Creare piani permessi che tengono traccia dei saldi

Administrator Guide

Creare piani periodi e periodi saldo.

Creare permessi e maturazioni.

Criteri di sicurezza: domini Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
e Worker Data: Time Off (Time Off Balances)
nell'area funzionale Time Off and Leave.

I piani permessi che rilevano i saldi identificano le maturazioni che si aggiungono al saldo del piano e i permessi che vengono sottratti dal saldo. Specificano l'unità di tempo da utilizzare per le richieste di permesso e le maturazioni. Specificano anche le regole di idoneità predefinite che i collaboratori devono soddisfare per maturare e prendere permessi. I piani permessi che rilevano i saldi identificano un piano periodi e il periodo saldo del piano e possono specificare un limite di riporto. I piani che rilevano i saldi possono trasferire i permessi a Workday Payroll o Workday Payroll Interface per l'utilizzo nei calcoli della gestione paghe.

Tutti i permessi, le maturazioni e gli altri valori di calcolo associati a un piano permessi devono utilizzare la stessa unità di tempo.

Accedere all'attività

Creazione piano permessi

Immettere un

Nome

e, facoltativamente, un

Nome visualizzato

Utilizzare questi campi per identificare il piano permessi per gli amministratori visualizzando un nome più significativo per gli utenti self service. Se non esiste un nome visualizzato, gli utenti self service visualizzano il nome del piano permessi.

Selezionare

Basato su posizione

per monitorare i permessi dei collaboratori in base alla posizione.

Non è possibile modificare questa impostazione dopo che per il piano sono presenti richieste di permesso, maturazioni o altri dati di permesso.

La casella di controllo viene visualizzata se si configura il tenant in modo che supporti più impieghi nell'attività

Modifica configurazione tenant - HCM

( campo

Opzioni configurazione posizione

) per uno o entrambi i seguenti tipi di collaboratore:

Collaboratori esterni

Dipendenti

Se non si seleziona

Basato su posizione

, il piano viene considerato come basato su collaboratore. I collaboratori con un piano basato su collaboratore possono comunque inserire la loro posizione nelle richieste di permesso se si seleziona l'opzione

Richiedi posizione in richiesta permesso

durante la creazione o la modifica del permesso. Per i piani basati su collaboratore, il sistema fa riferimento alla posizione principale del collaboratore quando si applicano le regole di idoneità e convalida, a meno che le regole non facciano riferimento a calcoli che il sistema applica a tutti gli impieghi.

Se si seleziona

Basato su posizione

, non è possibile utilizzare maturazioni caricate in anticipo o in base alla data di riferimento con questo piano permessi perché i seguenti step del servizio non supportano i piani basati sulla posizione:

Rettifica maturazione automatizzata

Rettifica automatica in blocco per maturazioni

Tuttavia, è possibile creare un piano permessi basato su collaboratore e selezionare l'opzione

Posizione richiesta per richiesta

permesso nella configurazione dei permessi. I piani permessi basati su collaboratore possono utilizzare maturazioni caricate in anticipo o basate sulla data di riferimento.

Selezionare un

Piano periodi

Il piano periodi definisce le frequenze di maturazione (ad eccezione delle maturazioni con una frequenza personalizzata) e i periodi di rendicontazione per il piano. Anche le regole di idoneità del piano che fanno riferimento alle date di inizio o di fine periodo utilizzano il piano periodi.

Esempio: selezionare Mensile
per calcolare le maturazioni e per elaborare e monitorare le richieste di permesso e le rettifiche su base mensile.

Non utilizzare i piani periodi giornalieri nei piani permessi. È consigliabile selezionare almeno una pianificazione settimanale.

Selezionare

Rileva saldo

per abilitare il monitoraggio del saldo.

(Facoltativo) Nel campo

Nome busta paga predefinito

, immettere il nome da utilizzare per il piano permessi nelle buste paga, se diverso dal nome del piano permessi.

Questo campo non si applica all'interfaccia gestione paghe.

