono presenti gruppi di sicurezza imprevisti in una di queste azioni del processo aziendale, viene visualizzato un messaggio di avviso che identifica i gruppi di sicurezza e l'azione del processo aziendale per cui sono configurati:
- Approvazione ad hoc
- Rifiuto
- Rifiuta (servizio Web)
- Rinvio manuale
- Richiesta riassegnazione
In questo modo è possibile identificare i gruppi di sicurezza non validi e rimuoverli dai criteri di sicurezza e garantire che la persona giusta abbia accesso alle azioni consentite del processo aziendale.
Se in un criterio di sicurezza del processo aziendale sono presenti gruppi di sicurezza imprevisti configurati per una delle cinque azioni del processo aziendale e si apportano modifiche al criterio di sicurezza, è comunque possibile salvare le modifiche. Il sistema visualizza il messaggio di avviso relativo ai gruppi di sicurezza imprevisti. Se viene visualizzato il messaggio di avviso, è consigliabile testare a fondo la configurazione per assicurarsi che non causi accesso indesiderato ai dati e che le regole di routing si comportino come previsto.
Se si rileva un accesso indesiderato ai dati nel tenant, è consigliabile rimuovere il gruppo di sicurezza dai criteri di sicurezza del processo aziendale. Quando si rimuovono gruppi di sicurezza imprevisti da una qualsiasi delle azioni del processo aziendale precedenti e si salvano le modifiche, non sarà possibile aggiungere nuovamente i gruppi di sicurezza a tali azioni del processo aziendale. Inoltre, non sarà possibile cercare il gruppo di sicurezza in nessuno di questi cinque elenchi di valori di azione del processo aziendale.
Per identificare i gruppi di sicurezza imprevisti nei criteri di sicurezza dei processi aziendali, è possibile accedere al report
Controllo eccezioni di sicurezza
per visualizzare le voci di controllo nelle seguenti schede:
- Eccezioni ai criteri di sicurezza dei processi aziendali
- Eccezioni gruppo di sicurezza
Quando si contrassegna un processo aziendale e si apportano modifiche a un criterio di sicurezza di un processo aziendale, vengono create voci di audit trail. Nel
report audit trail
:
- Quando si modifica un criterio di sicurezza di un processo aziendale per la prima volta e lo si salva senza apportare modifiche, il sistema aggiunge più voci al report.
- Una voce di audit trail viene creata nel report quando viene apportata una modifica di sicurezza ai criteri di sicurezza del processo aziendale anche prima dell'attivazione della modifica.
- Quando si aggiornano gli elenchi di valori di autorizzazione dei criteri di sicurezza, la colonnaDerivazionedel report visualizza il percorso della sezione dei criteri di sicurezza del processo aziendale, ma non specifica l'elenco di valori effettivo che è stato modificato.
Quando nel tenant sono presenti gruppi di sicurezza inattivi e i gruppi di sicurezza sono associati ad azioni consentite che non sono più disponibili nei criteri di sicurezza del processo aziendale, è possibile rimuovere i gruppi di sicurezza inattivi. Qualsiasi utente con autorizzazione per questi domini può rimuovere i gruppi di sicurezza inattivi accedendo all'attività
Rimozione gruppi di sicurezza inattivi da azioni non disponibili
:
- Business Process Administration
- Security Activation
- Security Configuration
L'attività
Rimozione gruppi di sicurezza inattivi da azioni non disponibili
consente di identificare e rimuovere i gruppi di sicurezza inattivi.Prima di eseguire l'attività
Rimozione gruppi di sicurezza inattivi da azioni non disponibili
, è consigliabile accedere all'attività Attivazione modifiche ai criteri di sicurezza in attesa
per confermare e attivare le modifiche di sicurezza esistenti. Dopo aver eseguito l'attività Rimozione gruppi di sicurezza inattivi da azioni non disponibili
, è necessario accedere nuovamente all'attività Attivazione modifiche criteri di sicurezza in attesa
per completare il processo. Se il tipo di processo aziendale non viene visualizzato nell'attività Attivazione modifiche ai criteri di sicurezza in attesa
, continuare a confermare le modifiche ai criteri di sicurezza in attesa. Prima di procedere, determinare se è necessario rimuovere i gruppi di sicurezza inattivi nel tenant.Dopo aver rimosso il gruppo di sicurezza e aver eseguito l'accesso al report
Controllo eccezioni di sicurezza
, il gruppo di sicurezza non verrà più visualizzato nella scheda Eccezioni criteri di sicurezza del processo aziendale
. L'attività Rimozione gruppi di sicurezza inattivi da azioni non disponibili
non riguarda gli elementi di controllo che potrebbero essere visualizzati nelle seguenti schede del report Controllo eccezioni di sicurezza
:
- Eccezioni ai criteri di sicurezza del dominio
- Eccezioni gruppo di sicurezza
Condividere le definizioni dei processi aziendali
È possibile utilizzare l'origine dati
Business Process Definition
per condividere informazioni sulle definizioni dei processi aziendali con gli stakeholder chiave. Esempio: è possibile creare un report personalizzato che visualizzi un insieme selezionato di definizioni di processo aziendale, insieme ai gruppi di sicurezza di avvio, ai singoli step del workflow e alle notifiche personalizzate che compongono ogni definizione. Il report può essere condiviso o esportato per essere utilizzato dai vertici aziendali, dai project manager o dai manager dei clienti.L'origine dati
Business Process Definition
è protetta dal dominio di sicurezza Manage: Business Process Definitions
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