Concetto: Linee guida per il processo aziendale di inserimento in azienda

Administrator Guide

Panoramica

Il processo aziendale Workday Onboarding
è un framework configurabile che consente di creare un percorso personalizzato per le nuove assunzioni, i collaboratori esterni e i traslochi interni, che spesso iniziano anche prima del primo giorno (pre-imbarco).

Queste sono le sezioni di questo argomento:

Sottoprocessi

È possibile configurare il processo aziendale Inserimento in azienda
in modo che includa una serie di step e altri processi aziendali per soddisfare le esigenze dell'organizzazione. Questi possono essere disposti in sequenza o in parallelo. Procedura comune:

Attività: è uno step consolidato che consente ai collaboratori di aggiornare le proprie informazioni. Possono includere Modifica contatto
, Modifica informazioni personali
, Modifica nome
e Modifica nome preferito
.

Da svolgere: è uno step flessibile per assegnare attività generali e promemoria al collaboratore o ad altri partecipanti al processo.

Revisione documenti: consente di aggiungere documenti per la revisione, la conferma o la firma elettronica.

Modifica scelte benefit: consente al dipendente di effettuare la selezione iniziale dei benefit.

Completare il modulo I-9: gestisce il processo di verifica dell'idoneità all'impiego negli Stati Uniti. Questo è in genere preceduto dallo step Gestione assegnazione modulo I-9
.

Modifica licenze: consente ai collaboratori di aggiungere o aggiornare le proprie licenze e certificazioni professionali.

Modifica ID: consente ai collaboratori di immettere informazioni sui documenti di identità e sui documenti di identità.

Prerequisiti

Per completare correttamente il processo aziendale Inserimento in azienda, è necessario configurare l'ambiente. Consultare la sezione

Contesto

in Procedura: Configurare i criteri di sicurezza per l'inserimento in azienda e la sezione

Prerequisiti

in Procedura: Configurare il processo aziendale di inserimento in azienda.

Per le attività avviate nell'ambito del processo di inserimento in azienda, i collaboratori richiedono autorizzazioni di sicurezza specifiche. L'accesso per completare queste attività viene concesso tramite i ruoli Self service, ad esempio i gruppi di sicurezza Dipendente (solo self service)
o Collaboratore esterno (solo self
service). È fondamentale valutare le autorizzazioni di sicurezza assegnate a questi gruppi di sicurezza self service per assicurarsi che dispongano dell'autorizzazione appropriata per completare le attività richieste.

Avviatori processo

È possibile avviare il processo aziendale Inserimento in azienda
per un collaboratore tramite varie azioni. Consultare Procedura: Configurare il processo aziendale di inserimento in azienda.

Limitazioni

Sebbene il processo aziendale Inserimento in azienda
sia solido, esistono alcune limitazioni da considerare:

Processo di inserimento in azienda singolo: per un collaboratore è in corso un solo processo di inserimento in azienda
alla volta. Quando viene avviato un nuovo evento di inserimento in azienda per un collaboratore che è già in un processo attivo, il nuovo evento del processo aziendale non viene avviato.

Conformità legale: il sistema fornisce gli strumenti per assegnare le attività agli aspiranti prima della data di inizio, ma non fornisce consulenza legale. L'organizzazione ha la responsabilità di garantire la conformità alle leggi sul lavoro in materia di retribuzione per le attività di aspirante.

Modulo I-9 con incarichi internazionali: lo step Completamento modulo I-9
non viene avviato quando il processo di inserimento in azienda
viene avviato nell'ambito del processo aziendale Avvio incarico internazionale
.

Workflow comuni

Percorso 1: Inserimento in azienda di nuovi assunti esterni standard

Questo workflow viene avviato dal processo aziendale Assunzione ed è progettato per i nuovi dipendenti esterni. È il più completo dei tre percorsi.

A: Initiation > B: Tasks by Employee as Self > C: Action by Employee As Self > D: Review Documents by Employee as Self > E: Action by Employee as Self  > F: To Do by Employee as Self

Percorso 2: Inserimento in azienda con trasferimento interno (versione Lite)

Questo workflow lite viene avviato dal processo aziendale Modifica impiego
per i dipendenti esistenti. Omette gli step che in genere sono obbligatori solo per un'assunzione iniziale.

A: Initiation > B: Tasks by Employee as Self > C: Review Documents by Employee as Self > D: To Do by Employee as Self

Percorso 3: Inserimento in azienda collaboratore esterno (appaltatore).

