Modificare i processi aziendali
Criteri di sicurezza: i seguenti domini nell'area funzionale System:
- Amministrazione dei processi aziendali
- Manage: Business Process Definitions
I processi aziendali predefiniti di Workday sono definizioni predefinite e possono essere personalizzati in base alle esigenze. Le definizioni predefinite dei processi aziendali contengono step consigliati e la configurazione di base. Quando un processo aziendale non ha una definizione predefinita, è possibile utilizzare l'attività
Creazione definizione processo aziendale (definizione predefinita)
per creare e configurare la definizione predefinita.È possibile modificare la definizione di un processo aziendale
quando è necessario un workflow diverso dalla definizione di processo aziendale predefinita. È possibile basare i processi aziendali personalizzati su una regola condizionale configurabile o per un'organizzazione specifica.
Per personalizzare le definizioni dei processi aziendali, è possibile:
- Modificare la definizione predefinita.
- Copiare e modificare la definizione predefinita.
Quando si modifica una definizione di processo aziendale predefinita e la si utilizza per tutte le organizzazioni, potrebbe essere necessario aggiungere molte personalizzazioni, il che può rendere il processo aziendale complesso e difficile da gestire. È consigliabile copiare le definizioni dei processi aziendali predefiniti e modificarle per ciascuna organizzazione. Ciò consente di organizzare meglio nel tenant le diverse definizioni dei processi aziendali che soddisfano le esigenze aziendali.
Quando si modifica la definizione di un processo aziendale con una decorrenza futura e si aggiunge un nuovo step, il
Report audit trail
potrebbe visualizzare una voce dell'audit trail con il nome dello step e alcuni dettagli del report come step-
.Esempio: oggi è il 15/07/2020. Si aggiunge un nuovo step
di Approvazione
a una definizione di processo aziendale con decorrenza futura 30/07/2020. Quando si visualizza il Report audit trail
, viene visualizzata una voce dell'audit trail per il nuovo step di Approvazione
e alcuni dettagli potrebbero essere visualizzati come step
nel report.Per prestazioni ottimali dei processi aziendali, è consigliabile limitare il numero di step nella definizione di un processo aziendale.
Sono supportati un massimo di 72 step consecutivi non manuali in un processo aziendale. Uno step non manuale è uno step elaborato automaticamente dal sistema senza l'interazione dell'utente. Esempio: step non obbligatori, step
di integrazione
o step report
. Se si dispone di processi aziendali con 72 step consecutivi non manuali, è consigliabile valutare la definizione del processo aziendale per ridurre il numero di questi step consecutivi o configurare una definizione di processo aziendale basata su regole con step condizionali.- Selezionare dal menu delle azioni correlate del processo aziendale.
- Selezionare unaDecorrenzaper la decorrenza delle modifiche alla definizione del processo aziendale.
- Selezionare unaScadenzaper riflettere il tempo trascorso dall'avvio del processo aziendale al completamento.
- (Facoltativo) Nell'elenco valoriElimina canali per notifiche, selezionare il canale di notifica per cui impedire l'invio di notifiche personalizzate e dei processi aziendali di sistema.Quando si seleziona l'opzioneNotifiche push su dispositivo mobile, il sistema non invia notifiche push per le notifiche personalizzate e di sistema associate agli eventi per la definizione del processo aziendale.L'elenco divalori Elimina canali per notificheviene visualizzato nelle definizioni dei processi aziendali, indipendentemente dal fatto che le notifiche push siano state configurate nell'attivitàModifica configurazione tenant - Notifiche.
- L'attività contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Fuso orarioÈ possibile immettere un fuso orario quando si seleziona la casella di controlloFuso orario configurazione processo aziendalenell'attivitàModifica configurazione tenant - Sistema. Quando si seleziona:- La data corrente, le modifiche hanno effetto immediato. Gli utenti in altri fusi orari visualizzano immediatamente le modifiche.
- Una data futura, le modifiche hanno effetto alla mezzanotte della data specificata. Gli utenti in altri fusi orari visualizzano le modifiche alla data e all'ora corrispondenti nei loro fusi orari.
- Una data passata, le modifiche hanno effetto alle 23:59:59 della data specificata. Gli utenti in altri fusi orari visualizzano le modifiche alla data e all'ora corrispondenti nei loro fusi orari.
