Considerazioni sulla configurazione: Schemi assenze
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della funzionalità Schemi assenze. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
È possibile utilizzare gli schemi assenze per raggruppare permessi correlati. I collaboratori che richiedono un'assenza che copre diversi piani permessi possono richiedere un singolo tipo di permesso. Il sistema seleziona automaticamente il permesso appropriato per ogni parte dell'assenza.
Vantaggi per l'azienda
Gli schemi assenze migliorano l'efficienza in quanto:
- Riducono il numero di richieste di permesso che un collaboratore deve inoltrare.
- Consolidano il numero di tipi di permesso tra cui un collaboratore può scegliere.
- Riducono le approvazioni di più richieste di permesso per i manager.
Casi d'uso
È possibile utilizzare gli schemi assenze per gestire le assenze che hanno tariffe diverse nel corso della loro durata, ad esempio:
- Congedo parentale
- Congedo per malattia
Gli utenti possono richiedere permessi in base allo schema assenze su dispositivo mobile. Il sistema supporta gli schemi assenze su Android, iPad e iPhone, consentendo di gestire le richieste di permesso che si estendono su più scaglioni assenze.
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
In che modo si utilizzano più piani permessi per gestire un tipo di assenza? | È possibile creare uno schema assenze per il tipo di assenza. È quindi possibile configurare scaglioni assenze utilizzando piani permessi nuovi o esistenti per gestire il tipo di assenza. |
In che modo si configurano i piani permessi che i collaboratori possono utilizzare una volta esaurito il saldo di un altro piano permessi? | È possibile creare uno schema assenze con uno scaglione per ogni piano permessi. È possibile assegnare una priorità più elevata al piano permessi che dovrà essere utilizzato per primo dal collaboratore. La richiesta passa allo scaglione successivo con saldo disponibile quando il saldo dello scaglione corrente è esaurito. |
In che modo vengono gestite le assenze con tariffe variabili nel tempo? | È possibile creare uno schema assenze con uno scaglione per ciascuna tariffa. È quindi possibile configurare la gestione paghe in modo da applicare la tariffa appropriata a ciascuno scaglione di permesso. |
Come vengono gestiti i periodi di attesa per malattia? | È possibile impostare scaglioni del periodo di attesa con calcoli di quantità per occorrenza per garantire che una determinata quantità di unità di permesso per malattia non sia pagata o abbia una tariffa diversa ogni volta che si verifica una nuova occorrenza di assenza. |
In che modo vengono gestite le richieste di permesso future utilizzando gli scaglioni assenze? | La rivalutazione degli scaglioni consente al sistema di valutare le nuove richieste di permesso e assicurare che i saldi degli scaglioni si riducano cronologicamente. Il sistema esegue un processo di rivalutazione che identifica e corregge automaticamente i record degli eventi dello schema assenze con data futura, in base agli eventi dello schema assenze appena immessi o alla correzione di quelli esistenti. Utilizza i saldi dei piani degli scaglioni permessi nell'ordine di priorità degli scaglioni dello schema assenze.
Il job di rivalutazione si attiva quando i processi aziendali Richiesta permesso e Correzione permesso vengono completati e in risposta agli eventi di permesso relativi agli schemi assenze in cui sono presenti eventi di schema assenze approvati in futuro. Questi eventi di permesso includono:
Quando si impostano gli schemi assenze, è necessario considerare le decorrenze degli oggetti dello schema assenze. Gli schemi di assenze non hanno decorrenze. Tuttavia, i piani permessi a scaglioni impostati all'interno di uno schema di assenze includono i piani permessi e gli eventi di permesso con decorrenza. La decorrenza di questi oggetti può influire sul momento in cui gli scaglioni correlati diventano effettivi e disponibili per l'uso nelle richieste di assenza e nella visibilità del saldo. |
Quali tipi di assenza si desidera raggruppare in uno schema assenze? | È possibile raggruppare i tipi di assenza che utilizzano la stessa unità. Per richiedere un'assenza in base a uno schema assenze, un collaboratore deve essere idoneo ad almeno un piano a scaglioni. Quando un collaboratore è idoneo ad alcuni ma non a tutti gli scaglioni, il sistema detrae i permessi dagli scaglioni a cui è idoneo. |
In che modo si desidera avvisare i collaboratori quando immettono una richiesta non valida? | È possibile creare messaggi di convalida che vengono visualizzati quando i collaboratori tentano di immettere un'assenza che non soddisfa le configurazioni. È possibile aggiungere agli schemi assenze le seguenti convalide:
È possibile impedire ai collaboratori di richiedere assenze non pagate impostando la convalida Max unità di permesso non pagate consentite in ogni scaglione di permesso. |
In che modo i collaboratori immettono le richieste di permesso per tutti i giorni della settimana? | Gli schemi assenze utilizzano la configurazione Giorni da includere in ogni piano permessi a scaglioni. Esempio: Giorni da includere è impostato su dal lunedì al venerdì per lo scaglione 1, ma su tutti i giorni per lo scaglione 2. Le richieste di permesso che includono il sabato utilizzano il saldo dello scaglione 2. |
Suggerimenti
È consigliabile abilitare sempre l'identificazione e la correzione automatica degli eventi di assenza. Pertanto, per tutti i nuovi schemi assenze creati, la casella di controllo
Abilita rivalutazione
è selezionata per impostazione predefinita. Impostare il
Valore predefinito unità giornaliere
nel piano permessi del primo scaglione sul valore che si desidera utilizzare nello schema assenze. Gli scaglioni rimanenti nello schema assenze utilizzano automaticamente questo valore.I limiti inferiori e la convalida
Max unità di permesso non pagate consentite
assicurano che i collaboratori esauriscano il saldo di un piano permessi prima di utilizzarne un altro, tranne quando si configurano i valori Quantità per occorrenza
. Selezionare i piani permessi che utilizzano lo stesso piano periodi e lo stesso periodo saldo.