Questo workflow delinea i passaggi chiave per l'onboarding di un nuovo collaboratore esterno, dall'immissione dei dati iniziali e la revisione dei documenti ai processi interni per la concessione dell'accesso al sistema e il provisioning delle attrezzature.

A: Initiation > B: Tasks by Contingent Worker as Self > C: Review Documents by Contingent Worker as Self > D: To Do by Hiring Manager > E: To Do by IT Administrator

Step workflow

Di seguito sono riportati i tipi di step comuni per il workflow del processo aziendale Inserimento in
azienda:

Avvio: Ordine step
: questo è sempre il primo step del processo aziendale, contrassegnato dalla lettera a.
Gruppo
: eseguito da un'azione di sistema attivata dal completamento di uno step in un processo aziendale padre (ad esempio Assunzione
). La sicurezza dell'utente che avvia il processo padre determina chi può avviare l'inserimento in azienda
. I ruoli comuni includono:
HR Administrator
Manager
Specialista in inserimento in azienda
Specificare
: questo campo non è applicabile al tipo di step Avvio
.
Linee guida per i tipi di step
:
Best practice: per una nuova esperienza di assunzione senza interruzioni, il processo aziendale Inserimento in azienda
deve essere configurato come sottoprocesso all'interno del processo aziendale Assunzione. Una pratica principale consiste nel posizionare lo step azione Inserimento in azienda
dopo
lo step Creazione account Workday
nel processo Assunzione
. In questo modo, il nuovo assunto disporrà dell'accesso al sistema per completare le attività di inserimento in azienda.
Caso d'uso: il caso d'uso principale dello step Avvio
è l'attivazione della sequenza di eventi che costituiscono il percorso di inserimento in azienda. Ciò include la generazione di attività, l'invio di notifiche e l'inoltro di documenti al nuovo collaboratore e ad altri ruoli rilevanti. Funge da contenitore per tutti gli step successivi come Da svolgere
, Revisione documenti
e altre attività.
Esempio: un HR Administrator
completa lo step finale del processo aziendale Assunzione
per un nuovo dipendente. Al termine, il sistema avvia automaticamente il processo aziendale Inserimento in azienda
. Il nuovo assunto riceve quindi una notifica per accedere al sistema e iniziare a completare le attività di inserimento in azienda, ad esempio l'aggiornamento delle informazioni personali e la revisione dei criteri aziendali.
.
Linee guida per le regole condizionali
:
Best practice: configurare regole nel processo aziendale padre per attivare workflow di inserimento in azienda
specializzati. Ad esempio, è possibile avere un processo di inserimento in azienda
per i dipendenti aziendali e un processo separato per i dipendenti degli stabilimenti di produzione, ciascuno con step e documenti diversi.
Caso d'uso: sebbene non si inserisca una regola condizionale nello step Avvio
stesso (in quanto ciò impedirebbe l'avvio del processo), è possibile utilizzare il routing basato su regole nel processo aziendale padre (ad esempio Assunzione
) per determinare se e quale definizione di processo aziendale Inserimento in
azienda avviare. Ciò consente esperienze di inserimento in azienda diverse in base a criteri come profilo professionale, sede o tipo di collaboratore.
Esempio: una regola condizionale nel processo aziendale Assunzione
potrebbe verificare il paese della nuova assunzione. Se il paese è gli Stati Uniti, viene avviato il processo di inserimento in azienda negli Stati Uniti
che include gli step del modulo I-9
. Se il paese è il Canada, viene avviato il processo di inserimento in azienda canadese
con documenti e attività specifici per paese.

