Considerazioni sulla configurazione: Permessi

Che cos'è

La funzionalità permessi di Workday consente di:

I collaboratori da registrare quando si prendono una pausa dal lavoro.

Gli amministratori per gestire l'impatto che un permesso può avere su altre aree di Workday e altre applicazioni di terzi. Esempio: Workday Payroll.

Benefit aziendali

Migliorare l'efficienza dell'organizzazione in quanto i manager possono prevedere le tendenze e pianificare le risorse di conseguenza.

Eseguire l'integrazione con una soluzione di gestione paghe per consentire l'elaborazione dei pagamenti per i collaboratori in permesso.

Offre flessibilità nella creazione di permessi adatti ai requisiti specifici dell'organizzazione. Questa funzionalità migliora l'esperienza dell'utente in quanto può trovare rapidamente il permesso corretto per la richiesta.

Il sistema fornisce report che consentono di monitorare i costi. È possibile visualizzare facilmente il costo dell'assenteismo per l'organizzazione e calcolare la passività.

Casi d'uso

Consentire ai collaboratori di visualizzare e richiedere alcuni tipi di permesso, ma non altri.

Consentire ai collaboratori di richiedere permessi per conto di un altro. I manager possono anche correggere le richieste di permesso.

Importare grandi volumi di eventi di permesso nel sistema.

Consentire ai collaboratori di immettere richieste di permesso tramite diverse azioni nei calendari in Gestione assenze, Rilevazione presenze e assenze o in entrambi.

Domande da considerare

Quando si decide se creare un permesso o un congedo, considerare quanto segue:

Domanda	Considerazione
Quando si prevede che i collaboratori tornino al lavoro?	È possibile creare: Un permesso per le assenze di breve durata con una data di rientro al lavoro nota. Il sistema crea una richiesta di permesso per ogni giorno previsto di assenza dal lavoro. Esempio: utilizzare il congedo annuale per una vacanza con una data di rientro pianificata. Un congedo per periodi più lunghi o per assenze dal lavoro con una data di fine stimata. Esempio: utilizzare il congedo parentale per i nuovi genitori.
Come si desidera visualizzare stato di un collaboratore?	È possibile creare: Un permesso se si desidera che stato di un collaboratore rimanga invariato. Un congedo se si desidera che stato di un collaboratore venga visualizzato come In congedo . È possibile configurare se questo stato viene visualizzato per ogni tipo di congedo. Esempio: è possibile configurare il sistema per nascondere i collaboratori in congedo dalla ricerca.
Come si desidera limitare il saldo assenze di un collaboratore?	È possibile creare: Un permesso se si desidera che i collaboratori maturino il saldo nel tempo. Esempio: il congedo per malattia retribuito può maturare in un periodo per consentire ai collaboratori di richiedere fino a 10 giorni all'anno. Un congedo se non è necessaria alcuna maturazione. I tipi di congedo hanno un diritto che ogni collaboratore idoneo può utilizzare. Esempio: si concede il congedo parentale in base all'idoneità di un collaboratore e ai requisiti azienda .
Come si desidera che i collaboratori tornino al lavoro?	È possibile creare: Un permesso se si desidera che un collaboratore torni al lavoro senza che il suo manager lo approvi. Un congedo se i manager devono assicurarsi che il congedo termini prima che i collaboratori possano tornare al lavoro. stato di un collaboratore viene visualizzato come In congedo fino a quando il manager non lo riporta al lavoro.
Quali periodi vengono utilizzati per monitorare le assenze?	È possibile creare: Un permesso se si desidera che i collaboratori maturino il saldo entro un periodo specificato. Il piano periodi utilizzato per i permessi è allineato al piano utilizzato per la gestione paghe. Un congedo se il periodo saldo è in avanti o indietro rispetto alla decorrenza del congedo o alla prima data del congedo.