Selezionare

un'Unità di tempo

Un collaboratore può avere sia piani basati su ore sia piani basati su giorni, ma ogni piano deve utilizzare una singola unità di tempo.

Tutti i permessi, le maturazioni, i limiti e gli altri valori di calcolo associati a un piano permessi devono utilizzare la stessa unità di tempo. Il sistema non converte i valori orari in valori giornalieri o i valori giornalieri in valori orari.

La scheda

Saldo

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Periodo saldo	Specificare il periodo di tempo in cui accumulare i saldi per maturazioni, permessi e il saldo del piano permessi (maturazioni meno permessi). Il sistema fornisce la maggior parte dei periodi di saldo necessari per i piani permessi; tuttavia, se necessario, è possibile crearne uno personalizzato. Questo campo non ha decorrenza. Se si modifica il periodo saldo, il sistema applica il nuovo periodo saldo a partire dalla data di creazione del piano permessi.
Visibilità saldo	Selezionare un'opzione di visibilità del saldo per controllare se collaboratori, manager e amministratori possono visualizzare i saldi permessi. Specifica anche il periodo di visibilità dopo che un collaboratore perde l'idoneità al piano: Idoneo nel periodo saldo (in base alla data di riferimento) : visualizza i saldi se il collaboratore è idoneo per un permesso in qualsiasi momento durante il periodo saldo. Il saldo riflette la data di riferimento immessa dal collaboratore per visualizzare i saldi. Esempio: il periodo di saldo va dal 1° gennaio al 31 dicembre. Sue ha diritto a un permesso da gennaio a marzo. Può visualizzare i saldi utilizzando una data di riferimento di giugno, ma non il 1° febbraio dell'anno successivo. Idoneo nel periodo (in base alla data di riferimento) : visualizzare i saldi se il collaboratore è idoneo in qualsiasi momento del periodo che include la data di riferimento. Esempio: John perde l'idoneità al permesso a metà del periodo dal 1° al 31 gennaio. Può visualizzare i saldi se seleziona la data di riferimento 31 gennaio, ma non se seleziona il 1° febbraio. Idoneo nel periodo o nei periodi precedenti (in base alla data di riferimento) : visualizzare i saldi se il collaboratore è o era idoneo per un permesso alla data di riferimento o prima. I collaboratori non più idonei possono visualizzare i totali dei permessi e delle maturazioni a partire dall'ultimo periodo in cui erano idonei. Non mostrare mai il saldo . Per decidere se monitorare e visualizzare i saldi per i piani permessi con permesso intermittente, valutare se utilizzare il permesso intermittente per ridurre: Saldo congedo Il saldo congedo e un piano permessi.
Visualizzazione calendario	Selezionare questa opzione per visualizzare il nome del piano permessi, il nome del tipo di permesso o entrambi con i saldi permessi di un collaboratore.
Nascondi da self service collaboratore	Selezionare questa opzione per nascondere ai collaboratori il saldo per il piano permessi. Utile per i saldi che i collaboratori non devono visualizzare, come Jury Duty o Bereavement.
Valori sostitutivi consentiti	Abilitare il valore sostitutivo del saldo per la data di inizio di qualsiasi periodo per il quale il collaboratore è idoneo. È possibile utilizzare l'attività Gestione saldi sostitutivi piano permessi per configurare i valori sostitutivi.
Valore predefinito trasferimento saldo	(Facoltativo) Selezionare i piani permessi a cui il sistema trasferisce i saldi quando un collaboratore perde l'idoneità a questo piano a causa di una modifica di impiego. Consultare Procedura: Trasferire i saldi dei permessi.