Attività: Questo è uno step Azione
. Il tipo di step specifico è Attività
.
Ordine step
: l'ordine è definito nella definizione del processo aziendale Inserimento in azienda
. È possibile assegnare una lettera o un numero alla sequenza dello step.
Procedura consigliata: per visualizzare più attività contemporaneamente nella Posta in arrivo del collaboratore, è possibile configurarle come step paralleli assegnando loro lo stesso ID ordine (ad esempio, impostandoli tutti come step b). Tuttavia, assicurarsi che lo step contenente queste attività avvenga dopo lo step Creazione account Workday
nel processo aziendale padre (ad esempio Assunzione
) per evitare che l'attività venga annullata.
Gruppo
:
Le attività per dipendente (solo self service)
vengono eseguite dal gruppo di sicurezza Dipendente (solo self service)
.
Le attività per collaboratore esterno (solo self service)
vengono eseguite dal gruppo di sicurezza Collaboratore esterno (solo self service)
.
Best practice: per consentire ai collaboratori di completare le attività di inserimento in azienda prima della data di inizio ufficiale ed evitare che le attività vengano annullate se una data di inizio viene spostata, è consigliabile assegnare lo step sia al gruppo di sicurezza aspirante che a quello attivo:
Per i dipendenti: Dipendente (solo self service)
e Pre-dipendente (solo self service).
Per i collaboratori esterni: Collaboratore esterno (solo self service)
e Pre-collaboratore esterno (solo self service).
Domini di sicurezza
: i domini di sicurezza a cui il gruppo di sicurezza basato su ruolo deve avere accesso:
Self-Service: Personal Data
Self-Service: Person
Self-Service: Verify National ID
Self-Service: Home Contact Information
Self-Service: Work Contact Information
Self-Service: Emergency Contacts
Self-Service: Payment Election
Self-Service: Payroll - USA
Self-Service: Payroll (My Withholding Elections) - CAN
Self-Service: Benefits
Self-Service: Dependents
Specifica
: la configurazione di uno step Attività
non utilizza un campo opzione Specifica
. È invece possibile specificare le attività incluse selezionandole da un elenco di processi aziendali self service disponibili. È possibile scegliere di raggruppare più azioni in uno step Attività
o di separarle.
Linee guida per i tipi di step
:
Procedure ottimali:
Per un'esperienza utente semplificata, è possibile raggruppare gli elementi correlati in un unico step Attività
con un'etichetta chiara, ad esempio Completare le nuove pratiche di assunzione
.
Se è necessario assicurarsi che alcune attività vengano completate prima di altre, è possibile inserirle in step separati e sequenziali. Ad esempio, è possibile impostare Conferma informazioni personali
(step b) come prerequisito per la gestione delle scelte di pagamento
(step c).
Per le attività che devono essere disponibili solo in corrispondenza o dopo la data di assunzione del collaboratore (come le scelte relative ai benefit), utilizzare un Ritardo step
per lo step specifico all'interno della configurazione del processo aziendale. Ciò impedisce che l'attività venga visualizzata prematuramente nella Posta in arrivo.
Casi d'uso: le attività comuni incluse in questo step includono:
Immettere le informazioni personali
Immettere le informazioni di contatto
Modifica documenti di identità
Gestione scelte di pagamento (accredito diretto)
Compilare i moduli di ritenuta d'acconto federale e statale
Immettere Contatti di emergenza
Modifica delle scelte relative ai benefit
Esempio: nel workflow Inserimento in azienda di nuovi assunti esterni standard
, è possibile configurare uno step Attività
denominato Attività di inserimento iniziale
assegnate a Pre-dipendente (solo self service)
e Dipendente (solo self service)
. Questo singolo step può includere:
Immettere le informazioni personali
Immettere le informazioni di contatto
Immettere Contatti di emergenza
Linee guida per le regole condizionali
: è possibile applicare regole condizionali per controllare se lo step viene avviato o ignorato.
Caso d'uso: è possibile configurare una regola condizionale per ignorare automaticamente gli step di approvazione degli aggiornamenti delle informazioni personali e di contatto se il collaboratore accede all'attività ma non apporta modifiche prima dell'inoltro. In questo modo si evita l'inoltro non necessario ai responsabili dell'approvazione.