Quando si impostano i permessi, considerare quanto segue:

Domanda	Considerazione
In che modo si desidera che i collaboratori visualizzino i permessi disponibili?	È possibile configurare il sistema per visualizzare i permessi e i saldi permessi disponibili nel calendario o quando si immette una richiesta. Il saldo viene visualizzato alla data della richiesta, in modo che i collaboratori possano visualizzare la maturazione in tale data. I collaboratori possono anche modificare la data per includerla nelle maturazioni future e nelle richieste di permesso. Esempio: i collaboratori possono visualizzare il saldo residuo alla fine dell'anno di calendario. I collaboratori possono visualizzare i propri saldi alla data odierna anche quando accedono per la prima volta alle worklet o ai calendari assenze.
In che modo si desidera che i collaboratori inseriscano le richieste di permesso?	Quando si decide come si desidera che i collaboratori inseriscano un determinato permesso, considerare chi deve approvarlo e se i collaboratori debbano richiederlo in anticipo. È possibile specificare se i collaboratori possono immettere richieste di permesso tramite: Rilevazione presenze e assenze: se si desidera che i manager approvino i permessi e le ore lavorate nello stesso evento, utilizzare Rilevazione presenze e assenze. Assenze: i collaboratori possono immettere le ore di malattia e le ferie pianificate tramite assenza. Entrambi: è anche possibile abilitare le richieste di permesso tramite Assenze e Rilevazione presenze e assenze. È possibile configurare Workday Assistant per consentire ai collaboratori di immettere richieste di permesso o visualizzare il saldo esistente utilizzando Workday Assistant.
Come si desidera pagare i permessi ai collaboratori?	È possibile configurare la gestione paghe per creare guadagni in base ai permessi pagati, non pagati o totali.
Chi si desidera immettere i permessi?	È possibile configurare gruppi di sicurezza per consentire a gruppi di collaboratori di immettere richieste di permesso per altri. È anche possibile abilitare singoli collaboratori. Esempio: è possibile consentire a un assistente di immettere le richieste di permesso per un CEO o ai manager di inserire le richieste di permesso per i collaboratori esterni. È anche possibile visualizzare solo i permessi disponibili per i manager. È possibile creare segmenti di permesso e utilizzarli in gruppi di sicurezza basati su segmento per fornire l'accesso a permessi specifici per diversi gruppi di utenti.
Come si desidera gestire i permessi non utilizzati per i collaboratori cessati?	È possibile configurare il processo aziendale Cessazione per la perdita o il pagamento dei permessi non utilizzati.
Quando si desidera elaborare il pagamento dei permessi ai collaboratori?	È possibile pagare i collaboratori per i permessi approvati: Fino all'inizio del periodo corrente. Fino al periodo corrente incluso.
Quali informazioni si desidera che i collaboratori inseriscano quando richiedono un permesso?	È possibile richiedere ai collaboratori di selezionare motivi aggiuntivi quando richiedono un permesso. È quindi possibile utilizzare i report per visualizzare la frequenza con cui i collaboratori selezionano questo motivo. È anche possibile richiedere ai collaboratori di immettere ore di inizio e di fine per la richiesta di permesso.
Come si desidera aggiornare le richieste di permesso?	È possibile configurare le seguenti opzioni per aggiornare una richiesta di permesso prima che il manager la approvi: Rinviare la richiesta all'autore dell'avvio con un commento in cui si chiede al collaboratore di apportare la revisione. Rifiutare la richiesta e aggiungere un commento per chiedere al collaboratore di immettere una nuova richiesta con le informazioni corrette. Approvare, quindi correggere la richiesta. Annullare la richiesta e immetterne una nuova per conto del collaboratore. Rivedere i saldi permessi previsti per il collaboratore e visualizzare le richieste in attesa di approvazione. Consente di visualizzare le rettifiche apportate. È anche possibile configurare l'app mobile Workday per consentire ai collaboratori di correggere le richieste di permesso con o senza orari di inizio e di fine.
Come si desidera impedire ai collaboratori di immettere una richiesta di permesso non valida?	È possibile: Definire regole di convalida per impedire ai collaboratori di immettere richieste non valide. È anche possibile configurare un messaggio di convalida da visualizzare ai collaboratori quando tentano di immettere la richiesta. Esempio: è possibile creare una regola che impedisca l'immissione di più permessi per lo stesso permesso nello stesso giorno. Configurare i giorni per i quali i collaboratori possono richiedere un permesso. Esempio: consentire ai collaboratori di immettere i permessi per i giorni lavorativi pianificati. Visualizzare i permessi solo nell'interfaccia self service dei manager.
Quando si desidera che i collaboratori maturino i permessi?	È possibile impostare le maturazioni: Periodo per periodo Esempio: i collaboratori maturano 2 giorni al mese. Caricato in anticipo I collaboratori maturano l'intero saldo all'inizio del periodo saldo. Frequenza personalizzata Assegnare le maturazioni quando un collaboratore completa il periodo di prova o per una data anniversario specifica.
In che modo si desidera che i collaboratori riportino il loro saldo permessi?	È possibile definire regole di riporto per consentire ai collaboratori di riportare il saldo permessi da un periodo saldo a quello successivo. Le regole di riporto consentono inoltre di configurare: Numero di unità da riportare. Alla scadenza del riporto
Per quali giorni si desidera che i collaboratori inseriscano le richieste di permesso?	L'utente definisce giorni specifici in cui i collaboratori possono richiedere un permesso. È anche possibile specificare se un permesso è disponibile in un giorno festivo. Esempio: una delle sedi internazionali non ha una settimana lavorativa standard dal lunedì al venerdì. È possibile definire la settimana lavorativa da domenica a giovedì. I collaboratori in quella sede possono richiedere un permesso il sabato.