La sezione

riporto

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Data	Specificare quando reimpostare i saldi da inizio anno per permessi e maturazioni e riportare i saldi del piano permessi rimanenti: Data inizio periodo saldo : riporto i saldi il primo giorno del periodo saldo del piano permessi successivo. In genere, questa opzione è appropriata quando il piano periodi è allineato all'inizio del periodo saldo del piano. Esempio: un piano periodi mensile e un periodo saldo da gennaio a dicembre. Prerequisito : selezionare un periodo per Periodo saldo con Indicatore data periodo impostato su In base a data fine periodo . Per verificare, fare clic sulle azioni correlate del periodo saldo selezionato per visualizzare in anteprima i dettagli. Primo periodo di inizio periodo saldo : riporto i saldi il primo giorno del primo periodo nel periodo saldo successivo del piano. Esempio: i permessi o le maturazioni possono verificarsi in un periodo che copre due anni del piano. Questa opzione consente al sistema di aggiornare il saldo per il nuovo esercizio. Esempio: il periodo saldo (anno piano) va dal 1° gennaio al 31 dicembre 2011. Il piano periodi è bisettimanale e il periodo dal 24 dicembre 2011 al 4 gennaio 2012 copre due anni del piano. Se si seleziona Data inizio periodo saldo , il riporto viene eseguito il 1° gennaio 2012. Se si seleziona Primo periodo di Data inizio periodo saldo , il riporto viene eseguito il 24 dicembre 2011. Il riporto avviene prima delle maturazioni quando entrambe si verificano lo stesso giorno.
Limite	Specificare il numero massimo di unità che i collaboratori possono riportare da un periodo saldo a quello successivo. Esempio: un valore costante di 10 giorni o un calcolo che restituisce il 50% del saldo dell'anno precedente. Per assicurarsi che i saldi riporti scadano, immettere un valore. Se i collaboratori possono riportare il saldo completo, immettere un valore che non possono raggiungere in base alla maturazione del piano, ad esempio 999999999 giorni. Le unità che superano il limite vengono visualizzate come Riporto perse nel sistema.
Quantità di tempo prima della scadenza	Il numero di giorni o mesi dopo la data di riporto di scadenza delle unità di riporto. Selezionare un valore costante, ad esempio 15, o un calcolo condizionale. Lasciare vuoto questo campo se le unità di riporto non scadono mai per i collaboratori. Utilizzare un calcolo condizionale che restituisca zero, se le unità di riporto scadono solo in determinate condizioni. Esempi: Le unità di riporto per i collaboratori a tempo pieno scadono dopo 30 giorni, ma non scadono mai per i collaboratori a tempo parziale. Definire un calcolo che restituisca 30 per i collaboratori a tempo pieno e zero per i collaboratori a tempo parziale. Le unità di riporto per il periodo saldo 2014 non scadono mai, ma scadono dopo 30 giorni a partire dal periodo saldo 2015. Creare un calcolo che restituisca zero per il periodo saldo 2014 e 30 giorni per i periodi saldo successivi.
Unità di tempo per scadenza	Selezionare Giorni o Mesi come unità di tempo per misurare la data di scadenza. Esempio: se le unità di riporto scadono due mesi dopo la data di riporto, selezionare: 2 per Quantità di tempo prima della scadenza . Mesi per unità di tempo per scadenza .
Includi riporto nel calcolo del limite superiore saldo piano permessi	Selezionare la casella di controllo per includere le unità di riporto nel calcolo del limite superiore. Esempio: è possibile configurare un piano permessi in cui il riporto scade dopo 3 mesi e non forza il saldo del collaboratore a superare la configurazione del piano.
Utilizzare permessi maturati prima del saldo riporto	Selezionare la casella di controllo per fare in modo che le richieste di permesso riducano i permessi maturati di un collaboratore prima del saldo riporto. Se la casella di controllo è deselezionata, le richieste di permesso riducono il saldo riporto prima della maturazione.

Utilizzare l'attività

Gestione valori sostitutivi riporto piano permessi

per sostituire la regola di riporto definita dal piano permessi per un singolo collaboratore. Consultare

Nella scheda

Calcolo

, selezionare un'opzione

Metodo frequenza maturazione per piano permessi

per specificare quando aggiungere la maturazione al saldo del piano di un collaboratore:

Inizio periodo
: prima della sottrazione dei permessi. Valido per le maturazioni caricate in anticipo e basate sulla data di riferimento.