Azione: Ordine step
: può essere inserito ovunque dopo lo step di avvio
(step a). È possibile utilizzare le lettere (b, c, d) per definire la sequenza. Gli step con la stessa lettera vengono eseguiti in parallelo.
Gruppo
: l'autore dell'esecuzione è altamente flessibile. Può essere assegnato a Amministratore inserimento in azienda
, Dipendente autonomo
, Collaboratore esterno autonomo
, Manager
, HR Partner
, Benefits Partner
o qualsiasi altro gruppo di sicurezza con le autorizzazioni necessarie per l'avvio del sottoprocesso.
Domini di sicurezza
: i domini di sicurezza a cui il gruppo di sicurezza basato su ruolo deve avere accesso:
Amministratore inserimento in azienda
: accesso alle attività per la configurazione di regole e modelli di inserimento in azienda. L'accesso a questo dominio deve essere limitato: Set Up: Onboarding
.
Dipendente (solo self service)
: accesso all'aspetto self service del processo di inserimento in azienda, incluse le worklet nel dashboard Self-Service: Onboarding
, Self-Service: Home Contact Information (e sottodomini)
, Self-Service: Work Contact Information (e sottodomini) )
, Self-Service: Contatti di emergenza
, Self-Service: Benefits
, Self-Service: Payroll (My Withholding Elections)
.
Manager
: consente di visualizzare o modificare l'accesso a Worker Data: Work Contact Information (e sottodomini)
.
HR Administrator: Set Up: Onboarding
(accesso alle attività per la configurazione di regole e modelli di inserimento in azienda. L'accesso a questo dominio deve essere limitato), Person Data: Home Contact Information (e sottodomini), Worker Data: Work Contact Information (e sottodomini), Person Data: Emergency Contacts.
HR Partner
: visualizzare o modificare i dati personali: informazioni di contatto Home (e sottodomini)
, Worker Data: Benefits
, Worker Data: Work Contact Information (e sottodomini)
.
Amministratore/Partner benefit
: visualizzare o modificare i dati del collaboratore: benefit e i dati personali: contatti di emergenza
.
Specificare
: selezionare il processo aziendale specifico da avviare come sottoprocesso. Esempi di inserimento in azienda:
Modificare le informazioni personali
Modifica informazioni di contatto
Modificare i documenti di identità
Modifica contatti di emergenza
Modifica delle scelte relative ai benefit
Complete Form I-9
Linee guida per i tipi di step
:
Best practice: raggruppare attività di raccolta dati simili. Ad esempio, invece di step separati per le informazioni personali, di contatto e di contatto di emergenza, è possibile utilizzare il tipo di step consolidato Attività. Tuttavia, se sono necessarie approvazioni o routing separati per ciascuno di essi, è meglio mantenerli come step di azione distinti.
Esempio: uno step Azione con l'etichetta Completare il profilo
potrebbe avviare il sottoprocesso Modifica informazioni personali
, assegnato a Dipendente (solo self service)
.
Linee guida per le regole condizionali
:
Procedure ottimali:
Creare e testare le regole una alla volta.
Utilizzare campi specifici per rendere precise le regole.
Utilizzare il report
Opzioni di configurazione processo aziendale
per visualizzare i campi disponibili per le regole.
Casi d'uso:
Le regole condizionali sono essenziali per creare esperienze di inserimento in azienda dinamiche e pertinenti. È possibile utilizzarli per includere o ignorare gli step in base ai dati dei collaboratori.
Ignorare l'iscrizione ai benefit per i collaboratori a tempo parziale che non sono idonei ai benefit.
Includere un documento di revisione dei criteri specifico per lo stato solo per i collaboratori in un determinato stato.
Attivare un insieme di attività diverso per un trasferimento interno rispetto a una nuova assunzione.
Esempio: per eseguire lo step Completamento modulo I-9
solo per le assunzioni con sede negli Stati Uniti, è possibile creare una regola:
Tipo di regola:
Condizione di immissione.
Condizione:
il paese
per la posizione principale del collaboratore è Stati Uniti d'America
.

Azioni da svolgere: Ordine step
: può essere inserito in qualsiasi punto del flusso. Spesso utilizzato per promemoria o attività che non dispongono di un processo aziendale dedicato.
Gruppo
: eseguito da qualsiasi gruppo di sicurezza. Gli assegnatari comuni sono:
Dipendente (solo self service
) .
Manager
.
Coordinatori di reparto (ad esempio, IT Support
).
Specificare
: si seleziona un'attività
preconfigurata dall'elenco gestito nell'attività
Gestione impegni
.
Linee guida per i tipi di step
:
Procedura consigliata: utilizzare gli step Da svolgere
per attività non di sistema o semplici promemoria. Ciò mantiene pulito il processo aziendale ed evita di creare sottoprocessi complessi per azioni semplici.
Esempio: un'attività
assegnata al nuovo assunto potrebbe essere Guarda il video di benvenuto del CEO
, con un collegamento al video nelle istruzioni.
Linee guida per le regole condizionali
:
Procedure ottimali:
Mantenere il testo dell'attività da svolgere
chiaro e perseguibile.
Utilizzare le notifiche per ricordare all'assegnatario se la scadenza si avvicina.
Casi d'uso:
Assegnare un'attività da svolgere su laptop
al manager solo per i dipendenti stipendiati.
Ricordare a un nuovo assunto di rivedere il calendario festività aziendali
se la data di assunzione è prossima a un giorno festivo.
Esempio:
Al ruolo di Manager è possibile assegnare uno step Attività da svolgere
con l'etichetta Manager: Preparazione pacchetto di benvenuto
.