Suggerimenti

Quando si abilita Segmento di sicurezza per permessi, è consigliabile:

Tutti i permessi a scaglioni dello schema assenze o nessuno dei permessi a scaglioni possono essere associati a ogni segmento di permesso. Se si associano alcuni permessi a scaglioni, ma non tutti, a un segmento, gli utenti hanno accesso a tutti i permessi a scaglioni di quello schema assenze.

Dopo aver creato nuovi permessi, è necessario aggiungerli al segmento di sicurezza permessi appropriato per consentire agli utenti di accedervi in una richiesta di permesso o in una correzione. È consigliabile eseguire questo step dopo aver aggiunto i nuovi permessi a un piano permessi.

Per migliorare le performance quando i collaboratori immettono richieste di permesso o quando si eseguono report:

Archiviare regolarmente i saldi permessi calcolati.

Nascondere i saldi nei calendari e nelle worklet nel tenant.

Popolare il paese o l'area geografica in tutti i piani permessi.

Configurare i piani periodi tra due anni e non utilizzare piani periodi giornalieri.

Quando si definiscono regole di convalida per impedire agli utenti di immettere richieste non valide:

Per garantire calcoli accurati, utilizzare le stesse unità di tempo nelle regole di convalida e nei piani permessi.

Evitare regole in conflitto.

Applicare in modo coerente le regole relative alle richieste massime e multiple.

Impedire più immissioni per lo stesso permesso nello stesso giorno.

Evitare calcoli eccessivamente complessi.

Limitare i calcoli che fanno riferimento ai campi calcolati.

Per le cessazioni:

Creare un permesso separato per pagare o perdere il saldo permessi di un collaboratore.

Creare una regola di idoneità in modo che i collaboratori siano idonei per il permesso di cessazione nel periodo pertinente.

Per aumentare l'efficienza, configurare le priorità dei permessi e delle maturazioni nell'ordine in cui si desidera che i collaboratori prendano i permessi. Questa configurazione elimina la necessità di correggere le richieste se i collaboratori immettono una richiesta prima di maturare l'importo richiesto.