OrdineImmettere una o più lettere per definire il workflow del processo aziendale. Lo stepdi avvioèune non è possibile avere un altro step con la letteraa.Quando si salva la definizione del processo aziendale, il sistema ordina gli step del processo aziendale in ordine alfabetico.Il sistema applica la lingua inglese per la visualizzazione e l'elaborazione degli step del workflow.Ordine step paralleli in Mie attivitàIn ogni step con lo stesso ordine, immettere una o più lettere per controllare l'ordine di visualizzazione degli step paralleli in un processo aziendale in Mie attività rispetto ad altri step paralleli. Esempio: nella definizione del processo aziendale, l'amministratore del processo aziendale imposta gli step paralleli nel seguente ordine:- ca
- cb
- cc
Il sistema visualizza le attività in Mie attività nell'ordine opposto specificato nella definizione del processo aziendale se si ordinano Mie attività perPiù recenti in primo piano. L'attività precedente (o l'attività successiva) si trova nella parte inferiore di Mie attività e le attività più recenti vengono visualizzate nella parte superiore.Per far corrispondere l'ordine degli step paralleli all'ordine in cui le attività vengono visualizzate in Mie attività, ordinare Mie attività perPiù vecchio in primo piano.TipoAlcuni tipi di step richiedono anche una voce nella colonnaSpecifica. Inoltre, i tipi di stepBatch/JobeIntegrazionerichiedono di specificare un ID utente nella colonnaEsegui come utente.Quando si selezionaApprovazione consolidata, è necessario completare la configurazione dell'approvazione. È possibile completare la configurazione dell'approvazione al termine della modifica del processo aziendale. Dal menu delle azioni correlate dello step, selezionare .Quando si selezionaCatena di approvazioneoCatena di approvazione consolidata, è possibile configurare lo step in modo che venga inoltrato per gerarchia di organizzazioni anziché per gerarchia di gestione (routing basato sulla posizione).Non è possibile modificare il tipo di step esistente quando si modifica la definizione di un processo aziendale. Se si desidera modificare il tipo di step, è possibile rimuovere lo step e aggiungere un nuovo step con un nuovo tipo di step.SpecificareSelezionare l'azione appropriata per il tipo di step.FacoltativoI destinatari non devono completare gli step facoltativi. Il messaggio di notifica contiene un collegamento su cui il destinatario può fare clic per ignorare lo step. Il destinatario deve ignorare o completare uno step facoltativo per spostare il processo allo step successivo.Quando un destinatario salva uno step facoltativo per dopo, il destinatario può ignorarlo.Quando si imposta una notifica in uno step facoltativo, il sistema invia una notifica all'utente configurato nella notifica personalizzata se il destinatario ignora lo step. È possibile utilizzare il campo di reportStep ignoratiper creare una regola condizionale che impedisca al sistema di inviare notifiche per gli step ignorati.GruppoSpecificare i gruppi di sicurezza responsabili di questo step. Il sistema visualizza i gruppi di sicurezza abilitati dai criteri di sicurezza. Quando lo step è uno stepAzioneche avvia un altro processo aziendale, i gruppi di sicurezza disponibili vengono definiti dai criteri di sicurezza del sottoprocesso.È possibile inoltrare determinati step del processo aziendale ai ruoli dell'organizzazione nell'organizzazione corrente o in un'organizzazione proposta.Quando si aggiunge uno step della catena di approvazione e si configura lo step per l'inoltro in base alla gerarchia organizzativa, è possibile selezionare solo gruppi di sicurezza basati su ruolo con vincoli.Modificatore di routingSelezionare un modificatore di routing. Questa colonna viene visualizzata solo se il processo aziendale include tipi di step che supportano i modificatori di routing. È possibile utilizzare il routing di gruppo specifico per qualsiasi tipo di step del processo aziendale se il gruppo di sicurezza ha un'organizzazione di supervisione abilitata per il ruolo assegnabile nell'attivitàGestione ruoli assegnabili.TuttiSelezionare quando tutti i membri di tutti i gruppi di sicurezza specificati devono completare lo step.ScadenzaÈ possibile impostare una scadenza per il processo aziendale nel suo insieme o per ogni step del processo aziendale.Impostare una scadenza per lo step. Questo è il tempo trascorso dall'inizio dello step al completamento dello step.Per gli utenti che si trovano in fusi orari UTC-1 o superiori, il sistema visualizza la scadenza dello step nel fuso orario locale. Per determinare la data di scadenza, viene utilizzata la fine del giorno (23:59:59) nel fuso orario del Pacifico (UTC-8) del sistema e viene convertita nel fuso orario locale dell'utente.Il sistema visualizza il fuso orario locale dell'utente per la data di scadenza nei seguenti elementi:- SezioneIn attesa di azionenella home page di Workday.
- Voce Mie attività
- Storico processidell'elemento Mie attività .
- Messaggiosuccessivo
- Finestra di dialogoinoltrata.
- ColonnaScadenzanella paginaVisualizzazione evento.