Revisione documenti: Questo è uno step
Azione
.
Ordine
: viene in genere inserito dopo la raccolta dei dati iniziale ma prima dello step di completamento.
Gruppo
: eseguito quasi sempre da Dipendente (solo self service)
.
Specificare
: è possibile configurare i documenti da includere e se richiedono una firma elettronica. Esempio: Manuale dipendente, Accordo di riservatezza.
Linee guida per i tipi di step
:
Best practice: per i documenti di conformità critici, renderlo obbligatorio e utilizzare la funzionalità di firma elettronica a scopo di monitoraggio e controllo.
Esempio: uno step denominato Conferma criteri aziendali
può contenere il Codice di condotta, i Criteri di utilizzo accettabile per l'IT e il Manuale del dipendente.
Linee guida per le regole condizionali
:
Best practice: raggruppare i documenti con gli stessi requisiti di destinatari e firma in un unico step per semplificare l'esperienza utente.
Casi d'uso:
Presentare un manuale per il dipendente diverso in base al paese o all'azienda del collaboratore.
Includere un documento piano commissioni di vendita solo per i dipendenti nell'organizzazione di vendita.
Esempio: una regola può verificare la famiglia professionale
del collaboratore . Se la famiglia professionale
è Vendite, lo step include il documento Piano di incentivazione vendite
per la firma.

Servizio: Ordine step
: l'ordine è fondamentale per questi step. Ad esempio, la creazione dell'account Workday
deve essere eseguita prima che le attività vengano inoltrate al nuovo dipendente.
Gruppo
: eseguito da un sistema a cui non è assegnata una persona nel senso tradizionale.
Specificare
: si seleziona il servizio di sistema specifico da eseguire. Servizi comuni in Onboarding
:
Creare un account Workday
Assegnazione piano di inserimento in azienda
Linee guida per i tipi di step
:
Best practice: si tratta di processi di sistema in background. Non sono attività completate da un utente, ma sono fondamentali per l'automazione del workflow.
Esempio: l'inserimento del servizio Creazione account Workday
all'inizio del processo di assunzione consente a un aspirante di ottenere le proprie credenziali di accesso e di avviare le attività di inserimento in Workday prima del primo giorno.
Linee guida per le regole condizionali
:
Best practice: questi step sono fondamentali. Assicurarsi che siano posizionati correttamente nella sequenza del processo aziendale padre (ad esempio Assunzione
) per abilitare il processo di inserimento in azienda
. Lo step Creazione account Workday
deve precedere lo step Inserimento in azienda
stesso.
Caso d'uso: è possibile utilizzare una regola condizionale per impedire che un account Workday venga creato troppo prima della data di assunzione.
Esempio: lo step di servizio Assegnazione piano di inserimento in azienda
viene aggiunto al processo aziendale Assunzione
per assegnare automaticamente il piano di inserimento in azienda corretto alla nuova assunzione.

Integrazione

In Workday è possibile avviare un'integrazione da qualsiasi processo aziendale che supporta il tipo di step Integrazione
. Viene comunemente utilizzato durante l'onboarding per inviare dati a sistemi di terzi (ad esempio per Benefits
, Payroll
o IT provisioning) o per avviare processi interni come E-Verify for Form I-9
.

Ordine step

: le integrazioni possono verificarsi in più step all'interno del workflow. Questo step si verifica in genere dopo il completamento di tutte le approvazioni, ma prima del completamento del processo.

Gruppo

: eseguito dal sistema e richiede l'assegnazione di un utente del sistema di integrazione preconfigurato che disponga delle autorizzazioni di sicurezza necessarie per eseguire l'integrazione.

Specificare

: selezionare il sistema di integrazione specifico da eseguire. Potrebbe trattarsi di un connettore Workday predefinito, ad esempio per un provider di carte aziendali, o di un'integrazione personalizzata che utilizza Workday Studio, Enterprise Interface Builder (EIB) o i connettori principali.

Linee guida per i tipi di step

Procedure ottimali:

Build First: creare e configurare sempre il sistema di integrazione prima di provare ad aggiungere e configurare lo step Integrazione nel processo aziendale.

Utilizza un utente utente: Away utilizza un utente del sistema di integrazione
per eseguire l'integrazione. Ciò migliora la sicurezza e semplifica il controllo.

Separazione e consegna: spesso un processo di integrazione è separato dalla generazione di un file e dalla relativa consegna. Se un sistema esterno non riceve un file, utilizzare i report Monitoraggio processi
ed Eventi di integrazione
per risolvere i problemi relativi alla generazione del file o allo step di consegna non riuscito.