Assicurarsi che i processi aziendali Richiesta permesso
e Correzione permesso
abbiano la stessa configurazione.

Requisiti

Se si utilizza lo stesso tipo di permesso con più di un permesso:

Selezionare solo i permessi associati a piani permessi che utilizzano la stessa unità di tempo (ore o giorni).

Assicurarsi che i collaboratori abbiano diritto a un solo permesso alla volta. In caso contrario, possono richiedere più di un permesso con lo stesso nome e potenzialmente ridurre il saldo del piano permessi due volte.

Se si applicano un numero massimo di o più regole di richiesta a un insieme di convalide, ogni permesso deve avere gli stessi limiti e includere gli stessi permessi. In caso contrario, la stessa combinazione di richieste di permesso valida in una situazione potrebbe non essere valida in un'altra.

Limitazioni

La sequenza di elaborazione dei permessi, combinata con un limite di permessi inferiore, può influire sul numero di unità considerate come permessi pagati o non pagati per un collaboratore. Esempio: Jane matura 14 ore totali al mese (10 ore di ferie + 4 ore di malattia). In precedenza aveva richiesto 8 ore di permesso, lasciandole con 6 ore disponibili. Immette una richiesta di permesso per malattia di 8 ore, che il sistema rifiuta.

È possibile utilizzare solo piani permessi che rilevano i saldi con Workday Payroll.

Il sistema non supporta le ore di inizio e di fine quando si immettono i permessi utilizzando gli schemi assenze.

Configura tenant

Selezionare l'opzione

Modifica tipo di permesso

per consentire ai collaboratori di modificare il tipo di permesso quando correggono una richiesta di permesso approvata.

Sicurezza

Dominio	Considerazioni
Processo: immettere o correggere l'ora	Gli utenti con accesso a questo dominio possono immettere o correggere i permessi per qualsiasi collaboratore.
Self service: Time Off	Gli utenti con accesso a questo dominio possono accedere alla worklet Permessi e congedi per immettere le richieste di permesso.
Impostazione: Permessi (generale)	Gli utenti con accesso a questo dominio possono creare tipi di permesso. Possono anche controllare l'accesso ai tipi di permesso creando regole.
Set Up: Time Off (Calcoli - Specifico per assenze)	Gli utenti con accesso a questo dominio possono: Creare una definizione di permesso per ogni permesso che i collaboratori possono richiedere. Specificare il tipo di permesso, abilitare le rettifiche e configurare le regole di convalida. Definire i requisiti se un permesso ha requisiti di idoneità o limiti diversi dal piano permessi. Definire regole per avvisare gli utenti di richieste di permesso non valide o impedire ai collaboratori di immetterle. Consente di visualizzare i dettagli sull'idoneità alle assenze per i collaboratori attivi all'interno delle organizzazioni selezionate.
Accesso ai permessi (segmentati)	Gli utenti membri di gruppi di sicurezza basati su segmento con accesso a questo dominio possono richiedere o correggere i permessi per i tipi di permesso nel segmento di permesso associato al proprio gruppo di sicurezza. Se gli utenti hanno accesso ai permessi per le proprie esigenze self service e gli stessi utenti ricoprono un ruolo di supporto per la propria organizzazione, possono visualizzare tutti i permessi in entrambi i segmenti. Esempio: i partner assenze supportano le organizzazioni a cui appartengono.
Dati collaboratore: permessi (rettifiche e valori sostitutivi)	Gli utenti con accesso a questo dominio possono rettificare i permessi di un collaboratore.
Dati collaboratore: Permessi (visualizzazione manager permessi)	Gli utenti con accesso a questo dominio possono visualizzare tutte le richieste di permesso nei propri calendari assenze.