I collaboratori spesso raggiungono i limiti superiori prima e i limiti inferiori più tardi rispetto a quando si utilizza Fine periodo
.

Fine periodo
: dopo aver sottratto il permesso. Non valido per le maturazioni caricate in anticipo. Valido per le maturazioni in base alla data di riferimento.

Frequenza personalizzata
: aggiungere la maturazione alle date definite nei tre campi successivi. Non valido per le maturazioni basate sulla data di riferimento o le maturazioni caricate in anticipo.

Se si seleziona Frequenza personalizzata
per

Metodo frequenza maturazione per Piano permessi

, definire la frequenza.

La scheda

Calcolo

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Data prima maturazione	Selezionare il calcolo che restituisce la prima data della maturazione, ad esempio Collaboratore: Data assunzione o Collaboratore: Data servizio permessi , oppure creare un calcolo della data per restituire questa data. Esempio: creare un calcolo di incremento/decremento della data che restituisca la data di assunzione di un collaboratore più 30 giorni. La maturazione avviene l'ultimo giorno del mese, se entrambi sono vere: La data di assunzione cade il 31° giorno del mese. Il mese successivo ha meno di 30 giorni. I collaboratori devono comunque soddisfare i criteri di pianificazione affinché la maturazione avvenga in questa data.
Maturazione periodica ogni	Immettere il numero di unità di tempo ricorrenti (giorni o mesi) dopo la prima data di maturazione in cui deve verificarsi la maturazione. Esempio: immettere 1 se la maturazione avviene ogni mese nell'anniversario della prima data di maturazione.
Unità di tempo per maturazione ricorrente	Specificare se l'intervallo di ricorrenza rappresenta Giorni o Mesi .