Casi d'uso:

Integrazione in uscita: il caso d'uso più comune nell'inserimento in azienda
è l'attivazione di un'integrazione in uscita per inviare i dati delle nuove assunzioni a un sistema esterno. Ad esempio, l'invio dei dati dei collaboratori a Okta o ad Active Directory per il provisioning dell'account IT, la trasmissione delle informazioni sulle nuove assunzioni a un fornitore esterno di servizi di gestione paghe o benefit, l'inoltro dei dati dei dipendenti a E-Verify
tramite il processo aziendale Completamento modulo I-9
.

Integrazione in entrata: sebbene meno comune come parte diretta del processo aziendale Inserimento in azienda
, un'integrazione potrebbe attivare un processo che alla fine carica nuovamente i dati in Workday (ad esempio, ricevendo l'ID permanente di un nuovo assunto da un sistema HR globale).

Linee guida per le regole condizionali

Best practice: verificare regolarmente le regole per assicurarsi che vengano inoltrate come previsto, soprattutto dopo aver apportato modifiche alla definizione del processo aziendale.

Evitare regole troppo complesse e difficili da gestire. A volte creare una definizione separata del processo aziendale basata su regole è più semplice che creare molte regole complesse all'interno di un'unica definizione.

Prestare attenzione agli step simultanei che sono anche condizionali in quanto a volte possono causare il blocco del processo. Spesso è meglio inserire le integrazioni critiche nel proprio step sequenziale.

Casi d'uso:

Ignora step non necessari

: creare una regola per ignorare uno step di approvazione se un collaboratore inoltra nuovamente le informazioni personali o di contatto senza apportare modifiche effettive.

Routing basato su regole: definire versioni diverse del processo aziendale Inserimento in azienda
in base a criteri quali Azienda
, Organizzazione di supervisione
o Sede
. Ad esempio, è possibile avere un processo di inserimento in azienda univoco per i collaboratori in Canada rispetto agli Stati Uniti, che include step di integrazione diversi per i fornitori specifici del paese.

Contenuto personalizzato: utilizzare le regole condizionali per definire i destinatari dei piani di inserimento in azienda
, consentendo di inviare contenuti, attività e documenti mirati a diversi gruppi di nuove assunzioni.

Esempio: ignorare lo step Revisione documento
per i trasferimenti interni che hanno già visualizzato il manuale aziendale.

Logica regola

: creare una regola condizionale nello step Revisione documento
che restituisca falsa
se l'

Origine assunzione

per il collaboratore è

Trasferimento interno

. Lo step verrà quindi ignorato per questo popolamento ma verrà attivato per tutte le assunzioni esterne.

Notifiche

Notifiche di sistema

Le notifiche di sistema sono avvisi predefiniti generati da Workday per gli eventi dei processi aziendali. È possibile visualizzare tutte le notifiche di sistema nella scheda

Notifiche

del processo aziendale. Il sistema consente di disabilitare una notifica specifica, anche se spesso è meglio gestire le preferenze di notifica a livello di utente o utilizzare notifiche personalizzate per avvisi più mirati. Consultare Configurare le notifiche del sistema dei processi aziendali.

Le impostazioni di notifica globali vengono gestite nell'attività

Modifica configurazione tenant - Notifiche

Notifiche personalizzate

È possibile creare notifiche personalizzate che possono essere avviate in qualsiasi step del processo aziendale per avvisare gli utenti di eventi, azioni obbligatorie o modifiche di stato. Per creare una notifica, accedere allo step corrispondente nella definizione del processo aziendale e dal menu delle azioni correlate dello step selezionare

Processo aziendale

Aggiungi notifica

. Consultare Creare notifiche personalizzate.

Linee guida e best practice:

Consolida quando possibile: invece di inviare una notifica separata per ogni singola attività che una nuova assunzione deve completare, valutare la possibilità di consolidarla. Ad esempio, è possibile inviare un'unica e-mail di benvenuto
che si collega al dashboard di Workday Onboarding
o alla pagina Mie attività del
nuovo assunto, in cui può visualizzare tutti gli elementi in attesa. In questo modo si evita di sovraccaricare il neoassunto con troppe e-mail.

Utilizza un linguaggio chiaro e orientato all'azione: l'oggetto e il corpo delle notifiche devono essere chiari, concisi e indicare al destinatario esattamente cosa deve fare. Utilizzare i campi dinamici per personalizzare il messaggio con il nome, la data di inizio, il manager e così via del nuovo assunto.

Sfrutta i contenuti dinamici: utilizza i campi del report della classe per inserire le informazioni rilevanti nelle notifiche. Possono includere dettagli come:

Data assunzione

Titolo impiego

Manager.

Sede di lavoro

Collega al dashboard Inserimento in azienda.

