Considerazioni sulla configurazione: Rettifiche dei permessi
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle rettifiche dei permessi. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Le rettifiche dei permessi consentono di modificare i saldi dei piani permessi di un collaboratore durante un singolo periodo di elaborazione.
Vantaggi per l'azienda
- Si offre flessibilità consentendo di ridurre o aumentare i saldi permessi dei collaboratori in circostanze eccezionali e di aggiornare automaticamente la gestione paghe con le informazioni più recenti.
- Si semplifica il monitoraggio dei permessi sostitutivi.
Casi d'uso
Con le rettifiche dei permessi è possibile eseguire le operazioni seguenti:
- Rettificare il saldo di un collaboratore per congedi per malattia o per permessi per assistenza compassionevole.
- Registrare i permessi retroattivamente se il collaboratore o il manager non li ha richiesti in Workday.
- Compensare una rettifica di cessazione automatizzata.
- Sospendere i limiti di permesso per i collaboratori.
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
Quali permessi e piani permessi si desidera rettificare? | È possibile correggere i permessi solo per i piani che rilevano i saldi. È possibile specificare rettifiche in ore o giorni, in base alle unità del piano permessi.
È possibile correggere solo i permessi che consentono rettifiche. |
Quando si desidera inserire le rettifiche? | I tempi di elaborazione delle maturazioni possono ridurre o eliminare una rettifica del permesso. Il sistema registra la rettifica come permesso pagato nei casi seguenti:
|
Per il permesso è impostato un limite inferiore? | I limiti del permesso possono ridurre o eliminare una rettifica di permesso. Esempio: un piano permessi pagati ha un limite inferiore di zero ore. Joan ha un saldo maturazioni di 9 ore e richiede 6 ore. Se si immette una rettifica del permesso pari a 5, il sistema registra solo 3 ore rettificate come permesso pagato, perché qualsiasi quantità oltre le 3 ore supera il limite inferiore.
È necessario considerare i limiti inferiori insieme alle convalide relative ai permessi, come Max unità di permesso non pagate consentite . Se per il permesso non esiste una convalida dei giorni non pagati, le rettifiche possono generare un saldo negativo. |
Si utilizzano schemi assenze? | È possibile utilizzare uno schema assenze per raggruppare le richieste di permesso che coprono più permessi correlati. Quando si correggono i permessi, il sistema non rivaluta automaticamente i saldi o gli eventi permessi negli scaglioni assenze. Tuttavia, è possibile ricalcolare i saldi di uno o più collaboratori manualmente. |
Il permesso copre più periodi? | È possibile rettificare i permessi e le maturazioni per qualsiasi periodo, compresi i periodi per i quali un collaboratore non è idoneo. Non è tuttavia possibile configurare rettifiche di permesso che coprono più periodi. Per correggere un permesso per più periodi sarà necessaria una rettifica distinta per ogni periodo.
Una rettifica di permesso aggiunge o sottrae dalle unità di permesso di un collaboratore per un singolo periodo di elaborazione. Un valore sostitutivo inserisce invece le unità sostitutive al posto del calcolo della maturazione standard e può coprire più di un periodo di elaborazione. Non è possibile sostituire i permessi singoli. I valori sostitutivi si applicano solo alle maturazioni. |
Quando si desidera includere la rettifica nei calcoli dei permessi? | È possibile selezionare qualsiasi data di riferimento entro il periodo selezionato. Il sistema aggiorna i saldi in modo dinamico dopo aver apportato le rettifiche. |
Si desidera eseguire l'elaborazione retroattiva della paga per un periodo che si sta rettificando? | Se si utilizza Workday Payroll, quando si immette una rettifica di permesso per un periodo precedente e si esegue l'elaborazione retroattiva, Workday Payroll preleva la rettifica e aggiorna retroattivamente la paga dei dipendenti. |
Si sa se il collaboratore è idoneo alla rettifica del permesso che si desidera apportare? | Prima di effettuare una rettifica, è possibile eseguire le operazioni seguenti:
|
È necessario rettificare i saldi permessi di quei collaboratori che si trasferiscono in un altro paese o area geografica? | Quando i collaboratori si trasferiscono, la loro idoneità ai piani permessi potrebbe cambiare. Se perdono l'idoneità a causa di una modifica all'impiego, è possibile configurare i piani permessi in modo che i saldi vengano trasferiti a un altro piano permessi o che vengano pagati, oppure che vengano eseguite entrambe le operazioni.
I pagamenti dei saldi trasferiti creano rettifiche dei permessi per il collaboratore. Per modificare i risultati relativi a paese o paga per il pagamento, è possibile modificare la data di riferimento nelle rettifiche dei permessi. |
È necessario rettificare i saldi permessi per più collaboratori? | Per rettificare i saldi permessi per più collaboratori, è possibile collegare le rettifiche a ID batch creati utilizzando il servizio Web Put Absence Input . Gli ID batch consentono di gestire le rettifiche dei permessi per più dipendenti contemporaneamente. È anche possibile eliminare le rettifiche apportate per errore. |
Suggerimenti
Per assicurare prestazioni ottimali, è consigliabile:
- Non selezionare tutti i collaboratori, tutti i piani permessi o una data di inizio antecedente la data corrente di oltre 13 mesi quando si esegue l'attivitàRicalcolo saldi permessi collaboratore.