La scheda

Calcolo

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Limite inferiore saldo piano permessi	Controllare l'importo dei permessi da pagare quando i collaboratori superano il saldo disponibile. Selezionare un valore costante, ad esempio -40 ore o 5 giorni, o un calcolo per definire l'importo. Il sistema considera non pagate le unità di permesso che riducono il saldo al di sotto del limite. Esempio: il piano ferie ha un limite inferiore di -16 ore. John utilizza tutto il suo tempo di ferie (saldo = zero) e quindi impiega altre 10 ore. Il sistema paga tutte le 10 ore perché rientrano tutte nel limite inferiore. Tuttavia, se John richiede altre 10 ore, il sistema paga solo 6 ore e tiene traccia delle ore rimanenti come ore non pagate. È possibile utilizzare le regole di convalida dei permessi per impedire ai collaboratori di richiedere permessi non pagati. Immettere zero per indicare che il sistema non deve pagare i permessi quando i collaboratori riducono il proprio saldo permessi a zero. Immettere un valore negativo per consentire ai collaboratori di ricevere permessi pagati quando il loro saldo scende al di sotto dello zero.
Limite superiore saldo piano permessi	Specificare il numero massimo di ore o giorni che i collaboratori possono accumulare nel saldo del piano permessi. È anche possibile selezionare un calcolo che restituisca l'importo. L'importo del saldo che supera il limite viene visualizzato come Ore di maturazione perse nelle pagine e nei report di Workday.
Quantità giornaliera predefinita	Selezionare un valore predefinito da visualizzare quando si immettono i permessi per questo piano. Se si seleziona un calcolo condizionale, la quantità predefinita si basa sul primo giorno richiesto. Esempi: È possibile utilizzare calcoli che restituiscono le ore pianificate di un collaboratore o 8 per i collaboratori senza una pianificazione. Jane immette una richiesta di permesso personale per lunedì, martedì e venerdì. Poiché il lunedì è previsto che lavorerà 4 ore, la quantità predefinita per ogni giorno della richiesta è 4. Calcoli aritmetici come Collaboratore pianificazione turni - Turni pianificati: ore turno (in base alla data di riferimento) senza arrotondamento consentono di configurare valori dinamici per guidare i collaboratori a immettere valori corretti. Per definire una quantità predefinita per un permesso che sostituisca la quantità predefinita del piano, utilizzare le attività Creazione permesso o Modifica permesso . Il sistema genera un errore se la quantità generata: Supera il valore massimo di convalida. Fa in modo che una richiesta non superi le altre convalide definite.
Giorni da includere	Il sistema confronta automaticamente i giorni selezionati rispetto alle convalide dei permessi e alle opzioni selezionate per questo campo. Le selezioni, insieme alla casella di controllo Limita richieste a giorni da includere in calendario , controllano i giorni per i quali i collaboratori possono immettere i permessi. Le opzioni Workdays (Non-Holiday) e Workdays (Work Hours Super Holiday Hours) richiedono di impostare i calendari delle festività e dei calendari lavorativi. Quando si seleziona l'opzione Configura giorni da includere , è possibile: Selezionare giorni specifici dall'elenco di valori Giorni inclusi . Il sistema conteggia i giorni in cui i collaboratori richiedono un permesso. Esempio: l'ufficio internazionale di Global Modern Services non ha la settimana lavorativa standard dal lunedì al venerdì. Se si utilizza questa opzione, si definisce la settimana lavorativa da domenica a giovedì. Specificare che il permesso è disponibile in un giorno festivo. Selezionare la casella di controllo Includi festività da calendario festività .
Utilizzare Turni di pianificazione turni	Selezionare per determinare i giorni lavorativi da Workday Scheduling. Quando i collaboratori fanno parte di un'organizzazione con turni e hanno un piano pubblicato per la settimana della richiesta di permesso, il sistema utilizza il piano pubblicato, altrimenti considera la configurazione Giorni da includere nel piano permessi. Il sistema utilizza il calendario lavorativo quando Giorni da includere è Giorni lavorativi (non festivi) . Sebbene Workday Scheduling supporti più posizioni, non è possibile selezionare questa casella di controllo nei piani permessi basati su posizione. Tuttavia, quando si seleziona Usa turni turni in un piano permessi basato su collaboratore e un collaboratore con più posizioni richiede permessi a fronte del piano, se è presente un calendario settimanale pubblicato per il collaboratore per qualsiasi posizione, il sistema impedisce loro di richiedere ore. disattivo nei giorni in cui è previsto il funzionamento.
Limita le richieste a giorni da includere nel calendario	Si applica quando si utilizzano le attività Richiesta assenze e Immissione assenze : Selezionare questa opzione per limitare le richieste di permesso ai giorni specificati dall'opzione Giorni da includere . Deselezionare per consentire ai collaboratori di immettere i permessi per qualsiasi giorno. Selezionare Includi tutti i giorni selezionati per includere i giorni al di fuori della selezione Giorni da includere .

Nella scheda

Maturazione

, selezionare le maturazioni che si aggiungono al saldo del piano permessi.

La griglia identifica se le maturazioni selezionate hanno una frequenza di maturazione, una regola di idoneità o un limite superiore che sostituisce le regole del piano.

Nella scheda

Permessi

, associare i permessi al piano nella griglia

Sottrai da saldo

Le caselle di controllo sostitutive identificano i permessi che hanno una regola di idoneità, un limite inferiore o una quantità predefinita diversa dalle regole del piano. Le regole dei permessi sostituiscono le regole del piano.

(Facoltativo) La sezione

Permessi pagamento

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Permesso per rettifica trasferimento saldo	Il sistema utilizza il permesso per creare una rettifica che compensa il saldo del piano quando un collaboratore perde l'idoneità a causa di una modifica di impiego.
Permesso per rettifica cessazione	Il sistema utilizza il permesso per creare una rettifica che compensa il saldo del piano alla cessazione.
Permesso per rettifica decadenza	Il sistema utilizza il permesso per creare rettifiche che compensano il Tipo di decadenza definito nella scheda Opzioni decadenza del permesso.