Considerare la sezione Destinatari: personalizzare il contenuto e il tono delle notifiche al destinatario. Una notifica a una nuova assunzione avrà un tono diverso rispetto a una notifica a un membro del team IT o a un manager delle assunzioni.

Brand: utilizzare le attività Gestione modelli e-mail
e Designer notifiche
per creare modelli e-mail con brand in linea con l'aspetto grafico dell'azienda. È possibile sostituire il modello e-mail predefinito in qualsiasi notifica personalizzata per utilizzare un modello con brand specifico.

Attivazione di un'e-mail di benvenuto:

Per garantire che la nuova assunzione abbia accesso a Workday, questa notifica deve essere attivata dopo lo step Creazione account Workday
nel processo aziendale Assunzione
.

È possibile utilizzare uno step di ritardo per inviare la notifica un determinato numero di giorni dopo il completamento dell'assunzione oppure attivarla immediatamente dopo l'accesso al processo di inserimento in azienda
.

Notifica ai team interni:

Creare notifiche personalizzate per avvisare i team interni come IT
, Strutture
e Gestione paghe
che è stata elaborata una nuova assunzione.

Queste notifiche devono essere attivate nel punto appropriato del processo. Ad esempio, una notifica IT potrebbe essere attivata al completamento del processo aziendale Assunzione
.

Includere nella notifica i dettagli rilevanti, come il nome del nuovo assunto, la data di inizio, la sede e qualsiasi attrezzatura specifica o requisito di accesso.

Gestione delle notifiche dei sottoprocessi:

Il processo di inserimento in azienda
spesso coinvolge sottoprocessi (ad esempio, per l'iscrizione ai benefit, la verifica I-9). Questi sottoprocessi hanno le proprie configurazioni di notifica.

Se si desidera eliminare le notifiche da un sottoprocesso per evitare l'invio di troppe e-mail, è possibile disabilitare le notifiche di sistema nello step di avvio di tale sottoprocesso.

Tenere presente che un sottoprocesso potrebbe essere utilizzato da altri processi aziendali. Per evitare conseguenze indesiderate, è possibile aggiungere una regola condizionale alle notifiche personalizzate da avviare solo se si tratta di un processo aziendale autonomo
.

Utilizzo delle regole condizionali:

Le regole condizionali sono potenti strumenti per controllare quando viene inviata una notifica. È possibile utilizzarli per:

Inviare una notifica solo se vengono soddisfatti determinati criteri, ad esempio se la nuova assunzione si trova in una sede o in un profilo professionale specifico.

Inviare notifiche diverse a gruppi di persone diversi in base ai dati del processo aziendale.

Assicurarsi che una notifica venga inviata solo dopo il completamento di una serie di step.

Gestione degli step facoltativi: se si configura una notifica in uno step facoltativo, la notifica verrà inviata anche se lo step viene ignorato. Pianificare la strategia di notifica di conseguenza.

Esempi:

Obiettivo: inviare un entusiasmante messaggio di benvenuto a una nuova assunzione non appena viene avviato il processo aziendale Inserimento in azienda
.

Configurazione: creare una notifica personalizzata nello step Avvio del processo aziendale Inserimento in azienda
. Il destinatario è Dipendente (solo self service
) e la notifica viene inoltrata all'indirizzo e-mail personale.

Obiettivo: inviare le informazioni chiave della nuova assunzione di cui hanno bisogno per il primo giorno.

Configurazione: consente di creare una notifica attivata da uno step Azione da svolgere
pianificato per il giorno precedente alla data di inizio.