Ciò non si applica agli utenti che si trovano in fusi orari UTC-2 o inferiori. La data di scadenza viene visualizzata in Pacific Time.Per le scadenze calcolate in unità di giorni, il sistema utilizza i calendari basati su regole configurati nella definizione del processo aziendale per calcolare la scadenza.Per le definizioni dei processi aziendali che non utilizzano un calendario basato su regole o calcolano la scadenza in unità di giorni, il sistema calcola le scadenze in giorni consecutivi.Quando un processo aziendale viene eseguito come sottoprocesso, il sistema utilizza i calendari basati su regole configurati nella definizione del processo aziendale del sottoprocesso. Non utilizza i calendari basati su regole nel processo aziendale padre.La scadenza è basata sulla decorrenzaÈ possibile impostare una scadenza per il processo aziendale nel suo insieme o per ogni step del processo aziendale.Selezionare la casella di controllo per consentire al sistema di calcolare la scadenza dello step in base alla decorrenza di questa istanza del processo aziendale. In caso contrario, il sistema calcola la scadenza dal momento in cui viene completato lo step precedente.Esempio: la data di entrata in vigore di un aumento di paga o la data di inizio per un nuovo dipendente può essere una settimana dopo il completamento del processo aziendale.Se uno step del processo aziendale è configurato con unaScadenzaedè selezionata anche la casella di controllo Scadenza in base alla decorrenzanello step o nella definizione del processo aziendale nel suo insieme, il sistema potrebbe aggiungere un giorno aggiuntivo alla scadenza in base a come il sistema mantiene la decorrenza del processo aziendale.Non avanzareSelezionare questa casella di controllo per contrassegnare alcuni step dei tipi di processo aziendale con avanzamento manuale comeNon avanzare. Se questa opzione è selezionata, non è possibile avanzare a un evento da o attraverso uno step contrassegnato comeNon avanzare. È possibile utilizzare questa funzionalità per ridurre il rischio di problemi che potrebbero verificarsi quando gli utenti avanzano manualmente gli step fino al completamento. Nota: questa funzionalità è disponibile solo per gli step che è possibile assegnare a un gruppo di sicurezza. Gli step che non è possibile assegnare a un gruppo di sicurezza, ad eccezione di uno stepReport, non possono essere contrassegnati comeDa non avanzare.
Le modifiche apportate a una definizione di processo aziendale di un'organizzazione padre influiscono su tutte le organizzazioni subordinate che non dispongono di una definizione di processo aziendale personalizzata.
Quando si modifica una definizione di sottoprocesso, le modifiche non vengono visualizzate nel
Report audit trail
per il processo aziendale padre. Tuttavia, quando si deseleziona o si seleziona la casella di controllo Usa data avvio sottoprocesso
in una definizione di processo aziendale contrassegnata per il controllo, è possibile che vengano visualizzate voci aggiuntive nel Report audit trail
.Al termine della modifica del processo aziendale, è possibile personalizzare ulteriormente la definizione del processo aziendale, ad esempio configurando:
- Routing avanzato negli step dei processi aziendaliApprovazione,Approvazione consolidataeAttività da svolgere. Dal menu delle azioni correlate dello step, selezionare .
- Routing basato sull'organizzazione negli stepCatena di approvazioneeCatena di approvazione consolidataDal menu delle azioni correlate dello step, selezionare . Selezionare quindi la casella di controlloRouting basato sull'organizzazione.
- Ritardo step negli step del processo aziendale Dal menu delle azioni correlate dello step, selezionare .
- Uno stepAzioneper attivare condizioni di convalida quando i responsabili della valutazione aggiungono responsabili approvazione aggiuntivi nello step del processo aziendale. Dal menu delle azioni correlate di uno stepAzione, selezionare . Selezionare quindi la casella di controlloAbilita condizioni di convalida per aggiunta responsabili approvazione.
- Uno step come stepdi Completamento. Dal menu delle azioni correlate dello step, selezionare . Viene visualizzatoSìnella colonnaCompletamentodella definizione del processo aziendale.
- Notifiche personalizzate che si attivano in qualsiasi step del processo aziendale o sullo stato del processo aziendale nel suo insieme. È anche possibile ritardare l'invio di una notifica personalizzata configurando un ritardo di notifica nei processi aziendali. Dal menu delle azioni correlate di una definizione di processo aziendale, selezionare .
- Nascondere i dettagli dello storico del processo aziendale alla persona associata al processo aziendale, ad esempio un dipendente interno. Accedere ai criteri di sicurezza del processo aziendale e selezionare la casella di controlloHide Process History from Person. Quindi attivare la modifica dei criteri di sicurezza in attesa.La funzionalità Nascondi storico dei processi aziendali non funziona con i processi aziendali dei componenti del modello creati in Workday Extend.