Se si aggiungono calcoli per occorrenza a schemi assenze esistenti che non sono già abilitati per le occorrenze di assenza, aggiungere i calcoli prima di abilitare le tabelle per le occorrenze. Questo approccio consente di evitare il ricalcolo non necessario delle nuove occorrenze.
L'aggiunta di valori di quantità per occorrenza agli schemi assenze che hanno già immissioni di permessi correlate non modifica la suddivisione in scaglioni esistente. Il sistema applica i valori solo ai nuovi permessi in base allo schema assenze, o quando si esegue la rivalutazione dello schema.
Requisiti
Configurare o riutilizzare i piani permessi esistenti per ogni scaglione dello schema assenze. Ogni piano permessi deve:
- Rilevare i saldi.
- Utilizzare la stessa unità di tempo.
Limitazioni
- Non è possibile immettere ore di inizio e di fine per le richieste di schema assenze nei calendari assenze e permessi precedenti. È necessario configurare l'esperienza calendario assenze per abilitare gli orari di inizio e di fine negli schemi assenze.
- Non è possibile aggiungere permessi frazionati a uno schema assenze. I permessi frazionati vengono sottratti dal saldo congedi senza che il dipendente sia in congedo attraverso il processo aziendaleRichiesta congedo. Quando si creano o si modificano gli schemi assenze, il sistema fornisce una convalida che impedisce l'aggiunta di permessi frazionati. Quando si creano o si modificano i tipi di congedo, il sistema fornisce una convalida che impedisce l'aggiunta di permessi come permessi frazionati se sono già in uso in uno schema assenze.
- Le convalide per un singolo permesso non vengono visualizzate quando si utilizza tale permesso in uno schema assenze, ad eccezione della convalidaMax unità di permesso non pagate consentite.
- I calcoli basati sul periodo non sono disponibili per le convalide degli schemi assenze.
- Non è possibile utilizzare le decorrenze con gli schemi di assenze. È possibile immettere date di decorrenza nei piani permessi a scaglioni.
- I collaboratori non possono richiedere un tipo di permesso dopo averlo aggiunto a uno schema assenze. Le richieste di permesso successive sono correlate allo schema assenze. È possibile sostituire l'ordine degli scaglioni delle richieste di assenza.
Configurazione del tenant
Per abilitare la quantità per occorrenza negli scaglioni dello schema assenze, accedere all'attività
Modifica configurazione tenant - HCM
.Criteri di sicurezza
Gli utenti con criteri di sicurezza abilitati per il dominio
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
nell'area funzionale Time Off and Leave possono visualizzare, modificare e creare schemi assenze. Processi aziendali
È possibile aggiornare le regole condizionali di immissione utilizzate per le convalide dei processi aziendali al fine di includere il campo di report
Absence Table or Time Off for Time Off Event
.Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Tutti gli schemi assenze
| Consente di visualizzare tutti gli schemi assenze nel tenant e i relativi piani permessi. |
Dettagli permesso in scaglione assenze
| Consente di visualizzare l'utilizzo degli scaglioni assenze in base alle richieste di permesso del collaboratore. È anche possibile utilizzare il report per verificare che la priorità degli scaglioni sia applicata correttamente. Il report indica gli eventi rivalutati. |
Visualizzazione schema assenze
| Consente di visualizzare informazioni dettagliate per uno schema assenze specifico, inclusi i relativi scaglioni e le convalide. |
È possibile aggiungere il campo di report
Permessi/Schema assenze
dall'oggetto business Coordinated Time Off Entry
ai report personalizzati esistenti per visualizzare l'utilizzo dello schema assenze.Integrazioni
È possibile utilizzare i seguenti servizi Web per aggiungere, modificare o caricare in blocco le richieste di permesso negli schemi assenze:
- Adjust Time Off
- Enter Time Off
- Import Time Off Request Event Batch
Connessioni e touchpoint
Prodotto | Touchpoint |
|---|---|
Gestione paghe | Consente di creare competenze e trattenute separate per ogni piano permessi utilizzato nello schema assenze. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.