Processi aziendali

Processo aziendale	Considerazioni
Correzione permessi	È possibile aggiungere step a questo processo aziendale per consentire agli utenti di correggere i permessi approvati di un collaboratore e di generare dinamicamente documenti modificabili durante il processo di correzione. È anche possibile definire una regola condizionale per impedire ai collaboratori di immettere richieste di permesso nei piani con maturazione in base al consumo prima di una decorrenza.
Modifica impiego	Aggiungere lo step di azione Aggiornamento richieste di permesso a questo processo aziendale dopo lo step di completamento . In questo modo vengono trasferiti gli eventi di permesso quando un collaboratore cambia ruolo.
Richiesta permesso	È anche possibile aggiungere step a questo processo aziendale per: Configurare chi approva le richieste di permesso. Consentire agli utenti di caricare in blocco gli eventi di permesso. Generare dinamicamente documenti modificabili quando un collaboratore richiede un permesso.
Cessazione	Aggiungere l'elaborazione automatizzata dei congedi dopo lo step di completamento per consentire la cessazione dei collaboratori mentre sono in congedo.

Nome per i report

Report o dashboard	Considerazione
Tutti i blocchi orari e i permessi Permessi totali collaboratori Permessi approvati Prossimi permessi mio team Permessi - Tutti gli stati per dipendenti attivi e cessati (indicizzati)	Utilizzare questi report, origini dati report e dashboard per visualizzare tutti i permessi dei collaboratori nelle organizzazioni gestite o supportate. Le informazioni consentono di allocare risorse e pianificare permessi futuri.
Tutti i permessi	Utilizzare questo report per visualizzare tutti i permessi e le relative configurazioni, tra cui: Piano permessi, tipo di permesso e unità di tempo correlati. Le relative regole di idoneità e pianificazione. Se consentono rettifiche o valori sostitutivi, limiti di permesso negativi e convalide di immissione dati per le richieste di permesso. Se sono configurati per il superamento della mezzanotte.
Tutti i segmenti di sicurezza permessi	Utilizzare questo report per visualizzare i segmenti di sicurezza dei permessi nel tenant e i permessi e i gruppi di sicurezza associati.
Gestione assenze	Utilizzare questo report per gestire i propri permessi o visualizzare il calendario delle assenze di un altro collaboratore, rivedere e modificare l'assenza o richiedere l'assenza per suo conto.
Gestione operazioni in blocco - Correzione permessi Gestione operazioni in blocco - Richieste di permessi	Utilizzare questi report per consentire ai membri dei gruppi di sicurezza basati su segmento di eseguire operazioni in blocco sui processi aziendali permessi.
Responsabili approvazione permessi con eventi in attesa di azione	Utilizzare questo report per identificare i responsabili dell'approvazione che hanno eventi di permesso non approvati in attesa di azione.
Permessi per interfaccia gestione paghe	Utilizzare questo report per visualizzare le richieste di permesso approvate per una o più organizzazioni in un periodo di tempo specificato per scoprire quali permessi non sono stati ancora pagati.
Passività permessi	Utilizzare questo report per visualizzare la passività di un'organizzazione per i saldi permessi. Per i piani permessi e la data selezionati, il sistema riporta il saldo del piano e la passività totale per ogni collaboratore. Per i collaboratori pagati in una valuta diversa, il sistema visualizza la passività nella valuta pagata.
Passività permessi per posizione	Utilizzare questo report per visualizzare la passività per i saldi dei piani permessi per le posizioni dei dipendenti nelle organizzazioni di supervisione selezionate.
Miei risultati permessi per periodo Risultati permessi per periodo Risultati permessi per periodo per collaboratori Riepilogo risultati permessi	Utilizzare questi report per visualizzare le maturazioni, i permessi pagati e i permessi non pagati per ogni periodo. È anche possibile visualizzare i permessi da pagare quando un collaboratore viene cessato.
Tipi permesso	Utilizzare questo report per visualizzare tutti i tipi di permesso che gli utenti possono selezionare negli elenchi di valori quando immettono o rivedono le richieste di permesso. È possibile associare un tipo di permesso a più permessi.
Visualizzazione permesso Visualizza saldo permessi Visualizza risultati permessi per periodo	È possibile accedere a questi report dal menu delle azioni correlate di un collaboratore per visualizzarne i dettagli.
Visualizzazione testo personalizzato per convalida dati permesso	Utilizzare questo report per visualizzare messaggi di testo personalizzati specifici per le convalide dei permessi nel tenant e il relativo utilizzo.
Visualizzazione idoneità permessi collaboratore per organizzazione	Utilizzare questo report per visualizzare i dettagli sull'idoneità dei permessi per i collaboratori attivi all'interno delle organizzazioni selezionate alla data corrente.

