Crea voci di spesa

Immettere parole alternative che i destinatari dei pagamenti possono utilizzare per cercare le voci di spesa. Separare ogni parola con una virgola.

Selezionare uno dei gruppi di criteri di spesa creati nell'attività

Gestione gruppi criteri di spesa

per associare le voci di spesa a criteri di trasferta e spesa specifici. È quindi possibile assegnare i gruppi di criteri e le relative voci a segmenti di sicurezza per limitare la disponibilità delle voci di spesa a determinati destinatari dei pagamenti.

Selezionare uno dei gruppi di voci di spesa creati nell'attività

Gestione gruppo voci di spesa

per visualizzare le sottocategorie nell'elenco di valori

Voce di spesa

in:

Note spese
Autorizzazioni di spesa

Selezionare l'assoggettamento fiscale predefinito da associare alla voce di spesa quando il sistema non riesce a trovare regole fiscali corrispondenti per tale voce di spesa. Consultare Procedura: Impostare le imposte per le note spese.

Selezionare questa opzione per impedire ai destinatari dei pagamenti di selezionare la voce di spesa nelle note spese e autorizzazioni di spesa future. Quando si disattivano le voci di spesa, il sistema non le rimuove dalle note spese e dalle autorizzazioni di spesa esistenti. Esempio: disattivare la voce di spesa

Chilometraggio

dell'anno precedente, in modo che i destinatari dei pagamenti non la utilizzino nelle transazioni di spesa future.

Selezionare questa opzione per identificare le voci di spesa come voci di spesa per diaria nei report personalizzati. Quando si seleziona questa casella di controllo, è possibile utilizzare convalide personalizzate per informare i destinatari dei pagamenti che stanno utilizzando più volte la stessa data in una voce di diaria.

Selezionare questa opzione per abilitare la funzionalità del diario di viaggio quando i destinatari dei pagamenti selezionano la voce di spesa nelle note spese.

Selezionare la voce di spesa figlio da associare alla voce di spesa padre. Il sistema mostra quindi tutti gli attributi della voce di spesa figlio nel diario di viaggio, ma non mostra la voce figlio stessa.

Periodi di 24 ore

: calcola i rimborsi della diaria per un periodo di 24 ore, a partire dall'orario di inizio del viaggio. Esempio: una trasferta che inizia alle 11:00 popola la prima riga del diario di viaggio e termina alle 10:59 del giorno successivo.

Specificare se arrotondare i minuti per eccesso o per difetto all'ora o alla mezz'ora più vicina in modo che il sistema possa calcolare gli importi dei rimborsi per diaria.

Selezionare questa opzione per impedire ai destinatari dei pagamenti di modificare il campo

N. ore

nelle righe del diario di viaggio.

Importo effettivo

: consente ai destinatari dei pagamenti di inserire manualmente gli importi nelle righe di spesa.

Selezionare un metodo con cui calcolare i tipi di importo selezionati nella sezione

Tipo importo voce di spesa

.

Selezionare questa opzione per abilitare la tabella dei limiti di rimborso spese associata alla voce di spesa quando i destinatari dei pagamenti selezionano la voce nelle autorizzazioni di spesa.

Selezionare questa opzione per disattivare i campi

Quantità

e

Importo unitario

nella voce di spesa, in modo da garantire dati di spesa accurati.

Selezionare questa opzione per consentire ai destinatari dei pagamenti di inoltrare importi che superano l'importo massimo impostato nella voce di spesa.

Selezionare questa opzione per assicurarsi che i destinatari dei pagamenti inseriscano la data di inizio del viaggio nel campo

Data arrivo

e la data di fine del viaggio nel campo

Data partenza

.

Selezionare questa opzione per impedire ai destinatari dei pagamenti di modificare il campo

N. di giorni

nelle righe del diario di viaggio.

Selezionare queste caselle di controllo per assicurarsi che i destinatari dei pagamenti forniscano informazioni sugli attributi delle voci di spesa.

Selezionare per consentire ai destinatari dei pagamenti di inserire gli indirizzi di partenza e di destinazione dei percorsi in auto nelle note spese e nelle autorizzazioni di spesa. Per assicurarsi che i dati di spesa basati sulla distanza siano completi e accurati, è possibile abilitare questi attributi solo tutti insieme.

Selezionare questa opzione per consentire ai destinatari dei pagamenti di inserire distanze diverse dalle distanze stimate fornite da Google Maps. Esempi: quando i destinatari dei pagamenti utilizzano percorsi alternativi a causa di deviazioni del traffico o per evitare strade a pedaggio.

Selezionare questa opzione per sottrarre i tragitti dalle distanze di viaggio o dalle distanze stimate.

Selezionare questa opzione per designare le trasferte come andata e ritorno su un'unica riga di spesa, raddoppiando così la distanza da aggiungere alla nota spese.

Calcola la distanza da aggiungere alla nota spese dopo aver sottratto il tragitto giornaliero. Quando si designa una trasferta come andata e ritorno, il sistema raddoppia automaticamente la distanza da aggiungere alla nota spese.