Problemi e soluzioni

Rilascio	Causa e soluzione
Il processo di inserimento in azienda non viene attivato per le nuove assunzioni al termine dell'assunzione.	Causa: le cause possono essere diverse: Gli step di inserimento in azienda vengono annullati se non è ancora stato creato un account Workday per una nuova assunzione. Gli step Inserimento in azienda e Configurazione inserimento in azienda non sono ordinati o inclusi nel processo aziendale Assunzione padre. Soluzione: Utilizzare l'attività Creazione definizione processo aziendale (definizione predefinita) per creare una definizione predefinita per il processo aziendale Configurazione inserimento in azienda . Nella definizione BP Assunzione , assicurarsi che lo step Configurazione inserimento in azienda sia immediatamente precedente allo step Inserimento in azienda . Entrambi questi step devono essere inseriti dopo lo step Creazione account Workday .
I nuovi assunti non ricevono la notifica di inserimento in azienda.	Causa: la causa più comune è una regola di routing errata. Per gli aspiranti, la notifica deve essere inoltrata al loro indirizzo e-mail personale. Soluzione: accedere a Modifica configurazione tenant - Notifiche . Nella sezione HCM , assicurarsi che le notifiche per le notifiche del piano di inserimento in azienda o la notifica personalizzata pertinente siano configurate per l'inoltro all'e-mail esterna per il destinatario previsto. Verificare inoltre che l'aspirante disponga di un indirizzo e-mail personale inserito nel sistema.
I nuovi assunti non ricevono tutte le attività di inserimento in azienda nella Posta in arrivo.	Causa: gli step nella definizione del processo aziendale Inserimento in azienda sono configurati con numeri ordine diversi (ad esempio, c, d, e), che vengono consegnati in sequenza al completamento di ogni step precedente. Soluzione: rivedere la definizione del processo aziendale Inserimento in azienda. Se l'obiettivo è che tutte le attività vengano visualizzate contemporaneamente, assicurarsi che gli step pertinenti (ad esempio Da svolgere , Revisione documenti e Modifica informazioni personali ) siano configurati con la stessa lettera d'ordine (ad esempio c, c, c). In questo modo verranno visualizzati step paralleli che verranno visualizzati contemporaneamente nella Posta in arrivo.
Lo step Completamento modulo I-9 si blocca e non prosegue.	Causa: lo step Completamento modulo I-9 è configurato per l'esecuzione simultanea (ovvero con lo stesso numero ordine) degli altri step del processo aziendale Inserimento in azienda. L'integrazione E-Verify, che fa parte di questo step, spesso non si attiva fino al completamento di tutti gli altri step paralleli. Soluzione: modificare la definizione del processo aziendale Inserimento in azienda per inserire lo step Completamento modulo I-9 nel proprio step sequenziale (con un numero ordine univoco). Per ottenere risultati ottimali, non devono essere presenti altri step in esecuzione in parallelo.
La notifica non viene attivata quando lo step del processo aziendale viene completato.	Causa: la notifica potrebbe non essere associata correttamente allo step del processo aziendale oppure potrebbe essere presente una condizione non soddisfatta. Soluzione: rivedere la configurazione delle notifiche personalizzate per assicurarsi che sia collegata al processo aziendale e allo step corretti. Controllare la scheda Condizione nella notifica per vedere se sono presenti regole che ne impediscono l'attivazione. Inoltre, controllare il monitoraggio processi per il collaboratore per vedere se il processo aziendale si sta comportando come previsto.
I collegamenti nella notifica (ad esempio, al piano di inserimento in azienda ) non funzionano per la nuova assunzione.	Causa: si tratta spesso di un problema di sicurezza. È possibile che la nuova assunzione non abbia ancora ottenuto l'accesso al proprio account Workday oppure la sicurezza per la pagina di destinazione non è sufficiente. Soluzione: assicurarsi che lo step Creazione account Workday nel processo aziendale Assunzione o Inserimento in azienda venga eseguito prima che vengano inviate le notifiche con collegamenti interni. Verificare che la configurazione di Preboarding esterno sia configurata correttamente se si desidera che gli aspiranti accedano ai contenuti prima della data di inizio.
Il manager o gli altri partecipanti non ricevono le notifiche di promemoria.	Causa: il destinatario potrebbe essere definito in modo errato oppure l'utente potrebbe non avere un indirizzo e-mail di lavoro in Workday. Soluzione: selezionare il campo Destinatario nella notifica personalizzata per assicurarsi che sia selezionato il ruolo corretto (ad esempio Manager , HR Partner ). Verificare nel profilo del collaboratore che il destinatario previsto disponga di un indirizzo e-mail di lavoro valido.
Un responsabile dell'approvazione o un altro partecipante (ad esempio, Manager ) non può visualizzare o eseguire azioni in uno step di inserimento in azienda.	Causa: si tratta in genere di un problema di sicurezza in cui il ruolo di sicurezza dell'utente non dispone dell'autorizzazione per lo step specifico del processo aziendale. Soluzione: accedere ai criteri di sicurezza del processo aziendale per il processo aziendale Inserimento in azienda. Individuare lo step specifico (ad esempio Revisione documenti , Azione da svolgere ) e assicurarsi che il gruppo di sicurezza appropriato (ad esempio Manager , HR Partner ) sia elencato con l'autorizzazione per eseguire azioni in tale step.

Concetto: Esperienza di inserimento in azienda

Procedura: Configurare il processo aziendale di inserimento in azienda

Procedura: Configurare l'inserimento in azienda del collaboratore

Concetto: Processi aziendali

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Domande frequenti: Processi aziendali