- Pianificare l'esecuzione dei ricalcoli in blocco di notte o durante le ore non di punta.
Requisiti
Abilitare l'opzione
Rettifiche consentite
per il permesso.Limitazioni
- Poiché la rivalutazione degli scaglioni assenze non avviene automaticamente dopo una rettifica, se si correggono i permessi che fanno parte di uno schema assenze sarà necessario rivalutare gli scaglioni. Per ridurre la probabilità di influire sugli eventi di permesso esistenti, è consigliabile non apportare rettifiche ai permessi in schemi assenze in modo retroattivo.
- È possibile configurare un permesso da utilizzare per le rettifiche di cessazione al fine di compensare il saldo del piano al momento della cessazione. Le rettifiche di saldo superiori a 1.000 unità non vengono tuttavia elaborate.
Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Configurare i seguenti domini nell'area funzionale Time Off and Leave:
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Process: Calculated Balances (Run)
| Gli utenti con accesso a questo dominio possono eseguire il processo dei saldi calcolati per un piano permessi per una data di inizio specifica. |
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
| Gli utenti con accesso a questo dominio possono definire calcoli specifici per le assenze, ad esempio:
|
Worker Data: Time Off (Adjustments and Overrides)
| Gli utenti con accesso a questo dominio possono rettificare i permessi per i collaboratori. |
Worker Data: Time Off (Limit Overrides)
| Gli utenti con accesso a questo dominio possono sospendere i limiti di permesso per i collaboratori. |
Processi aziendali
Processo aziendale | Considerazioni |
|---|---|
Correzione permessi
| Abilita:
|
Modifica impiego
| È consigliabile aggiungere uno step di servizio Automated Time Off Adjustment dopo lo step di Completamento al processo aziendale Modifica impiego . |
Cessazione
| Consente agli utenti di rettificare i saldi dei permessi per i collaboratori cessati.
È consigliabile aggiungere uno step di servizio Rettifica saldi permessi dopo lo step di completamento del processo aziendale Cessazione . |
Trasferimento saldo permessi
| Questo sottoprocesso consente il trasferimento di un saldo permessi a un altro piano quando l'idoneità di un collaboratore cambia. |
Report
Report o dashboard | Considerazioni |
|---|---|
Time Off Balances and Liability by Organization
| Consente di visualizzare la passività per i saldi dei piani permessi dei dipendenti a una data specifica prima di decidere quali permessi è necessario rettificare. |
Rettifiche/valori sostitutivi per maturazioni e permessi
| Consente di scoprire quali rettifiche e valori sostitutivi sono stati apportati ai permessi per le organizzazioni entro un periodo di tempo specificato. |
Rettifiche/valori sostitutivi per maturazioni e permessi tramite ID batch
| Consente di visualizzare un batch di rettifiche e valori sostitutivi di permessi apportati per più collaboratori utilizzando il servizio Web Put Absence Input . È possibile utilizzare un ID batch per identificare il batch. |
Saldo permessi
| Consente di visualizzare i saldi permessi di un collaboratore prima di decidere se apportare una rettifica. |
È possibile utilizzare queste origini dati per creare report personalizzati:
Origine dati | Considerazioni |
|---|---|
Accrual and Time Off Adjustments/Overrides
| Questa origine dati non include i collaboratori con i quali il contratto di lavoro è cessato, per cui i report personalizzati che utilizzano questa origine dati non mostreranno i collaboratori con rettifiche cessate. |
Workers for Organizations parm for Time Off Liability Reporting
| Consente di visualizzare la passività di un'organizzazione per i saldi permessi e decidere dove potrebbe essere necessario apportare rettifiche dei permessi. |
Integrazioni
Servizio Web | Considerazioni |
|---|---|
Put Absence Input
| Utilizzare questo servizio Web per caricare nel sistema le rettifiche dei permessi o gli aggiornamenti delle rettifiche esistenti per i collaboratori. È possibile utilizzare gli ID batch per caricare in blocco le rettifiche per più collaboratori. |
Get Absence Inputs
| Utilizzare questo servizio Web per estrarre dal sistema i dettagli relativi alle rettifiche dei permessi per i collaboratori. |
Connessioni e touchpoint
Touchpoint | Considerazioni |
|---|---|
Rilevazione presenze e assenze | È possibile correggere i permessi immessi. |
Workday Payroll | Le rettifiche apportate possono influire sulle competenze che si basano sui permessi di un collaboratore. |
Gestione paghe di terzi | Le interfacce di gestione paghe di terzi possono rilevare le rettifiche dei permessi che influiscono sulle competenze. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.