La scheda

Idoneità

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Abilitato per idoneità piano tipo collaboratore	Specificare se il piano permessi è disponibile per i dipendenti, i collaboratori esterni o tutti i collaboratori.
Paese/Area geografica	Selezionare i paesi o le aree geografiche a cui si applica il piano permessi. Questa impostazione limita il numero di regole di idoneità che il sistema deve valutare per un collaboratore. Filtra i piani permessi per paese o area geografica prima di valutare altri criteri di idoneità: I piani permessi basati sulla posizione valutano la sede associata a ciascuna posizione di un collaboratore. I piani permessi basati su collaboratore valutano la sede associata alla posizione principale del collaboratore. I piani permessi valutano la sede alla data di inizio periodo o alla data di fine periodo. Se le regole di idoneità per paese sono più specifiche, è necessario definire regole di idoneità aggiuntive. Esempio: i collaboratori devono risiedere nel paese specifico alla data di fine periodo. È possibile impostare il Paese/Area geografica per alcuni o tutti i piani permessi con l'attività Gestione idoneità paese/area geografica piano permessi .
Paese/Area geografica abilitata per tutte le posizioni	(Facoltativo) Disponibile solo per i piani permessi basati su collaboratore. Il sistema sostituisce questa impostazione quando si seleziona anche Richiedi posizione nelle richieste di permesso nei permessi del piano. Selezionare questa opzione per consentire ai collaboratori con assegnazione internazionale di selezionare i piani permessi per l'assegnazione corrente. È possibile selezionare questa opzione se si abilitano i valori Paese/Area geografica per il paese del collaboratore. Esempio: Marc lavora a Toronto, ma svolge un incarico internazionale in Cina. Diventa idoneo per il piano Ferie in Cina , ma non può accedervi quando richiede un permesso. L'amministratore ha abilitato il piano Ferie in Cina nel campo Paese/Area geografica . Tuttavia, per rendere disponibile per Marc il piano Ferie in Cina , è necessario selezionare la casella di controllo Paese/Area geografica abilitata per tutte le posizioni . Il sistema verifica automaticamente i piani per paese o area geografica per i quali Mark è idoneo.
Idoneità collaboratore	Selezionare criteri di idoneità aggiuntivi per il piano permessi. Queste regole di idoneità si applicano a tutti i permessi associati al piano, a meno che non si definiscano regole aggiuntive per un permesso specifico.

Effetti dei giorni da includere Opzione: Limita le richieste a giorni da includere nel calendario: Cynthia desidera prendere le ferie
il venerdì e il lunedì successivo. Nel calendario, seleziona l'intervallo di date compreso tra venerdì e lunedì.
L'opzione
Giorni da includere
per il piano Ferie
è Giorni feriali (lun-ven)
.

Il sistema elabora le richieste di permesso in modo diverso a seconda dell'impostazione della casella di controllo
Limita richieste a giorni da includere in calendario
. Se:
Selezionandola, il sistema considera che Cynthia stia richiedendo un permesso di due giorni.
Deselezionandola, il sistema visualizza la casella di controllo
Includi tutti i giorni selezionati
quando i collaboratori immettono un permesso. Se Cynthia lo seleziona, il sistema considera la richiesta di un permesso di 4 giorni.
Effetti dei giorni da includere Opzione: Configurare i giorni da includere: Il sistema elabora le richieste di permesso in modo diverso a seconda della casella di controllo
Includi festività da calendario festività
e delle impostazioni
Giorni inclusi
. Quando:
Selezionare
Includi festività da calendario festività
, il sistema include solo i giorni selezionati nell'elenco valori
Giorni inclusi
che sono festivi.
Deselezionarlo, il sistema non include i giorni selezionati nell'elenco di valori
Giorni inclusi
che sono festivi.
In qualità di HR Administrator per Global Modern Services, selezionare la casella di controllo
Includi festività da calendario festività
. Un giorno festivo si verifica di venerdì. Tuttavia, poiché dall'elenco valori
Giorni inclusi
è stato selezionato solo sabato
e domenica
, quando si elabora una richiesta di permesso per venerdì, sabato e domenica, il sistema non include il venerdì.