Concetto: Step di approvazione

Uno step

di approvazione

offre al responsabile dell'approvazione designato l'opportunità di approvare o rifiutare l'intero processo aziendale. È possibile utilizzare la scheda

Step del processo aziendale

quando si modifica una definizione di processo aziendale per configurare le impostazioni di approvazione. Utilizzare la colonna

Gruppo

per controllare quale gruppo di sicurezza (in genere un gruppo di sicurezza basato su ruolo) esegue l'approvazione. Il sistema notifica a tutti i membri del gruppo che dispone di un'approvazione.

È possibile richiedere ai responsabili dell'approvazione designati di immettere un commento prima che possano approvare lo step. Accedere all'attività

Gestione configurazione step aggiuntivo

dal menu delle azioni correlate dello step e selezionare la casella di controllo

Richiedi commento

. Questo requisito si applica anche all'attività di approvazione in blocco. Si noti che la selezione della casella di controllo

Disabilita commenti

nell'attività

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

sostituisce la casella di controllo

Richiedi commento

.

Quando una persona approva tutti gli step

di approvazione

, il sistema visualizza

l'approvazione automatica

per gli step rimanenti.

Esempio: lo step b è uno step

di approvazione

. Lo step c è anche uno step

di approvazione

. Entrambi gli step sono in attesa di approvazione da parte di Betty. Quando Betty approva step b, il sistema visualizza step c come

Approvazione automatica

.

Quando un responsabile approvazione seleziona:

Nega
, il sistema interrompe il processo aziendale e ripristina lo stato originale dei dati modificati.
Rinvia
per uno step
di approvazione
, il sistema visualizza le opzioni per rinviare lo step agli step precedenti del processo padre, tra cui lo step
Avvio
e gli step
Approvazione
nei tipi di processo aziendale per i quali è abilitata
l'opzione Consenti rinvio ad approvazione preventiva
. I responsabili dell'approvazione possono anche rinviare il processo allo step
Avvio
di qualsiasi fratello del processo corrente. Esempio: un manager desidera rinviare un elemento a un dipendente durante il processo di valutazione delle performance.
Quando un processo padre viene rinviato a uno step precedente al step, lo stato del sottoprocesso viene modificato in
Revisionato
. Non è possibile rinviare uno step del processo aziendale allo step
padre
del processo padre o a uno step particolare in un processo di pari livello.

Quando si rinvia uno step, il commento immesso viene visualizzato per il responsabile dell'approvazione precedente.

È possibile utilizzare le limitazioni di routing nel processo aziendale per escludere i responsabili approvazione precedenti o l'oggetto dell'evento. È possibile configurare un routing alternativo per reindirizzare lo step a un gruppo di sicurezza diverso. Quando si configurano le limitazioni per ignorare tutti gli utenti idonei a ricevere lo step, il sistema ignora lo step e lo specifica come

Non obbligatorio

.

Quando si abilita la delega per lo step rinviato, il sistema rinvia lo step al delegato, non al delegante. Allo stesso modo, quando si riassegna uno step, il sistema riassegna lo step all'assegnatario precedente.

È possibile configurare uno step

di approvazione

in modo che non invii notifiche a Mie attività accedendo all'azione correlata

Gestione visualizzazione mie attività

dello step del processo aziendale.

Un responsabile approvazione di un processo aziendale può aggiungere altri responsabili approvazione a un evento mentre il processo aziendale è in avanzamento solo quando:

Il processo aziendale consente l'approvazione ad hoc.
I gruppi di sicurezza sono configurati per l'azione
Approvazione ad hoc
nei criteri di sicurezza del processo aziendale.

Esempio: il manager di un manager che approva una nuova posizione nell'ambito del processo aziendale

Creazione posizione

potrebbe decidere di inviare la richiesta specifica al direttore generale per ottenere un'ulteriore approvazione per la creazione della posizione.

Nella barra degli strumenti di un elemento Mie attività, è possibile fare clic sui tre punti e selezionare

Aggiungi responsabili approvazione

per aggiungere altri responsabili approvazione a uno step del processo aziendale. Nell'elenco di valori

Responsabili approvazione aggiuntivi

, è possibile selezionare uno o più utenti che si desidera siano responsabili dell'approvazione dell'evento (oltre a se stessi).

È possibile selezionare solo gli utenti che appartengono a gruppi di sicurezza a cui sono state assegnate autorizzazioni per l'azione

Approvazione ad hoc

nel criterio di sicurezza del processo aziendale. I gruppi di sicurezza contestuali visualizzati nell'elenco di valori sono sensibili al contesto per la destinazione dell'evento, non per l'utente che esegue un'azione sul processo aziendale.

L'azione

Approvazione ad hoc

è disponibile negli step di revisione di un processo aziendale in cui è possibile aggiungere o modificare dati, nonché negli step

Azione

,

Approvazione

e

Approvazione consolidata

di un processo aziendale. L'opzione

Aggiungi responsabili approvazione

non è disponibile negli step del processo aziendale

Catena di approvazione

e

Catena di approvazione consolidata

.

I responsabili dell'approvazione aggiunti possono eseguire le seguenti azioni negli step del processo aziendale:

Rifiuta
.
Delegato
.
Riassegna
.
Rinvia
. Un responsabile approvazione aggiunto può rinviare un'attività a uno step
Azione
e a step
Approvazione
nei tipi di processo aziendale per i quali è abilitata
l'opzione Consenti rinvio ad approvazione preventiva
. Quando un responsabile approvazione aggiunto rinvia un'attività, il responsabile approvazione originale deve aggiungere manualmente il responsabile approvazione aggiunto al workflow come responsabile approvazione ad hoc per la seconda iterazione del processo aziendale.

Un'approvazione consolidata

significa approvare uno o più step selezionati alla volta. A differenza delle altre approvazioni, non approva l'intero processo aziendale. Configurare lo step

Approvazione consolidata

dopo averlo aggiunto a una definizione di processo aziendale. È possibile configurare lo step selezionando

Processo aziendale

Configurare l'approvazione consolidata

dal menu delle azioni correlate dello step. Per richiedere ai responsabili dell'approvazione di immettere un commento prima dell'approvazione, accedere all'attività

Gestione configurazione step aggiuntivo

dal menu delle azioni correlate dello step e selezionare la casella di controllo

Richiedi commento

. Questo requisito si applica anche all'attività di approvazione in blocco. Si noti che la selezione della casella di controllo

Disabilita commenti

nell'attività

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

sostituisce la casella di controllo

Richiedi commento

.

Questo tipo di step è disponibile solo per i processi aziendali che riguardano più organizzazioni. Gli esempi includono

Evento interaziendale registrazione contabile

,

Creazione progetto

e

Autorizzazione di spesa

. Con lo step

Approvazione in blocco

, il responsabile dell'approvazione riceve una notifica di approvazione Mie attività per tutte le organizzazioni e può selezionare singole organizzazioni da approvare o rifiutare.