Integrazioni

Servizi Web	Considerazione
Correzione permessi	Utilizzare questo servizio Web per rettificare o correggere un permesso esistente.
Immissione permesso	Utilizzare questo servizio Web per aggiungere nuovi permessi.
Importazione batch eventi richiesta permesso	Utilizzare questo servizio Web per caricare in blocco un volume elevato di nuove richieste di permesso nel sistema. Prima di caricare i dati dal foglio di calcolo: Modificare la chiave di riga quando il collaboratore cambia. Completare le attività e le approvazioni dei processi aziendali obbligatori per confermare i nuovi valori dei dati per i collaboratori. Non includere richieste di permesso risalenti a più di 99 settimane. Immettere una chiave di riga per ogni collaboratore. Utilizzare la stessa chiave di intestazione per tutte le richieste per i singoli collaboratori. È possibile utilizzare più chiavi di intestazione. Per garantire un processo di importazione semplice ed efficiente per le richieste di permesso, attenersi ai seguenti suggerimenti: Per evitare dati errati negli schemi assenze, evitare di disabilitare la convalida Numero massimo di unità di permesso non pagate consentite . Evitare di caricare più file in parallelo, in quanto ciò può ridurre le prestazioni e introdurre rischi. Mantenere abilitata la rivalutazione per evitare dati non validi che possono influire sui saldi e sulla gestione paghe dei collaboratori. Per volumi di dati estremamente grandi, suddividere i dati su più file, ma tenere presente che ciò comporta dei rischi. Includere tutti i permessi di un collaboratore nello stesso file per semplificarne la gestione. Ordinare le richieste in ordine cronologico, dalla meno recente alla più recente, per garantire chiarezza e accuratezza.

Connessioni e touchpoint

Touchpoint	Considerazione
Workday Assistant	I collaboratori possono richiedere permessi, visualizzare il proprio saldo permessi e visualizzare i programmi delle festività utilizzando Workday Assistant. Workday Assistant non supporta le seguenti funzionalità e configurazioni: Allegati Commenti sul processo aziendale Permessi configurati con Ora inizio e Ora fine . Permessi che i collaboratori possono immettere solo tramite Rilevazione presenze e assenze.
Gestione paghe	È possibile configurare Workday Payroll per creare guadagni in base a un permesso pagato, non pagato o totale per un collaboratore.
Gestione paghe esterna	È possibile configurare l'integrazione Payroll Effective Change Interface (PECI) per includere i permessi raggruppati nella sezione di dati Time Off Earnings and Deductions del report Controllo modifiche dati . I raggruppamenti possono coprire periodi di paga. Il sistema raggruppa i permessi in intervalli di date e produce raggruppamenti separati per: Giornate intere e assenze parziali. Tipi di permesso diversi
Rilevazione presenze e assenze	I collaboratori possono immettere e inoltrare le ore tramite Workday Time Tracking mentre sono in congedo. È anche possibile creare una convalida ore per impedire l'inoltro. È anche possibile configurare Rilevazione presenze e assenze per visualizzare i saldi assenze nei modelli di immissione ore.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse che aiutano a comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.